LAMPIRAN I GAMBARAN UMUM BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI DAERAH(BPAD) PROVINSI SUMATERA UTARA 1.1 Sejarah Singkat Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BAPERASDA) merupakan perpustakaan umum yang awalnya bernama Perpustakaan Negara dan berubah menjadi Perpustakaan Wilayah dan pada tahun 1997 berdasarkan SK Presiden No. 50 tahun 1997 berubah menjadi Perpustakaan Daerah dan pada tahun 1998 berdasarkan keputusan kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia No.44 namanya berubah menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara. Kemudian perpustakaan nasional dan perpustakaan yang ada di daerah provinsi mengalami perubahan termasuk Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara. Menurut PERDA (Peraturan Daerah) Provinsi Sumatera Utara No.4 tahun 2001 perpustakaan ini berubah menjadi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah. Sejalan dengan perubahan nama perpustakaan kepemimpinan juga mengalami pergantian yaitu: 1. Pada tahun 1957 sampai dengan 1959 kepala perpustakaan Negara dijabat oleh Bapak Daniel Marpaung. 2. Tahun 1959 sampai dengan tahun 1963 dijabat oleh Bachrum Hutasoit. 3. Tahun 1963 sampai dengan tahun 1965 oleh Ibu Tengku Ferial amiruddin. 4. Tahun 1965 mengalami dua kali pergantian kepemimpinan yakni pertama dijabat oleh Bapak R.Adnan dan yang kedua Bapak R.Adil Musa yang menjabat sampai tahun 1969. 5. Tahun 1969 dijabat oleh Bapak Jamalus Azis sampai dengan tahun 1974.
6. Tahun 1974 juga terjadi dua kali pergantian kepemimpinan yaitu pertama dijabat oleh Bapak S.P.Hutahuruk dan Bapak Contain Siagian sampai pada tahun 1975. 7. Tahun 1975 sampai dengan 1983 dijabat oleh Bapak Drs. Abdul Sani. 8. Tahun 1983 sampai dengan tahun 1993 dijabat oleh Bapak Drs.Sabari Nasution. 9. Tahun 1993 sampai tahun 1998 dijabat oleh Dra. Ria Chazanah. 10. Tahun 1998 sampai tahun 1999 dijabat oleh Bapak Drs. Idris Kamah 1.2 Visi dan Misi Perpustakaan Visi BAPERASDA Provinsi Sumatera Utara adalah Menjadi Pusat Informasi setra sarana Belajar Sepanjang Hayat. Di dalam visi tersebut terkandung cita-cita luhur yang ingin diwujudkan BAPERASA Provinsi Sumatera Utara di masa depan yaitu dapat memberikan pelayanan berbagai macam informasikepada segenap masyarakat tanpa memandang latar belakang usia, pendidikan, social dan budaya. Dengan koleksi yang dimiliki perpustakaan dapat dijadikan sebagai tempat belajar secara mandiri oleh segenap masyarakat Sumatera Utara. Untuk mewujudkan visi tersebut BPAD Provinsi Sumatera Utara menciptakan misi sebagai berikut : 1. Melaksanakan layanan prima jasa perpustakaan, dokumentasi, informasi, serta kearsipan guna pengembangan kualitas sumber daya manusia. 2. Melaksanakan pembinaan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah dan swasta. 3. Melaksanakan pelestarian karya cetak dan karya rekam serta arsip sebagai hasil budaya bangsa harus dijunjung tinggi. 1.3 Fungsi dan Tugas BPAD Provinsi Sumatera Utara merupakan lembaga teknis yang dibentuk Pemerintah Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 10
