KURSUS ONLINE BIZIT STUDIO IT LEARNING & WORKSHOP KURSUS ONLINE 002 PENYIMPANAN FILE PADA WINDOWS XP Penulis Gute. Mahendra Buku ini dikeluarkan oleh program kursus online dari Bizit Studio, demi kepentingan pendidikan silahkan mengcopy isi buku ini apabila diperlukan, dilarang memperjual-belikan, untuk memperoleh buku ini silahkan download di www.bizitstudio.com BIZIT IT LEARNING & WORKSHOP 2010
1 KOMPUTER SEBAGAI MEDIA PENYIMPAN DATA Salah satu fungsi paling penting yang dimiliki oleh PC (Personal Computer) adalah kemampuan untuk mengelola dan menyimpan data. Data yang ditangani oleh komputer sangat beraneka ragam jenisnya mulai dari data berupa foto, presentasi, dokumen ketikan, dokumen internet, MP3, video, dan lain sebagainya. Kebiasaan buruk yang seringkali diderita oleh pemula dalam menggunakan komputer adalah bingung dalam menempatkan dan mencari kembali file data yang mereka buat. Bahkan beberapa dari mereka masih belum mengerti kaidah-kaidah pengelolaan file seperti menyalin (Copy), mengambil (Cut), dan menempatkan (Paste). Padahal ilmu dasar ini adalah yang paling utama di dalam penggunaan komputer. Melalui kursus singkat ini diharapkan ilmu dasar tentang pengelolaan file dapat dikuasai dengan mudah. MY DOCUMENTS Memfungsikan lokasi My Documents yang selalu menjadi lokasi penyimpanan standar seluruh aplikasi Windows. Sebenarnya Windows telah menyediakan lokasi penyimpanan standar yang dapat dengan mudah diakses melalui Explorer. Lokasi itu bernama My Documents. Di dalam My Documents masih terdapat lagi lokasi folder untuk menyimpan data berupa musik (My Music), folder untuk menyimpan foto (My Pictures). Lokasi My Documents sering dijadikan lokasi standar penyimpanan data oleh berbagai jenis aplikasi yang terinstall pada windows, meskipun begitu masih banyak yang belum memanfaatkan lokasi ini. Apabila anda masih awam dalam menggunakan komputer simpanlah data di My Documents, karena lokasi ini mudah diakses. Saat anda menyimpan data (Save as..) ataupun mencari data, lokasi ini akan menghindarkan dari kesulitan mengingat-ingat dimana data disimpan. MY DOCUMENTS Akses cepat My Documents melalui Start Menu WINDOWS EXPLORER My Documents mudah diakses melalui Windows Explorer
2 Save & Save as.. Tutorial sederhana cara menyimpan file di lokasi My Documents. Tutorial berikut akan menjelaskan langkah demi langkah menyimpan file dengan baik dan benar. Ilmu ini dapat diterapkan di berbagai aplikasi (Software) yang ada di komputer anda. 1. Buka aplikasi Windows WordPad melalui Start Menu > Run. Ketikkan wordpad kemudian tekan ENTER. 2. WordPad juga dapat dibuka melalui Start Menu > All Programs > Accessories > WordPad. 3. Setelah aplikasi berhasil terbuka, sebagai contoh ketikkan kalimat Contoh dokumen satu. 4. Klik menu File di pojok kiri atas. 5. Sekarang perhatikan isi menu File tersebut. Hampir pada setiap program windows akan selalu terdapat 2 menu untuk menyimpan data, yaitu Save dan Save As apa bedanya? 6. Save digunakan untuk menyimpan isi dari dokumen yang tengah dibuka, sedangkan Save As digunakan untuk menyimpan dokumen menggunakan nama yang lain. (salinan dokumen) 7. Pilih Save dari menu. 8. Simpan dengan nama latihan1 di lokasi My Documents. Simpan cepat dengan Keyboard Ctrl+S Saat bekerja dengan dokumen setiap kita melakukan penambahan ataupun perubahan, perintah Save ini harus sering digunakan agar saat ditutup atau tiba-tiba komputer mati, data tidak hilang. Oleh karena itu cara tercepat mengakses perintah Save, kita dapat menggunakan kombinasi tombol Ctrl+S pada keyboard. Kombinasi tombol ini sering disebut dengan Hot Keys karena seringnya digunakan.
3 JENDELA PENYIMPANAN FILE DAFTAR LOKASI TEMPAT DATA DISIMPAN Klik pada kotak lokasi bagian atas jendela untuk menampilkan daftar lokasi yang tersedia. FOLDER BARU Icon ini sangat berguna untuk membuat folder baru secara cepat AKSES CEPAT Menu disamping ini adalah cara tercepat untuk mengakses lokasi penyimpanan standar BERI NAMA FILE Ini adalah kotak isian tempat mengisikan nama File yang ingin disimpan.
