MEMBANGUN SISTEM INFORMASI DOSEN PENGAMPU PADA AMIK AKMI BATURAJA Estiningrum Program Studi Manajemen Informatika, AMIK AKMI Baturaja Jl. A. Yani No. 267 A Baturaja, OKU, Sumatera Selatan Email: estiningrum@gmail.com ABSTRAK Proses pengolahan rekapitulasi jumlah SKS dosen pengampu yang sebelumnya dilakukan secara manual memiliki beberapa kelemahan. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah sistem informasi dosen pengampu yang dapat membantu mengatasi permasalahan yang ada. Sistem Informasi Dosen Pengampu ini dibuat dengan menggunakan Delphi dan database Microsoft Access. Bekerja dengan satu komputer dan dioperasikan oleh seorang staf program studi. Setelah menggunakan sistem informasi ini diharapkan pengolahan data pengampu dapat dilakukan dengan lebih cepat dan menghasilkan perhitungan SKS yang lebih akurat. Keywoard : Sistem Informasi, Dosen Pengampu, Delphi, Microsoft Access 1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang AMIK AKMI Baturaja memiliki tiga semester dalam satu tahun yang terdiri dari semester ganjil, semester genap dan semester pendek. Setiap terjadi pergantian semester, dilakukan proses penentuan dosen pengampu matakuliah. Penunjukan yang dilakukan oleh bagian program studi dilakukan berdasarkan home base dosen dan kualifikasi dosen sesuai dengan bidang matakuliah yang akan diampu. Setelah dilakukan penunjukan dosen pengampu, langkah selanjutnya adalah melakukan perhitungan jumlah beban SKS setiap dosen. Perhitungan yang dilakukan yaitu dengan menjumlahkan setiap SKS matakuliah yang diampu oleh setiap dosen. l 1
Dalam melakukan proses perhitungan tersebut, kendala yang dihadapi adalah tentang waktu pengerjaan yang cukup lama, hasil perhitungan yang tidak akurat dan jika terjadi perubahan dosen atau matakuliah harus melakukan perhitungan kembali dari awal. Berdasarkan permasalahan tersebut di atas, maka dibuatlah sebuah sistem infromasi dosen pengampu yang dapat digunakan untuk mempermudah dalam proses perhitungan beban mengajar dosen. Sistem informasi dosen pengampu ini menyediakan informasi kurikulum, data dosen, matakuliah yang diampu, dan jumlah beban mengajar setiap dosen. Input data dapat dilakukan per matakuliah yang terbagi dalam beberapa kelas, semester dan jurusan. Setiap perubahan data yang dilakukan akan merubah rekapitulasi beban mengajar dosen secara otomatis. Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan proses perhitungan beban mengajar dosen dapat dilakukan dengan lebih cepat, akurat dan efisien. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan masalahnya adalah bagaimana membuat sistem informasi dosen pengampu yang dapat memberikan solusi bagi masalah yang terjadi. 1.3. Batasan Masalah Sistem informasi dosen pengampu ini menyediakan informasi data dosen pengampu yang terbagi dalam status dosen tetap dan dosen luar biasa, perincian dan rekapitulasi beban dosen mengajar per dosen, dan perincian dosen pengampu untuk setiap kelas, jurusan dan matakuliah. 1.4. Tujuan dan Manfaat Tujuan dari pembuatan sistem informasi dosen pengampu adalah untuk memudahkan sistem pengolahan data dosen dan memberikan output yang akurat. Manfaat dari sistem informasi tersebut adalah mempercepat layanan yang diberikan oleh staf program studi kepada dosen pengampu. 2
