kesatuan yang fungsional untuk mengemban misi memprodukai

BAB I PENDAHULUAN A. Laiar Belakang Masalah Kedudukan informasi dalam suatu organisasi merupakan salah satu unsur penting yang memberi kemungkinan hidup, berkembang, dan memperlancar kegiatan organisasi baik pada tingkat pembuatan kebijakan maupun pada tingkat operasional. la diakui sebagai salah satu sumber daya utama organisasi yang menghendaki tindakan manajemen yang memadai terhadapnya CParker, 1989). Demikian pula keberadaan informasi dengan jumlah dan mutu yang memadai adalah suatu kebutuhan demi kelangsungan hidup organisasi. Kondisi yang menjadi prasyarat lahirnya informasi ini meliputi berbagai unsur organisasi, seperti unsur manusia (perangkat akal), perangkat keras, dan perangkat lunak. (Nugroho,dkk, 1990). Idealnya adalah bahwa semua unsur sistem ini berada dalam satu tata hubungan yang harmonis dan fungsional. Persoalan yang muncul kemudian dari kondisi ini adalah bagaimana menata unsur-unsur informasi dalam suatu kesatuan yang fungsional untuk mengemban misi memprodukai informasi dalam jumlah dan kualitas yang dibutuhkan dan mengalirkannya keseluruh bagian organisasi. Kontribusi organisasi pada aktivitas keorganisasian terletak pada kenyataan bahwa ia membebaskan pelaku-pelaku

organisasi dari situasi ketidakpastian dalam pengambilan keputusan dan tindakan. Semakin ia membebaskan pelaku organisasi dari situasi ketidakpastian, semakin bermakna informasi itu. Informasi merupakan aset yang sangat berharga dalam produktivitas organisasi setelah berintekrasi dengan unsur-un3ur lain dalam organisasi sebagai satu kesatuan. Pengelolaan informasi demikian merupakan tuntutan mutlak dalam terproduksinya informasi yang dibutuhkan, baik untuk kelancaran fungsi organisasi pada umumnya maupun untuk kelancaran pelayanan informasi buat pemakai sesuai dengan kebutuhannya pada saat tertentu. Pengelolaan perlu dilakukan secara cermat dalam arti semua unsur yang terlibat ditata dalam satu hubungan yang serasi. Masalah-masalah yang menimbulkan kebutuhan akan suatu sistem informasi manajemen perlu diidentifikasi, dirumuskan secara jelas dan diantisipasi perkembangannya, sehingga sistem informasi yang dibangun akan menjadi lebih akomodatif. Sistem informasi yang demikian diharapkan dapat memenuhi keperluan informasi suatu organisasi. Pengelolaan sistem informasi pada Dinas P dan K Kodya Pekanbaru tak dapat pula dilepaskan dari proposisi di atas. Demikian pula pengelolaan sistem informasi data personil Sekolah Dasar. Pengelolaan sistem informasi sebagai 3uatu proses, proses itu adalah proses yang bersubstansi, dan substansi itu adalah personil Sekolah Dasar.

Kajian terhadap sistem informasi personil difokuskan pada upaya untuk membuatpola pengelolaannya yang berhubungan dengan pembuatan disain/rancangan, organisasi/ prosedur, tenaga, sarana/prasarana, pendanaan/pembiayaan dan hasil yang diharapkan. Pembuatan pola pengelolaan sistem imformasi data personil SD pada Dinas P dan K Kodya Pekanbaru berdasarakan studi pendahuluan yang ditujukan langsung kepada upaya aktual pengadaan unsur-unsur sistem seperti perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat akalnya. Disain/rancangan memberikan arahan lebih lanjut pada tingkat operasinal tidak dilakukan secara cermat. Keadaan ini membawa konsekwensi pada aktualisasi sistem berupa reaksi-reak3i terhadap kebutuhan yang aktual dan mendesak. 'Output dari tahap disain konseptual adalah seperangkat dokumen yang menguraikan Manajemen Imformasi Sistem secara cukup terinci untuk para teknisi guna memulai kerja mereka dalam di3ain yang terinci" CMoerdick dkk, 1982 : 260D. Pola kerja pengelolaan sistem tanpa suatu konsepsi yang jelas sebagai titik pijak tidak menguntungkan karena cenderung tidak konprehensif mengakomodasi kebutuhan informasi data personil secara menyeluruh. la cenderung mengacu kepada masalah-masalah yang timbul dan bersifat kuratif. Akibatnya dapat terjadi suatu ketika kebutuhan akan informasi personil tertentu untuk keperluan manajemen tidak