tahun 2002 dalam rangka pelaksanaan otomi daerah. Badan ini merupakan dua instansi yaitu Kantor Arsip Sumatera Utara, yang sebelumnya memang telah berada dibawah Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, dengan Perpustakaan Nasiaonal Provinsi Sumatera Utara, yang sebelumnya merupakn lembaga vertical dan berkedudukan dibawah Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. BPAD Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang memili tugas pokok membantu gubernur dalam pengembangan, pembinaan, pendayagunaan, penyelenggaraan dan pengolahan perpustakaan dan kearsipan daerah. Untuk melaksanakn tugas tersebut Kepala BPAD Provinsi Sumatera Utara memiliki fungsi: a. Pembinaan, pengembangan, dan pendayagunaan semua jenis perpustakaan dan arsip di Provinsi Sumatera. b. Perumusan kebijakan teknis dalam pembinaan perpustakaan dan arsip di Provinsi Sumatera Utara. c. Pelaksanaan pelayanan perpustakaan dan arsip. d. Pelaksanaan penyusunan Bibliografi Daerah, Katalog Induk Daerah, Bahan Rujukan berupa Indeks, Bibliografi Subjek, Abstrak dan Literatur Sekunder lainnya. e. Pengadaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pelestarian dan penyajian bahan pustaka karya cetak dan karya rekam. f. Pelaksanaan kerjasama dalam penyelengaraan pendidikan dan pelatihan, serta pembinaan sumber daya manusia dibidang perpustakaan dan arsip dengan instansi terkait. g. Pelaksanaan kerja sama dibidang perpustakaan, dokumentasi, informasi serta kearsipan dengan lembaga atau instansi lain. h. Pelaksanaan tugas-tugas ketatausahaan. 1.4 Stuktur Organisasi Perpustakaan Fungsi stuktur organisasi adalah untuk mengetahui secara jelas pembagian kerja, fungsi dan wewenang dari masing-masing pegawai yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Pengelompokan kerja BPAD Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
Kepala Badan Sekretariat Kelompok Fungsional Pustakawan & Arsiparis Sub Bagian Tata Usaha Sub Bagian Hukum dan Keuangan Sub Bagian Keuangan Bidang Pelayanan Perpustakaan Bidang Pengadaan, Pengolahan & Deposit Bidang Pembinaan Bidang Arsip Sub Bidang Pelayanan Sub Bidang Pengolahan Sub Bidang Kelembagaan Sub Bidang Tata Usaha Kearsipan Sub Bidang Otomatis & Audiovisual Sub Bidang Deposit Sub Bidang SDM Bidang Arsip Aktif Bidang Sub Arsip In-Aktif Gambar 1: Struktur Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Daerah Provinsi Sumatera Utara 1.5 Tugas Pokok dan Fungsi Masing-Masing Bidang Tugas pokok dan fungsi masing-masing bidang yang memiliki dimiliki BPAD Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut : 1. Sekretariat,
Sekretariatan, yang dipimpin oleh seorang sekretaris dan berkedudukan Eselon III/A, mempunyai tugas dalam pengolahan dan pengurusan kerumahtanggaan/umum, keuangan dan organisasi dan hukum. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, sekretaris menyelenggarakan fungsi : a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengelolaan dan pengurusan kerumahtanggaan/umum, surat menyurat, administrasi kepegawaian, keuangan, kelembagaan dan ketatalaksanaan pembinaan produk hukum. b. Pengkoordinasian perumusan rencana/program jangka menengah dan tahunan Badan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Pelaksanaan pengelolaan dan pengurusan kerumahtanggaan/umum, surat menyurat, administrasi kepegawaian, keuangan, kelembagaan, dan ketatalaksanaan dan pembinaan produk-produk hokum. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya. e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya. f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan sesuai standard an ketentuan yang ditetapkan. Untuk menjalankan tugas pokok dan fungsi tersebut sekretaris dibantu 3 kepala sub bagian yaitu : 1. Kepala Sub Bagian Tata Usaha 2. Kepala Sub Bagian Keuangan 3. Kepala Sub Bagian Organisasi dan Hukum 2. Bidang Pelayanan Perpustakaan Bidang Pelayanan dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan Eselon III/A. bidang pelayanan memiliki tugas menyelenggarakan pelayanan informasi dan kerjasama antar perpustakaan.
