39 III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Kerangka Permasalahan Dukungan SIMPEG yang berkualitas bagi Badan Litbang Pertanian merupakan suatu keharusan agar mampu menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi stakeholder. Kondisi saat ini mengharuskan Badan Litbang Pertanian untuk mengembangkan dan meningkatkan kualitas SIMPEG melalui perancangan arsitektur SIMPEG yang lebih baik. Tahun 2007 pengembangan SIMPEG dilakukan dengan teknologi intranet. Namun dalam pelaksanaannya masih banyak kendala karena yang masuk dalam jaringan intranet hanya instansi yang berada di wilayah Jakarta yaitu di Ragunan dan Pasarminggu, sedangkan untuk instansi di daerah (UPT) atau yang berada di sekitar Jakarta (Bogor, Serpong, Sukamandi) belum dapat dijangkau oleh intranet. Kemudian teknologi ini masih banyak kendala yang perlu diperbaiki seperti dalam mengkonversi dari SIMPEG versi Windows ke intranet tidak bisa dilakukan untuk semua data dalam satu operasi, namun harus satu per satu setiap pegawai di konversi. Sampai saat ini SIMPEG versi Windows masih tetap diterapkan di seluruh unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian namun berjalan lambat. Banyak keluaran SIMPEG yang belum maksimal dimanfaatkan oleh pimpinan dalam pengambilan keputusan karena ada beberapa informasi yang diinginkan oleh pimpinan namun tidak terpenuhi oleh SIMPEG atau belum memenuhi kebutuhan pengguna. Keterlambatan juga dikarenakan terdapatnya UK dan UPT di daerah sehingga pengiriman data SIMPEG tidak sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. 3.1.1 Permasalahan SIMPEG Pengembangan SIMPEG perlu ditindak lanjuti dengan upaya pemeliharaan database, peningkatan software SIMPEG, dan evaluasi kinerja SIMPEG, serta pemanfaatan SIMPEG dalam menunjang perumusan kebijakan manajemen di lingkungan Badan Litbang Pertanian. Pemeliharaan database dapat dilakukan dengan pemutakhiran dan validasi data. Peningkatan software SIMPEG harus
40 disesuaikan dengan sistem yang ada, kebutuhan pengguna, dan perkembangan teknologi yang semakin cepat perubahannya serta evaluasi kinerja SIMPEG. Upaya pengembangan SIMPEG di Badan Litbang Pertanian masih menghadapi beberapa kendala dan permasalahan, diantaranya : - Aplikasi SIMPEG yang digunakan masih dilakukan dengan desktop atau stand alone sehingga tidak aman jika terjadi perubahan organisasi di Badan Litbang Pertanian. - Adanya data di setiap simpul pengelola kepegawaian (unit kerja/upt) sehingga jika dibutuhkan di tingkat pusat akan berjalan lambat. Selain itu juga akan menimbulkan adanya redudancy dan inkonsistensi data. - Masih terasa sulit dalam menelusuri informasi tentang status berkas proses pengusulan administrasi pegawai seperti proses kenaikan pangkat, pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali (Priyono & Harun 2003). Sementara petugas pengelola kepegawaian atau pegawai yang bersangkutan mengalami kesulitan dalam memantau proses tersebut. - Sulitnya menentukan pegawai yang akan mendapat pendidikan dan pelatihan untuk mendukung kinerja Badan Litbang Pertanian. Selama ini proses usulan dilakukan secara manual dengan mengirimkan data pegawai yang diusulkan dari unit kerja/upt ke kantor pusat Badan Litbang Pertanian sehingga memakan waktu yang cukup lama. 3.2 Kerangka Penelitian Dalam mengembangkan sistem informasi, keseluruhan proses yang dilalui harus melalui beberapa tahapan. Tahapan tersebut meliputi perencanaan sistem yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, analisis sistem, perancangan sistem, implementasi