2. KAJIAN TEORI 2.1. Sistem Informasi Menurut Jogiyanto, dalam bukunya yang berjudul Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis pengertian sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu (2005:1). Informasi menurut Jogiyanto, dalam bukunya yang berjudul Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (2005:8). Menurut Jogiyanto, sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.2. Borland Delphi Menurut Kadir (2004) Delphi merupakan peranti pengembangan aplikasi berbasis Windows yang dikeluarkan oleh Borland International. Perangkat lunak ini sangat terkenal dilingkungan pengembang aplikasi karena mudah untuk dipelajari dan dapat digunakan untuk menangani berbagai hal, dari aplikasi matematika, permainan (games), hingga database. Pada penanganan database, Delphi menyediakan fasilitas yang memungkinkan pemrograman dapat berinteraksi dengan database seperti dbase, Paradox, Oracle, MySQL dan Access. 2.3. Microsoft Access Menurut Kadir (2004) Microsoft Access 2003 merupakan salah satu contoh DBMS relasional atau disebut RDBMS, dengan R merupakan kependekan dari Relational yang sangat terkenal dilingkungan PC. Pada Microsoft Access, sebuah database disimpan dalam sebuah berkas berekstensi. MDB. Didalam berkas inilah semua objek yang terkait dengan database, termasuk semua table disimpan. 3
3. METODOLOGI PENGUMPULAN DATA Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah : 3.1. Metode Interview Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan tanya jawab langsung kepada staf program studi AMIK AKMI Baturaja. 3.2. Metode Observasi Pengumpulan data dilakukan melalui pengamatan langsung pada objek penelitian, dalam hal ini pengamatan terhadap data dosen pengampu matakuliah. 3.3. Metode Kepustakaan Pengumpulan data secara tidak langsung dari sumber - sumber yang diperoleh dari buku - buku, dan situs internet yang berhubungan dengan penelitian yang diambil. 4. ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1 Diagram Konteks Pudir I Laporan Dosen Pengampu Dosen Laporan Dosen Pengampu Staf Prodi Input Data Dosen, Matakuliah, Pengampu Sistem Informasi Dosen Pengampu Laporan Dosen Pengampu Ka. Prodi Informasi Data Dosen, Matakuliah, pengampu Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Informasi Dosen Pengampu 4
Diagram konteks menggambarkan hubungan sistem dengan entitas luarnya. Bagian staf program studi menginputkan data kedalam sistem yang terdiri dari data dosen, data matakuliah dan dosen yang mengampu matakuliah pada suatu semester. Laporan yang dihasilkan oleh sistem yaitu laporan dosen pengampu diberikan kepada Dosen, Kepala Program Studi dan Pembantu Direktur I. 4.2 Entity Relationship Diagram NIK NIDN Nama Jabatan Kode MK Matakuliah Semester Ke SKS Dosen Mengampu Matakuliah NIK Kelas Kode MK Semester Thn Akademik Prodi Jenjang Gambar 2. Entity Reationship Diagram Entity Relationship Diagram diatas menggambarkan bahwa dosen mengampu matakuliah pada suatu semester, tahun akademik, program studi, jenjang dan kelas. Satu dosen dapat mengampu lebih dari satu matakuliah, dan satu matakuliah untuk kelas yang berbeda dapat diampu oleh lebih dari satu dosen. 5. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 5.1. Input Data Dosen Pengampu Form ini digunakan untuk memasukkan data dosen yang akan mengampu matakuliah pada semester yang bersangkutan. Data dosen yang diinputkan meliputi 5
semester yang terdiri dari semester ganjil, semester genap dan semester pendek. Kemudian nama dosen dan keterangan yang terdiri dari Dosen Tetap dan Dosen Luar Biasa. Gambar 3. Form Input Data Dosen 5.2. Input Matakuliah yang diampu Form ini digunakan untuk memasukkan matakuliah yang diampu oleh dosen berdasarkan semester, tahun akademik, program studi, jenjang dan kelas. Gambar 4. Form Input Matakuliah yang diampu 6
