SISTEM INFORMASI PELAYANAN JASA DAN PRODUK SALON KECANTIKAN (STUDI KASUS : PRAMBANAN SALON DAN SPA SURABAYA) Dewi Rahmawati Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama Surabaya 5 Juli 2014 ABSTRAKSI Sistem Informasi Pelayanan Jasa dan Produk Salon Kecantikan ini merupakan sistem aplikasi yang mengelola data jasa pemesanan dan pembelian produk salon dan spa agar dapat disajikan dengan lebih cepat dan mudah. Pelayanan usaha tersebut selama ini masih menggunakan proses secara manual. Untuk kemudahan dan validitas data, maka dibuatlah sistem Informasi pada penelitian ini yang berjalan secara otomatis. Metode yang digunakan untuk sistem informasi pelayanan jasa dan produk salon dan spa adalah dengan merancang sistem dan database. Proses yang digunakan untuk mendesain sistem adalah membuat diagram berjenjang dan Data Flow Diagram (DFD), sedangkan untuk mendesain database dengan menggunakan Conseptual Data Model (CDM), Physical Data Model (PDM). Proses selanjutnya adalah mendesain form input dan form output dengan menggunakan software Microsoft Office Visio. Pembuatan aplikasi menggunakan Visual Basic.Net. Kata kunci : pelayanan jasa dan produk, salon dan spa, sistem informasi 1 Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Setiap bidang bisnis usaha memiliki strategi yang berbeda-beda dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis usahanya, salah satu kegiatan bidang usaha yang menuntut perbaikan dan perkembangan jasa pelayanan dan kreatifitas perawatan dan kecantikan salah satunya dalah bisnis usaha yang bergerak di bidang pelayanan dan penjualan produk salon dan spa. Pelayanan salon dan penjualan produk spa memiliki peluang dalam bisnis usaha komersial yang menarik bagi customer yang dilihat dari sisi pelayanan dan penjualan. Kualitas pelayanan salon dan spa ini dibagi dalam 2 bentuk yaitu pelayanan jasa 1 salon dan spa serta penjualan produk spa, setiap pencatatan transaksi administrasi dapat dilihat secara langsung oleh owner sebagai laporan grafik perkembangan bisnis usahanya. Dalam sistem adalah membuat diagram berjenjang dan Data Flow Diagram (DFD), sedangkan untuk mendesain database dengan menggunakan Conseptual Data Model (CDM), Physical Data Model (PDM), sehingga menghasilkan inputan kedalam database. Proses selanjutnya adalah mendesain form input dan form output dengan menggunakan software Microsoft Office Visio. Aplikasi yang dibuat menggunakan Aplikasi Visual Basic.
1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang diuraikan, didapakat suatu perumusan masalah yaitu sebagai berikut : 1. Bagaimana membuat program aplikasi sistem informasi administrasi pelayanan jasa salon dan pembelian produk spa? 2. Bagaimana mengimplimentasikan sistem informasi administrasi pelayanan jasa salon dan pembelian produk spa secara komputerisasi? 1.3. Batasan Masalah 1. Desain sistem dibuat sesuai proses bisnis usaha pada pelayanan salon dan spa meliputi : pelayanan salon dan pembelian produk spa. 2. Pengguna sistem informasi administrasi jasa pelayanan salon dan pembelian produk spa adalah : a. Owner, sebagai pemilik jasa pelayanan salon dan spa b. Kasir, sebagai karyawan di bagian pembayaran c. Admin, sebagai karyawan di bagian pemesanan d. Terapis, sebagai karyawan di bagian pelayanan salon dan spa e. Customer, sebagai pelanggan salon dan spa 2 f. Supplier, sebagai relasi penyuplai produk salon dan spa 3. Proses Input Sistem a. Data produk salon dan spa b. Data karyawan c. Data customer d. Data supplier e. Data transaksi 4. Proses Sistem a. Data master dan maintenance b. Proses transaksi c. Proses pembuatan laporan 5. Proses Output Sistem a. Laporan data produk salon dan spa b. Laporan data customer c. Laporan data supplier d. Laporan data karyawan e. Laporan Transaksi 6. Pembuatan sistem a. Document flowchar, system flowchart, menggunakan Microsoft Visio b. Data Flow Diagram (DFD) menggunakan Power Designer c. Entity Relationship Diagram (ERD), menggunakan Power Designer d. Aplikasi sistem informasi Menggunakan Microsoft Visual Basic.Net 1.4. Tujuan Tujuan penulisan skripsi ini adalah memberikan solusi rancangan dari permasalahan yang dijadikan suatu bahan pembuatan program
