APLIKASI PENGOLAHAN DATA PENERIMAAN SISWA BARU PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BIMBINGAN BELAJAR ETT (EDUCATION TRAINING TECNIQUES) PLAJU PALEMBANG APRHOS RANI MARINDA ZANIAL MAZALISA Manajemen Informatika ABSTRAK Perkembangan teknologi pada zaman era globalisasi saat ini semakin maju dan berkembang sangat pesat. Penggunanaan teknologi komputer sangat membantu dalam setiap kegiatan administrasi baik itu sebagai media penyimpanan data, pengolahan data, maupun sebagai penyedia informasi. Pada Belajar ETT (Education Training Tecniques) dalam penggunaan teknologi komputer masih sangat terbatas yaitu menggunakan software Microsoft Office. Sebagai langkah dalam mengembangkan dan memanfaatkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang ada, dirancang sebuah aplikasi dengan bahasa pemrograman Visual Basic Versi 6.0 untuk pengolahan data penerimaan siswa baru. Agar dalam proses penerimaan siswa tidak membutuhkan waktu yang sangat lama sehingga dalam pembuatan laporan akan menjadi lebih cepat dan menghasilkan informasi yang sangat akurat. Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan dapat mengatasi masalah pengolahan data penerimaan siswa baru pada Belajar ETT (Education Training Tecniques) Plaju Palembang. Kata kunci : Visual Basic Versi 6.0, penerimaan siswa baru ABSTRACT Technological developments in the days of the current era of globalization is advancing and growing very rapidly. Usage of computer technology is helpful in any administrative activities either as a data storage media, data processing, as well as information providers. Tutoring Education on ETT (Education Training Tecniques) in the use of computer technology is still very limited, namely to use Microsoft Office software. As a first step in developing and utilizing science and technology available, designed an application with the programming language Visual Basic version 6.0 for data processing new admissions. In order for the admissions process does not require a very long time so that the report will be faster and produce highly accurate information. With this application, is expected to address the problem of data processing of new admissions to the Institute of Education Tutoring ETT (Education Training tecniques) Plaju Palembang. Keywords: Visual Basic Version 6.0, new admissions 1
PENDAHULUAN Perkembangan teknologi yang sangat cepat dalam era globalisasi ini sangat bermanfaat bagi semua kalangan masyarakat terutama dari segi pendidikan. Perkembangan teknologi tersebut juga berdampak pada kehidupan, termasuk di dalam dunia pendidikan. Belajar ETT (Education Training Tecniques) Plaju Palembang merupakan salah satu Lembaga Pendidikan non formal yang harus meningkatkan mutu dan kualitas dalam penggunaan teknologi. Teknologi komputer merupakan salah satu mesin elektronik pengolah data yang diciptakan manusia yang memiliki kelebihan yaitu untuk mengolah data menjadi informasi, sehingga informasi yang dihasilkan sangat akurat dan tidak membutuhkan waktu yang sangat lama. Belajar ETT Plaju Palembang merupakan lembaga pendidikan non formal yang mempunyai 2 pilihan program pendidikan yaitu Bahasa Inggris dan MIPA. Program pendidikan Bahasa Inggris terbagi menjadi 4 tingkatan yaitu Beginner, Elementary, Intermediate dan Advanced. Program pendidikan MIPA terbagi menjadi 5 kelas yaitu SD dari kelas 5 sampai kelas 6, dan SMP dari kelas 1 sampai kelas 3. Belajar ETT Plaju Palembang juga memiliki pilihan dalam jadwal belajar yang meliputi hari belajar dan waktu belajar. Pada hari belajar terbagi menjadi 2 pilihan yaitu Senin, Rabu, Jumat dan