tersedia, oleh karena masalahnya tidak aktual. Sistem informasi yang demikian tidak akomodatif dan kurang antisifatif. Uraian di atas memperlihatkan bahwa upaya pengelolaan sistem informasi data personil baik pada tingkat disain/ rancangan maupun pada operasionalnya merupakan jaminan ketepatan berfungsinya sistem, tidak saja dalam jangka pendek tapi juga dalam jangka panjang. Artinya produk pengelolaan itu akan menjadi titik tolak berfungsinya sistem, dan melalui evaluasi upaya pengelolaan akan terus berlanjut ke arah yang semakin sempurna. Pada tingkat makro upaya pengelolaan sistem pendidikan dasar mendapat perhatian pula. Hal ini terbukti antara lain dengan adanya PP Nomor 28 Tahun 1990 tentang Pendidikan Dasar yang merupakan petunjuk operasional dari UU Nomor 2 Tahun 1989. Khususnya tentang pengelolaan pendidikan dasar pada Bab I pasal (2) dijelaskan bahwa "Pendidikan Dasar merupakan pendidikan sembilan tahun terdiri dari program pendidikan enam tahun di Sekolah Dasar dan program tiga tahun di Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama". Selanjutnya pada Bab VI pasal (8) khusus tentang pengelolaan dijelaskan pula bahwa 'Pengelolaan pendidikan dasar sebagai bagian dari sistem pendidikan nasional merupakan tanggung jawab Menteri". Namun operasional di lapangan dan untuk efektivitas pelaksanaan adalah menjadi

tanggung jawab Kepala Sekolah. Berdasarkan PP Nomor 65 Tahun 1951 yakni tentang, "penyerahan sebagian dari tugas Pemerintah Pusat di lapangan pendidikan, pengajaran dan kebudayaan kepada Propinsi", secara teknis operasional pengelolaan dan pembinaan Sekolah Dasar di tingkat nasional dan daerah dilaksanakan oleh dua instansi. Pertama, oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan dengan jajarannya sampai ke Kandep Dikbud Kecamatan dalam urusan kurikulum dan pengawasan terhadap jalannya pengajaran. Kedua, oleh Pemerintah Daerah dengan aparatnya Dinas P dan K untuk menangani urusan personil, keuangan dan sarana prasarana. Sedangkan di tingkat mikro atau institusi keseluruhan tugas teknis administratif dan edukatif dimaksud sepenuhnya menjadi tanggung jawab kepala sekolah. Adanya pelimpahan tugas dan wewenang yang diserahkan di bidang pendidikan ini oleh Pemerintah Daerah merupakan wewenang pangkal dalam melaksanakan tugas perbantuan dan otonomi. Tugas yang diserahkan ini, seperti pembinaan personil, mengelola dan mengatur kesejahteraan personil, membangun sarana dan prasarana fisik, menyediakan buku dan alat pelajaran, tidak terlepas dari kebijakan nasional dan merupakan suatu kesatuan dengan tugas kurikulum dan pengajaran. Otonomi di bidang pengelolaan Sekolah Dasar, akan memperluas peran dan tanggung jawab Pemerintah Daerah dalam usaha bersama dengan Departemen Pendidikan dan

6 Kebudayaan meningkatkan kualitas pendidikan. Dilihat dari fungsi Dinas P dan K Dati II, maka beban tugas yang harus dilaksanakan meliputi :. 1) menyediakan informasi yang diperlukan untuk Bupati Kepala Daerah dalam penyelenggaraan Sekolah Dasar; 2) menyediakan informasi untuk Dinas P dan K Propinsi dan Instansi lainnya yang ada kaitannya dengan penyelenggaraan Sekolah Dasar; 3) menyiapkan berbagai data dan informasi yang berhubungan dengan bidang personil, keuanngan, dan perlengkapan Sekolah Dasar; 4) menerbitkan surat pemberitahuan kenaikan gaji berkala untuk semua personil; 5) membuat usul mutasi personil; 6) menyiapkan rencana alokasi sarana pendidikan; 7) menyiapkan rencana alokasi pembiayaan pendidikan; 8) memberikan pelayanan administrasi bagi semua personil Sekolah Dasar. Dinas P dan K Dati II secara struktural bertanggung jawab kepada Bupati Kepala Daerah, secara fungsional bertanggung jawab kepada Dinas P da K Dati I. Dinas P dan K Dati II mempunyai hubungan secara vertikal keatas, dengan Bupati Kepala Daerah, Dinas P dan K Dati I, dan Kanwil Dep. Dikbud Propinsi, serta instansi terkait. Ke bawah dengan Kantor Departemen P dan K Kecamatan, dan Sekolah Dasar. Secara harizontal dengan Kantor E>ep. Dikbud Kabupaten. Kantor Departemen Agama, dan instansi terkait lainnya. Hubungan secara vertikal, dan horizontal ini mempunyai

