MENGATUR STRATEGI PROMOSI PERPUSTAKAAN Arlinah Imam Rahardjo. MLIS Kepala Perpustakaan UK Petra. PENGERTIAN PROMOSI Promosi, Publisitas dan Pemasaran sering dianggap mempunyai pengertian yang sama, namun sebenarnya, masing-masing mempunyai pengertian yang berbeda. Pemasaran merupakan suatu strategi perencanaan yang dimulai dari identifikasi kebutuhan konsumen dan diakhiri dengan penjualan yang berhasil dari suatu produk atau jasa yang ditawarkan, dengan tujuan memuaskan kebutuhan pelanggan. Promosi adalah salah satu mekanisme komunikasi persuasif dalam pemasaran agar barang atau jasa yang ditawarkan dapat terjual. Promosi ini merupakan forum pertukaran informasi antara organisasi dan konsumen dengan tujuan memberi informasi tentang jasa/produk yang tersedia dan mendorong timbulnya kesadaran akan keberadaan produk/jasa bahkan sampai pada tindakan membeli atau memanfaatkannya. Sedangkan publisitas adalah perkakas dari promosi untuk menarik perhatian konsumen. PERLUKAH PROMOSI PERPUSTAKAAN? Kalau diperhatikan dalam struktur organisasi perpustakaan, unit yang khusus menangani promosi perpustakaan biasanya tidaklah terlihat, seperti halnya nampak sekali pada organisasiorganisasi bisnis, yang memang harus menjual dirinya agar diketahui keberadaannya, dikenal pelanggan dan meraih pasar. Lalu apakah itu berarti usaha-usaha promosi tak perlu dilakukan oleh perpustakaan untuk memperkenalkan diri serta meraih pengguna? Seperti dikatakan diatas, promosi dilakukan oleh organisasi-organisasi tertentu untuk menciptakan dan meraih pasar. Sedangkan perpustakaan dengan masing-masing jenisnya didirikan sebenarnya dengan telah mempunyai pasar masing-masing. Perpustakaan didirikan sebagai suatu bagian dari proses pemerintahan yang harus memelihara budaya bangsa serta menyediakan informasi untuk mencerdaskan bangsa, seperti halnya dengan perpustakaan umum atau sebagai persyaratan untuk menjawab kebutuhan dari lembagalembaga pemerintah, pendidikan, penelitian maupun bisnis, seperti halnya dengan perpustakaan perguruan tinggi, sekolah, kedinasan ataupun khusus. Lalu mengapa masih perlu promosi? Pentingnya peranan perpustakaan telah banyak dibicarakan dan disadari oleh masyarakat. Digunakannya perpustakaan secara maksimal adalah masalah lain. Pasar telah tersedia, tetapi apakah mereka mau datang dan menggunakan, adalah masalah lain pula. Belum lagi masyarakat
kita di Indonesia, masih harus menghadapi kenyataan akan rendahnya budaya gemar membaca, yang membawa konsekuensi logis akan tidak terbudayanya masyarakat kita menggunakan informasi tertulis untuk menunjang segala macam kegiatannya. Perpustakaan dengan jenis apapun, menjadi sepi pengunjung ataupun peminjam. Apakah keadaan tersebut harus dibiarkan dan diterima dengan begitu saja? Masyarakat dibiarkan bodoh dan kalah bersaing dengan masyarakat negara lain yang lebih menguasai informasi? Perpustakaan merupakan salah satu unsur yang harus ikut bertanggung jawab dalam menarik pasar tersebut untuk datang ke perpustakaan, menjadi pelanggan dan memanfaatkan produk-produknya secara maksimal. Sebagus dan selengkap apapun koleksi suatu perpustakaan, secanggih apapun sistem komputerisasi perpustakaan, akan tetap sepi pengunjung apabila pustakwan tetap hanya menunggu secara pasif datangnya pelanggan ke perpustakaan. Tak perduli jenis informasi apa yang disediakan dan ditawarkan, atau jenis perpustakaan apa yang dikelola, penggunaannya dapat ditingkatkan dengan mempromosikan keberadaannya, walau tentunya dengan bentuk dan metode yang berbeda-beda, tergantung pada jenis perpustakaan, jenis layanan