Rapat / Sidang Rapat Komisi Kelembagaan (K II) Senat Akademik ITB No. : 10/RK2 SA ITB/20140911 Hari / Tanggal Rabu / 11 September 2014 Waktu pkl. 15.30 17.00 Tempat Ruang Rapat Senat Akademik Balai Pertemuan Ilmiah ITB Jalan Dipati Ukur No. 4 Bandung Hadir (9 orang): Andi Isra Mahyuddin, Deddy Kurniadi, Indratmo Soekarno, Intan Ahmad, Joko Siswanto, M. Salman AN, Reynaldo Zoro, Tati Suryati Syamsudin, Tutus Gusdinar Kartawinata Tidak hadir (6 orang): B. Kombaitan, Dicky R. Munaf, Jann Hidayat Tjakraatmadja, Mikrajuddin Abdullah, Puti Fatida Marzuki, Ricky Lukman Tawekal Peserta Undangan lain Hadir ( 7 orang): Kadarsah (WRAM), Bambang Sunendar (FTI), Benhard Sitohang (STEI), Doddy Sutarno (FMIPA), Sukrasno (SF), Sri Nanan Widiyanto (SITH), Togar M. Simatupang (SBM) Tidak hadir (6 orang): Iwan Kridasantausa (FTSL), Ketut Wikantika (FITB), Mardjono Siswosuwarno (FTMD), Rudi Sayoga Gautama (FTTM), Setiawan Sabana (FSRD), Tommy Firman (SAPPK) Agenda Rapat 1. Persiapan Pembentukan Pengurus Forum Guru Besar ITB 2. Penjelasan tentang organ dan pola hubungan kerja antar organ ITB PTN BH oleh WRAM 1. Persiapan Pembentukan Pengurus Forum Guru Besar ITB Catatan Rapat Indratmo: Menyampaikan terima kasih kepada semua Tim Adhoc untuk Membentuk FGB ITB dan anggota Komisi II SA ITB yang telah bekerja dengan baik sehingga SK SA ITB tentang FGB ITB telah ditandatangani Intan: Telah disampaikan undangan kepada semua GB ITB untuk menghadiri acara pembentukan pengurus FGB ITB Ketua SA ITB akan menyampaikan kata pengantar dan mempersilahkan kepada semua anggota FGB ITB untuk menentukan ketua dan sekretaris sidang 1
Togar: Sebaiknya ketua SA ITB menyampaikan pokok pokok pemikiran yang menjadi naskah akademik SK SA ITB tentang FGB ITB Sebaiknya pimpinan sidang dipilih dari GB tertua yang hadir dan sekretaris adalah GB termuda yang hadir Benhard: Sebaiknya dibedakan anggota GB aktif dan GB emeritus sehingga pengurus dipilih dari GB aktif Intan: Sebaiknya pimpinan sidang diserahkan kepada forum dan ketentuan lebih lanjut dibicarkan oleh forum Togar: Setelah ketua sidang terpilih, baru diusulkan kriteria ketua dan sekretaris FGB ITB Kesimpulan: SA ITB hanya dalam kapasitas menggantar kan proses pembentukan ketua dan sekretaris sidang perdana FGB ITB 2. Penjelasan tentang organ dan pola hubungan kerja antar organ ITB PTNBH oleh WRAM Kadarsah: Diperlukan keselarasan kerja antar semua organ ITB. Untuk itu, perlu diberlakukan peraturan yang selaras. Perlu diperhatikan tugas dan wewenang setiap organ Dibuatkan matriks keterkaitan kerja semua organ Benhard: Hirarkhi organ tidak perlu dipersoalkan, tetapi yang penting adalah tupoksi organ Joko: Sebaiknya pada hirarki dikenalkan istilah pemisahan bukan atasan dan bawahan Bagaimana jika ada anggota MWA ITB yang bermasalah? 2
Tutus: Apakah masih ada tugas MWA ITB yang tidak didelegasikan? Kadarsyah: Ada tugas MWA ITB yang tidak didelegasikan yakni tugas MWA ITB no i, k, dan l pada Statuta ITB. Intan: Sebaiknya anggota MWA ITB yang merupakan wakil dari SA ITB dapat lebih berperan dalam mengambil keputusan di MWA ITB. Andi: Sebaiknya MWA ITB membuat kode etik dan tata tertib Bandung, 11 September 2014 Komisi Kelembagaan SA ITB Sekretaris, Menyetujui Ketua Komisi Kelembagaan SA ITB (M. Salman A.N.) (Indratmo Soekarno) 3
