KEMENTERIAN PERTANIAN BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PERTANIAN BALAI BESAR PELATIHAN PERTANIAN (BBPP) LEMBANG LAPORAN TAHUNAN LAYANAN PUBLIK BALAI BESAR PELATIHAN PERTANIAN LEMBANG TAHUN 2016 LEMBANG MEI 2016
KATA PENGANTAR Laporan Tahunan Penyelenggaraan Layanan Informasi Publik atau Pelaksanaan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi (PPID) Balai Besar Pelatihan Pertanian Lembang Tahun 2016 ini disusun sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban kinerja Tim PPID, sekaligus pemenuhan amanat Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik beserta peraturan turunannya. Sesuai standar format yang diterbitkan Kementerian Pertanian, secara menyeluruh, laporan PPID BBPP Lembang Tahun 2016 memuat informasi yang mencakup gambaran umum, pengelolaan informasi dan dokumentasi, pelaksanaan pelayanan informasi dan dokumentasi, kesimpulan dan saran. Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang telah berkontribusi pada penyelesaian laporan ini. Semoga dengan penerbitan laporan ini dapat memberikan gambaran dan informasi tentang pelaksanaan PPID di BBPP Lembang selama Tahun 2016. Lembang, 25 Mei 2016 Kepala Balai. Ir. Bandel Hartopo, M.Sc. NIP. 19581224 198503 1 001
DAFTAR ISI Halaman I. GAMBARAN UMUM... 1 II. PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI. 4 III. PELAKSANAAN PELAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI.. 6 IV. KESIMPULAN DAN SARAN. 7
I. GAMBARAN UMUM A. Kebijakan Dasar kebijkan pelaksanaan pengelolaan, pelayanan informasi dan dokumentasi yang dilakukan oleh Bali Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Lembang selama tahun 2014 meliputi: 1. Undang-undanfd Nomor: 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik. 2. Peraturan Pemerintah Nomor: 61 Tahun 2010 Tentang Pelaksanaan undang- Undang Nomor: 14 Tahun 2008. 3. Peraturan Komisi Informasi Nomor: 1 Tahun 2010 Tentang Standar Layanan Informasi Publik. 4. Peraturan Komisi Informasi Nomor: 2 Tahun 2010 Tentang Prosedur Penyelesaian Sengketa Informasi Publik. 5. Peraturan Menteri Pertanian Nomor: 32/Permentan/OT.140/5/2011 Tentang Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pertanian. 6. Keputusan Kepala Biro Hukum dan Informasi Publik Kementerian Pertanian Nomor: 116/Kpts./RC.200/A.3/2/2012 Tentang Panduan Monitoring-Evaluasi dan Pelaporan Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik Pada Kementerian Pertanian.
B. Sarana Prasarana Sarana prasarana yang telah tersedia untuk kegiatan pelayanan pengelolaan dan dokumentasi informasi kepada publik antara lain: 1. Prasarana ruang penerimaan dan ruang tunggu tamu (ruang resepsionis). 2. Prasarana ruang Pranata Humas dan Arsiparis. 3. Sarana pendukung, yaitu komputer, printer, telepon, dan faksimile. C. Kondisi Sumberdaya Manusia Pengelola Pelaksanaan pelayanan pengelolaan dan dokumentasi informasi publik pada BBPP Lembang didukung oleh: 1. Pejabat Fungsional Pranata Humas sebanyak 1 orang dan calon Pranata Humas sebanyak 1 orang. 2. Pejabat Fungsional Arsiparis sebanyak 1 orang. 3. Pejabat Fungsional Umum Resepsionis sebanyak 1 orang. 4. Pejabat Fungsional Umum Pengelola Data dan Informasi sebanyak 1 orang. Disamping itu, dukungan bagi pelaksanaan kegiatan pelayanan pengelolaan dan dokumentasi informasi publik pada BBPP Lembang diperoleh pula dari Petugas Pengelola Website.