Untuk menjalankan tugas tersebut kepala bidang pelayanan memiliki fungsi : a. Menyempurnaan dan penyusunan standar layanan kepustakaan, pelestarian bahan pustaka, penerapan otomasi, layanan internet, kerjasama antar perpustakaan serta standar pelaksanaan tugas-tugas badan. b. Perencanaan program jangka panjang, menengah dan tahunan dalam bidang layanan perpustakaan. c. Pelaksanaan pengkoordinasian dan pengendalian pelayanan perpustakaan, pelestarian bahan pustaka, penerapan otomasi, layanan internet, serta kerjasama antar perpustakaan. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya. e. Pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya. f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan. Dalam menjalankan fungsi tersebut kepala bidang dibantu oleh 2 orang kepala sub bidang yaitu : 1) Kepala Sub Bidang Pelayanan 2) Kepala Sub Bidang Otomasi dan Multimedia Sampai sekarang ini BPAD Provinsi Sumatera Utara memiliki 6 (enam) ruang pelayanan: 1. Ruang Layanan Umum (A & B) 2. Ruang Layanan Referensi 3. Ruang Layanan Anak 4. Ruang Layanan Remaja 5. Ruang Layanan Koran dan Majalah 6. Ruang Layanan Multimedia/Audio Visual dan Internet
3. Bidang Pengadaan, Pengolahan dan Deposit Bidang pengadaan atau pengolahan dan deposit dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan Eselon III/A. Bidang ini mengemban tugas mengembangkan dan mengolah bahan pustaka dan penyelenggaraan pelayanan deposit dalam rangka pelestarian budaya Sumatera Utara. Untuk melaksanakan tugas tersebut kepala bidang pengadaan, pengolahan dan deposit menyelenggarakan fungsi. a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pustaka karya intelektual, artistik tercetak dan terekam yang diterbitkan provinsi dalam dan luar negeri serta evaluasi serah simpan karya cetak, rekam dan standar pelaksaan tugas-tugas badan. b. Perencanaan, pelaksanaan, pengkoordinasian dan pengendalian rencana jangka tahunan dan menengah ke dalam bidang pengadaan, pengolahan bahan pustaka dan deposit, sesuai ketentuan standar yang ditetapkan. c. Penyelenggaraan, pengembangan dan pengolahan bahan pustaka karya intelektual, artitik tercetak dan terekam, sesuai standard an ketentuan yang ditetapkan. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan, sesuai bidang dan tugas fungsinya. e. Pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang dan tugasnya. f. Pelaporan danpertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan. Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya kepala bidang dan pengadaan, pengolahan dan deposit dibantu oleh dua orang kepala sub bidang yaitu : 1) kepala Sub Bidang Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka 2) Kepala Sub Bidang Deposit Jenis pekerjaan rutin yang ditangani para pustakawan pada bidang ini meliputi :
1. Seleksi bahan pustaka 2. Pengadaan bahan pustaka 3. Klasifikasi kompleks 4. Katalogisasi kompleks 5. Pembuatan inti sari karangan (indikatif/informative) 6. Pengalihan informasi bahan pustaka dengan otomasi 7. Kelengkapan bahan pustaka 4. Bidang Pembinaan Bidang Pembinaan dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan Eselon III/A. tugas bidang tersebut adalah menyelenggarakan pembinaan sumber daya manusia dan kelembagaan perpustakaan di Provinsi Sumatera Utara. Untuk melaksanakan tugas tersebut kepala bidang memiliki fungsi : a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pembinaan/bimbingan, pemasyarakatan dan penyuluhan, dokumentasi, informasi dan semua jenis perpustakaan, pembinaan pustakawan, pembinaan kelembagaan perpustakaan