Berikut ini adalah contoh jika memilih semester Genap : Gambar 5. Pilihan Semester Terdapat pilihan Prodi, Jenjang dan Semester misalnya Prodi TI, Jenjang D3 Semester 4. Keterangan dapat diganti dan hanya menjelaskan kelas apa saja yang terdapat pada prodi tersebut misalnya A,B,C,D,E, WA, WB, WC, WD. Gambar 6. Pilihan Program Studi Maka pada tabel sebelah kanan akan muncul semua matakuliah dari Prodi TI, Jenjang D3 Semester 4. Gambar 7. Pilihan Matakuliah 7
Selanjutnya adalah menginputkan pengampu untuk masing-masing matakuliah dan kelasnya. Misalnya pengampu matakuliah Metode Penelitian. Pada tabel diatas, dipilih matakuliah Metode Penelitian. Maka pada tabel dibawahnya muncul sebagai berikut (masih kosong) : Gambar 8. Input Pengampu Kelas Reguler Untuk menambahkan pengampu Entrepreneurship I, klik tombol Tambah (+). Gambar 9. Input Pengampu Per Kelas Pilih kelasnya, misalnya kelas A. Kemudian pilih Dosen nya : Gambar 10. Pilihan Dosen Pengampu Per Kelas 8
Jika sudah klik tombol Simpan (v). Untuk kelas selanjutnya B, C, D dan seterusnya pada matakuliah yang sama, lakukan klik Tombol Tambah dan selanjutnya dengan cara yang sama seperti di atas. Gambar 11. Pengampu yang sudah diinput Setelah selesai memasukkan satu matakuliah, dilanjutkan dengan memilih matakuliah yang lain. Gambar 12. Pilihan Matakuliah yang lain Berikut ini adalah matakuliah Metode Penelitian yang sudah diinputkan pada kelas TI Reguler dan TI Week End/Malam. Gambar 13. Pengampu satu matakuliah yang sudah diinput 9
5.3. Laporan SKS Setiap Dosen Untuk mencetak data pengampu per dosen, dapat dilakukan pencarian atau dipilih nama dosen yang bersangkutan. Kemudian di sebelah kanan otomatis muncul perincian matakuliah yang diampu oleh dosen tersebut beserta jumlah SKS nya. Gambar 14. Pencarian matakuliah per dosen Untuk mencetak dapat menggunakan tombol Preview sehingga hasilnya ditampilkan pada gambar di bawah ini : 10
Gambar 15. Preview matakuliah per dosen 5.4. Laporan Seluruh SKS Dosen Untuk mencetak laporan rekapitulasi jumlah SKS seluruh dosen, dapat menggunakan tombol Preview Rekap Pengampu. Gambar 16. Rekapitulasi SKS seluruh dosen 11
Sehingga menghasilkan laporan sebagai berikut : Gambar 17. Laporan rekapitulasi seluruh dosen Untuk mencetak laporan seluruh dosen pengampu dapat menggunakan tombol Preview Detil Pengampu, hasilnya adalah sebagai berikut : Halaman atas : Gambar 18. Preview detil pengampu 12
Halaman bawah : Gambar 19. Preview detil pengampu 5.5. Laporan Kurikulum Kurikulum dapat dipilih salah satu yaitu TI atau MI. Tombol Preview digunakan untuk mencetaknya. Gambar 20. Pilihan Kurikulum 13
Kurikulum Teknik Informatika Halaman atas : Halaman bawah : Gambar 21. Preview Kurikulum Gambar 22. Preview Kurikulum 14
6. KESIMPULAN Dengan adanya sistem informasi dosen pengampu maka SKS setiap dosen dapat dilihat langsung setelah data diinputkan. Jika ada perubahan pengampu matakuliah atau perubahan kelas yang diampu maka rekapitulasi SKS juga otomatis berubah. Dengan demikian maka keberadaan sistem informasi dosen pengampu dapat dikatakan membantu meringankan tugas staf program studi dalam melakukan perhitungan jumlah SKS setiap dosen. DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto, 2005. Analisis dan Desain. Yogyakarta : Andi Offset. Kadir, Abdul, 2004. Pemrograman Database Dengan Delphi 7 Menggunakan Access ADO. Yogyakarta: Andi Offset. Sutabri, Tata, 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. 15