sistem, dan pemeliharaan sistem. Keluaran dari perencanaan sistem dihasilkan persyaratan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Analisis dan perancangan sistem menghasilkan spesifikasi perancangan logik dan teknis.dari implementasi sistem dihasilkan perangkat lunak yang dapat digunakan, serta dari pemeliharaan sistem dihasilkan aplikasi yang sudah teruji dan siap dioperasionalkan (Priyono & Harun 2003). Pada penelitian ini, langkah yang dilakukan berdasarkan kerangka penelitian yang dapat dilihat dalam bentuk diagram alir pada Gambar 10 berikut ini :
41 Mulai Studi Pustaka dan perumusan masalah Struktur organisasi, peraturan kepegawaian Pengumpulan Data Proses pengelolaan kepegawaian, dukungan SIM dan SDM yang ada Investigasi Sistem Studi kelayakan organisasi, teknis (brainware, dataware, hardware, software, dan netware), operasional, dan identifikasi kebutuhan user Analisis dan Rancangan konseptual SIMPEG (mengadopsi metode TOGAF) vision Business Information System Data Application Technology Tidak Alur Proses Evaluasi hasil Prototipe Sesuai? Selesai Ya Implementasi (prototipe) Gambar 10 Langkah-langkah penelitian. 3. 3 Prosedur Penelitian Berdasarkan langkah-langkah penelitian pada Gambar 10, maka tahapan penelitian yang dilakukan pada setiap langkah adalah : 3.3.1 Studi Pustaka dan Perumusan Masalah Tahapan ini dilakukan untuk mendapatkan pemahaman komprehensif tentang kerangka kerja TOGAF, konsep dan tahapan pengembangan sistem informasi, pengetahuan dalam e-government serta pembuatan cetak biru e-
42 government yang berkaitan dengan pelayanan prima administrasi kepegawaian. Selain itu juga untuk mengetahui struktur dan profil organisasi Badan Litbang Pertanian serta memahami proses pengelolaan kepegawaian sesuai dengan peraturan yang berlaku. 3.3.2 Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan : a. Pengamatan langsung atau observasi terhadap organisasi yang terkait dengan mempelajari dokumentasi, tujuan dan struktur organisasi, proses bisnis dan kebijakan teknologi informasi yang telah ada pada instansi Badan Litbang Pertanian. b. Wawancara dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan penelitian. c. Melakukan survei terhadap organisasi terkait yang bertujuan untuk memperoleh gambaran umum tentang obyek yang diteliti, menjelaskan hubungan dari beberapa variabel, menguji hipotesis untuk memperkuat atau menolak teori dan membuat prediksi. d. Kuesioner, yaitu pengumpulan data yang dilakukan dengan menggunakan alat bantu berupa daftar pertanyaan kepada pihak-pihak terkait dari instansi yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. 3.3.3 Investigasi Sistem Agar SIM yang akan dikembangkan dapat berjalan dan berfungsi dengan baik, maka dilakukan investigasi sistem yang mencakup aspek organisasi, teknis, operasional, ekonomi, dan kebutuhan pengguna. Tahapan ini bertujuan untuk memperoleh gambaran dari permasalahan, penyebabnya, dan tujuan serta ruang lingkup pengembangan sistem. Hasil investigasi sistem berupa suatu studi kelayakan yang berfungsi sebagai arahan dan bahan pertimbangan dalam mengembangkan sistem yang baru. 3.3.4 Analisis dan Rancangan Konseptual SIMPEG Analisis dan rancangan sistem bertujuan untuk memperoleh gambaran logika dari sistem yang diinginkan secara detail, dan lebih menjelaskan kepada pengguna bagaimana fungsi-fungsi pada sistem informasi secara logika akan bekerja. Dalam hal ini, sistem baru yang dikehendaki dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang berkaitan dengan administrasi SDM.