serta pendidikan dan pelatihan tenaga teknis perpustakaan dan penyusunan standar pelaksanaan tugas-tugas badan. b.perencanaan program tahunan dan jangka menengah dalam bidang pembinaan perpustakaan sesuai standard an ketetapan yang berlaku. c. Pelaksanaan, pengkoordinasian, pengendalian, pembinaan/bimbingan, pemasyarakatan dan penyuluhan dokumentasi dan informasi, pembinaanpustakawan, pembinaan kelembagaan, serta pembinaan dan pelatihan tenaga teknis perpustakaan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. Di dalam menjalankan tugas dan fungsinya kepala bidang pembinaan dibantu oleh dua orang kepala sub bidang yaitu :
1) Kepala Sub Bidang Sumber Daya Manusia 2) Kepala Sub Bidang Kelembagaan 5. Bidang Arsip Bidang arsip dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan EselonIII/A.Tugas bidang arsip adalah melaksanakan pengelolaan dan pembinaan arsip daerah. Untuk melaksanakan tugas tersebut kepala bidang arsip melakukan fungsi yaitu : a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengelolaan arsip in aktif, arsip statis dan pembinaan kearsipan serta standar pelaksanaan tugas-tugas badan. b. Perencanaan program tahunan dan program jangka menengah dalam bidang pembinaan arsip daerah sesuai standard an ketentuan yang ditetapkan. c. Pelaksanaan, pengkoordinasian dan pengendalian pengelolaan arsip in aktif, arsip staatis dan pembinaan kearsipan sesuai standard an ketentuan yang ditetapkan. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang, sesuai bidang tugas dan fungsinya. Layanan Perpustakaan Sistem Layanan BPAD Provinsi Sumatera Utara memiliki 2 (dua) jenis system layana yaitu: 1. System layanan terbuka Pengguna diperbolehkan mencari dan mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan 2. Sistem layanan tertutup Pengguna tidak diperbolehkan mencari dan mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan Jenis Layanan
BPAD Provinsi Sumatera Utara memiliki beberapa jenis layanan yaitu : 1. Ruang Layanan Umum (A & B) 2. Ruang Layanan Referensi 3. Ruang Layanan Anak 4. Ruang Layanan Remaja 5. Ruang Layanan Audio Visual dan Internet Jam Buka Perpustakaan Senin Jumat : 08.00-17.00 Sabtu & Minggu : 09.00-15.00 Syarat Pendaftaran Anggota 1. Mengisi formulir pendaftaran yang dilampiri : a. Fotocopi kartu identitas diri yang berlaku : KTP/SIM/Kartu Pelajat/Kartu Mahasiswa b. 2 lembar pasfoto ukuran 2x3 cm 2. Membayar iuran anggota Rp 10.000,- (sesuai perda nomor 8 tahun 2007) 3. Anggota berhak meminjam buku sebanyak 2 (dua) buah buku dengan masa pinjam 2 (dua) minggu dan satu kali perpanjangan.
LAMPIRAN II KUESIONER PENELITIAN ANALISIS PEMANFAATAN KOLEKSI AUDIO-VISUAL PADA BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP, DAN DOKUMENTASI (BPAD) PROVINSI SUMATERA UTARA Petunjuk Pengisian : Penelitian ini bertujuan untuk penyusunan skripsi, untuk itu dimohon kesediaan saudara untuk mengisi kuesioner dengan jawaban yang anda anggap sesuai. Berilah tanda silah (X) pada salah satu jawaban yang paling benar. Nama Responden : - Jenis Kelamin : ------------------ Status : ------------------ 1. Berapa kali anda berkunjung ke Layanan Audiovisual untuk memanfaatkan koleksi Audiovisual dalam seminggu? a. 1-2 kali b. 3-4 kali c. 5-6 kali d. 7 kali 2. Dalam memanfaatkan koleksi audiovisual berapa lama waktu yang anda gunakan untuk memanfaatkan koleksi di layanan Audiovisual? a. <1 jam b. 1-3jam c. 3-4 jam d. >5 jam
