BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Balai Metrologi sebagai salah satu UPTD (Unit Pelaksana Teknis Daerah) Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Tengah, merupakan instansi yang berwenang dalam memberikan pelayanan kemetrologian kepada masyarakat. Di provinsi Jawa Tengah terdapat enam Balai Metrologi, yaitu di Semarang, Surakarta, Magelang, Pati, Banyumas, dan Tegal. Secara umum, pengertian metrologi adalah ilmu tentang ukur-mengukur secara luas dan pelayanan kemetrologian dapat diartikan sebagai pelayanan tera dan tera ulang alat-alat ukur, takar, timbang, dan perlengkapannya (UTTP) agar tercipta masyarakat yang tertib ukur dalam kaitannya dengan perlindungan konsumen dan produsen. Dasar hukum yang melandasi kegiatan metrologi di Indonesia adalah Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1981 tentang Metrologi Legal, sehingga kegiatan unit-unit metrologi lebih befokus pada bidang metrologi legal, yaitu alat-alat UTTP yang lebih berdampak pada transaksi ekonomi, meskipun tidak menutup kemungkinan Balai Metrologi juga dapat masuk ke ruang lingkup metrologi ilmiah dan metrologi industri. Dalam struktur organisasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Tengah, Balai Metrologi bertanggung jawab langsung kepada Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Tengah. Balai Metrologi memiliki tugas pokok melaksanakan sebagian kegiatan teknis operasional dan/atau kegiatan teknis penunjang Dinas di bidang kemetrologian. Balai Metrologi dalam kegiatan operasional kemetrologiannya memiliki tiga jenis kegiatan pelayanan utama yaitu : a. Tera, adalah suatu kegiatan menandai dengan tanda Tera Sah atau Tera Batal yang berlaku, atau memberikan keterangan-keterangan tertulis yang bertanda Tera Sah atau tanda Tera Batal yang berlaku, dilakukan oleh pegawai yang berhak melakukannya berdasarkan pengujian yang dijalankan atas alat-alat UTTP yang belum dipakai. 1
b. Tera Ulang, adalah adalah suatu kegiatan menandai berkala dengan tanda Tera Sah atau Tera Batal yang berlaku, atau memberikan keteranganketerangan tertulis yang bertanda Tera Sah atau tanda Tera Batal yang berlaku, dilakukan oleh pegawai yang berhak melakukannya berdasarkan pengujian yang dijalankan atas alat-alat UTTP. c. Kalibrasi, adalah kegiatan untuk menentukan kebenaran nilai konvensional penunjukkan alat ukur dan bahan ukur dengan membandingkan dengan standar ukurnya yang mampu telusur (traceable) ke standar nasional atau internasional untuk satuan ukuran. Balai Metrologi merupakan salah satu unit kerja paling vital di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Tengah. Dalam tiga tahun terakhir, yaitu tahun 2010 hingga tahun 2012, keenam Balai Metrologi di Jawa Tengah memiliki total kontribusi terbesar dalam pencapaian PAD bagi Dinas, dimana lebih dari 70% total pemasukan PAD Dinas berasal dari retribusi tera dan tera ulang Balai Metrologi. Akan tetapi, meskipun secara angka PAD mengalami kenaikan, namun kondisi partisipasi masyarakat sebenarnya cenderung turun, dimana indikatornya ditunjukkan melalui menurunnya jumlah UTTP yang ditera dan ditera ulang turun hingga 32% dalam tiga tahun terakhir. Partisipasi masyarakat inilah yang sebenarnya menunjukkan tingkat keberhasilan Balai Metrologi dalam tujuan esensialnya yaitu menciptakan masyarakat yang tertib ukur. Ada beberapa kemungkinan faktor penyebab turunnya partisipasi masyarakat tersebut terutama menyangkut pelayanan yang diberikan Balai Metrologi yang masih memiliki beberapa kelemahan dan mungkin belum mampu memberikan pelayanan prima sehingga memerlukan banyak perbaikan. Kelemahan-kelemahan dalam pelayanan Balai Metrologi tersebut diantaranya : a. SDM kemetrologian yang sangat terbatas jika dibandingkan dengan ruang lingkup wilayah kerja dan jumlah alat UTTP yang harus ditangani b. Masih kurangnya sarana dan prasarana pendukung 2
c. Proses operasional organisasi masih banyak dilakukan secara konvensional dan telah lama tidak mengalami perbaikan yang berarti d. Kurangnya kesadaran masyarakat dalam memeriksakan alat UTTP yang dimiliki Sebagai ujung tombak dalam pencapaian PAD Dinas, Balai Metrologi dituntut untuk selalu meningkatkan pencapaiannya sekaligus tetap mampu memberikan pelayanan yang prima kepada masyarakat. Dengan adanya tuntutan tersebut, Balai Metrologi harus melakukan perubahan terhadap kondisi organisasi saat ini. Selama bertahun-tahun, cara-cara kerja dalam proses bisnis Balai Metrologi tidak mengalami perubahan dan perbaikan yang signifikan dalam pembenahan fungsi pelayanannya kepada masyarakat. Cara-cara operasional organisasi