PENJELASAN TENTANG ORGAN DAN POLA HUBUNGAN KERJA ANTAR ORGAN ITB PTN BH Kadarsah Suryadi Sumbangan Pemikiran Pola hubungan kerja antar organ ITB PTN BH diperlukan dengan tujuan adanya keselarasan antar ketiga organ dalam menjalankan tugas dan wewenangnya serta dalam menyusun Peraturan Peraturan Turunan Statuta yang diamanatkan oleh Statuta. Untuk itu, terdapat 6 (enam) kategori pola hubungan, yaitu: (1) Pola hubungan antar organ yang diperlukan dalam menjalankan tugas dan wewenang MWA (2) Pola hubungan antar organ yang diperlukan dalam menjalankan tugas dan wewenang Rektor (3) Pola hubungan antar organ yang diperlukan dalam menjalankan tugas dan wewenang Senat Akademik (4) Pola hubungan antar organ yang diperlukan dalam penyusunan Peraturan-Peraturan MWA sebagai Turunan Statuta (5) Pola hubungan antar organ yang diperlukan dalam penyusunan Peraturan-Peraturan Rektor sebagai Turunan Statuta (6) Pola hubungan antar organ yang diperlukan dalam penyusunan Peraturan-Peraturan Senat Akademik sebagai Turunan Statuta A. RINCIAN KEGIATAN DALAM MENJALANKAN TUGAS DAN WEWENANG SERTA PENERBITAN PERATURAN MWA,REKTOR DAN SENAT AKADEMIK Berdasarkan Statuta, berikut ini adalah uraian tugas dan wewenang masing masing organ dan uraian jenis Peraturan MWA,Peraturan Rektor dan Peraturan SA 1. Tugas dan wewenang MWA, Pasal 20 Ayat (3): a. menyetujui usulan perubahan Statuta ITB; b. menetapkan kebijakan umum ITB; c. menetapkan norma ITB dan tolok ukur kinerja ITB bersama SA; d. mengesahkan rencana jangka panjang dan menengah, serta rencana kerja dan anggaran tahunan yang diusulkan oleh Rektor; 4
e. mengawasi pengelolaan ITB; f. mengangkat dan memberhentikan Rektor; g. menyetujui usulan pengangkatan Wakil Rektor yang menangani urusan akademik yang diajukan oleh Rektor; h. melakukan evaluasi tahunan atas kinerja Rektor dan SA; i. membangun dan membina jejaring dengan individu serta institusi eksternal; j. mengangkat dan memberhentikan ketua serta anggota KA; k. melakukan ikhtiar dalam pengembangan aset dan kekayaan ITB serta menjaga kesehatan keuangan ITB; dan l. menangani atau mengambil keputusan tertinggi penyelesaian atas masalah masalah yang ada di dalam ITB. 2. Tugas dan Wewenang Rektor, dalam Pasal 30 : a. menyusun dan/atau menetapkan kebijakan penyelenggaran Tridharma; b. menyusun kebijakan akademik sesuai dengan arah yang ditetapkan oleh SA; c. mengusulkan kebijakan akademik kepada SA; d. menyusun kode etik ITB untuk Tenaga Kependidikan; e. menyusun kode etik ITB untuk Mahasiswa; f. menyusun rencana strategis ITB untuk diusulkan dan ditetapkan oleh MWA; g. menyusun dan/atau mengubah rencana kerja dan anggaran ITB, berdasarkan rencana strategis ITB, untuk diusulkan dan ditetapkan oleh MWA; h. mengelola penyelenggaraan Tridharma sesuai dengan rencana kerja dan anggaran ITB; i. mengangkat