3. Koleksi apa yang sering anda gunakan? a. Kaset tape b. VCD & DVD c. Globe, Atlas, Peta (Fotografi) d. Lukisan, model, foto dll (Bahan Grafika) 4. Apakah koleksi Audiovisual sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna? a. Sesuai. b. Sangat Sesuai. c. Kurang sesuai d. Tidak sesuai 5. Bagaimana saudara memanfaatkan koleksi Adiovisual? a. Menggunakan / membaca diruangan. b. Mencatat informasi yang diperlukan c. Memfotocopy d. Hanya melihat-lihat 6. Berapa maksimal saudara membawa koleksi kemeja? a. 1 eksemplar b. 2 eksemplar c. 3 eksemplar d. <4 eksemplar 7. Bagaimana saudara dalam temu kembali koleksi Audiovisual? a. Meminta bantuan dari pustakawan. b. Mencari langsung ke rak c. Mencari lewat katalog d. Bertanya kepada teman
8. Bagaimana menurut anda tentang jam buka di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara (Senin s.d. Jumat : 08. 30-18.00 dan sabtu s.d. minggu 09. 00-15. 00) berkaitan dengan pemanfaatan koleksi Audiovisual? a. Cukup b. Sangat Cukup c. Kurang cukup d. Tidak cukup 9. Dalam mencari informasi apakah saudara pernah meminta bantuan pustakawan? a. Selalu b. Pernah c. Kadang-kadang d. Tidak pernah 10. Menurut saudara bagaimana sikap pustakawan di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara? a. Ramah b. Sangat ramah c. Kurang ramah d. Tidak ramah
LAMPIRAN III TABULASI JAWABAN RESPONDEN No Respo -nden KUESIONER 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 A B D D B C A B C A 2 A C C D A B A B D B 3 C A B C B D B A B A 4 A A B C A B C A B A 5 C C C B C A A C B B 6 C A B C A B D C A A 7 A C D C A D B A B A 8 D A A C B B A B A B 9 B A C D C A A B B D 10 A D A B A D D A D A 11 C A C D A B B A A B 12 B C B C A B A B C D 13 A D B D D A D D B A 14 A A A C B A A C B C 15 B B A C B B B A C B 16 C B B C D D A D B A 17 A C B D C B D A C B 18 B D A C D C A B C A 19 B B C D D A A B C A 20 A A B D A D A D B C 21 C C D B C A B A B D 22 A A D C B B A A B A 23 B C A D B B A C C B 24 B C C D A D B A B A
25 A B B C D B A B A A 26 B C B C D B A A C D 27 A C A D A C B A B A 28 B A B C D B B A B A 29 A D A C D B B B C B 30 D C B C B D A B A A 31 A B A D C B B A B A 32 C A B A A D C C A C 33 B A B C D C B A B A 34 B C A A A B A B C A 35 B D D D B B A B C A 36 A A C C B C A B D B 37 C B A C D B A B B C 38 B A C A A A C C A B 39 D A D A A B B A B A 40 A B D C B D A B A D 41 A B C D C C A D C D 42 D C A B D B A C D A 43 C A C D A D B A C A 44 B C D A A D A A B C 45 B B A C D A B A B B 46 A C D A C B A B C D 47 B A C D A C A B B A 48 A A B C D C A B B A 49 B B B A B D D C C B 50 A D B C B A A A C C 51 C B C A D C B A A B 52 C C A B A B B A C C 53 A A C D B B A B C B 54 C A B C D C A B A C 55 A A D D B A A A B B
56 C B D A B D A A B C 57 A D A C D B A A B C 58 C B C A D C D A D D 59 A A D B D B A C B D 60 A C C D A C A A B B 61 B B B A D A B A B C 62 B B B A D A B A B D 63 D B C D D C A B C C 64 B A C C A B A B B B 65 A A D C D C B A C A 66 B D A A D C B A C B 67 A C B C A B D B A D 68 A A B C D C B A C A 69 C A C A D C B A B A 70 B C D C A B C C B B 71 D C A A D C C D A C 72 A A B C D D B A C B 73 A B B A D D B A C A 74 D B B A D C C C C B 75 A A C C B A C D A C 76 B C A B D C D A B A 77 B B D B A D B A B A 78 A C C C A B D A B D 79 B B B A B A A A C B 80 B B B C B A B C A C 81 A A C C B B B A C B 82 A C A B D B A C B A 83 A B C B A D D A B A 84 A D D A D B A B D B 85 B A C D D A A B C A 86 A B D C A C B C A A
87 B B B A C B A D B D 88 A A B C D B A B B C 89 A B D C A D B C A B 90 B B B A C D C A B C 91 A B B C D A A D B C 92 B C B A B A B A B C 93 A A C B A B A C A A 94 C B D A B A B A B C 95 A B C B D A A B C A 96 B A D A C B A B D B 97 C C A D A A D A A A 98 B A B D B A A D A C