sistem informasi membantu secara terkomputerisasi proses admnistrasi dan transaksi pelayanan jasa dan penjualan salon dan spa. 1.5. Manfaat Manfaat dari pembuatan sistem informasi ini bagi pemilik owner bidang usaha salon dan spa adalah : 1. Mempermudah proses pelayanan kepada customer dilakukan dengan cepat dan efisien. 2. Mempermudah proses pembelian produk kepada customer secara terkomputerisasi. 3. Mempermudah bagian admin dalam melakukan proses pemesanan pelayanan salon dan pembelian produk spa. 4. Mempermudah kasir dan owner dalam memeriksa pesanan produk spa yang dipesan oleh customer dan diproses kepada admin. 5. Mempermudah proses laporan pendataan pelayanan salon dan pembelian produk spa. 2 Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi didefinisikan oleh Wilkinson (1997) sebagai berikut : Sistem informasi adalah suatu kerangka kerja di dalam suatu organisasi yang mengkoordinasikan sumber daya manusia (manusia dan komputer) untuk mengubah suatu masukan ( input) data dan diproses untuk menjadi keluaran ( output) 3 informasi, guna mencapai sasaransasaran organisasi. 2.2. Karakteristik Sistem Karakteristik dari suatu sistem memiliki sifat tertentu yang mempunyai : a. Komponen ( component) yaitu dapat berupa sub sistem atau bagian-bagian yang lebih kecil dari sistem. Suatu sistem dapat pula menjadi sistem yang lebih besar lagi yang disebut sebagai supra sistem. Misalnya sistem informasi akuntansi dipandang sebagai suatu sistem perusahaan yang supra sistem. Komponen utama sebuah sistem yaitu : Perangkat keras (hardware) perangkat keras pada sebuah sistem informasi ialah : 1. Komputer (untuk sistem yang stand-alone atau lebih dari satu untuk sistem jaringan). 2. Memori sekunder yang online (harddisk). 3. Memory sekunder yang off-line (removable disk ) untuk keperluan backup data. 4. Media / perangkat komunikasi (untuk sistem jaringan). Perangkat lunak ( software) merupakan kumpulan instruksi yang saling berkaitan membentuk suatu program terpadu yang berfungsi sebagai pengatur cara kerja atau pengoprasian hardware. Digolongkan menjadi 2 jenis yaitu Perangkat lunak sistem atau Sistem Operasi. Secara sederhana, Sistem Operasi merupakan program yang mengaktifkan dan mengfungsikan sistem komputer, mengendalikan seluruh sumber daya
(resource) dalam komputer dan melakukan operasi dasar dalam komputer, pengolahan file dan lainlain. Dan ada pula Perangkat lunak aplikasi, misalnya sistem pemrograman untuk aplikasi aplikasi tertentu. Basis data ( database) merupakan kumpulan dari file-file yang saling berelasi yang disimpan dalam media penyimpanan. Relasi tersebut biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada pada sebuah sistem informasi dapat memiliki beberapa basis data, setiap basis data berisi atau memiliki sejumlah objek basis data seperti file/table, index, dan lain-lain. Data Base Management System (DBMS) biasa disebut dengan pengelolaan basis data yang ditangani oleh sebuah perangkat lunak, pada DBMS inilah yang akan menentukan bagaimana data diorganisasi, disimpan, diubah dan diambil kembali yang menerapkan mekanisme pengamanan data, pemaikaian data secara besamaan, pemaksaan keakuratan atau konsistensi data dan sebagainya. Contoh perangkat lunak yang termasuk DBMS seperti Ms- Access, FoxBase, Borland-Paradox (untuk kelas sederhana) atau Borland- Interbase, MS-SQL Server, Ca-Open Ingres, Oracle, Informix dan Sybase (untuk kelas kompleks). Pemakai (User) ada beberapa : b. Batasan sistem ( boundary) yaitu batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lain atau dengan sistem luarnya. Misalnya sistem informasi akuntansi harus memiliki batas dengan sistem personalia perusahaan dalam suatu 4 ruang lingkup sistem dalam sebuah perusahaan. c. Lingkungan luar sistem (environment) yaitu lingkungan luar sistem dari suatu model sistem model yang ada diluar sistem batasan dari sistem tersebut yang dapat mempengaruhi proses dan hasil dari operasi sistem. Misalnya proses keluar masuknya barang pada sistem stok. d. Penghubung sistem (interface) merupakan salah satu sarana penghubung antar bagianbagian dari sistem yang menjalin komunikasi antar sistem. e. Masukan ( input) merupakan informasi yang dimasukkan dalam sistem, masukan ini nantinya akan