dan/atau memberhentikan wakil Rektor, pimpinan unit di bawah Rektor, dan pegawai ITB berdasarkan Statuta serta sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan; j. menjatuhkan sanksi kepada sivitas akademika yang melakukan pelanggaran terhadap norma, etika, dan/atau peraturan akademik, sesuai dengan Statuta, Peraturan MWA, Peraturan Rektor, serta sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan; k. menjatuhkan sanksi kepada pegawai dan mahasiswa yang melakukan pelanggaran sesuai dengan Statuta, Peraturan MWA, Peraturan Rektor, serta ketentuan peraturan perundang undangan; l. bertindak ke luar untuk dan atas nama ITB sesuai dengan ketentuan dalam Statuta; m. mengelola seluruh kekayaan ITB dan secara optimal memanfaatkannya untuk kepentingan ITB; n. mengangkat, memindahkan, memberhentikan, membina, dan mengembangkan pegawai ITB; o. menerima, memberhentikan, membina, dan mengembangkan mahasiswa; 5
p. menyelenggarakan pembukuan dan pelaporan keuangan ITB yang transparan dan akuntabel sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku; q. menyelenggarakan sistem informasi manajemen yang andal yang mendukung penyelenggaraan Tridharma, kemahasiswaan, kealumnian, akuntansi dan keuangan, kepersonaliaan, serta sarana dan prasarana; r. menyampaikan dan mempertanggungjawabkan laporan tahunan ITB kepada MWA; s. mengusulkan pengangkatan guru besar kepada Menteri sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan undangan; t. membina dan mengembangkan hubungan baik ITB dengan alumni, Pemerintah, pemerintah daerah, dunia usaha, dan masyarakat serta mengembangkan jejaring nasional dan internasional; u. dapat mengajukan usul penyusunan Peraturan MWA atau perubahannya kepada MWA; dan v. mengelola satuan usaha dan dana lestari ITB. 3. Tugas dan Wewenang Senat Akademik, Pasal 31 a. menyusun dan menetapkan norma, kebijakan akademik, dan arah pengembangan akademik; b. mengawasi kebijakan dan pelaksanaan kegiatan akademik oleh Pimpinan ITB berdasarkan norma dan arah yang ditetapkan SA; c. menyusun kode etik sivitas akademika ITB; d. menetapkan kebijakan akademik mengenai: 1) kurikulum program studi; 2) persyaratan akademik untuk pembukaan dan penutupan program studi; 3) persyaratan akademik untuk pemberian gelar akademik; dan 4) persyaratan akademik untuk pemberian penghargaan akademik; e. mengawasi penerapan kebijakan akademik sebagaimana dimaksud dalam huruf d; f. mengawasi kebijakan dan pelaksanaan penjaminan mutu pendidikan tinggi ITB; g. mengawasi dan mengevaluasi pencapaian proses pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dengan mengacu pada tolok ukur yang ditetapkan dalam rencana strategis, dan menyarankan usulan perbaikan kepada Rektor; h. mengawasi pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik, dan otonomi keilmuan; i. merekomendasikan pemberian atau pencabutan gelar kehormatan; 6
