RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEB DI UNIVERSITAS KATOLIK DARMA CENDIKA SURABAYA Abetnego Willyanto 1) S1 / Jurusan Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Komputer & Teknik Komputer Surabaya email : corrfierre@yahoo.com Abstract : Currently, the need for information is important, also in academic, and Catholic University Darma Cendika was one of them. Catholic University Darma Cendika (UKDC) is located in Surabaya. By having 3 and 6 Department faculties, the university requires adequate academic information system to support its operations. But this time, UKDC still can't meet the demand of lecturers and students for academic when they're not in the campus area. Students and faculty should come or at least in the area around campus just to get academic information. Therefore needed an information system which is a web-based academic can convey academic information via the Internet, and accessed by using a computer or a mobile phone that connected to the internet. Information systems developed has a menu to display student's mark information, schedule, KHS, KRS, student points, a list of teaching lecturers, lecturer's teaching schedule and library collection which is borrowed by lectures. Information systems developed is web-based, so it can be accessed anywhere and anytime as long as it is connected to the Internet. Keywords : Academics Information System, Information System, web-based. PENDAHULUAN Universitas Katholik Darma Cendika merupakan salah satu universitas yang berada di kota Surabaya dan memiliki 3 fakultas serta 6 jurusan. Kegiatan operasional Universitas Katholik Darma Cendika adalah menyelenggarakan proses belajar mengajar. Salah satu aspek untuk mendukung proses belajar mengajar tersebut agar dapat berjalan dengan sebagaimana mestinya adalah pengelolaan data-data akademik mahasiswa, pengolahan data, penyimpanan data, maupun penyampaian data dan informasi akademik kepada mahasiswa. Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya UKDC telah menerapkan sistem terkomputerisasi yang disebut Sistem Informasi Akademik (SIAKAD), yaitu aplikasi komputer yang digunakan oleh pihak kampus untuk mengolah dan menyimpan data-data akademik mahasiswa yang kuliah di UKDC. Sistem ini belum tersedia secara online, sehingga penyampaian informasi akademik oleh pihak kampus hanya dapat dilakukan melalui komputer yang ada di kampus, namun ketika tidak bisa datang ke kampus, mahasiswa atau dosen sering menanyakan informasi tersebut kepada bagian pusat komputer (Puskom) atau ke Biro
Administrasi Akademik (BAA) melalui telepon. Hal ini sangat tidak efektif, karena permintaan melalui telepon ini dapat membuat pekerjaan di BAA dan Puskom bertambah. Telah dilakukan sebuah survey kepada beberapa civitas akademika, di mana dalam survey tersebut ditanyakan tentang tingkat kebutuhan mereka terhadap suatu sistem yang akan dibuat, frekuensi akses terhadap sistem, jenis informasi, dan lain-lain. Berdasarkan hasil resume dari survey tersebut (terlampir dalam halaman lampiran), dapat disimpulkan bahwa sebagian besar civitas akademika UKDC memang membutuhkan suatu sistem informasi akademik untuk menghantarkan informasi yang mereka butuhkan sehubungan dengan akademik di kampus. Dengan adanya permasalahan dan fakta ini, maka dibutuhkan suatu solusi untuk menyediakan informasi bagi dosen dan mahasiswa ketika mereka sedang tidak berada di lingkungan kampus. Solusi yang akan dibuat berupa sistem informasi akademik berbasis web. Dengan menggunakan aplikasi ini, dosen dapat mengetahui informasi tentang jadwal mengajar, melihat daftar anak wali, daftar mata kuliah apa saja yang diajarnya, serta