perpustakaan ataupun sektor pengguna yang dilayani. BENTUK-BENTUK PROMOSI PERPUSTAKAAN Bentuk-bentuk promosi yang biasa digunakan oleh suatu organisasi adalah: 1. PUBLISITAS Publisitas adalah salah satu alat promosi yang ampuh dan murah untuk memperkenalkan keberadaan perpustakaan termasuk jasa/produk yang ditawarkan melalui berita di media penerbitan seperti surat kabar dan majalah maupun melalui radio, televisi ataupun panggung. Tak perduli jenis perpustakaan apapun, penggunaan bentuk publisitas untuk promosi perpustakaan dapat menjangkau masyarakat pendengar/pembaca yang cukup luas karena banyak dibaca, didengar dan ditonton orang. Publisitas dapat dilakukan dalam pelbagai bentuk seperti : press release dalam rangka pembukaan ataupun penutupan acara pameran, lomba, kursus dsb, yang diselenggarakan perpustakaan, ulasan/tanggapan suatu masalah dengan mengaitkan pada salah satu jasa layanan perpustakaan, artikel ilmiah, perkenalan produk/jasa baru, wawancara, diskusi /bedah buku hingga ceritera dan program-program khusus seperti drama dan film ceritera maupun acara story telling dsb. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam melaksanakan publisitas adalah : menjalin hubungan baik dengan media massa, penentuan sasaran dan jangka waktu publisitas, menentukan ide serta media yang sesuai, disampaikan dalam bentuk yang singkat, sederhana dan menarik
2. IKLAN Berbeda dengan publisitas yang biasanya cuma-cuma., iklan memerlukan biaya untuk membuat. Jika publisitas kurang dapat dikendalikan ole h perpustakaan, karena adanya penyuntingan dan ketergantungan pada media untuk bersedia memuat atau tidak, iklan direncanakan dan dapat dikendalikan dalam hal-hal yang ingin disampaikan, bagaimana disampaikan dsb. Iklan dapat disampaikan dalam bentuk media cetak atau elektronik seperti surat kabar, majalah, radio dan televisi, dapat berupa suvenir seperti buku tulis, alat tulis, kalender, dapat pula berupa surat edaran, brosur, buletin, poster ataupun papan pengumuman. Langkah-langkah yang perlu dilalui adalah: memilih dan menentukan media untuk iklan, memilih dan menentukan tema, menentukan struktur pesan, dan menentukan kerangka isi. 3. KONTAK PERORANGAN Promosi dengan menggunakan cara kontak pribadi, merupakan bentuk yang paling ampuh diantara bentuk-bentuk promosi yang lain karena dengan adanya kontak secara pribadi, hubungan antara staf perpustakaan dan konsumen dapat dijalin dan ditingkatkan, kebutuhan, minat serta pribadi pengguna dapat lebih diketahui, sekaligus lebih jelas dalam menyampaikan informasi kepada pengguna. Kontak pribadi dapat dilakukan melalui ceramah, peragaan atau demo, diskusi, wawancara, forum terbuka, atupun layanan yang ramah dari masing-masing staf perpustakaan. Kontakkontak informal, seperti rapat dengan unit lain, keterlibatan dalam organisasi profesi, atau merangkap jabatan lain, dsb, dapat pula menjadi ajang promosi dalam bentuk kontak pribadi. Melalui kontak pribadi ini, dapat dikumpulkan profil pengguna yang dapat dijadikan salah satu pegangan dalam mengetahui kebutuhan pengguna. 4. INSENTIF Insentif adalah pemberian sesuatu yang bernilai, baik berupa uang atau barang, dimaksudkan untuk mendorong perubahan sikap konsumen, baik yang kurang bermotivasi atau justru diberikan pada yang sudah menggunakan untuk dapat memberi motivasi pada yang kurang termotivasi. Termasuk dalam insentif ini adalah pemberian penghargaan /hadiah pada pengguna terakatif, memberikan kemudahan dalam perolehan layanan, misalnya memberikan jasa penelusuran gratis untuk peminta jasa selama bulan-bulan tertentu dsb.