j. mengawasi pelaksanaan tata tertib akademik; k. mengawasi pelaksanaan kebijakan penilaian kinerja dosen; l. memberikan pertimbangan kepada Rektor dalam pengusulan guru besar; m. merekomendasikan sanksi terhadap pelanggaran norma, etika, dan peraturan akademik oleh sivitas akademika ITB kepada Rektor; n. menyusun rencana jangka panjang ITB bersama Rektor, untuk selanjutnya diusulkan kepada MWA; o. memberikan pertimbangan kepada MWA tentang rencana strategis, serta rencana kerja dan anggaran yang diusulkan Rektor; p. memberikan pertimbangan kepada MWA tentang kinerja akademik Rektor; q. memberikan pertimbangan kepada MWA tentang usulan Peraturan MWA atau perubahannya yang diusulkan oleh Rektor; r. secara proaktif menjaring dan memperhatikan pandangan masyarakat akademik dan masyarakat umum; s. menyusun dan mengusulkan peraturan MWA dalam bidang kebijakan akademik; dan t. menyampaikan laporan kegiatan tahunan SA kepada MWA. 4. Peraturan ITB yang diterbitkan oleh MWA adalah : (1) BAB I : KETENTUAN UMUM, Pasal 5 Ayat (6), Tentang penyelenggaraan Tridharma dan otonomi pengelolaan Perguruan Tinggi (2) BAB II : IDENTITAS, Bagian kedua, Lambang,Bendera,Mars dan Himne, Pasal 9 Ayat (3), Mengenai lambang,bendera, mars dan himne. a. Catatan : (Termasuk : Penulisan Nama Institut Teknologi Bandung, Penggunaan Lambang Institut Teknologi Bandung Sebagai Identitas Visual, Pendirian Dan Peresmian Nama Institut Teknologi Bandung) (3) BAB IV : Sistem Pengelolaan, Bagian Kesatu, Umum, Pasal 19 Ayat (4), Mengenai struktur organisasi dan bentuk hubungan antar organ ITB. (4) Pasal 21 Ayat (6), Mengenai tata cara pengusulan dan pemilihan anggota MWA (5) Pasal 22 Ayat (5), Mengenai tata cara pemilihan pengurus MWA (6) Pasal 23 Ayat (4), Mengenai tata cara sidang dan pemungutan suara (7) Pasal 24 Ayat (4), Mengenai anggota kehormatan MWA (8) Pasal 27 Ayat (8), Mengenai tata cara penjaringan, pemilihan, pengangkatan dan pemberhentian Rektor (9) Pasal 33 Ayat (3), Mengenai komposisi anggota, pemilihan, pengangkatan, pemberhentian, penggantian, kewajiban, dan hak anggota Senat Akademik 7
(10) Bagian Kelima, Komite Audit, Pasal 35 Ayat (8), Mengenai ketentuan lebih lanjut tentang Komite Audit. (11) BAB VI, Kode Etik, Pasal 49 Ayat (6), Mengenai kode etik ITB disusun oleh Senat Akademik (12) Pasal 49 Ayat (7), Mengenai kode etik dosen ITB disusun oleh Senat Akademik (13) Pasal 49 Ayat (8), Menengai kode etik tenaga kependidikan ITB disusun oleh Rektor (14) Pasal 49 Ayat (9), Mengenai kode etik mahasiswa ITB disusun oleh Rektor (15) BAB VII, Bentuk dan Tata Cara Penetapan Peraturan, Pasal 50 Ayat (3), mengenai tata cara pembentukan peraturan internal ITB (16) Paragraf 2, Sistem Perencanaan, Pasal 55 Ayat (4), Mengenai sistem perencanaan (17) Bagian Ketiga, Kekayaan, Pasal 58 Ayat (5), Mengenai tata cara perolehan dan penggunaan kekayaan (18) Pasal 59 Ayat (6), Mengenai sistem perencanaan dan pengelolaan kekayaan ITB 5. Peraturan ITB yang diterbitkan oleh Rektor adalah : (1) Pasal 13 Ayat (2), Mengenai norma penyelenggaraan seleksi penerimaan mahasiswa baru (2) Bagian Ketiga, Pengabdian Kepada Masyarakat, Pasal 17 Ayat (4), Mengenai kebijakan pengabdian kepada masyarakat (3) Bagian Keempat, Kerjasama, Pasal 