4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Definisi Sistem Menurut Husein (2002), sistem merupakan suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan untuk melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegiatan utama organisasi/institusi. Sistem juga dapat didefinisikan sebagai himpunan unsur yang melakukan suatu kegiatan atau menyusun skema tata cara melakukan pemrosesan untuk mencapai suatu tujuan. Hal ini dilakukan dengan cara mengolah data dan energi dalam jangka waktu tertentu untuk menghasilkan informasi yang berdaya guna. Semua pakar mendefinisikan sistem tidak lepas dari elemen-elemen yang membentuk sistem. Elemen-elemen sistem seperti yang dijelaskan oleh Husein tersaji pada Gambar 2.1. Tujuan Mekanisme kontrol Input Transformasi Output Sumber : Husein, F.M. 2002 Gambar 2.1 Elemen Sistem
5 2.2 Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi. Komponen-komponen dalam organisasi tersebut adalah manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data yang dapat menyimpan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam suatu organisasi yang bersangkutan (Indrajit, 2000). Dalam lingkungan berbasis komputer, sistem informasi menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, jaringan telekomunikasi, manajemen basis data berbasis komputer dan berbagai bentuk teknologi informasi. Semuanya itu bertujuan untuk mengubah sumber data menjadi berbagai macam hasil informasi yang dibutuhkan. 2.2.1 Komponen-Komponen Sistem Informasi Suatu sistem informasi menggunakan sumber manusia (end user dan spesialis sistem informasi), sumber data, sumber hardware (mesin dan media), dan sumber software (program dan prosedur) untuk melakukan proses informasi. Proses informasi merupakan suatu kegiatan yang mengubah sumber-sumber data ke dalam bentuk informasi. Gambar 2.2 memperlihatkan komponen-komponen sistem informasi.
6 Pengontrolan Sistem Input Data Pemrosesan Data ke Informasi Informasi keluaran Penyimpan Data Sumber : Indrajit, 2000 Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi Berdasarkan Gambar 2.2 dapat disimpulkan bahwa terdapat empat konsep utama yang dapat digunakan pada semua jenis sistem informasi, yaitu : a. Manusia, hardware, software dan data adalah empat sumber dasar dari sistem informasi. b. Sumber manusia terdiri dari end user (pengguna akhir) dan spesialis sistem informasi. Sumber hardware terdiri dari mesin dan media. Sumber software adalah program dan prosedur serta sumber data adalah data dan pengetahuan dasar. c. Sumber data yang ada diolah oleh kegiatan proses informasi ke dalam berbagai produk informasi untuk end user. d. Proses informasi terdiri dari input, pemrosesan, output, penyimpanan dan kegiatan pemeriksaan.
7 2.2.2 Sumber-Sumber Sistem Informasi Sumber-sumber sistem informasi terbagi menjadi 4 yaitu sumber manusia, sumber hardware, sumber software dan sumber data. 1. Sumber Manusia Manusia dibutuhkan untuk mengolah semua sistem informasi. Sumber manusia terdiri dari : a. End user (sering disebut pengguna atau client), adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang telah dihasilkan. b. Spesialis sistem informasi. Mereka adalah analis sistem, programmer, operator komputer dan sebagainya. Analis sistem mendesain sistem informasi yang didasarkan pada kebutuhan informasi dari end user. Programmer menyiapkan program-program komputer yang didasarkan pada spesifikasi dari analis sistem serta operator komputer mengoperasikan program sistem komputer. 2. Sumber Hardware Sumber hardware ini terdiri dari semua peralatan fisik dan bahan fisik yang digunakan dalam proses sistem informasi, bukan hanya terdiri dari mesin seperti komputer dan kalkulator tapi juga semua media data yaitu semua obyek yang dapat disentuh dimana data direkam. 3. Sumber Software Sumber software terdiri dari semua himpunan instruksi proses informasi. Konsep