melihat daftar buku yang dipinjam dari perpustakaan. Bagi mahasiswa, mereka bisa mendapatkan informasi mengenai jadwal kuliah, nilai mata kuliah, poin kemahasiswaan, status pembayaran SPP, dan peminjaman koleksi perpustakaan. Setelah melakukan implementasi, ujicoba dan evaluasi terhadap sistem informasi yang dibuat, maka sampailah pada suatu kesimpulan bahwa sistem telah berjalan dengan baik dan dapat menyampaikan informasi akademik kepada mahasiswa dan dosen melalui media internet. LANDASAN TEORI Sistem Informasi Menurut Herlambang (2005:121), data adalah fakta-fakta atau kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kodekode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, Informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya. Sehingga sistem informasi dapat didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Sistem Informasi Akademik Menurut Satoto (2009) Sistem Informasi Akademik adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menyajikan informasi dan menata administrasi yang berhubungan dengan kegiatan akademis. Dengan menggunakan perangkat lunak seperti ini
diharapkan kegiatan administrasi akademis dapat dikelola dengan baik dan informasi yang diperlukan dapat diperoleh dengan mudah dan cepat Aplikasi Mobile Aplikasi mobile adalah sebuah aplikasi yang memungkinkan dapat dilakukan secara mobilitas dengan menggunakan perlengkapan seperti PDA atau smartphone. Dengan menggunakan aplikasi mobile, user dapat mengakses dan menggunakan sebuah aplikasi web secara nirkabel dengan menggunakan perangkat mobile, di mana data yang diperoleh dapat berupa teks, gambar, maupun video. (Mulyanta, 2005). Extensible Hypertext Markup Language Mobile Profile (xhtml MP) Menurut Jusak (2008) Extensible Hypertext Markup Language Mobile Profile (xhtml MP) merupakan sebuah bahasa markup yang didefinisikan dalam Wireless Application Protocol (WAP) 2.0. yaitu sebuah protocol komunikasi untuk aplikasi-aplikasi nirkabel yang dibuat oleh WAP forum. xhtml merupakan gabungan antara Hypertext Markup Language (HTML) yang digunakan sebagai bahasa pemrograman untuk membuat situs-situs internet dan Extensible Markup Language (XML). Penambahan istilah Mobile Profile berarti xhtml MP merupakan bahasa pemrograman yang dikhususkan untuk membangun aplikasi-aplikasi yang dapat dibaca melalui perangkat-perangkat mobile, seperti: telepon seluler (ponsel), PDA ataupun smartphone. Jadi xhtml MP merupakan bagian dari xhtml. Aplikasi mobile yang dibangun menggunakan xhtml MP, selain dapat dibaca melalui browser yang ada di dalam ponsel, juga dapat dibaca melalui internet browser. 2.5. World Wide Web (WWW) Menurut Sidik dan Pohan (2007:1) World Wide Web (WWW), lebih dikenal dengan web, merupakan salah satu layanan yang didapat oleh pemakai komputer yang terhubung ke internet. Web pada awalnya adalah ruang informasi dalam internet, dengan menggunakan teknologi hypertext, yang digunakan untuk menemukan informasi dengan mengikuti link yang disediakan dalam dokumen web yang ditampilan dalam browser web. 2.6 Unified Modeling Language (UML) Unified Modelling Language (UML) adalah salah satu alat bantu yang sangat andal di dunia pengembangan sistem yang berorientasi objek. Hal ini disebabkan karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan bagi pengembang sistem untuk membuat cetak biru atas visi mereka dalam bentuk yang baku, mudah dimengerti, serta dilengkapi dengan mekanisme yang efektif untuk berbagi dan
