DIREKTUR 3 PPK membuat HPS & Spek 5 H2 PP Menyeleksi Penyedia 6 H3 Penandatangan Surat Perintah Kerja/SPK (PPK dan Penyedia) c d H3 e 2 H1 Eselon III PJ KIE Kreatif 7 H3 BKKBN Dep ADPIN 4 a PPK Mendaftarkan kontrak ke KPPN untuk mendapatkan Nomor Register Kontrak (NRK) b 4 b 1 H1 Anggota DPR TA f g h 8 H3 Penyedia berkoordinasi dengan Penerima Barang utk Pelaksanaan Kegiatan a EO EO EO 9 H3 ALUR PENGAJUAN KEGIATAN KIE KREATIF 15 H10 Pelaksanaan kegiatan Diawasi langsung Penerima/ Pemeriksa Barang KPPN Jakarta V menerbitkan SP2D i 10 H4 n 14 H8 Pembuatan Laporan Kegiatan (koordinasi dengan Kabid ADPIN, Kasi AKIE Prov dan PPK) j PPSPM menerbitkan SPM 11 H4 m 13 H7 PPK mengajukan SPP 12 H6 Penyerahan laporan kegiatan dan bukti lapangan serta dokumen penagihan ke PPK l k
LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN KEGIATAN KIE KREATIF SENI BUDAYA TRADISIONAL Pengajuan/Pemberitahuan rencana kegiatan, surat ditujukan Kepada BKKBN cq. Deputi Bidang Advokasi, Penggerakan dan Informasi (ADPIN), dengan estimasi waktu H-14; Deputi ADPIN memerintahkan Direktur Advokasi dan KIE, untuk segera menindaklanjuti; Direktur Advokasi dan KIE menindaklanjuti kepada Subdit KIE dan PPK untuk merancang segala sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan pengadaan; PPK selaku penanggung jawab keuangan membuat spesifikasi dan Rencana Anggaran Biaya (RAB) dengan harga perhitungan sendiri berdasarkan lokasi pelaksanaan kegiatan; PPK menunjuk Pejabat Pengadaan untuk melaksanakan proses penunjukan penyedia sesuai ketentuan dan peraturan yang berlaku; Proses seleksi penyedia oleh Pejabat Pengadaan (penyedia yang telah ditunjuk melengkapi seluruh persyaratan adminstrasi); Penyedia yang telah ditunjuk membuat rencana kegiatan dengan melampirkan proposal, RAB (hasil PL) dan Jadwal Acara;
Penandatanganan Surat Perintah Kerja (SPK) oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) berdasarkan hasil seleksi yang dilaksanakan oleh Pejabat Pengadaan; PPK mendaftarkan hasil pelaksanaan pengadaan paling lambat 5 (lima) hari setelah penandatanganan SPK oleh kedua belah pihak; Setelah SPK ditandatangani oleh PPK, penyedia yang ditunjuk agar melakukan koordinasi dengan penerima barang, untuk membertahukan rencana pelaksanaan kegiatan; Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan berdasarkan SPK dan langsung diawasi oleh penerima barang; Pembuatan laporan oleh penyedia hasil pelaksanaan kegiatan dan berkoordinasi dengan Kabid Adpin, Kasie AKIE Prov dan PPK); Penyedia meyerahkan Laporan kegiatan dengan bukti lapangan serta dokumen penagihan ke PPK; PPK mengajukan pembuatan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) untuk proses pencairan hasil kegiatan berdasarkan laporan yang telah diterima;
Pejabat Penerbit Surat Perintah Membayar (PPSPM) membuatkan Surat Perintah Membayar (SPM) untuk diajukan ke Kantor Pelayanan dan Perbendaharaan Negara (KPPN) Jakarta V; KPPN menerbitkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)kepada bank penerima dari penyedia yang diajukan oleh PPSPM; Pencairan diperkirakan 2 (dua) hari setelah SP2D diterbitkan oleh KPPN melalui rekening penyedia pelaksana kegiatan
PERUBAHAN PEDOMAN KEGIATAN KIE KREATIF PROGRAM KKBPK MELALUI MEDIA TRADISIONAL DAN SENI BUDAYA
Surat Kepala BKKBN No. 2232/PS.103/C/2016 tentang Tindak Lanjut Temua Pemeriksaan BPK RI atas Laporan Keuangan BKKBN T.A. 2015 NO ASPEK LAMA BARU A NAMA DAN LEGALITAS 1. Nama Pedoman Panduan Operasional... (tidak menggunakan Peraturan Kepala BKKBN) Pedoman Pelaksanaan Kegiatan... (menggunakan Peraturan Kepala BKKBN) 2. Masa Berlaku 1 Tahun Anggaran Sampai diterbitkan Perka Baru B SUBSTANSI ISI 1 Bab 1 Pendahuluan - Latar Belakang Menyebutkan secara tertulis Komisi IX DPR RI Tidak menyebutkan Komisi IX DPR RI sebagai mitra kerja tingkat pusat - Tujuan Langsung tujuan secara rinci Dibagi dua: Tujuan Umum dan Tujuan Khusus - Hasil yang Diharapkan... Sama - Indikator Keberhasilan... Sama - Batasan dan Pengertian Tidak ada Ada 2 Bab 2 Pelaksanaan Kegiatan - Substansi dan Materi Substansi materi tentang Kampung KB dihilangkan
NO ASPEK LAMA BARU - Sasaran - Lokasi dan Waktu Kegiatan - Narasumber - Bentuk Kegiatan - Sarana dan Prasarana - Pelaksana Kegiatan Sub Bab tentang Mitra Kerja dihilangkan 3. Bab 3 Penganggaran dan Pertanggungjawaban Anggaran - Sumber Anggaran - Penggunaan Anggaran APBN melalui DIPA BKKBN Pusat (Satker DITVOKKOM) dan Provinsi (satker Provinsi) Dirinci: Belanja Sewa, Belanja Jasa Profesi, Belanja Bahan, Belanja Perjalanan Sama Disesuaikan dengan kebutuhan pelaksanaan dan sesuai ketentuan yang berlaku