43 Tahap analisis dan rancangan konseptual ini mengadopsi metode TOGAF. Analisis ini merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan oleh TOGAF, dimana tahapannya terdiri dari 1 (satu) tahap persiapan dan 8 (delapan) tahapan secara siklus. Pada penelitian ini akan dilakukan analisis terhadap 4 (empat) tahapan yaitu architecture vision, business architecture, information system architecture yang meliputi data architecture dan application architecture, serta technology architecture. Sedangkan tahapan selanjutnya (opportunities and solutions, migration planning, implementation governance, dan architecture change management) tidak dilakukan karena dalam penelitian ini implementasi sistem yang akan dilakukan dengan menggunakan model prototipe sehingga belum dapat diketahui apakah akan dilakukan migrasi aplikasi atau tidak. Kemudian apakah akan diimplementasikan di organisasi terkait atau tidak, dan apakah akan ada perubahan system manajemen atau tidak. a. vision Pada tahapan ini mendefinisikan ruang lingkup dan visi misi organisasi serta memetakan semua strategi yang akan dilakukan. Tahapan ini juga menentukan kebutuhan untuk perancangan sistem informasi seperti pendefinisian visi dan misi, tujuan organisasi, sasaran organisasi, dan proses bisnis organisasi. Inputan pada tahap ini berupa adanya permintaan untuk pembuatan arsitektur, prinsip arsitektur dan enterprise continuum. Sedangkan keluaran pada tahap ini adalah adanya pernyataan persetujuan pengerjaan arsitektur yang meliputi scope dan constrain serta rencana pengerjaan arsitektur, prinsip arsitektur termasuk prinsip bisnis dan architecture vision. b. Business Dalam tahap ini melakukan pendefinisian kondisi awal arsitektur bisnis. Selanjutnya menentukan model atau aktivitas bisnis yang diinginkan sesuai dengan skenario bisnis. Analisis dilakukan pada proses bisnis yang terdapat pada organisasi khususnya bidang SDM. Fungsi dari tahap ini adalah untuk mengetahui kondisi aktivitas yang dilakukan oleh organisasi dalam mengelola SDM. Dengan mengetahui proses bisnis organisasi maka dapat digunakan sebagai bahan rancangan dalam membuat sistem baru.
44 Tujuan pada tahap ini adalah untuk memilih pandangan terhadap arsitektur yang sesuai dengan proses bisnis dan memilih teknik serta tools yang sesuai dan tepat. Kemudian untuk mendeskripsikan arsitektur bisnis eksisting dan target pengembangannya serta analisis gap antara keduanya. Pada tahap ini tools dan metode yang dapat digunakan untuk membangun model yang diperlukan adalah seperti Business Process Modeling Notation (BPMN), Integration Definition for Function Modeling (IDEF), dan Unified Modeling Language (UML). Dalam penelitian ini, penulis akan menggunakan UML sebagai tools dan metode karena UML merupakan suatu bahasa yang dapat digunakan dalam pembuatan model untuk semua jenis aplikasi perangkat lunak. Dimana aplikasi perangkat lunak tersebut dapat dioperasikan pada berbagai jenis perangkat keras, sistem operasi, dan jaringan apapun, serta dapat ditulis dalam berbagai bahasa pemrograman. c. Information System Pada tahap ini lebih menekankan pada bagaimana arsitektur sistem informasi dikembangkan. Pendefinisian arsitektur sistem informasi dalam tahap ini meliputi arsitektur data dan arsitektur aplikasi yang akan digunakan oleh organisasi. Arsitektur data lebih fokus pada bagaimana data digunakan untuk keperluan fungsi bisnis, proses, dan layanan. Teknik yang dapat digunakan dalam membuat arsitektur data adalah dengan ER-Diagram, Class Diagram, dan Object Diagram. Arsitektur data dibuat melalui identifikasi entitas fungsi bisnis dan entitas organisasi. Hasil identifikasi dipetakan ke dalam diagram kelas (class diagram) atau dengan menggunakan matrik fungsional data sehingga tergambar hubungan proses bisnis dengan entitas data. Tujuan pada arsitektur data misalkan untuk menentukan tipe dan sumber data yang diperlukan untuk mendukung binis dengan cara yang dimengerti oleh stakeholder. Sedangkan pada arsitektur aplikasi lebih difokuskan pada bagaimana kebutuhan aplikasi yang akan direncanakan. d. Technology Tahapan arsitektur teknologi dilakukan untuk memfokuskan pada pembangunan arsitektur teknologi yang dibutuhkan. Tahapan ini dimulai dari