mengkomunikasikan rancangan mereka dengan yang lain. (Munawar, 2005). UML merupakan kesatuan dari bahasa pemodelan yang dikembangkan oleh Booch, Object Modeling Technique (OMT) dan Object Oriented Software Engineering (OOSE). Metode Booch dari Grady Booch sangat terkenal dengan nama metode Design Object Oriented. Metode ini menjadikan proses analisis dan desain ke dalam empat tahapan iteratif, yaitu : identifikasi kelas-kelas dan obyek-obyek, identifikasi semantik dari hubungan obyek dan kelas tersebut, perincian interface dan implementasi. Keunggulan metode Booch adalah pada detil dan kayanya dengan notasi dan elemen. Tahapan utama dalam metodologi ini adalah analisis, desain sistem, desain obyek dan implementasi. Keunggulan metode ini adalah dalam penotasian yang mendukung semua konsep OO. Metode OOSE dari Jacobson lebih memberi penekanan pada use case. OOSE memiliki tiga tahapan, yaitu membuat model requirement dan analisis, desain dan implementasi, dan model pengujian. Keunggulan metode ini adalah mudah dipelajari kerena memiliki notasi yang sederhana namun mencakup seluruh tahapan dalam rekayasa perangkat lunak. 2.7 PHP Hypertext Preprocessor (PHP) Menurut dokumen resmi PHP, PHP merupakan singkatan dari PHP hypertext preprocessor. Ia merupakan bahasa berbentuk skrip yang ditempatkan dalam server dan diproses di server. Hasilnyalah yang dikirimkan ke klien melalui browser. Secara khusus, PHP dirancang untuk membentuk aplikasi web dinamis. Artinya ia dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini. Misalnya anda bisa menampilkan fungsi yang sama dengan skripskrip seperti ASP (Active Server Page), Cold Fusion, ataupun Perl. Namun perlu diketahui bahwa PHP sebenarnya bisa dipakai secara command line. Artinya skrip PHP dapat dijalankan tanpa melibatkan web server maupun browser. PERANCANGAN SISTEM Gambaran Umum Sistem Pengguna sistem informasi ini nantinya adalah mahasiswa dan dosen, sistem ini digunakan ketika mahasiswa sedang tidak berada di kampus untuk mengakses informasi akademik melalui terminal, sehingga mahasiswa tetap dapat memantau informasi akademik tanpa harus mengakses terminal di kampus. Pertama kali, user mengakses web akademik ini dengan menggunakan ponsel ataupun komputer pribadi mereka, pada halaman login user diharuskan untuk mengetikkan NPM dan password. Sistem akan melakukan verifikasi NPM dan password yang dimasukkan berdasarkan data mahasiswa yang telah terekam dalam database. Setelah berhasil login, maka akan ditampilkan menu utama, user dapat mengakses menu yang dibutuhkan dengan
melakukan klik pada salah satu menu yang tersedia. proses login. Gambar di bawah menunjukkan diagram use case sistem informasi akademik. Untuk setiap pemilihan menu dari menu utama, akan diproses dengan Menampilkan Informasi Nilai berdasarkan data yang telah terekam dalam database akademik di kampus. Proses terakhir Menampilkan Informasi Jadwal Ajar Menampilkan Informasi Jadwal Kuliah yang akan dijalankan adalah menampilkan Daftar Anak Wali Login Menampilkan Informasi Poin Kemahasiswaan informasi yang telah diproses oleh sistem Dosen Menampilkan Informasi Daftar Ajar Menampilkan Informasi Keuangan Mahasiswa kepada mahasiswa. Gambar di bawah menggambarkan rancangan sistem informasi berbasis web di UKDC. Menampilkan Informasi Daftar Pinjaman Perpustakaan Gambar 2. Diagram Use Case Sistem Informasi Akademik Akses Melalui Laptop INTERNET Diagram Kelas Diagram Kelas menggambarkan Mahasiswa Database Sistem Informasi Akademik beberapa kelas yang digunakan dalam sistem informasi akademik di UKDC, kelas diagram mahasiswa dan dosen dapat dilihat pada Akses Melalui Ponsel gambar di bawah ini. Gambar 1. Gambaran Umum Sistem Model Rancangan Sistem Pada saat pertama kali mengakses halaman login, pengguna sistem tidak akan ditanya tentang keanggotaannya yang sudah terdaftar di database atau belum, karena diasumsikan bahwa pengguna sistem informasi ini hanya mahasiswa dan dosen Mahasiswa NPM : varchar Nama : varchar Nilai : varchar presensi poinkemahasiswaan : varchar setnpm() setnama() setnilai() setpresensi() setpoinkemahasiswaan() getnpm() getnama() getnilai() getpresensi() getpoinkemahasiswaan() Gambar 3. Diagram Kelas Mahasiswa UKDC yang sudah pasti terdaftar secara resmi di UKDC. Tetapi untuk dapat mengakses sistem informasi ini secara lebih jauh, maka pengguna tetap harus melakukan