18 Ayat (4), Mengenai kerjasama (4) Pasal 25 Ayat (7), Mengenai jumlah, nomenklatur jabatan, serta rincian tugas dan wewenang Wakil Rektor (5) Pasal 25 Ayat (11), Mengenai nomenkaltur, pembentukan, penyelenggaraan, perubahan dan penutupan unsur-unsur di bawah Rektor (6) Bagian Keenam, Ketenagaan, Pasal 37 ayat (4), Mengenai sistem kepegawaian (7) Pasal 38 Ayat (2), Mengenai peraturan untuk pengangkatan, penjenjangan, pengelolaan dan penegakan disiplin tenaga kependidikan (8) Pasal 39 Ayat (2), Mengenai pengangkatan, penjenjangan, pengelolaan, dan penegakan disiplin warga negara asing yang dipekerjakan sebagai dosen atau tenaga kependidikan (9) Bagian Ketujuh, Mahasiswa dan Alumni, Pasal 40 Ayat (4), Mengenai status mahasiswa (10) Pasal 41 ayat (3), Mengenai hak, kewajiban dan tanggung jawab mahasiswa (11) Pasal 42 Ayat (4), Mengenai organisasi kemahasiswaan ITB (12) Pasal 43 Ayat (1), Mengenai alumni ITB yang pernah menjalani program pendidikan yang diselenggarakan oleh ITB dengan masa pendidikan minimum (13) Pasal 43 Ayat (4), Mengenai kealumnian (14) BAB V Sistem Penjaminan Mutu Internal, Bagian Kesatu, Umum, Pasal 44 Ayat (4), Mengenai sistem penjaminan mutu internal dan organisasi Satuan Penjaminan Mutu (15) Bagian Kesatu, Umum, Pasal 44 Ayat (4), Mengenai sistem penjaminan mutu internal dan organisasi Satuan Penjamnan Mutu (16) Bagian Kedua, Sistem Pengendalian dan Pengawasan Internal, Pasal 46 ayat (8), Mengenai sistem pengendalian dan pengawasan internal ITB dan mekanisme penerapannya (17) Bagian Kesatu, Pendanaan, Paragraf 1, Sumber Pendanaan, Pasal 52 Ayat ((3), Menengai bantuan biaya pendidikan dan beasiswa serta syarat-syarat bagi mahasiswa yang dapat menerimanya (18) Pasal 56 Ayat (5), Mengenai sistem pengelolaan, prosedur pendayagunaan, sistem akuntansi dan pelaporan sarana dan prasarana 8
(19) Pasal 60 Ayat (7), Mengenai badan pengelola usaha dan dana lestari 6. Peraturan ITB yang dikeluarkan oleh Senat Akademik, yaitu : (1) BAB III PENYELENGGARAAN TRIDHARMA, Bagian Kesatu, Pasal 10 Ayat ((3), Mengenai penyelenggaraan pendidikan vokasi dan pendidikan profesi (2) Pasal 11 Ayat (3), Mengenai pengembangan dan peninjauan kurikulum, tahun akademik serta syarat kelulusan dari suatu program studi (3) Pasal 14 Ayat (4), Mengenai jenis, bentuk, serta norma pemberian dan pencabutan gelar dan ijazah (4) Pasal 15 Ayat (3), Mengenai gelar kehormatan dan penghargaan, serta tata cara pemberian dan pencabutan gelar kehormatan dan penghargaan (5) Bagian Kedua, Penelitian, Pasal 16 Ayat (5), Mengenai kebijakan penelitian (6) Pasal 30 Ayat (b), Mengenai menyusun kebijakan akademik sesuai dengan arah yang ditetapkan oleh Senat Akademik (7) Pasal 32 Ayat (4), Mengenai alat kelengkapan Senat Akademik, hak suara dan tata cara pengambilan keputusan melalui pemungutan suara (8) Pasal 34 ayat (5), Mengenai pemilihan, pengangkatan, pemberhentian, dan penggantian Ketua dan Sekretaris (9) Pasal 34 Ayat (6), Mengenai tata cara persidangan dan pengambilan keputusan Senat Akademik dalam menjalankan tugas dan fungsinya (10) BAB X, Ketentuan Penutup, Pasal 63 Ayat (3), Mengenai pembentukan organ ITB sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilakukan oleh rektor sesuai tata cara B. POLA HUBUNGAN ANTAR ORGAN DALAM MENJALANKAN TUGAS DAN WEWENANGNYA SERTA DALAM MENERBITKAN PERATURAN ITB (PERATURAN MWA, PERATURAN REKTOR DAN PERATURAN SENAT AKADEMIK) Bentuk hubungan antar organ ITB diuraikan seperti dalam dokumen terlampir Dalam dokumen terlampir diuraikan 2 contoh draft pola hubungan terkait dengan (1) Tugas dan Wewenang MWA dalam menyetujui usulan perubahan statuta dan (2) Tugas dan wewenang MWA dalam menetapkan kebijakan umum ITB. Jika model/draft ini sudah disepakati, maka untuk semua tugas dan wewenang serta semua proses menerbitkan peraturan dapat dibuatkan pola hubungannya dengan prinsip yang sama. Untuk itu, perlu terlebih dahulu disepakati format pola hubungan antar organ ini. Untuk implementasi nya diperlukan Tim Adhoc yang jumlahnya disesuaikan dengan jumlah bentuk pola hubungan ini berhubung beban kerjanya cukup besar. 9
Nomor Proses : MWA - 1 Process Owner : MWA (Tugas dan Wewenang MWA) Nama Proses : 1. Menyetujui Usulan Perubahan Statuta (Statuta Pasal 20 Ayat (3) butir a.) NO URAIAN KEGIATAN UTAMA PERAN MASING- MASING ORGAN Mendibkud - Mensesneg-dll MWA REKTOR SA Tim Adhoc 1 Inisiatif perlu tidaknya perubahan Statuta Rapat MWA Ketua MWA memimpin Rektor memberikan Ketua SA memberikan Rapat MWA Pandangan Pandangan Ketua MWA dan para Anggota menyampaikan pandangan Menugaskan personil Menugaskan personil untuk jadi anggota Tim Adhoc untuk jadi anggota Tim Adhoc Ketua MWA membentuk Membentuk Tim Adhoc terdiri dari Komponen MWA,Eksekutif, SA 2 Proses Perubahan Isi Statuta Ketua MWA Sebagai Pengarah Rektor Sebagai Pengarah Ketua SA Sebagai Pengarah Tim Adhoc bekerja dengan 10
arahan dan konsultasi MWA Rektor dan SA 3 Persetujuan Usulan Perubahan Statuta Rapat MWA Memberikan Pertimbangan Memberikan Pertimbangan Tim melaporkan Statuta Usulan Perubahan Ketua MWA mengesahkan Statuta Kepada Usulan Perubahan Statuta MWA 4 Penyampaian Usulan Perubahan Statuta Kepada Menteri Yang Menangani Bidang Pendidikan Ketua MWA menyampaikan Menteri menindak lanjuti Usulan Perubahan Statuta bersama Menteri terkait Kepada Menteri 11
Nomor Proses: MWA-2 Process Owner : MWA (Tugas dan Wewenang MWA) Nama Proses : 2. Menetapkan kebijakan umum ITB (Statuta Pasal 20 Ayat (3) butir b.) NO URAIAN KEGIATAN UTAMA PERAN MASING- MASING ORGAN Peran Unit Terkait MWA REKTOR SA Tim Adhoc 1 Inisiatif Perumusan kebijakan umum Rapat MWA Membentuk Tim Adhoc Menugaskan personil Menugaskan personil terdiri dari Komponen untuk jadi anggota Tim Adhoc untuk jadi anggota Tim Adhoc MWA,Eksekutif, SA 2 Perumusan kebijakan umum Ketua MWA Sebagai Pengarah Rektor Sebagai Pengarah Ketua SA Sebagai Pengarah Tim bekerja dengan arahan dan konsultasi MWA Rektor dan SA 12
3 Penetapan dan Pengesahan Kebijakan Umum Rapat MWA Memberikan Pertimbangan Memberikan Pertimbangan Tim melaporkan hasil dan rumusan Ketua MWA mengesahkan kebijakan Umum Kebijakan Umum 13