diolah oleh sub sistem yang sesuai dengan keinginan sistem yang dimaksud yang menghasilkan informasi yang lebih baik dan lebih baru. Misalnya program pada komputer yang mengolah data manajemen sebuah perusahaan. f. Keluaran (output) adalah hasil dari masukan yang diolah dan di klasifikasikan menjadi keluaran yang berupa informasi dari subsistem lain yang dapat dinikmati secara langsung. Misalnya hasil tampilan atau laporan suatu proses penjualan sebuah perusahaan. g. Pengolahan (process) yaitu sistem yang mempunyai bagian pengolah yang berfungsi sebagai pemroses masukan berupa data-data menjadi bentuk pengeluaran berupa informasi. Misalnya proses manajemen penjualan dalam suatu perusahaan. h. Sasaran (objective) atau tujuan ( goal) suatu sistem yang meguasai sasaran yang bergantung
dari masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem. (Jogiyanto Hartono, 1999) 2.3. Pengertian Pelayanan Pelayanan adalah suatu aktifitas yang dilakukan oleh pegawai / karyawan dalam melayani customer untuk menikmati layanan yang ada di salon dan juga membeli produk untuk membuat kepuasan customer maka pemilik salon dan spa harus memiliki sistem pelayanan yang baik. Pelayanan terdiri dari 2 bagian yaitu : Pelayanan salon Pelayanan yang dilakukan oleh terapis profesional di salon dan kosmetik, dengan sertifikasi dari pakar perawatan salon terkemuka. Pelayanan yang dilakukan antara lain : smoothing, rebonding, hair colouring, toning, cutting, hair mask, make up, dll. Pelayanan Spa Pelayanan yang dilakukan oleh terapis profesional di bidang spa, sesuai dengan titik-titik akupuntur dan perawatan jasa spa dengan training yang bersertifikasi. Pelayanan yang dilakukan antara lain : Hair spa, body spa, body masker, ratus, bleaching, body steam dll. 2.4. Pengertian Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima informasi yang dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengelolahan data yang menggambarkan suatu kejadian yang nyata yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah fakta atau kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian yang mempunyai arti sendiri. Misalkan informasi data seluruh aktifitas pelayanan atau pembelian. Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal yaitu : 1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, akurat juga berarti mencermikan maksudnya, dari sumber sampai penerima informasi. 2. Tepat Waktu, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat atau sudah berlalu, karena informasi yang terlambat akan tidak memiliki nilai lagi karena keterlambatan waktu sebagai landasan pengambilan keputusan, bila pengambilan keputusan terlambat maka berakibat fatas bagi organisasi / perusahaan. 3. Relevan, berarti inforasi tersebut memiliki manfaat bagi pemakainya, relevansi informasi untuk tiap orang berbeda-beda. Menurut Tata Sutbri (2004, hal 18) informasi adalah data yang telah diklarifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Informasi dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian yaitu : a. Infromasi strategis, digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan. b. Informasi statis, dibutuhkan untuk mengambil 5
keputusan jangka menengah, seperti informasi tren penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan. c. Informasi teknis, dibutuhkan untuk keperluan mengambil keputusan jangka pendek atau sehari-hari seperti informasi persediaan stok, retur penjualan dan laporan kas harian. (Tata Sutabri, 2004 : 17). 2.5. Pengertian Flowchart Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan programmer untuk memcahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam mengalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoprasian. 2.6. Data Flow Diagram (DFD) Diagram Flow Data adalah suatu teknik analisa data terstruktur, penganalisaan sistem dapat merepresentaasikan proses data di dalam organisasi. Pendekatan aliran data menekankan logika yang mendasari sistem. Dengan menggunakan kombinasi dari empat symbol, penganalisis sistem dapat menciptakan suatu gambaran proses yang bisa menampilkan dokumentasi sistem yang solid (Kenneth E. Kendall and Julie E. Kendall, 2003, Jilid 1, 263) 2.7. ERD (Entity Relationship Diagram) ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD merupakan bentuk atau model data konseptual/conceptual Data Model (CDM), dan dari model konseptual ini selanjutnya dituangkan dalam bentuk atau model fisik/physical Data Model (PDM). 