45 penentuan jenis kandidat teknologi yang dibutuhkan yang meliputi perangkat lunak dan perangkat keras. Pada tahap ini juga dilakukan pertimbangan beberapa alternatif yang dibutuhkan dalam pemilihan teknologi. Teknik yang akan digunakan adalah dengan mengidentifikasi prinsip platform teknologi. Prinsip platform tersebut terdiri dari 7 (tujuh) area yang meliputi sistem operasi, manajemen data, aplikasi, perangkat keras, komunikasi, komputasi pemakai, dan keamanan. Teknik ini dapat memberikan gambaran tentang jaringan yang terdapat pada suatu organisasi. 3.3.5 Implementasi dengan metode prototipe Dalam pengembangan sistem dilakukan implementasi hasil dari rancang bangun sistem. Pada penelitian ini akan dilakukan implementasi dengan menggunakan metode prototipe jenis I. Model ini dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan, mengembangkan prototipe, evaluasi pengguna apakah prototipe dapat diterima atau tidak, dan terakhir penggunaan prototipe. Dalam membuat rancangan prototipe sistem tersebut, penulis akan menggunakan pengembangan aplikasi yang berbasis object oriented, yaitu UML. UML akan digunakan sebagai tools dan metode karena UML merupakan suatu bahasa yang dapat digunakan dalam pembuatan model untuk semua jenis aplikasi perangkat lunak. Disamping itu, pendekatan pengembangan aplikasi ini lebih scalable dimana obyek lebih mudah dipakai untuk menggambarkan sistem yang lebih besar dan komplek. Selain itu juga UML merupakan alat dan metode pemodelan yang dinamis (dynamic modeling). 3.3.6 Evaluasi Hasil Hasil analisis dan rancangan konseptual sistem selanjutnya dievaluasi atau diujikan dengan menggunakan kriteria reasoned, cohesive, adaptable, vendorindependent, technology-independent, domain-neutral, dan scalable. Tahap ini dilakukan untuk memperoleh konsep atau cetak biru dari suatu sistem yang baik sehingga dapat diaplikasikan di tempat yang berbeda. Apabila hasil evaluasi belum sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka akan dilakukan ulang yang dimulai dari proses pengumpulan data. Namun apabila hasil rancangan sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka proses selesai. Sedangkan pengujian fungsional sistem terhadap prototipe dilakukan dengan menggunakan black-box
46 testing dan kuesioner yang dibagikan kepada pengguna. Test case ini untuk menunjukkan fungsi perangkat lunak tentang cara beroperasinya. Input dan output apakah sudah sesuai yang diharapkan dan informasi yang tersimpan apakah selalu dijaga kemutakhirannya. Pengukuran percepatan layanan informasi kepegawaian dalam penelitian ini dilakukan dengan menggunakan kuesioner. Pengisian kuesioner dilakukan 2 (dua) tahap. Tahap pertama dilakukan pembagian kuesioner kepada pengguna untuk memperoleh informasi kebutuhan pengguna dan lamanya proses administrasi kepegawaian yang sedang berjalan (saat ini). Tahap kedua akan dilakukan pengukuran hasil penelitian dengan membagikan kuesioner kepada pengguna. Kuesioner tahap 2 ini dilakukan untuk memperoleh informasi lamanya waktu dalam memproses usulan kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar setelah diujicobakan Simpeg online dimaksud kepada pengguna. Pegukuran juga dilakukan untuk pengujian terhadap rancangan dan analisis sistem. Pengujian ini bertujuan untuk memperoleh apakah metode yang digunakan dalam penelitian ini sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna atau tidak. Disamping itu juga untuk memperoleh kehandalan dari metode yang digunakan dalam sistem ini. 3.4 Waktu dan Tempat Penelitian Penelitian ini dimulai dari bulan April sampai Desember 2010. Penelitian ini dilaksanakan di Badan Litbang Pertanian serta UK dan UPT di 7 (tujuh) provinsi yaitu Riau (BPTP Riau), Jawa Barat (Balai Penelitian Tanaman Sayuran dan BPTP Jawa Barat), Jawa Tengah (BPTP Jawa Tengah), Jawa Timur (BPTP Jawa Timur, Balai Penelitian Tanaman Serat, Balai Penelitian Tanaman Kacangkacangan dan Umbi-umbian), Sulawesi Selatan (Balai Penelitian Tanaman Serealia dan BPTP Sulawesi Selatan), Sulawesi Utara (Balai Penelitian Tanaman Kelapa dan Palma Lain, BPTP Sulawesi Utara), dan Bali (BPTP Bali). Selain itu proses pengolahan, analisa, dan pembuatan laporan penelitian ini dilakukan di Lab Software Engenering and Information System (SEIS), Kampus Darmaga dan lab pascasarjana ilmu komputer, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan, Institut Pertanian Bogor, Kampus Baranangsiang.