NO ASPEK LAMA BARU - Pengajuan Anggaran - Pertanggungjawaban Anggaran Sebelum pelaksanaan kegiatan, event organizer (EO) mengajukan Proposal Kegiatan yang berisi Rancangan Kegiatan dan Rincian Anggaran yang telah disepakati oleh Perwakilan BKKBN Provinsi dan Tenaga Ahli (TA) Stakeholder (ditandatangani keduanya). 1. Kegiatan dilaksanakan minimal 2 (dua) paket dan maksimal 4 (empat) paket dengan menggunakan pihak ketiga (event organizer) yang dibuktikan dengan surat penunjukan dari mitra (Stakeholder). 2. Bentuk pertanggungjawaban/dokumen (hard copy dansoft copy), yang terdiri dari: - Legalitas perusahaan - Kwitansi EO - Faktur dan nomor faktur - Surat Setor Pajak (SSP) PPN dan PPh - Pejabat penerima barang adalah salah satu pejabat BKKBN Perwakilan Provinsi lokasi kegiatan 3. Pengajuan penagihan (dengan dokumen lengkap, sesuai ketentuan) paling lambat satu minggu (5 hari kerja) setelah pelaksanaan kegiatan. Penunjukan pelaksana kegiatan oleh pihak ketiga menjadi kewenangan Pejabat/Panitia Pengadaan di BKKBN Pusat (Direktorat Advokasi dan KIE) dan Perwakilan BKKBN Provinsi sebagaimana diatur dalam Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah beserta perubahannya dengan Peraturan Presiden No.4 Tahun 2015. Dalam hal pengajuan anggaran oleh pihak ketiga, mengacu pada spesifikasi dan HPS yang dibuat oleh PPK. 1. Bentuk pertanggungjawaban dan laporan kegiatan sesuai dengan ketentuan Pasal 55 Peraturan Presiden No 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah beserta perubahannya terakhir dengan Peraturan Presiden No. 4 Tahun 2015 dan Peraturan Menteri Keuangan No. 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. 2. Pertanggungjawaban dan laporan kegiatan disampaikan oleh penyedia kepada PPK. Bukti materil disimpan oleh penyedia untuk keperluan pemeriksaan. Laporan kegiatan berupa rangkuman dan dilampiri bukti-bukti kegiatan.
NO ASPEK LAMA BARU 2. Bentuk pertanggungjawaban/dokumen (hard copy dansoft copy), yang terdiri dari: - Legalitas perusahaan - Kwitansi EO - Faktur dan nomor faktur - Surat Setor Pajak (SSP) PPN dan PPh - Pejabat penerima barang adalah salah satu pejabat BKKBN Perwakilan Provinsi lokasi kegiatan 3. Pengajuan penagihan (dengan dokumen lengkap, sesuai ketentuan) paling lambat satu minggu (5 hari kerja) setelah pelaksanaan kegiatan. 4. Khusus untuk biaya perjalanan dinas narasumber dari Komisi IX DPR RI dan DPD RI, tidak diperbolehkan berasal dari dua sumber (double anggaran: BKKBN dan Sekretariat Komisi IX DPR RI), terutama apabila kegiatan dilaksanakan pada waktu reses. 3. Pembayaran atas hasil pekerjaan dilakukan berdasarkan prestasi kerja. 4. BKKBN wajib melaksanakan pemeriksaan dan penerimaan hasil pekerjan sesuai dengan uraian pekerjaan/spesifikasi teknis yang detail dan jelas/terukur.
NO ASPEK LAMA BARU 4 Bab 4 Pelaporan - Spesifikasi Laporan 1. Dijilid Hard Cover dengan dilengkapi logo dan identitas BKKBN 2. Cover dibuat berwarna (boleh disertai foto) 3. Melampirkan data pendukung pelaksanaan kegiatan: - Daftar narasumber - Daftar hadir peserta - Kwitansi penggunaan anggaran - Dokumentasi kegiatan: video dan foto - Materi yang disampaikan oleh narasumber (hardcopy dan softcopy) - Dll Sebagai bentuk pertanggungjawaban atas kegiatan, pasca pelaksanaan kegiatan KIE Kreatif Program KKBPK Melalui Media Tradisional dan Seni Budaya harus mencerminkan perencaaan, pelaksanaan, pertanggungjawaban kegiatan dan belanja disertai dengan rangkuman hasil kegiatan dalam rangka mengukur keberhasilan kegiatan yang dilakukan. Untuk kegiatan KIE Kreatif Program KKBPK Melalui Media Tradisional dan Seni Budaya yang bersumber dari DIPA Perwakilan BKKBN Provinsi, pelaporan dilakukan oleh Perwakilan BKKBN Provinsi kepada Kepala BKKBN, tembusan Deputi Bidang ADPIN dan Direktur Advokasi dan KIE pada bulan Oktober dan Desember. - Sistematika Laporan - Ketentuan Penyerahan Laporan Dirinci: Cover, Kata Pengantar, Daftar Isi, Bab I Pendahuluan, Bab II Pelaksanaan Kegiatan, Bab III Kesimpulan dan Saran, Bab IV Penutup, Lampiran (Dokumentasi Kegatan) Dokumen Laporan Kegiatan diserahkan paling lambat satu minggu (5 hari kerja) setelah pelaksanaan kegiatan ke Satker Direktorat Advokasi dan KIE.