yang masih menggunakan cara lama ini akan berdampak negatif kepada efektivitas dan efisiensi dalam kinerja organisasi. Dalam era teknologi dan globalisasi saat ini, persaingan akan semakin ketat dan melintasi batas-batas fisik yang ada sehingga dapat mengancam cara-cara tradisional dalam menjalankan bisnis [1]. Saat ini, juga terjadi pergeseran sosial dari sebuah masyarakat industri menjadi masyarakat ekonomi informasi sehingga sebuah organisasi perlu melakukan perubahan dramatis dalam efektivitas organisasi dan usahanya untuk bertahan hidup [2]. Diantara berbagai permasalahan yang dihadapi Balai Metrologi di atas, salah satu kondisi yang mungkin dapat segera dilakukan perbaikan adalah pada manajemen data dan informasi dalam proses operasional organisasi. Dalam pelayanan tera dan tera ulang, proses menangkap data atau masukan data mengenai jenis, jumlah, dan pemilik UTTP serta perolehan retribusi tera masih dilakukan secara manual menggunakan dokumen tertulis. Pada tiap-tiap elemen pelayanan, ada berbagai macam dokumen yang harus diisi secara manual dan pada akhinya nanti dokumen-dokumen tersebut akan diarsipkan secara terpisah. Aliran data dan informasi ini masih berjalan secara konvensional dan tidak terdokumentasi dengan baik padahal data keluaran dari proses pelayanan tera dan tera ulang ini akan diolah menjadi informasi kemetrologian yang akan digunakan 3
oleh manajemen di atasnya dalam mengambil keputusan. Informasi yang menjadi konsumsi manajemen puncak ini seharusnya dapat tersaji dengan cepat dan akurat, karena informasi tersebut digunakan oleh manajemen puncak sebagai dasar pengendalian manajemen dan perbandingan antara realisasi kinerja dengan perencanaan sehingga manajemen dapat memutuskan strategi-strategi organisasi selanjutnya [3]. Proses transaksi operasional pada pelayanan tera dan tera ulang yang masih manual menggunakan dokumen tertulis tersebut pada akhirnya akan menimbulkan beberapa masalah, diantaranya yang sering terjadi adalah pelaporan yang tidak tepat waktu, kesalahan-kesalahan manual yang tinggi, dokumendokumen yang kurang teratur, dan kesulitan jika ingin mengambil kembali (retrieve) data dan informasi masa lalu. Beberapa permasalahan tersebut merupakan indikator bahwa sistem manajemen data dan informasi yang sedang berjalan saat ini perlu diperbaiki atau bahkan jika perlu diganti keseluruhannya [3]. Saat ini, Balai Metrologi memang masih belum maksimal dalam memanfaatkan perkembangan teknologi infomasi untuk mengelola data dan informasi kemetrologian. Teknologi komputer hanya dimanfaatkan sebatas untuk pengetikan dan pencetakan dokumen saja padahal banyak sekali manfaat yang dapat diberikan oleh teknologi informasi dalam fungsi manajemen sebuah organisasi. Menurut Davenport dan Short [4] dan Turban [5], kemampuan utama sebuah sistem informasi berkaitan dengan manajemen data dan informasi diantaranya adalah mampu menjalankan komputasi numerik berkecepatan dan bervolume tinggi, serta mampu menyimpan informasi dalam jumlah besar dalam ruang yang kecil dan dapat diakses kapan pun dengan mudah. Manfaat teknologi informasi bagi organisasi ini memang tidak dapat diukur secara langsung dengan data profit dan fisik yang nyata, atau bersifat intangible. Manfaat intangible tersebut dapat berupa peningkatan produktivitas, peningkatan kepuasan pelanggan, mengurangi dokumen kertas, mengurangi biaya transaksi, dan sebagainya [6]. Kemampuan sistem informasi ini dapat mendukung tujuan umum 4
dalam organisasi yaitu meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, dan memperbaiki proses pengambilan keputusan [5]. Untuk dapat memberikan manfaat yang maksimal bagi organisasi, dibutuhkan sistem informasi yang baik dan mampu memenuhi fungsi-fungsi dalam proses organisasi. Menurut DeLone dan McLean [7], sebuah sistem informasi yang baik tergantung pada tiga variabel yang saling berhubungan, yaitu kualitas sistem itu sendiri, kualitas informasi yang diolah, dan kualitas layanan yang diberikan bagi pengguna sistem. Jika kualitas ketiga faktor tersebut terpenuhi, maka akan meningkatkan minat pengguna dan kepuasan pengguna terhadap sistem tersebut. Jika pengguna sistem dapat terpuaskan keinginannya dalam bekerja, maka pada akhirnya sistem informasi tersebut diharapkan juga dapat memberikan manfaat-manfaat yang nyata bagi organisasi. Teknologi informasi telah banyak berperan dalam menggantikan cara-cara yang usang dalam penyelenggaraan proses bisnis suatu organisasi. Namun, adanya pergantian cara-cara bisnis tersebut tidak serta merta hanya mengganti dari sisi teknis saja. Teknologi infomasi