Selasa, Kamis, Sabtu. Pada waktu belajar terbagi menjadi 3 pilihan waktu yaitu 09.30-11.00 Wib, 13.30-15.00 Wib, dan 15.00-16.30 Wib. Pada Belajar ETT Plaju Palembang, software yang digunakan masih sangat sederhana yaitu Microsoft Office yang digunakan untuk input data calon siswa dan dalam pembuatan laporan. Prosedur penerimaan siswa baru pada Belajar ETT Plaju Palembang, yang pertama adalah calon siswa mengambil formulir kemudian mengisi formulir, formulir tersebut dibuat menggunakan Microsoft Word. Setelah formulir diisi, formulir diserahkan ke bagian administrasi serta mengumpulkan pas foto 3 x 4 sebanyak 2 lembar. Pemasukan data calon siswa baru menggunakan Microsoft Excel yang berbentuk tabel. Dilihat dari prosedur penerimaan siswa baru pada Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar ETT Plaju Palembang di atas masih sangat sederhana dan membutuhkan waktu yang sangat lama 2
dalam pembuatan laporannya. Sehingga tidak memiliki kecepatan waktu dan keakuratan informasi, akan tetapi lebih efektif dan efisien jika dilakukan dengan sistem terkomputerisasi dengan memanfaatkan aplikasi khusus dalam pengolahan data siswa baru. Efektif di sini diartikan sebagai cara yang dilakukan sudah tepat, contohnya dalam penginputan data dan pembuatan laporan tidak membutuhkan waktu yang lama sedangkan efisien diartikan sebagai biaya yang dikeluarkan tidak terlalu besar, contohnya penghematan dalam penggunaan kertas dan tinta printer. Aplikasi yang akan dibuat akan digunakan pada bagian administrasi yang mengolah data penerimaan siswa baru pada Belajar ETT Plaju Palembang. Adapun judul yang diambil adalah Aplikasi Pengolahan Data Penerimaan Siswa Baru Pada Belajar ETT (Education Training Tecniques) Plaju Palembang. TUJUAN Adapun tujuan penelitian dari Tugas Akhir ini adalah : 1. Menghasilkan aplikasi pengolahan data penerimaaan siswa baru pada Belajar ETT Plaju Palembang. 2. Membantu kelancaran dalam proses pengolahan data secara terkomputerisasi. METODE PENGUMPULAN DATA Untuk mendapatkan informasi yang lengkap dan jelas, penelitian dilakukan dengan cara : 1. Metode Observasi Pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengamati dan menganalisa tentang pengolahan data penerimaan siswa baru secara langsung pada Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar ETT Plaju Palembang. 2. Metode Wawancara Penulis melakukan tanya jawab secara langsung kepada bagian akademik yang mengolah data penerimaan siswa baru pada Belajar ETT Plaju Palembang. 3. Metode Kepustakaan Data yang dikumpulkan secara tidak langsung dari sumbersumber lainnya dan dengan mempelajari buku-buku yang menjadi bahan pembelajaran yang 3
memiliki hubungan dengan objek penelitian. HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis Sistem Berjalan Analisis sistem yang sedang berjalan yaitu menganalisis sistem yang saat ini digunakan pada Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar ETT Plaju. Sistem lama yang sedang berjalan saat ini yaitu : a. Para calon siswa atau para orang tua calon siswa mengambil formulir di bagian administrasi untuk diisi. b. Setelah formulir diisi, formulir diserahkan dengan membawa pas foto ukuran 3 x 4 sebanyak 2 lembar ke bagian administrasi penerimaan siswa baru. c. Formulir yang sudah di terima oleh administrasi akan di catat ke dalam buku calon siswa, dan dimasukkan ke dalam map yang berisi formulir data calon siswa. d. Para calon siswa yang telah mendaftar akan mendapatkan kelas sesuai dengan program pendidikan, waktu dan hari belajar yang mereka pilih. e. Bagian administrasi lalu memasukkan dan mencatat data siswa tersebut kemudian membuat