PANDUAN PENJAJARAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN (SHELVING) Penyusun: Wahid Nashihuddin, SIP. PUSAT DOKUMENTASI DAN INFORMASI ILMIAH LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2015 1
KATA PENGANTAR Salam, Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan segala limpahan rahmat, karunia, dan hidayah-nya kepada Tim Perpustakaan sehingga dapat mengerjakan dan menyelesaikan buku panduan yang berjudul Penjajaran Koleksi Perpustakaan (shelving) dengan baik dan lancar. Buku panduan ini merupakan suatu pedoman ideal bagi pengelola dan petugas Perpustakaan PDII-LIPI dalam menata, menyusun, dan menjajarkan koleksi perpustakaan. Isi buku ini merupakan panduan praktis tentang pelaksanaan penjajaran koleksi perpustakaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Tentunya dalam penyusunan buku ini masih jauh dari kesempurnaan, baik dari segi bahasa, ejaan kata, diksi, format/sistematika, serta substansi informasi. Untuk itu, saran dan masukan positif dari berbagai pihak sangat kami harapkan demi penyempurnaan informasi buku ini. Terimakasih. Jakarta, 15 Januari 2015 Penyusun, Wahid Nashihuddin, SIP. 2
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL.. 1 KATA PENGANTAR..... 2 DAFTAR ISI.. 3 1. PENDAHULUAN. 4 2. DASAR KEGIATAN. 4 3. PELAKSANA KEGIATAN. 4 4. WAKTU DAN TEMPAT.. 5 5. TUJUAN DAN SASARAN 5 6. MEKANISME KEGIATAN 5 7. SUSUNAN SHELVING KOLEKSI 6 8. ALUR KEGIATAN 8 9. PENUTUP 8 LAMPIRAN-LAMPIRAN Lampiran 1: Data Kegiatan Penataan Koleksi/Shelving. 9 Lampiran 2: Data Koleksi Perpustakaan yang Rusak... 10 3
1. PENDAHULUAN Perpustakaan Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah-Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PDII-LIPI) merupakan perpustakaan khusus milik pemerintah yang bertugas menyediakan informasi atau literatur ilmiah bagi sivitas LIPI dan masyarakat yang memiliki kepentingan dalam kegiatan riset dan pendidikan. Sedangkan fungsi perpustakaan khusus diantaranya adalah mengorganisasikan materi perpustakaan dan mendayagunakan koleksi (SNI 7496-2009). Adapun tujuan dari kegiatan pengorganisasian materi perpustakaan adalah untuk memudahkan pemustaka dalam menelusur/menemukan kembali informasi secara cepat dan tepat. Salah satu kegiatan pengorganisasian materi perpustakaan adalah penjajaran koleksi (shelving). Penjajaran koleksi adalah kegiatan penempatan dan penyusunan kembali bahan pustaka pada rak berdasarkan nomor panggil buku, abjad judul, atau sejenisnya, termasuk dalam kegiatan ini adalah kegiatan stock opname (Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2008 tentang petunjuk teknis jabatan fungsionalpustakawan dan angka kreditnya). Koleksi perpustakaan yang sudah diproses di bagian pengolahan, kemudian ditata dan disusun di rak penyimpanan berdasarkan sistem penjajaran koleksi yang berlaku. Dalam penjajaran koleksi, perpustakaan juga perlu menyediakan petunjuk informasi yang jelas kepada pemustaka agar dalam menelusur dan mencari koleksi di rak dengan mudah, cepat, dan tepat. Buku ini menjelaskan secara praktis dan sistematis tentang pelaksanaan kegiatan penjajaran koleksi di Perpustakaan PDII-LIPI. 2. DASAR KEGIATAN 1) Undang-Undang Perpustakaan No.43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan Pasal 7 1c bahwa Pemerintah berkewajiban menjamin ketersediaan layanan perpustakaan secara merata di tanah air. 2) Hasil Rapat Koordinasi Layanan Perpustakaan Hari Sabtu (Peningkatan Layanan Perpustakaan Kegiatan DIPA PDII-LIPI Tahun 2015, tanggal 9 Januari 2015. 