bertindak sebagai enabler esensial yang memungkinkan orang-orang melakukan pekerjaan dengan cara-cara yang secara radikal berbeda, sehingga cara kerja organisasi pun akan meninggalkan aturanaturan lama dalam proses bisnisnya [8]. Kemampuan teknologi informasi yang sangat kuat dalam meningkatkan akses informasi dan koordinasi antar unit dalam organisasi bahkan mampu mendorong terciptanya sebuah desain proses bisnis yang baru daripada hanya sekedar mendukung proses bisnis yang ada [9]. Dengan memanfaatkan teknologi informasi sebagai pemicunya, Balai Metrologi pun perlu meninggalkan prosedur-prosedur lama yang telah mapan dan mencari lagi caracara kerja baru yang tingkat perubahannya berskala besar dan radikal, yang diperlukan untuk menciptakan suatu layanan yang lebih baik dan memberi nilai lebih pada pelanggan dengan jalan melakukan rekayasa ulang proses bisnisnya atau yang lebih dikenal dengan konsep Business Process Reengineering (BPR). Konsep BPR ini akan memberikan panduan dalam mengintegrasikan teknologi informasi yang akan digunakan dengan warisan sistem manajemen organisasi yang lama. BPR akan memandang lebih luas hubungan antara 5
pemanfaatan teknologi informasi dan aktivitas bisnis. Penggunaan teknologi informasi dan BPR akan mampu mengidentifikasi titik-titik dalam proses bisnis yang perlu dibuang, dan berpotensi untuk menciptakan sebuah kemampuan kerja yang lebih fleksibel, berorientasi tim, koordinatif, dan kerja yang berbasis pada komunikasi [8][9]. 1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian di atas, maka permasalahan yang muncul dapat dirumuskan sebagai berikut : 1. Bagaimana mengembangkan sebuah Sistem Informasi Kemetrologian untuk meningkatkan kemampuan manajemen data dan informasi pada proses pelayanan tera dan tera ulang di Balai Metrologi? 2. Bagaimana perubahan proses bisnis yang terjadi serta langkah-langkah yang diperlukan untuk menerapkan Sistem Informasi Kemetrologian ke dalam proses bisnis organisasi Balai Metrologi yang sudah berjalan saat ini? 1.3. Keaslian Penelitian Beberapa penelitian mengenai BPR telah dilakukan sebelumnya, salah satunya dilakukan oleh Setyowati [10] yang meneliti mengenai implementasi BPR di Instalasi Farmasi RS. PKU Muhammadiyah Yogyakata. Namun, penelitian tersebut hanya bersifat memberikan gambaran implementasi BPR yang sudah berjalan, bukan merancang sebuah rekayasa ulang proses dari awal. Budiono dan Loice [11] melakukan penelitian mengenai usaha implementasi BPR di sebuah Usaha Kecil Menengah (UKM) bengkel sepeda motor di Bandung dengan memanfaatkan teknologi informasi. Hasil penelitiannya menunjukkan bahwa teknologi informasi mampu mendukung usaha reengineering dalam proses penjualan dan proses pembelian serta kontrol inventori di UKM bengkel sepeda motor tersebut. Beberapa penelitian mengenai perancangan sistem informasi tera dan tera ulang juga pernah dilakukan, contohnya yang dilakukan oleh Pribadi [12] yang merancang sebuah sistem informasi pengolahan tera dan tera ulang. Namun, 6
penelitian ini hanya membahas dari sisi teknis saja, tidak ada pembahasan terhadap implikasinya terhadap organisasi dan proses bisnis yang sedang berjalan. Dalam penelitian yang akan dilakukan oleh penulis, akan lebih menitikberatkan pada upaya merancang sebuah sistem informasi kemetrologian untuk perbaikan manajemen data dan informasi pada proses pelayanan tera dan tera ulang melalui pendekatan Business Process Reengineering untuk analisa proses bisnis organisasinya. 1.4. Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk merancang sebuah sistem informasi kemetrologian untuk perbaikan manajemen data dan informasi di Balai Metrologi serta menganalisa perubahan proses bisnis yang terjadi dan implikasinya bagi manajemen organisasi Balai Metrologi. 1.5. Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : a. Sistem Informasi Kemetrologian yang diusulkan diharapkan dapat bermanfaat bagi optimalisasi manajemen informasi di Balai Metrologi dan meningkatkan pelayanan tera dan tera ulang kepada publik. b. Usulan rekayasa ulang proses bisnis yang baru diharapkan dapat menjadi sebuah masukan bagi instansi metrologi, khususnya bagi UPTD Balai Metrologi di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Tengah, dan juga untuk instansi kemetrologian di daerah-daerah yang lain agar dapat memberikan pelayanan publik yang berorientasi kepada pelanggan. c. Hasil penelitian ini diharapkan dapat membantu studi-studi selanjutnya tentang pemanfaatan teknologi informasi bagi instansi pemerintahan untuk turut mendukung dan menyukseskan penerapan e-government di Indonesia. 7