2.8. Power Designer Power Designer merupakan tool pemodelan untuk membangun sebuah sistem informasi yang cepat, terstruktur dan efektif. Power Designer mendukung beberapa permodelan sebagai berikut : a. Requirement Mangement b. Business Process c. Data Modelling d. XML Modelling e. Application Modelling dengan UML f. Information Liquidity Modelling g. Integrated Modelling 2.9. Basis Data Basis data tidak hanya merupakan kumpulan file. Lebih dari itu, basis data adalah pusat sumber data yang caranya dipakai oleh banyak pemakai untuk berbagai aplikasi. Inti dari basis data adalah DBMS (Database Management System) yang membolehkan pembuatan, modifikasi, dan pembaharuan basis data, mendapatkan kembali data, dan membangkitkan laporan. (Kenneth E. Kendall and Julie E. Kendall, 2003, Jilid 2, 128). 6
2.10. Microsoft Visual Basic.Net Microsoft Visual Basic.NET adalah sebuah alat untuk mengembangkan dan membangun aplikasi yang bergerak di atas sistem.net Framework, dengan menggunakan bahasa BASIC. Dengan menggunakan alat ini, para programmer dapat membangun aplikasi Windows Forms, Aplikasi web berbasis ASP.NET, dan juga aplikasi command-line. Alat ini dapat diperoleh secara terpisah dari beberapa produk lainnya (seperti Microsoft Visual C++, Visual C#, atau Visual J#), atau juga dapat diperoleh secara terpadu dalam Microsoft Visual Studio.NET. Bahasa Visual Basic.NET sendiri menganut paradigma bahasa pemrograman berorientasi objek yang dapat dilihat sebagai evolusi dari Microsoft Visual Basic versi sebelumnya yang diimplementasikan di atas.net Framework. Peluncurannya mengundang kontroversi, mengingat banyak sekali perubahan yang dilakukan oleh Microsoft, dan versi baru ini tidak kompatibel dengan versi terdahulu. 3 Metodologi Penelitian 3.1. Metodologi 1. Teknik Pengumpulan Data a. Pengumpulan Data Primer i. Observasi, melakukan pengamatan kebutuhan dalam proses pelayanan salon dan pembelian produk spa. ii. Wawancara, melakukan wawancara langsung 7 terhadap pihak yang terkait dalam proses pelayanan salon dan pembelian produk spa. b. Pengumpulan Data Sekunder Mempelajari bukubuku, artikel dan sumber informasi lain yang berhubungan dengan analisa dan perancangan sistem administrasi. 2. Analisa dan Perancangan Sistem Melakukan analisa dan perancangan sistem yang akan dibuat pada proses sistem informasi jasa pelayanan salon dan pembelian produk spa. 3. Evaluasi Analisa dan rancangan sistem yang telah dibuat diadakan evaluasi sistem, dengan penyesuaian program secara berkala dari manual ke terkomputerisasi. 4. Pembuatan Laporan Sistem perancangan yang dibuat kemudian dilakukan pembuatan laporan, yang nantinya akan mempermudah owner untuk mengecek segala kegiatan bisnis usaha salon dan spa. 3.2. Gambaran Umum Prambanan Salon dan Spa merupakan perusahaan jasa perawatan kecantikan yang bergerak dibidang estetika berdiri pada awal tahun 2013. Salon dan Spa ini bertempat di The Prambanan Recidences Cluster Sheilendra Blok AB-02 Jalan Lidah Kulon Surabaya. Prambanan Salon dan Spa menonjolkan pada pelayanan kecantikan, pengerjaannya pun memakan waktu yang beragam. Bahan yang digunakan untuk produk
salon dan spa juga memiliki variant yang bermacam-macam. Pelanggan (customer) Prambanan Salon dan Spa adalah dari berbagai kalangan, pelajar, mahasiswa, ibu rumah tangga, pengusaha (w iraswasta), bahkan dari kalangan pejabat. Harga perawatan jasa salon dan spa beragam mulai dari Rp. 50.000,00 sampai yang paket perawatan Rp. 1.500.000,00. Jumlah karyawan pada Prambanan Salon dan Spa yaitu 5 orang terdiri dari 2 orang tenaga ahli dan 3 orang staf karyawan biasa. Keahlian karyawan pada Prambanan Salon dan Spa antara lain : profesional di bidangnya, terampil, mempunyai wawasan dan keterampilan di bidang pelayanan salon dan jasa spa. Aktifitas pada Prambanan Salon dan Spa antara lain : 1. Pendataan customer masuk untuk didata mulai dari nama, alamat, nomor telepon, samai dengan orderan pemesanan produk dan pelayanan salon dan spa. 2. Konsultasi pemilihan jasa salon dan perawatan spa yang cocok untuk customer. 