RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PROPERTI PADA KANTOR AGEN ELIZA & TEAM PROPERTI Heru Mahardi (04203125) Fakultas Ilmu Komputer Universitas NAROTAMA, Surabaya Jalan Arif Rahman Hakim 51, Surabaya ABSTRAK Sistem Informasi Penjualan Properti merupakan program Komputer yang dirancang khusus untuk memudahkan dalam mengelola data-data yang ada di bagian administrasi kantor Eliza & TEAM, dimana dalam perkembangannya kantor tersebut masih menggunakan sistem pengolahan data manual dalam kegiatan pelayanan operasionalnya. Dalam pembuatan Sistem Informasi ini terdapat beberapa data yang diperlukan, diantaranya yaitu data Pemilik, data Pembeli, data Properti, Transaksi Penjualan, dan sebagainya. Dari data- data tersebut diharapkan bisa memberikan dasar dari proses sistem sehingga mampu memberikan informasi yang dibutuhkan secara cepat dan tepat dalam mendapatkan laporan-laporan tentang aktifitas yang terjadi di bagian Administrasi Eliza & TEAM Properti. Kemudahan dalam pengelolahan data-data serta kegiatan pencatatan hasil pendataan properti dan pembuatan keputusan dalam proses transaksi. Hal itulah yang diharapkan dari hasil akhir Sistem Informasi Penjualan Properti Pada Kantor Agen Eliza & TEAM Properti. 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Begitu pesatnya perkembangan teknologi saat ini, memberikan pengaruh yang sangat besar pada aktivitas kerja, baik pada dunia bisnis, administrasi perkantoran dan sebagainya. Karenanya sekarang ini banyak program aplikasi komputer yang beredar di masyarakat, mulai dari yang sederhana sampai yang kompleks, karena mampu memberikan informasi secara cepat, tepat dan akurat. Dalam perkembangannya Kantor Eliza & TEAM Properti membutuhkan sebuah sistem yang mampu menangani kegiatankegiatan rutin dalam bidang ini dan bisa mendukung sistem yang lama, sehingga tujuan daripada perusahaan dapat terwujudkan. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka diperoleh suatu rumusan permasalahan yang menjadi dasar dalam pembuatan sistem informasi ini adalah sebagai berikut : a. Bagaimana merancang dan membangun sistem Informasi yang terkomputerisasi. b. Bagaimana sistem informasi mengolah dan melayani informasi tentang data pelanggan, data pemeriksaan serta data harga frame dan lensa. c. Kesulitan dalam melakukan pencarian data pelanggan yang sudah didokumentasikan. d. Bagaimana data properti dan data pelanggan memudahkan penentuan harga penawaran properti. e. Bagaimana memproses data-data sehingga menghasilkan laporan yang bisa digunakan untuk membantu dalam pengambilan keputusan. 1.3 Batasan Masalah Agar tidak sampai meluas dan lebih terarah maka pembatasan pembahasan dari sistem ini meliputi : a. Data Pelanggan. b. Data Properti. c. Data Penjualan. d. Pencatatan Transaksi. Pada kantor Eliza & TEAM Properti hanya membantu mengurusi pada masalah penjualan rumah saja, dan membantu mencarikan bank bagi yang ingin KPR. Transaksi di Notaris diserahkan kepada pelanggan. 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai dalam perancangan dan pembuatan sistem informasi ini adalah sebagai berikut : a. Diharapkan dapat mempermudah dalam mengolah dan mengarsip data
b. Memberikan kemudahan informasi yang lebih cepat, tepat dan akurat bagi penguna sistem ini. c. Sistem ini diharapkan dapat menggantikan proses data manual menjadi proses yang terkomputerisasi. d. Kepuasan, ketepatan, penghematan biaya dan peluang bisnis baru. e. Mempercepat kemajuan perusahaan sehingga dapat bersaing dengan perusahaan yang lain dalam bidang pelayanan. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Teknologi sistem informasi Sistem komputer (computer system) merupakan teknologi informasi yang digunakan di sistem informasi. Teknologi informasi dapat berupa teknologi apapun yang dapat menghasilkan informasi, termasuk teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi. Dengan demikian sistem komputer (computer sistem) merupakan sub sistem dari teknologi informasi. 2.2 Komponen Sistem Informasi Dalam kaitannya dengan sistem informasi, terdapat dua komponen pokok yang saling berkaitan untuk pemecahan sistem informasi. Kedua komponen fisik suatu sistem informasi ini adalah: 2.2.1 Perangkat Keras (Hardware) Berupa perangkat fisik komputer, peralatan pembantu lainnya yang mampu membantu melakukan fungsi-fungsi masukan/keluaran, unit penyimpanan data atau central processing unit (CPU) sebagai pengolah data dan media komunikasi. 2.2.2 Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak ini dapat digolongkan menjadi dua jenis yakni: 1. Perangkat lunak sistem, misalnya sistem operasi (operating System), misalnya Windows9x, Windows NT / 2000, Linux dll. 2. Perangkat lunak aplikasi, misalnya system pemrograman untuk aplikasi khusus. 2.3 Rancangan Database Perancangan database sangat diperlukan agar nantinya kita dapat memiliki database yang kompak, teratur dengan baik dan efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam memanipulasi data. Kesulitan atau kendala utama dalam merancang suatu sistem database adalah bagaimana hingga database dapat memberikan keperluan yang diinginkan saat ini serta masa yang akan datang. 2.4 Software Aplikasi 2.4.1 Microsoft Visual Basic (VB) Lingkungan pemrograman Visual Basic mengandung semua sarana yang dibutuhkan dalam membangun program-program untuk Windows dengan cepat dan efisien. 2.4.2 Microsoft Access Microsoft acces merupakan salah satu sub program pengolah data base yang cukup canggih, yang digunakan untuk mengolah beberapa jenis data dengan cara kerja pengoperasian yang cukup mudah. 2.4.3 Basis Data (Database) Dari definisi salah satu pakar menyebutkan bahwa data base adalah sekumpulan program-program aplikasi umum yang mengeksekusi dan memproses data secara umum (seperti: pencarian, peremajaan, penambahan, dan penghapusan terhadap data). 2.4.4 Sistem Pengolahan Basis Data (Database Management System / DBMS ) DBMS merupakan koleksi terpadu dari data base dari program-program komputer (utilitas) yang digunakan untuk mengakses dan memelihara data base. Sistem yang menentukan bagaimana data diorganisasi, disimpan diubah dan diambil kembali. Ia juga menerapkan mekanisme pengamanan data, pemakaian secara bersama. 2.5 Dokumentasi Sistem 2.5.1 ERD ( Entity Relationship Diagram ) Merupakan suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak, dengan menekankan pada struktur-struktur dan relationship data. ERD biasa disebut juga diagram E-R. 2.5.2 Data Flow Diagram (DFD) DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (structured Analysis and design).
3. ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini membahas masalah yang diangkat dari pengamatan penulis yang mana selama menjadi pegawai di kantor Eliza & TEAM Properti. Dengan sistem yang di buat diharapkan nantinya dapat membantu dan bermanfaat bagi kemudahan proses administrasi, terutama pada pencatatan dan pembuatan keputusan dalam menentukan harga penawaran properti serta pencatatan transaksi. Dengan adanya sistem yang dibuat nantinya diharapkan dapat membantu dan bermanfaat bagi kegiatankegiatan rutin pada bidang ini. Dalam perancangan sistem ini kami menggunakan pemrograman MS. VISUAL BASIC, yang tentu saja tidak lepas dari tujuan dan proses perancangan database menggunakan MS. ACCESS sebagai penyimpan data dan alat informasi. 3.2.2. Proses Transaksi 3.2.3. Proses Pembayaran Fee 3.1. Analisa Yang Berjalan Saat Ini. Pada kantor Eliza&TEAM Properti sistem yang digunakan saat ini masih menggunakan mocrosoft excel, walaupun telah menggunakan komputer sebagai alat bantunya namun belum dapat dikatakan efektif dan efisien. 3.1.1. Definisi Operasional Variabel. Untuk dapat mengetahui tentang efisiensi dan efektifitas sistem yang telah dibangun, maka perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: A. Waktu B. Biaya C. Tenaga 3.2. Flow of Document Desain mengenai sistem digambarkan secara fisik proses dokumen dalam bentuk aliran dokumen seperti dijelaskan gambar berikut: 3.2.1. Proses Pendataan Properti 3.2.4. Proses Laporan Bulanan
3.3. Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) digunakan karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas, lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. 3.3.3. DFD Level 0 3.3.1. Konteks Diagram 3.3.4. DFD Level 1 3.3.4.1. Proses Registrasi Pemilik 3.3.4.2. Proses Pendataan Properti 3.3.2. Diagram Berjenjang 3.3.4.3. Proses Registrasi Pembeli
3.2.4.4. Proses Transaksi 3.3.4.5. Proses Laporan 4.2 Penerapan Aplikasi Pengoperasikan Sistem informasi ini secara umum dapat dioperasikan dengan mudah jika dalam setiap tahap pengisian dilakukan secara lengkap. Serta langkah- langkah dalam pengisian data pada sistem dilakukan secara berurutan. Sehingga data-data yang masuk dapat diproses dengan cepat, dan mampu menghasilkan informasi yang akurat. 5. KESIMPULAN Dari hasil pembahasan mengenai perancangan dan pembuatan Sistem ini, dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem Informasi Penjualan Properti merupakan program komputer yang dirancang khusus untuk mengelola data-data yang terjadi di bagian admin kantor Eliza & TEAM Properti yang berguna untuk menunjang lancarnya proses pencatatan, pengontrolan pemakaian data yang ada. Sistem ini terbentuk sebagai antisipasi penanggulangan masalah yang mungkin timbul akibat terjadinya kelalaian dalam penulisan atau memasukkan data pada setiap transaksi yang dilakukan yang berakibat kerugian pada perusahaan. 6. DAFTAR PUSTAKA 4. DESAIN DAN IMPLEMENTASI 4.1 Desain Tampilan Program Menjelasan beberapa pembahasan yang terdapat pada modul sistem ini adalah: 1. Master Dari modul Master memuat Entry Data Pemilik, Data Pembeli, Data Properti, Data Transaksi. 2. Transaksi Dari modul ini memuat modul Transaksi Bulanan, dan Cetak Laporan Transaksi. 3. Data Properti Dari Modul Ini Memuat Entry Data Properti Dan cetak Data Properti 4. Laporan Dari modul ini memuat laporan Transaski Bulanan serta laporan Data Properti, 1. Jogiyanto HM, 2005, Sistem Teknologi Informasi Edisi II, Andi, Yogyakarta 2. A. Ziya Aktas (1987), Structured Analysis & Design of Information Systems, NJ: Prentice Hall. 3. Edi Winarko (2006), Perancangan Database Dengan Power Desainer, Prestasi Pustaka, Jakarta 4. Fathansyah Ir ( 2002), Basis Data, Informatika, Bandung. 5. Madcoms (2003), Aplikasi Databse Visual Basic Dengan Crystal Repot, Andi, Yogyakarta.