laporan. Laporan tersebut akan diserahkan kepada Direktur Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar ETT Plaju Palembang untuk ditandatangani. Berdasarkan analisis di atas, sistem yang sedang berjalan sering kali timbul permasalahan yang menjadi kelemahan pada sistem itu sendiri seperti kehilangan data saat data tersebut diperlukan sehingga harus mengetik ulang data itu kembali. Kelemahan yang lainnya yaitu pembuatan laporan masih sangat lambat karena melibatkan banyak dokumen yang tersebar. Menentukan Kebutuhan Sistem Yang Baru Sistem yang baru dibuat untuk mempermudah dalam menjalankan aplikasi pada pengolahan data penerimaan siswa baru pada Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar ETT Plaju Palembang, perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan harus sesuai dengan keadaan pada lembaga pendidikan tersebut. a. Hardware (perangkat keras) Alat-alat komputer yang dapat dilihat dan dapat disentuh disebut 4
perangkat keras (hardware) (Emigawaty, M. Sobri 2009:46). Perangkat keras terdiri dari suatu sistem komputer yang pada dasarnya terdiri dari beberapa komponen masukan, unit memori, unit pemroses, serta unit keluaran. Dalam perancangan untuk aplikasi ini, konfigurasi perangkat keras yang digunakan yaitu 1. Komputer dengan spesifikasi Pentium (R) Dual-Core, RAM (Random Access Memory) 896 Mb, Harddisk 320GB. 2. Keyboard digunakan sebagai alat untuk mengetik data-data. 3. Mouse digunakan sebagai alat penunjuk yang digunakan untuk mengatur posisi kursor di layar. 4. Monitor sebagai tempat untuk melihat data. 5. Printer digunakan untuk mencetak data. 1. Windows XP Profesional Pack 3 sebagai sistem operasi. 2. Visual Basic Versi 6.0 sebagai pemrograman yang memberikan instruksi atau perintah program dalam membangun aplikasi pengolahan data penerimaan siswa baru. 3. Microsoft Office Access 2000 sebagai pemrograman untuk membuat database. 4. Crystal Reports 5.8 sebagai pemrograman yang menampilkan laporan yang akan dicetak. 1.1 Menu Utama Menu utama merupakan tampilan utama dari aplikasi yang telah dibuat, pada menu utama terdapat beberapa submenu pilihan, yang dapat dipanggil dengan cara mengklik salah satu submenu tersebut. Tampilan menu utama dapat dilihat seperti gambar di bawah ini: b. Software (perangkat lunak) Perangkat lunak yang dibutuhkan dalam perancangan sistem informasi penerimaan siswa baru pada pada Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar ETT Plaju Palembang yaitu: Gambar 1.1 Tampilan Menu Utama 5
1.2 File File pada aplikasi pengolahan data penerimaan siswa baru ini terdiri dari input data calon siswa, input data program pendidikan, input data kelas, input data penempatan kelas. Tampilan submenu file dapat dilihat pada gambar dibawah ini. 1.4 Form Data Program Pendidikan File form data program pendidikan merupakan menu untuk mengolah data program pendidikan. Jika ingin menampilkan file form data program pendidikan ini yaitu pada menu utama klik File, kemudian pilih Data Program Pendidikan, maka akan tampil form data program pendidikan. Tampilan file form data program pendidikan terlihat seperti gambar di bawah ini : Gambar 1.2 Tampilan Menu File 1.3 Form Data Calon Siswa File form data calon siswa merupakan menu untuk mengolah data calon siswa. Jika ingin menampilkan file form data calon siswa ini yaitu pada menu utama klik File, kemudian pilih Data Calon Siswa, maka akan tampil form data calon siswa. Tampilan file form data calon siswa terlihat seperti gambar di bawah ini : Gambar 1.4 Form Data Program Pendidikan 1.5 Form Data Kelas File form data kelas merupakan menu untuk mengolah data kelas. Jika ingin menampilkan file form data kelas ini yaitu pada menu utama klik File, kemudian pilih Data Kelas, maka akan tampil form data kelas. Tampilan file form data kelas terlihat seperti gambar di bawah ini : Gambar 1.3 Tampilan Form Data Calon Siswa 6