3. Proses pengerjaan pelayanan jasa salon ataupun perawatan spa yang telah direkomendasikan dan dipilih oleh customer. 4. Proses pembelian produk salon ataupun spa yang akan dipakai di rumah. 5. Proses pembayaran pelayanan jasa salon ataupun perawatan spa dan atau pembelian produk. 8 6. Proses pembuatan laporan setiap data produk, data karyawan, data supplier, data customer, data transaksi pemesnan dan pembayaran. 3.3. Struktur Organisasi Struktur organisasi perusahaan yang bergerak dibidang jasa perawatan salon dan spa digambarkan dan ditampilkan sesuai dengan struktur bagian dari Prambanan Salon dan Spa yang dirancangn dan dianalisa sesuai sistem kerja pada Prambanan 3.3.1. Prosedur Pemesanan Produk Prosedur pemesanan produk adalah proses yang dilakukan pada customer memesan produk diterima, dicatat dan didata oleh kasir, kemudian diberikan kepada admin untuk pengecekan stok produk, jika ada customer langsung membayar kepada kasir, kemudian kasir membuat nota pesan dan juga laporan pemesanan produk untuk diserahkan kepada admin dan dilakukan pengecekan oleh owner. 3.3.2. Prosedur Pemesanan Jasa Salon dan Spa Prosedur pemesanan jasa adalah proses terjadi pada saat customer memesan jasa salon dan spa yang dicatat dan didata oleh kasir, kemudia diberikan kepada admin untuk pengecekan terhadap terapis, jika tersedia customer langsung dilayani oleh terapis, jika tidak maka ditawarkan untuk pergantian hari, setelah pelayanan maka diberikan kepada admin dan kasir untuk pencatatan laporan dan pembayaran kemudian diserahkan pada customer
berupa nota bayar, bukti laporan dari admin diberikan kepada owner untuk proses pengecekan. 3.3.3. Prosedur Laporan Prosedur laporan adalah sistem seluruh proses terjadinya kegiatan pemesanan baik produk maupun jasa serta data maintenance yang dilakukan oleh kasir dan admin seluruhnya diberikan kepada owner. 4 Hasil dan Pembahasan Berisikan semua metode, tools dan implementasi yang diterapkan untuk sistem perbaikan memperbaiki proses yang sebelumnya. 5 Penutup 5.1. Kesimpulan Analisis dan perancangan sistem informasi pelayanan jasa dan produk ini merupakan sebuah sistem informasi yang dirancang khusus untuk memproses dan mengolah transaksi yang terjadi pada Prambanan Salon dan Spa mulai dari seluruh data yang terkait di dalamnya termasuk transaksi dan laporan. Dengan dianalisis dan dirancangnya sistem informasi ini maka dapat terbangun sebuah rancangan sistem terkomputerisasi yang dapat menggantikan sistem manual yang telah dilakukan oleh Prambanan Salon dan Spa Surabaya ini. Dengan adanya sistem informasi ini telah tercapai tujuan sistem pelayanan yaitu : 1. Adanya pendataan datadata perusahaan secara efektif dan efisien. 2. Terlaksananya data mengenai distribusi produk-produk secara tepat kualitas, kuantitas dan waktu. 3. Laporan seluruh data dan transaksi dapat terperinci secara tepat. 4. Setiap karyawan lebih jelas memiliki peranan fungsi dan batasan tugas masing-masing. 5.2. Saran Sesuai dengan apa yang telah dianalisa dan dibuatkan perancangan sistem ini, Ada beberapa hal yang diusulkan untuk ditambahkan antara lain : 1. Pengembangan sistem yang lengkap kompleks, dan tidak menyimpang dari prosedur yang telah ada pada proses pelayanan di Prambanan Salon dan Spa Surabaya. 2. Perancangan untuk sistem online sehingga mempermudah customer untuk pengecekan produk terbaru, pelayanan dan promo-promo yang diberikan secara global dalam mengakses sehingga lebih luas dan berkembang. Referensi : Data Flow Diagram, http://fairuzelsaid.wordpress.com/201 0/01/08/analisis-sistem-informasi- 9
diagram-alir-data-dad-data-flowdiagramdfd/, diakses Senin, 2 Desember 2013 19:20PM H.M, Jogianto, 1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Tersturktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI Kristanto, Andri, 2004. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gaya Media Belajar Cara Membuat Perancangan Diagram dengan Menggunakan Visio, http://ilmukomputer.org/2011/12/15/b elajar-perancangan-diagram-denganvisio/, diakses Jumat, 20 Desember 2013 17:20PM Kadir, Abdul, 1999. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta : ANDI 10