Writing business message Writing merupakan tahapan kedua dari 3 tahap proses penulisan. 3 tahapan ini membantu meyakinkan anda menyampaikan pesan secara efektif dan efisien. Beradaptasi dengan audiens anda Sensitif terhadap audiens anda Menggunakan kata anda Etika bisnis Menekankan sisi positif Bahasa yang bebas bias Menggunakan kata anda Mengapa harus menggunakan kata anda dibandingkan saya atau kami? Karena ketika pesan terutama dalam hal bisnis menggunakan kata saya atau kami, pesan tersebut punya kesan mementingkan diri sendiri dan cenderung tidak memperhatikan audiens. Kata anda dapat digunakan sebagai kata ganti kata saya, milik saya, kami/kita Namun pada beberapa kesempatan akan lebih baik menghindari penggunaan kata anda, terutama jika penggunaan kata anda terdengar terlalu otoriter atau terlalu menuduh. Selain itu ketika menggunakan kata anda, pastikan untuk mempertimbangkan budaya lain dan kebijakan organisasi. Ada beberapa budaya yang menganggap menyebutkan prestasi seseorang merupakan hal yang tidak sopan karena dalam sebuah tim, seluruh anggota bertanggung jawab atas keberhasilan yang dicapai. Sehingga dalam kasus tersebut, lebih baik menggunakan kata kami atau kita akan lebih dihargai.
Mempertahankan standar etik Cara lain yang bagus untuk menunjukkan perhatian kepada audiens dan untuk memperoleh rasa hormat dari mereka adalah dengan menunjukkan etiket dalam pesan anda. Selain itu dengan bersikap lebih sopan kepada audiens, anda telah menujukkan perhatian pada mereka. Begitu juga anda dapat mengalami rasa frustasi ketika berhubungan dengan orang lain atau dengan rekan anda, anda dapat mengatakan apa yang anda pikirkan dengan kata kasar. Tetapi melepaskan emosi akan semakin memperburuk keadaan. Anda dapat menunjukkan kemampuan berdiplomasi untuk menyalurkan apa yang ingin dikatakan. Menekankan sisi positif Sepanjang hidup anda, mungkin ada kalanya anda diharuskan untuk menyampaikan berita buruk. Disaat anda menjadi salah satu jajaran manajemen, anda pasti dihadapkan pada situasi dimana berita negative dapat mempengaruhi berbagai pihak. Tetapi ada perbedaan antara menyampaikan berita negative dengan menjadi negative. Ketika penyampaian berita negative dengan nada yang juga terdengar negative, maka anda dapat memberikan tekanan lainnya pada hubungan bisnis. Jika ingin memberikan kritik, jangan berfokus pada kesalahan namun berfokuslah pada apa yang dapat dilakukan orang tersebut agar menjadi lebih baik.
Bila anda menghadapi situasi negative, carilah cara untuk mengurangi hal tersebut dengan menekankan hal positif dari situasi tersebut. Tunjukkan pada audiens anda, manfaat yang akan didapatkan dengan merespon pesan. Selain itu anda dapat menggunakan eufemisme untuk mengganti kata-kata dengan konotasi negative. Eufemisme merupakan istilah yang lebih halus sehingga anda dapat mengungkapkan fakta namun tidak kasar sehingga fakta menjadi lebih mudah diterima. Menggunakan bahasa yang bebas bias Menghindari bahasa yang bebas bias berarti menghindari penggunaan kata-kata dan frasa yang menggolongkan dan menyinggung orang lain secara tidak adil yang berhubungan dengan gender, ras, etnik, umur. Bias dapat terjadi dalam berbagai bentuk : Contoh Hindari Sebaiknya
Bias Gender Menggunakan katakata yang mengandung man Bias Ras/etnik Menetapkan stereotip Bias umur Memasukkan umur dalam kalimat sehingga menjadi tidak relevan Mankind, man-made, businessman, salesman, foreman, Asisten saya orang Amerika Afrika berbicara dengan jelas dibandingkan saya Mary, 58 tahun baru saja bergabung dengan departemen kita Humanity, artificial, Executives, Sales representatives, Supervisor Asisten saya berbicara lebih jelas dibandingkan saya. Mary baru saja bergabung dengan departemen kita Bias cacat Mendahulukan cacat daripada kemampuan orang tersebut Para pekerja yang pincang menghadapi banyak hambatan di tempat kerja Para pekerja dengan keterbatasan fisik menghadapi banyak hambatan di tempat kerja. Membangun hubungan yang kuat dengan audiens anda Memusatkan perhatian pada kebutuhan audiens merupakan hal yang penting. Namun di sisi lain komunikator juga memiliki prioritas sendiri. 2 usaha berikut ini dapat membantu komunikator untuk menyampaikan kebutuhannya saat akan membangun hubungan positif dengan audiens. Membangun kredibilitas anda Respon para audiens pada setiap pesan yang dikirimkan sangat bergantung pada persepsi audiens terhadap kredibilitas anda. Kredibilitas merupakan ukuran tentang kepercayaan mengenai seberapa besar anda dapat diandalkan serta seberapa besar rasa percaya yang dapat anda timbulkan pada orang lain. Untuk mempertahankan kredibilitas, anda memerlukan beberapa karakteristik berikut : 1. Kejujuran > menunjukkan kejujuran akan membuat anda mendapatkan penghormatan dari audiens anda meskipun audiens anda belum tentu setuju atau menerima pesan yang anda sampaikan. 2. Obyektivitas > menunjukkan anda mampu menjauhkan diri dari situasi yang dipengaruhi perasaan anda.