Hal yang perlu dipikirkan adalah: menentukan siapa yang akan diberi insentif, arah insentif, berupa hadiah, atau hukuman, bentuk insentif, berupa uang atau barang atau lainnya, besar insentif serta waktu pemberian insentif. 5. SUASANA DAN LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN Dimana perpustakaan berada, bagaimana perpustakaan diatur merupakan hal yang dapat mempromosikan perpustakaan atau malah menjaukan pengguna dari perpustakaan. Walaupun secanggih dan selengkap apapun layanan dan koleksi perpustakaan, kalau perpustakaan ditempatkan ditempat jauh di batas kota, di pojok bangunan, serta dilengkapi dengan penataan ruangan yang gelap, kotor dan semrawut, pasti perpustakaan akan segan dikunjungi. Termasuk dalam promosi bentuk ini adalah, pemilihan tempat yang strategis serta dalam lingkungan aman, bentuk bangunan yang tidak terkesan kotor dan jelek, penataan ruangan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, fungsi serta keindahan, disamping tentunya rambu-rambu yang jelas dalam menunjukkan lokasi kokesi dan layanan. PENGELOLA PROMOSI PERPUSTAKAAN DAN KEAHLIAN YANG DIBUTUHKAN DALAM PELAKSANAANNYA? Dalam organisasi-organisasi bisnis atau nir-laba sekalipun, biasanya ada departemen/unit pemasaran ataupun seorang humas (PR) yang bertanggung jawab dalam mengelola kegiatan promosi dari organisasi tersebut. Secara sadar atau tak sadar, perpustakaan juga sering melakukan kegiatan promosi seperti penyusunan daftar tambahan buku, pameran buku baru, program bimbingan pemakai, ataupun membantu pengguna memanfaatkan perpustakaan melalui layanan referensi. Namun kegiatan tersebut sering dilaksanakan tanpa rencana, tidak konsisten, tanpa tujuan atau sasaran terntentu. Hal ini terjadi karena tak adanya suatu unit atau tenaga khusus yang mengelola programprogram promosi secara keseluruhan, walaupun promosi harus dan dapat dilakukan oleh selurh staf perpustakaan baik secara langsung atau tak langsung. Sebuah perpustakaan akan sangat bergantung pada besar cakupan pekerjaan maupun jumlah staf yang tersedia, untuk dapat menentukan siapa yang akan mengelola promosi perpustakaan. Dalam sebuah perpustakaan yang kecil, kepala perpustakaan yang harus bertanggung jawab dalam mengelola kegiatan promosi dengan dibantu seluruh atau beberapa staf yang ada. Sebuah perpustakaan sedang, akan menunjuk salah satu staff tertentu, seperti referensi untuk mengelola program-program promosi. Sedangkan dalam perpustakaan yang cukup luas
cakupan tugasnya. sangat dimungkinkan untuk dibentuk suatu unit tersendiri dalam mengelola dan mengatur strategi pemasaran termasuk promosi perpustakaan. Tentunya dibutuhkan keahlian-keahlian tertentu dalam melaksanakan masing-masing bentuk promosi. Sebagai pustakawan, tak perlu semua keahlian yang dibutuhkan harus dimiliki oleh pengelola dari program-program promosi. Keahlian-kahlian tertentu dapat dilakukan oleh staf perpustakaan yang memiliki bakat-bakat yang sesuai. Jika keahlian tersebut tak dimiliki oleh staf perpustakaan, perpustakaan dapat menyesa para ahli atau menyerahkan pekerjaan untuk dilaksanakan oleh suatu perusahaan tertentu untuk melaksanakan. Beberapa keahlian khusus yang dibutuhkan adalah : (1) jurnalistik, yang dalam hal ini termasuk pengetahuan dan ketrampilan menyusun