Gambar 1.5 Form Data Kelas 1.6 Form Data Penempatan Kelas File form data penempatan kelas merupakan menu untuk mengolah data penempatan kelas. Jika ingin menampilkan file form data penempatan kelas ini yaitu pada menu utama klik File, kemudian pilih Data Penempatan Kelas, maka akan tampil form data penempatan kelas. Tampilan file form data penempatan kelas terlihat seperti gambar di bawah ini : Gambar 1.6 Form Data Penempatan Kelas 1.7 Report Report atau laporan merupakan sarana untuk menampilkan data-data dalam bentuk laporan ke layar monitor maupun ke media kertas. Kertas juga dapat dipilih berdasarkan kebutuhan untuk mencetak laporan. Report pada aplikasi pengolahan data penerimaan siswa baru pada Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar ETT Plaju Palembang ini terdiri dari : Report Data Calon Siswa, Report Data Kelas, Report Data Penempatan Kelas dan Report Data Program Pendidikan. Tampilan submenu Report dapat dilihat seperti gambar di bawah ini. Gambar 1.7 Tampilan Report 1.8 Report Data Calon Siswa a. Report Data Calon Siswa Keseluruhan. Report Data Calon Siswa Keseluruhan dirancang untuk menampilkan data calon siswa yang telah diinputkan pada form data calon siswa. Jika ingin menampilkan laporan data calon siswa keseluruhan pada menu utama klik menu Report, pilih Data Calon Siswa, pilih Data Calon Siswa Keseluruhan. Jika langkah tersebut di atas benar, maka tampil gambar seperti di bawah ini : Gambar 1.8 Report Data Calon Siswa Keseluruhan 7
b. Report Data Calon Siswa per Siswa Report Data Calon Siswa per Siswa dirancang untuk menampilkan data calon siswa yang telah diinputkan pada form data calon siswa. Jika ingin menampilkan laporan data calon siswa per siswa pada menu utama klik menu Report, pilih Data Calon Siswa, pilih Data Calon Siswa per Siswa. Jika langkah tersebut di atas benar, maka tampil gambar seperti di bawah ini : Gambar 1.9 Report Data Calon Siswa Keseluruhan Gambar 1.10 Report Data Kelas Keseluruhan b. Report Data Siswa per Kelas Report Data Siswa per Kelas dirancang untuk menampilkan data siswa per kelas yang telah diinputkan pada form data kelas. Jika ingin menampilkan laporan data siswa per kelas pada menu utama klik menu Report, pilih Data Kelas, pilih Data Siswa per Kelas. Jika langkah tersebut di atas benar, maka tampil gambar seperti di bawah ini : 1.9 Report Data Kelas a. Report Data Kelas Keseluruhan Report Data Kelas Keseluruhan dirancang untuk menampilkan data kelas yang telah diinputkan pada form data kelas. Jika ingin menampilkan laporan data kelas pada menu utama klik menu Report, pilih Data Kelas, pilih Data Kelas Keseluruhan. Jika langkah tersebut di atas benar, maka tampil gampar seperti di bawah ini : Gambar 1.11 Report Data Siswa Per Kelas c. Report Data Kelas per Kelas Report Data Kelas per Kelas dirancang untuk menampilkan data kelas 8