3. PELAKSANA KEGIATAN Pelaksana/petugas kegiatan shelving koleksi Perpustakaan PDII-LIPI, antara lain: 1) Kepala Bidang Diseminasi Informasi, sebagai penanggung jawab kegiatan. 2) Manajer Layanan Perpustakaan, sebagai koordinator kegiatan. 3) Penanggung Jawab Kegiatan Layanan Perpustakaan Hari Sabtu. 4) Staf layanan perpustakaan dan/atau Bidang Diseminasi Informasi. 5) Staf bidang/bagian lain yang telah ditunjuk dan ditetapkan sebagai petugas shelving. Jumlah pelaksana/petugas disesuaikan dengan kebutuhan, tergantung pada jumlah dan jenis koleksi yang di-shelving. Pelaksana yang berperan sebagai pimpinan shelving adalah Kepala Bidang Diseminasi Informasi, Manajer Layanan Perpustakaan, dan/atau Penanggung Jawab Layanan Perpustakaan Hari Sabtu. 4
Tugas dan tanggung jawab (job description) tim pelaksana shelving adalah: 1) Pimpinan a. Memberikan arahan dan instruksi pelaksanaan shelving (briefing) secara jelas dan tegas; b. Memfasilitasi perlengkapan dan kebutuhan akomodasi para petugas shelving. c. Membuat laporan kegiatan shelving. d. Mengevaluasi kegiatan shelving dan menetapkan tindakan perbaikan seperlunya. 2) Anggota a. Melaksanakan shelving koleksi sesuai dengan arahan dan instruksi pimpinan shelving. b. Mencatat data kegiatan shelving sebagai laporan hasil kegiatan dan bahan evaluasi pimpinan shelving. 4. WAKTU DAN TEMPAT Waktu: jam kerja layanan perpustakaan (Senin-Jum at) dan layanan perpustakaan hari sabtu. Waktu kegiatan diatur dan dikoordinasikan sesuai dengan kesepakatan bersama, sekitar 1-2 jam atau sesuai instruksi pimpinan shelving. Tempat: ruang koleksi Perpustakaan PDII-LIPI di Lantai 3, 4, atau 5. 5. TUJUAN DAN SASARAN Tujuan: menata dan menyusun kembali koleksi perpustakaan sesuai rak penyimpanan semula berdasarkan jenis koleksi dan kode panggilnya (nomor klas). Sasaran: 1) Tersusunnya semua koleksi perpustakaan di rak penyimpanan semula rapih dan sistematis sehingga mudah ditelusuri oleh petugas dan pemustaka. 2) Terdatanya koleksi yang bermasalah, seperti koleksi yang tidak sesuai jenis dan tempatnya ataupun koleksi rusak (sehingga perlu dilakukan perbaikan secepatnya). 3) Terbangunya kesadaran dan komitmen bersama di antara para pengelola dan petugas perpustakaan untuk senantiasa menjaga keindahan dan kenyamanan ruang perpustakaan. 6. MEKANISME KEGIATAN Pelaksanaan shelving koleksi di Perpustakaan PDII-LIPI dilakukan berdasarkan mekanisme dan ketentuan berikut ini. 1) Prioritas shelving pada: a) Prioritas pertama, koleksi yang telah dibaca/digandakan oleh pemustaka saat itu; b) Prioritas kedua, koleksi hasil kegiatan manajemen koleksi, seperti koleksi pascafumigasi, koleksi hasil perbaikan (karena rusak ringan), dan koleksi yang dijilid ulang; 5