brosur/buletin, mengedit, menulis di media massa, majalah, cetak -mencetak, penerbitan ataupun menyusun naskah video dsb. (2) teknologi pandang dengar, yang mencakupi pengetahuan fotografi, produksi film/video termasuk akting dan penyutradaraan.. (3) desain, untuk dapat membuat poster, mengatur layout brosur, membuat suvenir dll. (4) teknik pameran, termasuk mengatur ruang, penggunaan perabot, penyinaran dan lain-lain. (5) tata ruang, yang diperlukan untuk memberikan suasan ruang yang nyaman dan aman, termasuk sistem pengaturan rambu-rambu perpustakaan. Yang terakhir dan sangat penting adalah (6) komunikasi, yang diperlukan oleh setiap pustakawan untuk dapat meng-komunikasikan perpustakaan paa pengguna., baik melalui dialog perorangan, diskusi maupun, berbicara di muka umum. MEMBUAT PERENCANAAN PROMOSI PEPUSTAKAAN Kegagalan yang sering dialami dalam promosi perpustakaan adalah kurang adanya perencanaan yang matang, yang tertuang dalam suatu proposal tertulis. Dalam perencanaan proposal 5 hal yang perlu diingat untuk dipikirkan dan dituangkan adalah: SIAPA, APA, MENGAPA, KAPAN, DIMANA dan BERAPA. SIAPA Siapa yang menjadi penanggung jawab dalam mengelola program-program promosi ataupun salah satu aktifitas /proyek promosi, harus dicantumkan secara jelas. Penanggung jawab inilah, dibantu dengan beberapa staf, jika diperlukan, yang harus menentukan tujuan/sasaran, metode pelaksanaan dsb. yang akan dituangkan dalam bentuk proposal, sekaligus menjadi koordinator dari pada pelaksanaan program. Siapa pula yang terlibat dalam pelaksanaan, harus pula ditentukan, agar tidak saling melempar tugas. Siapa yang membiayai dan siapa dari pihak luar yang ikut dilibatkan, serta siapa yang menjadi sasasran program merupakan pokok penting yang tak boleh ketinggalan dalam perencanaan kita.
APA Promosi macam apa yang akan dilaksanakan, apa tujuan dan sasaran dari program yang akan dicapai, produk/jasa layanan apa yang akan dikenalkan, tentunya juga menjadi inti dari promosi itu sendiri. MENGAPA Agar program promosi perpustakaan tersebut dapat memenuhi sasaran yang dikehendaki., perlu dipikirkan latar belakang yang menjadi alasan program tententu dilaksanakan. Jika suatu program dilaksanakan secara membabi buta tanpa punya alasan tententu, biaya,waktu dan tenaga akan dapat erbuang sia-sia, karena sasaran tak mengena. KAPAN Kapan program dilaksanakan, dilaksanakan secara periodik atau dalam tanggal tertentu, peristiwa tertentu, serta berapa lama dilaksanakan, akan sangat mempengaruhi keberhasilan program. DIMANA Dimana program akan diselenggarakan, di dalam atau di luar ruang perpustakaan, atau malah diluar bangunan perpustakaan, akan juga menentukan metode yang akan digunakan. BERAPA Hal terakhir yang tak boleh dilupakan adalah, berapa biaya yang diperlukan untuk membiayai parogram tersebut. DAFTAR KEPUSTAKAAN Hamilton, Feona. Infopromotion: Publicity and Marketing Ideas for the Information Profession. Vermont: Gower, 1990 Wirawan, Sarah. Promosi dalam Pemasaran Produk dan Jasa Perpustakaan Perguruan Tinggi., dalam Lokakarya Pengguna dan Promosi Perpustakaan Perguruan Tinggi, Malang, 25-28 Oktober 1993 disampaikan dalam: Surabaya, 13 Januari 1996
Rapat Teknis Bidang Perpustakaan setwilda tingkat II se Jawa Timur ( 15-16 Januari 1996)