per kelas yang telah diinputkan pada form data kelas. Jika ingin menampilkan laporan data kelas per kelas pada menu utama klik menu Report, pilih Data Kelas, pilih Data Kelas per Kelas. Jika langkah tersebut di atas benar, maka tampil gambar seperti di bawah ini : Gambar 1.13 Report Data Penempatan Kelas Keseluruhan b. Report Data Penempatan Kelas per NIS Gambar 1.12 Report Data Kelas Per Kelas 1.10 Report Data Penempatan Kelas a. Report Data Penempatan Kelas Keseluruhan Report Data Penempatan Kelas Keseluruhan dirancang untuk menampilkan data penempatan kelas yang telah diinputkan pada form data pemnempatan kelas. Jika ingin menampilkan laporan data penempatan kelas pada menu utama klik menu Report, pilih Data Penempatan Kelas, pilih Data Penempatan Kelas Keseluruhan. Jika langkah tersebut di atas benar, maka tampil gambar seperti di bawah ini : Report Data Penempatan Kelas per NIS dirancang untuk menampilkan data penempatan kelas yang telah diinputkan pada form data pemnempatan kelas. Jika ingin menampilkan laporan data penempatan kelas per NIS pada menu utama klik menu Report, pilih Data Penempatan Kelas, pilih Data Penempatan Kelas per NIS. Jika langkah tersebut di atas benar, maka tampil gambar seperti di bawah ini : Gambar 1.14 Report Data Penempatan Kelas Per NIS 9
1.11 Report Data Program Pendidikan Report Data Program Pendidikan dirancang untuk menampilkan data program pendidikan yang telah diinputkan pada form data program pendidikan. Jika ingin menampilkan laporan data program pendidikan pada menu utama klik menu Report, pilih Data Program Pendidikan. Jika langkah tersebut di atas benar, maka tampil gambar seperti di bawah ini : Gambar 1.15 Report Data Program Pendidikan 1.12 Exit Exit atau keluar merupakan menu untuk keluar dari aplikasi penerimaan siswa baru pada Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar ETT Plaju Palembang. Prosedur kerjanya adalah dengan cara mengklik menu Exit kemudian akan ditampilkan kotak konfirmasi sebagai berikut : Gambar 1.16 Tampilan Menu Exit KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat diambil dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Aplikasi yang dihasilkan adalah aplikasi pengolahan data penerimaan siswa baru pada Belajar ETT Plaju Palembang yang dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic Versi 6.0. 2. Mempermudah bagian administrasi untuk mengatasai masalah-masalah yang terjadi dalam pengolahan data penerimaan siswa baru, khusunya dalam proses pemasukan data, pencarian data serta dalam pembuatan laporan. SARAN Bagian akhir dari pembahasan dalam masalah tugas akhir ini penulis memberikan beberapa saran kepada Belajar ETT Plaju Palembang, saran-saran tersebut adalah sebagai berikut : 1. Agar Lembaga Pendidikan Bimbingan Belajar ETT Plaju Palembang dapat menerapkan 10
aplikasi pengolahan data penerimaan siswa baru ini. 2. Untuk mempercepat kinerja sistem dan untuk meningkatkan mutu pelayanan diharapkan Belajar ETT Plaju Palembang memiliki komputer dengan spesifikasi yang memadai perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) yang baik agar dapat mendukung kecepatan pengaksesan aplikasi tersebut. DAFTAR PUSTAKA Emigawaty, M.Sobri. 2009. Pengantar Teknologi Informasi. Palembang. Universitas Bina Darma Press Jogiyanto. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta. Andi Yogyakarta. Nugroho, Adi. 2005. Rational Rose untuk Pemodelan Berorientasi Objek. Bandung. Informatika. Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta. Andi. Tim Divisi Penelitian dan Pengembangan MADCOMS. 2008. Microsoft Visual Basic Versi 6.0 Untuk Pemula. Yogyakarta. Andi Yogyakarta. Aplikasi. Diakses dari (http://bahasa.kemdiknas.go.id/kb bi/index.php) tanggal 05 Januari 2012. Hartono, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Disain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan prektek aplikasi bisnis.yogyakarta. Andi Yogyakarta Henderi. UML: Konsep dan Penerapanyya Menggunakan Visual Paradigm. Diakses dari (http://www.blogster.com/henderi/umlkonsep-dan-penerapannya-menggunakanvisual-paradigm-171108195848) tanggal 02 Januari 2012. 11