c) Prioritas ketiga, koleksi baru perpustakaan (yang dikirim dari bagian pengolahan literatur); d) Prioritas keempat, koleksi yang telah dipinjam/digunakan pemustaka dan pegawai internal PDII-LIPI. 2) Acuan shelving pada: a) Acuan pertama, koleksi disusun berdasarkan jenis koleksi, misalnya koleksi umum, referensi, meja informasi, TTG, karya LIPI, Ilmu Perpustakaan, Jurnal/Majalah, Laporan Penelitian, Tesis/Disertasi, koleksi Wanita dan Anak, koleksi khusus, serta majalah popular. b) Acuan kedua, koleksi disusun berdasarkan nomor klasifikasi, dari urutan terkecil hingga terbesar (klasifikasi dengan sistem DDC 000 900). c) Acuan ketiga, koleksi disusun menurut huruf, nomor, atau kode lain (selain sistem DDC) yang tercantum pada label koleksi (kode panggil), misalnya kode panggil pada koleksi laporan penelitian, tesis/disertasi, TTG, CD/DVD, dan mikrofis/film. d) Acuan keempat, koleksi didusun menurut abjad/alfabet 3 huruf pertama dari nama penulis/pengarang (perlu dicek secara cermat dan teliiti mulai huruf pertama sampai ketiga). e) Acuan kelima, koleksi disusun menurut abjad/alfabet 1 huruf pertama dari judul koleksi. f) Acuan keenam, koleksi disusun/diurutkan berdasarkan jilid, cetakan, atau volume terbitan; g) Acuan ketujuh, koleksi disusun di rak/tempat lain dari sebelah kiri ke kanan dalam satu rak dari atas ke bawah (lihat sekat rak). 3) Pelaksanaan shelving harus dilakukan secara cermat dan teliti, baik yang dilaksanakan harian, mingguan (piket sabtu), maupun bulanan berdasarkan pada prioritas dan acuan kegiatan di atas. 4) Pelaksanaan shelving ditarget secara jelas berdasarkan arahan dan instruksi pimpinan shelving. 5) Pelaksanaan hasil kegiatan shelving koleksi tercatat secara jelas sebagai bahan laporan dan evaluasi kegiatan (hasil kegiatan shelving pada formulir yang ditetapkan, lihat Lampiran 1 dan Lampiran 2). 7. SUSUNAN SHELVING KOLEKSI 1. Shelving Koleksi Buku Umum, Referensi, Karya LIPI, Ilmu Perpustakaan, Prosiding/ Makalah, dan Koleksi Khusus (Hicks/IPSK) Contoh 1: 615.32 Dal a 615.32 Mck b 6 615.32 Sud a
Contoh 2: Contoh 3: 629.230218 Aut 499.22113 Kam 629.230218 Wel 449.2213 Kam 629.230218 Wel a 499.22213 Kam Contoh 4: 499.22113 Kam 449.22121 Dut 499.2213 Arb Contoh 5: 332.109595 Wir 332.109598 Ind 332.10998 Stu Contoh 6: Koleksi Berjilid 620.11 Ann 620.11 Ann 620.11 Ann Vol.01.01 Vol.01.02 Vol.01.03 2. Shelving Koleksi TTG Contoh 1: Koleksi Buku TTG dan Kliping Ang Are Arb Contoh 2: Koleksi TTG dalam Box A B B1 B2 7
3. Shelving Koleksi Hasil Penelitian Contoh 1: Koleksi Laporan Penelitian (Umum dan LIPI) 93/1666 93/1667 93/1668 Contoh 2: Koleksi Tesis/Disertasi 05/5044 05/5045 05/5046 Contoh 3: Koleksi Riset Unggulan Terpadu (RUT) I/665 Kar b I/665 Sya p I/665 Sya s 8. ALUR KEGIATAN Agar pelaksanaan kegiatan shelving koleksi di Perpustakaan PDII-LIPI berjalan tertib dan lancar, maka ditetapkan alur kegiatan sebagai berikut. Briefing oleh Pimpinan Shelving (Koordinasi Kegiatan) Penetapan Job Description Pelaksana/Petugas Shelving Pelaksanaan Shelving Berdasarkan Prioritas dan Acuan Kegiatan Kecermatan dan Ketelitian Pencapain Target Pembuatan Laporan Evaluasi Kegiatan 9. PENUTUP Buku panduan ini diharapkan dapat dibaca dan dipahami bersama oleh para pelaksana/petugas shelving koleksi di Perpustakaan PDII-LIPI sehingga dalam pelaksanaannya dapat berjalan tertib dan lancar dengan hasil yang memuaskan. 8
Lampiran 1 DATA KEGIATAN PENATAAN KOLEKSI/SHELVING PERPUSTAKAAN PDII-LIPI BULAN:... Tanggal Kode Panggil Koleksi Keterangan 9
Lampiran 2 DATA KOLEKSI PERPUSTAKAAN YANG RUSAK PERPUSTAKAAN PDII-LIPI BULAN:... Tanggal Kode Panggil Koleksi Keterangan 10