8 software tidak hanya terdiri dari himpunan instruksi operasi yang disebut dengan program yang secara langsung mengontrol perangkat keras komputer, tapi juga himpunan instruksi pemrosesan informasi yang dibutuhkan oleh manusia. 4. Sumber Data Data dapat mempunyai banyak bentuk, seperti alphanumerik, bilangan, alfabet dan karakter lainnya. Data teks berisi kalimat dan paragraf yang digunakan dalam komunikasi tertulis. Data gambar seperti model grafik dan gambar. Data audio seperti suara manusia dan bunyi lainnya, dan semuanya itu merupakan bentuk data. Berikut ini adalah contoh data Alumni SMK Widya Yahya Gadingrejo selama 3 tahun terakhir. Tabel 2.1 Data Alumni SMK Widya Yahya Gadingrejo Selama 3 Tahun Terakhir Tahun Jumlah alumni 2009 200 Siswa 2010 200 Siswa 2011 200 Siswa Sistem biodata alumni SMK Widya Yahya Gadingrejo berhadapan dengan banyak fakta seperti pembaharuan biodata yang baik, pemberian informasi mengenai biodata alumni yang akurat, penghitungan total alumni siswa SMK Widya Yahya Gadingrejo setiap tahunnya, dan lain-lain. Fakta-fakta ini dicatat sedemikian rupa sehingga pihak sekolah dapat melakukan aktivitas manajemen dengan sebaikbaiknya, seperti : a. Merencanakan pengalokasian sumber daya yang terbatas kuantitasnya untuk pencapaian visi dan misi Sekolah SMK Widya Yahya Gadingrejo. b. Memudahkan pemakaian sumber daya
9 Dalam hal ini, SMK Widya Yahya Gadingrejo perlu merekam fakta tersebut ke dalam format data tertentu baik secara manual maupun otomatis dimasukkan oleh data entry ke dalam sistem komputer. Selanjutnya data yang terkumpul ini harus diolah agar menjadi informasi yang mudah diakses baik oleh siswa-siswi SMK Widya Yahya Gadingrejo maupun pengguna umum. 2.3 Basis Data Basis data dapat didefinisikan dalam beberapa sudut pandang, seperti : a. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. b. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. c. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis. Prinsip utama dari basis data adalah pengaturan data/arsip dengan tujuan utamanya adalah kemudahan dan kecepatan dalam mengambil kembali data/arsip. Satu hal yang harus diperhatikan, bahwa basis data bukan hanya sekedar penyimpanan data secara elektronis (dengan bantuan komputer). Artinya, tidak semua bentuk penyimpanan data secara elektronis bisa disebut basis data. Penyimpanan dokumen berisi data dalam file teks (dengan program pengolah kata) atau lainnya tidak dapat disebut sebagai basis data (Marlinda, 2004).
10 Dalam basis data tidak ada pemilahan dan pengelompokan data sesuai jenis/fungsi data sehingga akan menyulitkan dalam pencarian data. Yang sangat ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan/pemilahan/pengelompokkan data yang akan disimpan sesuai fungsi/jenisnya. Pemilahan ini dapat berbentuk sejumlah file/tabel terpisah atau dalam bentuk pendefinisian kolom-kolom/field-field data dalam setiap file/tabel. Gambar 2.3 menyajikan basis data yang disimpan di dalam sebuah harddisk. Data dipisahkan menurut kelompoknya atau fungsinya, misalnya file alamat (yang berisi id alamat, Nomor Induk Siswa, nama propinsi, nama kabupaten, nama kecamatan, nama desa, nomor telepon, alamat email, kode pos). Kemudian file alumni (yang berisi Nomor Induk Siswa, nama Siswa, tanggal lahir, tempat lahir, golongan darah, agama, angkatan). File Alamat Disk File Alumni Sumber : Marlinda, 2004 Gambar 2.3 Basis Data dalam Sebuah Harddisk. 2.3.1 Operasi Dasar Basis Data Dalam sebuah basis data, dimungkinkan untuk menempatkan satu atau lebih file/tabel. Pada file/tabel inilah sesungguhnya data di simpan/ditempatkan. Misalnya file Siswa dapat diisi Nomor Induk Siswa, nama siswa, tanggal lahir