4 Simpan File di My Documents My Documents merupakan lokasi yang mudah dicari dan cepat untuk dijangkau. Setelah melihat struktur dari Jendela Penyimpanan pada gambar, dapat disimpulkan bahwa lokasi My Documents merupakan lokasi yang mudah dicari dan cepat untuk dijangkau. Bahkan lokasi My Documents posisinya ditempatkan XP diatas My Computer dalam daftar lokasi. Kita dapat membayangkan lokasi penyimpanan My Documents seperti terminal atau pelabuhan dimana setiap file yang dibuat oleh aplikasi singgah terlebih dahulu disini. Sekarang kita lihat dokumen latihan1 yang tadi telah dibuat di WordPad. Hal pertama yang perlu dicermati saat kita sedang bekerja dengan dokumen adalah nama file. Nama file biasanya terletak di kotak paling atas jendela. Artinya kita sedang bekerja dengan file bernama latihan1. Setelah menentukan nama file dan menyimpannya di lokasi penyimpanan, penggunaan perintah Save berfungsi untuk menyimpan perubahan yang dibuat pada dokumen. Simpanlah perubahan dokumen sesering mungkin. Gunakan Ctrl+S keyboard. Bagaimana cara menyimpan dokumen di lokasi lain apabila sudah terlanjur disimpan di satu lokasi? Disinilah manfaat perintah Save As Gunakan Save As untuk mengubah nama file ataupun lokasi penyimpanan yang baru. Setiap kita mengakses perintah Save As jendela penyimpanan akan selalu muncul. Berbeda dengan perintah Save yang hanya muncul sekali saja saat file masih dibuat pertama kali dan belum disimpan. Gunakan Save As untuk menyimpan dokumen di lokasi yang baru atau memberi nama yang baru, namun gunakan setelah seluruh pekerjaan telah selesai. Karena perubahan yang kita simpan akan berpindah di file yang baru, file awal hanya akan berisi data terakhir sebelum menerapkan Save As NAMA FILE Artinya kita sedang bekerja dengan file latihan1
5 Partisi Hardisk untuk lokasi data Penggunaan partisi sangat penting untuk mencegah hilangnya data akibat format Hardisk yang biasanya diterapkan saat menginstall ulang Windows. Untuk lebih memahami tentang partisi, silahkan buka lokasi My Computer melalui Start Menu windows. Partisi adalah membagi kapasitas Hardisk menjadi beberapa bagian. Identitas dari bagian-bagian partisi di simbolkan dengan huruf abjad misalnya C:\ dan D:\ Mengenai partisi, ada beberapa pemahaman yang keliru bahwa file yang ditempatkan di partisi terpisah akan lebih aman dari virus. Hal ini keliru, karena penyebaran virus tidak dibatasi oleh partisi. Virus dengan mudah menyebar melalui satu partisi ke partisi lain, bahkan juga menyebar melalui seluruh komputer yang terhubung melalui jaringan (Networking). Pengamanan file di partisi yang terpisah dari sistem sebenarnya adalah untuk mencegah data hilang karena terformat saat windows perlu diinstall kembali. Tujuan lain yaitu agar file dokumen tidak tercampur dengan file sistem operasi (mesin). Bayangkan seperti mobil dimana ruang mesin pada mobil terpisah dari ruang untuk penumpang. Jadinya akan buruk sekali apabila mesin ditempatkan dalam satu ruang yang sama dengan penumpang. Itulah maksudnya. Sekarang silahkan cek apakah komputer milik anda telah menggunakan partisi tersendiri untuk penyimpanan data. Apabila komputer anda tidak memiliki partisi (hanya C:\) tidak perlu panik. Seperti yang telah dibahas dimuka: simpanlah data di lokasi My Documents, hal itu akan memudahkan dalam memindah ataupun Backup data. Jangan menyebar data dimana-mana atau anda akan kerepotan sendiri nantinya. Namun apabila komputer anda memiliki partisi data yang berbeda, anda tetap dapat menggunakan fasilitas My Documents dengan terlebih dahulu memindah lokasi ke partisi untuk data.
6 Pindah lokasi My Documents ke partisi data Kita dapat memindahkan lokasi My Documents ke lokasi baru di partisi yang berbeda. Secara default (normal) lokasi My Documents berada di drive C: Tutorial berikut akan mengajarkan cara memindah lokasi My Documents ke partisi khusus data di komputer, jadi kita tetap bisa memanfaatkan lokasi standar ini secara maksimal. Anda tidak perlu khawatir file yang ada di lokasi lama karena secara otomatis seluruh file akan dipindahkan ke lokasi yang baru. 1. Klik-Kanan di My Documents yang terdapat pada Start Menu Windows (lihat gambar). 2. Pilih Properties. 3. Pada jendela Properties klik tombol Move untuk mencari lokasi baru dari My Documents. 4. Selanjutnya akan muncul jendela untuk memilih lokasi. Silahkan pilih lokasi di partisi data. Dalam contoh ini, saya memilih lokasi di D:\Dokumen\ 5. Agar data tidak berhamburan di D: sebaiknya memang dibuatkan folder khusus sebagai lokasi baru My Documents. Gunakan tombol Make New Folder untuk membuat folder baru. 6. Setelah memilih lokasi baru anda bisa lihat di kotak teks target, lokasi telah berubah sesuai dengan yang tadi dipilih. 7. Klik OK atau Apply untuk memproses perubahan. 8. Pada kotak konfirmasi pilih saja Yes supaya data yang berada di lokasi lama otomatis dipindahkan ke lokasi baru. 9. Dan akhirnya lokasi My Documents sekarang berada di lokasi baru (D:\Dokumen) artinya setiap kita menyimpan file di My Documents, lokasi file itu berada di partisi D:\ dalam folder Dokumen.