D. Anggaran dan Laporan Penggunaan Pada tahun anggaran (TA) 2016, dukungan dana bagi kegiatan pelayanan pengelolaan dan dokumentasi informasi publik masih belum teranggarkan secara khusus dalam arti belum mempunyai Mata Anggaran Kegiatan (MAK) tersendiri. Berkaitan dengan hal tersebut, dukungan anggaran untuk kegiatan PPID tersebut berasal dari kegiatan yang terkait yang telah memiliki MAK khusus seperti pengelolaan data dan informasi, pameran serta sistem informasi dan publikasi.
II. PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI A. Pengumpulan dan Pengolahan Dokumen Pengumpulan informasi dan dokumen dilakukan dari berbagai sumber, baik dari sumber internal pada unit kerja lingkup BBPP Lembang maupun sumber eksternal seperti instansi terkait maupun pengguna BBPP Lembang. Pengolahan dokumen dilakukan bersama oleh Tim yang beranggotakan Pranata Humas, Arsiparis, Resepsionis dan Petugas Pengelola Data dan Informasi disertai dukungan dari Tim Pengelola Website. B. Daftar Informasi Publik yang Dikuasai Daftar informasi publik yang dikuasai BBPP Lembang sampai dengan tahun 2014 meliputi: 1. Daftar Isian Penggunaan Anggaran (DIPA). 2. Rencana Strategis BBPP Lembang. 3. Laporan Kegiatan. 4. Kontrak/Pelelangan. 5. Jadwal Kegiatan Balai. 6. Pelatihan di Balai. 7. Kerjasama.
C. Kekurangan dan Hambatan Pengelolaan Kekurangan dan hambatan yang dihadapi dalam kegiatan pelayanan pengelolaan dan dokumentasi informasi publik di BBPP Lembang meliputi: 1. Masih terbatasnya intensitas sosialisasi dan pembinaan dari Pusat (Kementerian Pertanian beserta Badan Penyuluhan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Pertanian/BPPSDMP). 2. Belum menjadi kegiatan yang terakomodir secara khusus anggarannya dalam DIPA. 3. Kemampuan SDM Pengelola dalam pengelolaan informasi dan dokumen belum optimal. 4. Belum mempunyai ruangan tersendiri dalam arti masih memanfaatkan ruangan kerja yang ada (ruang kerja pranata humas, arsiparis dan resepsionis). 5. Peralatan pendukung yang belum sepenuhnya memadai.
III. PELAKSANAAN PELAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Pelaksanaan pelayanan informasi dan dokumentasi yang telah dilakukan oleh BBPP Lembang selama tahun 2016 (Per 25 Mei 2016) adalah sebagai berikut: 1. Jumlah permintaan informasi publik sebanyak 296 permintaan. 2. Waktu rata-rata pemenuhan informasi publik yang masuk adalah 2 3 hari. 3. Jumlah pemberian/pemenuhan terhadap informasi publik yang masuk sebanyak 296 informasi (100%). 4. Tidak ada penolakan terhadap informasi publik yang masuk. 5. Tidak pernah terjadi (tidak ada) sengketa informasi publik.
IV. KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan 1. Selama tahun 2016, kegiatan pelayanan pengelolaan dan dokumentasi informasi publik di BBPP Lembang relatif berjalan dengan lancar meskipun belum terlaksana secara optimal, mengingat masih terjadi berbagai keterbatasan/kekurangan, baik yang menyangkut anggaran, sarana prasarana maupun kondisi SDM pengelola. 2. Permintaan informasi publik yang masuk pada BBPP Lembang selama tahun 2016 dapat dipenuhi seluruhnya (100%) dalam wakltu rata-rata 2-3 hari. 3. Selama tahun 2016, tidak pernah terjadi sengketa informasi publik di BBPP Lembang. B. Saran 1. Perlu dilakukan peningkatan program dan kegiatan pembinaan PPID secara rutin oleh Pusat (Kementerian Pertanian dan BPPSDMP). 2. Kegiatan pelayanan informasi publik perlu lebih mendapatkan perhatian dan dukungan, baik dalam hal anggaran, pembinaan SDM pengelola, maupun penyediaan sarana prasarana. 3. Perlu dilakukan pengintegrasian pelayanan publik yang mengintegrasikan fungsi-fungsi kehumasan, kearsipan, perpustakaan, website dan publikasi.