11 siswa, dan data lain yang berkenaan dengan data siswa. Operasi-operasi dasar yang dapat dilakukan berkenaan dengan basis data meliputi : a. Create database. Perintah ini digunakan untuk membuat basis data baru, yang identik dengan pembuatan lemari arsip baru. b. Drop database. Perintah ini dapat digunakan untuk menghapus basis data. Perintah ini identik dengan pengrusakan lemari arsip (sekaligus beserta isinya, jika memang ada isinya). c. Create table. Perintah ini digunakan untuk membuat file/tabel baru ke suatu basis data. Perintah ini identik dengan penambahan map arsip baru ke sebuah lemari arsip yang telah ada. d. Drop table. Perintah ini dapat digunakan untuk menghapus file/tabel dari suatu basis data. Perintah ini identik dengan perusakan map arsip lama yang ada di sebuah lemari arsip. e. Insert. Perintah ini digunakan untuk menambah/mengisi data baru ke sebuah file/tabel di sebuah basis data, yang identik dengan penambahan lembaran arsip ke sebuah map arsip. f. Retrieve/search. Perintah ini digunakan untuk mengambil data dari sebuah file/tabel, yang identik dengan pencarian lembaran arsip dari sebuah map arsip.
12 2.4 PHP (Personal Home Page) Pada awalnya PHP merupakan kependekan dari Personal Home Page (Situs personal). PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995. Pada waktu itu PHP masih bernama Form Interpreted (FI), yang wujudnya berupa sekumpulan skrip yang digunakan untuk mengolah data formulir dari web.selanjutnya Rasmus merilis kode sumber tersebut untuk umum dan menamakannya PHP/FI. Dengan perilisan kode sumber ini menjadi sumber terbuka, maka banyak pemrogram yang tertarik untuk ikut mengembangkan PHP (Arsyad,2002) 2.4.1 Pengertian PHP PHP adalah singkatan dari PHP Hypertext Preprocessor yaitu bahasa berbentuk script yang ditempatkan di server dan seluruh prosesnya dijalankan oleh server. Selanjutnya hasilnya dikirimkan ke client tempat pemakai menggunakan web browser (lebih dikenal dengan istilah server-side scripting). PHP dirancang untuk membentuk web dinamis. Artinya PHP dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini, misalnya dapat mengakses database dan menampilkannya di halaman web secara interaktif dengan cepat dan mudah (Arikunto, 1999). Gambar 2.4 menyajikan metode php dari pusat atau web server hingga bisa diakses oleh user. Semua perintah mengalir saling berhubungan, klien mengirimkan sebuah data yang dikirim,melalui browser lalu browser mengrimkan permintaan http kepada web server dan web server membaca nya. Web server mengirimkan skrip php kepada mesin php dan mesin membaca nya
13 dan mengubah nyamenjadi kode html sehingga browser bisa membaca nya. Web Server Skrip PHP Permintaan HTTP Mesin PHP Browser Klien Kode HTML Sumber : Arikunto, 1999 Gambar 2.4 Metode PHP 2.4.2 Dasar Dasar PHP PHP berisi sekumpulan script yang terlebih dahulu akan diproses di server sebelum dikirimkan ke client. Client hanya akan menerima dalam bentuk hypertext markup language (HTML). Ada beberapa metode untuk menulis script PHP diantaranya dapat dimulai dengan menuliskan tag <?php dan ditutup dengan tag? >. Dapat juga menuliskannya secara singkat dengan pasangan tag <? dan?>. Sintaksis penulisan PHP dapat dilihat pada contoh script berikut ini : <html><head> <title>contoh.php</title> </head><body> <?php Print tulis skrip anda di sini ;?> </body></html> Contoh berikut adalah contoh sederhana penulisan script pada PHP. Untuk