Gambar 4. Diagram Kelas Dosen Diagram Deployment Dosen NIP : varchar Nama : varchar setnip() setnama() getnip() getnama() pengguna sudah terdaftar atau tidak, melainkan hanya melakukan validasi bahwa apakah data username dan password yang dimasukkan oleh pengguna sesuai dengan data yang telah terekam di dalam database atau tidak. Setelah berhasil login, maka akan ditampilkan menu utama kepada pengguna. Gambar 6 menunjukkan halaman menu utama untuk mahasiswa. Diagram Deployment menampilkan penempatan semua titik (node) dalam suati jaringan secara fisikal hubungan antar mereka dan proses-proses yang dijalankan pada masingmasing titik. Diagram deployment system informasi akademik UKDC ditunjukkan pada gambar di bawah ini. Gambar 6. Halaman Utama Mahasiswa Terminal Ujicoba Setelah melakukan implementasi sistem, tahap selanjutnya adalah melakukan Jaringan LAN Server Web Server Basis Data uji coba dan evaluasi terhadap sistem. Tujuan ujicoba ini adalah untuk mengetahui apakah aplikasi yang telah dibuat ini sudah berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan atau Internet Internet output yang diharapkan. Kemudian dilakukan Ponsel Laptop/Komputer Gambar 5. Diagram Deployment proses evaluasi, tahap ini dilakukan dengan cara melakukan penyebaran angket kepada sejumlah mahasiswa serta dosen UKDC. Evaluasi ini bertujuan untuk mendapatkan respon dari pengguna sampai sejauh mana IMPLEMENTASI SISTEM Sebelum masuk ke halaman utama, mahasiswa atau dosen harus sistem yang telah diimplementasikan ini dapat diterima dan digunakan oleh pengguna nantinya. melakukan proses login terlebih dahulu. Sistem tidak akan melakukan validasi bahwa
KESIMPULAN Setelah dilakukan proses implementasi sistem, ujicoba dan evaluasi sistem, maka sampailah pada suatu kesimpulan bahwa sistem telah berjalan dengan baik dan dapat menyampaikan informasi akademik kepada mahasiswa dan dosen melalui media internet. SARAN Saran yang dapat diberikan dalam pengembangan sistem informasi ini ke depannya adalah dapat ditambahkannya fasilitas email, sehingga bila ada informasi yang bersifat pengumuman, dapat langsung diberitahukan melalui email, dan tentunya bagi pihak pengguna hanya perlu melihat pengumuman itu via email. Suhendar, A. 2003. Teknologi Pemograman Mobile Commerce. Informatika Bandung: Bandung. Sidik, Betha dan Husni Iskandar Pohan, 2007, Pemrograman Web dengan HTML Disertai lebih dari 200 contoh program beserta tampilan grafisnya, Informatika, Bandung. _. 2003. Panduan Praktis Poengembangan Program WAP. Penerbit ANDI Yogyakarta: Yogjakarta. Kadir, Abdul. 2008. Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Penerbit ANDI Yogyakarta: Yogjakarta. DAFTAR PUSTAKA Herlambang, Soendoro, dan Haryanto Tanuwijaya, 2005, Sistem Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta. Jusak. 2008. Kreasi Situs Mobile Internet dengan xhtml MP. Prestasi Pustaka: Jakarta. Mulyanta, Edi S. 2005. Kupas Tuntas Telepon Seluler Anda. Penerbit ANDI Yogyakarta: Yogjakarta. Satoto, 2009, Analisis Keamanan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Di Fakultas Teknik Universitas Diponegoro, Seminar Nasional Aplikasi Sains dan Teknologi, Yogyakarta