3. Kesadaran akan kebutuhan audiens > Biarkan audiens tahu bahwa anda memahami apa yang penting bagi mereka. 4. Dukungan > Bila audiens tidak mengetahui diri anda, anda dapat meminta bantuan kepada seseorang yang dikenal dan dipercaya 5. Kinerja > Keterampilan komunikasi saja tidak cukup, orang perlu mengetahui bahwa mereka dapat mengandalkan anda untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. 6. Kepercayaan diri > Audiens perlu tahu bahwa anda mempercayai diri anda sendiri serta pesan yang anda sampaikan 7. Gaya komunikasi > Dukung pendapat anda dengan bukti, bukan istilah-istilah kosong seperti mengagumkan, luar biasa, bukan main, sensasional dan revolusioner. 8. Ketulusan > Ketika anda sedang memuji, jangan terlalu hiperbolis. Namun tekankan kualitas. Memproyeksikan citra perusahaan Ketika anda berkomunikasi dengan pihak luar, secara tidak langsung anda akan menjadi juru bicara bagi organisasi anda. Kesan yang anda buat akan mendorong atau merusak reputasi seluruh organisasi. Sehingga anda harus mengutamakan minat dan preferensi gaya komunikasi organisasi. Untuk mempelajari gaya komunikasi, anda dapat mengamati kolega anda yang lebih berpengalaman untuk mengetahui cara mereka berkomunikasi. Mengendalikan gaya dan nada anda Gaya merupakan cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada tertentu atau kesan secara keseluruhan. Anda dapat membuat variasi gaya, struktur kalimat dan perbendaharaan kata untuk menciptakan nada yang oenuh kekuatan atau obyektif, pribadi atau formal, dsb. Pilihlah gaya yang tepat untuk menyampaikan pesan dan menjalin hubungan dengan pembaca. Menggunakan nada percakapan Rentang nada dari pesan bisnis anda dapat berkisar dari informal, percakapan sampai formal. Anda dapat menggunakan nada ini sesuai dengan keperluan dan kebutuhan anda. Berikut ini merupakan contoh tiga tingkat nada Nada formal Nada percakapan Nada informal Digunakan untuk kesempatan yang sangat formal Digunakan untuk sebagian besar komunikasi bisnis Dear Ms. Navarro: Enclosed please find the information that was requested during our Dear Ms. Navarro: Here s the information you requested during our phone conversation Digunakan untuk komunikasi dengan teman dan rekan dekat Hi Gabriella, Hope all is well. Just sending along the information you asked
telephone communication of May 14. As was mentioned at that time, Midville hospital has significantly more doctors of exceptional quality than any other health facility in the state. As you were also informed, our organization has quite an impressive network of doctors and other health-care professionals with offices located throughout the state. In the event that you should need a specialist, our professionals will be able to make an appropriate recommendation. In the event that you have questions or would like additional information, you may certainly contact me during regular business hours. Most sincerely yours, Samuel G.Berenz on Friday. As I mentioned, Midville Hospital has the best doctors and more of them any other hospital in the state. In addition, we have a vast network of doctors and other health professionals with offices throughout the state. If you need a specialist, they can refer you to the right one. If you would like information, please call any time between 9.00 and 5.00. Monday through Friday. Sincerely, Samuel G. Barenz for. As I said on Friday, Midville Hospital has more and better doctors than any other hospital in the state. We also have a large group of doctors and other health professionals with offices close to you at work or a home. Need a specialist? They ll refer you the right one. Just give me a ring if you want to know more. Any time from 9.00 to 5.00 should be fine Take care, Sam Menggunakan bahasa yang lugas Bahasa yang lugas adalah cara menyampaikan informasi dalam gaya sederhana dan tidak berkias sehingga audiens dapat dengan mudah memahami maksud dari pesan yang ingin anda sampaikan. Bahasa yang lugas akan membantu menyederhanakan pesan yang ingin disampaikan. Gunakan istilah khusus atau terminology khusus pada kalimat yang terstruktur dengan jelas dan paragraph yang terorganisasi dengan baik. Memilih kalimat aktif atau pasif Pilihan anda untuk menggunakan kalimat aktif atau pasif akan mempengaruhi nada pesan anda. Anda dapat menggunakan kalimat aktif ketika subyek sedang melaksanakan tindakan ataupun obyek melakukan tindakan.
Contoh : John menyewa kantor Sedangkan kalimat pasif di gunakan ketika subyek menerima tindakan. Contoh : Kantor disewa John Ketika anda mengunakan kalimat aktif, pesan anda akan terdengar kurang formal dan memudahkan pembaca untuk mengetahui siapa yang melaksanakan tindakan. Kalimat aktif akan menghasilkan kalimat yang lebih pendek dan kuat serta membuat tulisan anda lebih padat dan mudah dipahami. Sedangkan kalimat pasif menurunkan tekanan pada subyek dan menyatakan secara tersirat bahwa tindakan dilakukan seseorang. Kalimat pasif tidak praktis, tidak jelas dan sering membuat kalimat menjadi lebih panjang. Namun kalimat pasif dapat digunakan dalam beberapa kondisi/situasi tertentu. Secara umum, hindari kalimat pasif Prosedur baru telah dikembangkan oleh tim operasi Masalah hukum telah disebabkan oleh kontrak ini Kadang-kadang hindari kalimat aktif Anda kehilangan barang kiriman Saya merekrut tujuh insinyur bulan lalu Secara umum gunakan kalimat aktif Tim operasi telah mengembangkan prosedur baru Kontrak ini menyebabkan masalah hukum Kadang-kadang gunakan kalimat pasif Barang kiriman telah hilang Tujuh insinyur direkrut kemarin