14 melihat hasilnya, simpanlah script di atas dengan nama file coba.php pada direktori web (disesuaikan dengan web server yang digunakan atau dapat menggunakan virtual host). Setelah disimpan, dapat dilihat hasil script PHP yang dibuat dengan cara membuka web browser dan pada bagian address ketikkan : http://localhost/coba.php 2.5 MySQL MySQL diluncurkan pertama kali pada pertengahan 1996, beberapa bug dengan cepat dapat diketahui dan diperbaiki. Sekarang MySQL sudah menjadi sangat stabil dan banyak dipercaya oleh korporasi-korporasi di dunia untuk menyimpan data-data bisnis penting. Berikut beberapa penjelasan tentang mysql. 2.5.1 Pengertian MySQL MySQL adalah sebuah sistem manajemen database open source yang populer dan gratis. Sistem manajemen database MySQL menggunakan kumpulan perintah sederhana untuk memasukkan, memanggil, menghapus, dan memperbarui data, dengan ini pemakai dapat mengembangkan database yang kompleks (Sutopo,2003). Beberapa kemampuan MySQL adalah sebagai berikut : a. MySQL bisa diakses dan dimanipulasi dari sejumlah bahasa pemrograman terkenal, diantaranya adalah C, C++, Java, Perl, Phyton, dan PHP. b. MySQL ditulis dalam C/C++ dan dioptimasi untuk platform Unix dan Win32. c. MySQL mendukung tipe data yang umum digunakan, termasuk FLOAT, DOUBLE, CHAR, VARCHAR, TEXT, BLOB, DATE, SET, dan
15 ENUM. d. MySQL mendukung subset fungsi query dan pengelompokan lanjut. e. MySQL memungkinkan alokasi password tiap server. Password yang melalui MySQL untuk melakukan autentifikasi terenkripsi. f. MySQL mendukung berbagai macam metode koneksi, seperti TCP/IP, soket Unix, dan koneksi untuk Windows NT/2000. g. MySQL bisa diperoleh secara gratis termasuk aplikasi lain yang diperlu kan. MySQL juga merupakan salah satu sistem manajemen database yang stabil di pasaran. MySQL 3.23 berisi jenis table baru yaitu MyISAM yang sanggup menampung 8 juta Terabytes. 2.5.2 Fungsi Fungsi MySQL Fungsi-fungsi mysql terbagi menjadi 6 yaitu fungsi mysql_connect, fungsi mysql_close, fungsi mysql_select_db, fungsi mysql_query, fungsi mysql_num_rows, fungsi mysql_fetch_array. Penjelasannya sebagai berikut : a. Fungsi mysql_connect Fungsi mysql_connect digunakan untuk membuat hubungan ke database MySQL yang terdapat pada suatu host. Format fungsinya sebagai berikut : mysql_connect( nama host, nama user, password ) b. Fungsi mysql_close Fungsi ini digunakan untuk menutup hubungan ke database MySQL. Format fungsinya sebagai berikut :
16 mysql_close( pengenal hubungan ) c. Fungsi mysql_select_db Fungsi ini digunakan untuk memilih database yang akan digunakan. Format fungsinya sebagai berikut : mysql_select_db( nama database, [link_identifier] ) d. Fungsi mysql_query Fungsi ini merupakan inti dari sebuah database. Fungsi ini digunakan untuk mengirimkan perintah-perintah SQL untuk dieksekusi di server MySQL. Format fungsinya sebagai berikut : mysql_query( perintah query, [link_identifier] ) e. Fungsi mysql_num_rows Fungsi ini digunakan untuk menghitung jumlah baris yang dikenai oleh proses SQL. Format fungsinya sebagai berikut : mysql_num_rows( pengenal hasil query ) f. Fungsi mysql_fetch_array Fungsi ini berkaitan dengan proses menampilkan data. Hasil dari fungsi iniberbentuk array. Format fungsinya sebagai berikut : mysql_fetch_array( pengenal hasil query )