konsekwensi terhadap jaringan informasi manajemen. Luasnya jaringan komunikasi dari informasi ini merupakan persoalan tersendiri bagi Dinas P dan K Kodya Dati II Pekanbaru yang memerlukan pengelolaan secara sistematis, efektif, dan efisien. Persoalan yang dihadapi ialah bagaimana mengelola sistem informasi data personil SD agar memberikan data dan informasi secara akurat, cepat, dan tepat waktu sesuai dengan kebutuhan. Seksi Tenaga Guru dan Tanaga Teknis (TGTT) merupakan sub-seksi dari sistem organisasi Dinas P dan K Dati II. Seksi ini terdiri dari sub-seksi Pimpinan dan Jaga SD, sub-seksi Guru SD, dan sub-seksi Tenaga Pendidikan Luar Sekolah. Tugas seksi TGTT adalah ; 1) merencanakan kebutuhan, pengadaan, dan pengangkatan pegawai; 2) Hak dan kewajiban PNS seperti kenaikan gaji, usul kenaikan pangkat, usul cuti, permintaan berhenti dari calon PNS/PNS, permintaan pensiun, permintaan pembayaran pensiun pertama, permintaan pensiun janda/duda pertama, permintaan pensiun janda/duda bagi anak-anak, permintaan pensiun janda/duda bagi anak-anak yang diajukan wali, pengaduan permohonan pensiun bekas PNS/permohonan pembayaran pensiun, pengaduan pensiun janda/duda; 3) mengolah data seperti daftar riwayat hidup/perkerjaan, buku catatan penilaian PNS, DP3 PNS, DUK PNS, daftar susunan keluarga, daftar hadir/tidak hadir

8 pegawai/guru, daftar rangkuman tidak hadir pegawai/guru, daftar rangkuman tidak hadir pegawai/guru per-triwulan, data kepegawaian, dan kartu pribadi pegawai/guru. Dinas P dan K Dati II Kodya Pekanbaru akan dijadikan objek pembahasan dalam pengelolaan sistem informasi data personil SD. Hal ini didasarkan atas beberapa alasan, sebagai berikut : a. Penulis adalah salah seorang staf yang bertugas pada instansi Dinas P dan K. b. Pengelolaan sistem informasi personil SD pada Dinas P dan K Kodya Pekanbaru masih menggunakan cara manual. c. Berdasarkan pengalaman, banyak masalah yang dihadapi sering tidak dapat diselesaikan tepat pada waktunya, sehingga sulit untuk membuat keputusan yang tepat waktu. d. Sistem file personil SD yang ditata secara manual yang banyaknya 2.942 buah, memerlukan sarana dan tempat penyimpanan file yang cukup banyak, serta sukar memperoleh file personil sacara cepat. B. Masalah Proses pengelolaan sistem informasi personil SD mengandung arti bahwa informasi yang ingin diperoleh dari langkah-langkah pengelolaan itu adalah informasi yang berhubungan dengan personil.

9 Pengelolaan sistem informasi personil pada dasarnya mengandung dua aspek. Pertama, aspek proses yang mengacu kepada rangkaian kegiatan yang dilakukan dan kedua, aspek isi atau substansi yaitu apa yang menjadi materi pengelolaan. Dalam kenyataan kedua aspek ini menyatu. Adalah mustahil suatu proses tanpa isi dan sebaliknya, suatu substansi tanpa dikenai suatu proses atau kegiatan. Maka pengelolaan sistem informasi data personil mengandung misi membuat personil SD dapat berfungsi dalam konteks organisasi. Semakin jelas dan konprehensip pengelolaan sistem informasi data personil, semakin menjadikan personil dapat berfungsi lebih baik dan bermakna untuk organisasi. Perspektif fisik dalam kajian sistem informasi data personil ini mengacu kepada tiga unsur pokok yaitu perangkat akal, perangkat keras, dan perangkat lunak. Masing-masing unsur diarahkan untuk siap berfungsi mendukung terproduk3inya informasi yang berhubungan dengan personil SD. Apabila dilihat dari jumlah personil Sekolah Dasar di Kodya Pekanbaru telah mencapai 2.942 orang, sedangkan tenaga pegawai yang mengelola data personil SD h'anya empat orang, atau rasio pengelola : personil SD = 4 : 2.942. Jumlah personil SD akan terus bertambah setiap tahun seauai dengan pengangkatan pegawai/guru baru. Berdasarkan pengamatan sementara tentang pengelolaan sistem informasi data personil SD pada Dinas P dan K Kodya

10 Pekanbaru terdapat beberapa kendala antara lain: - Bertambahnya beban tugas pengelola sehubungan dengan dilaksanakannya sistem angka kredit bagi guru Sekolah Dasar sejak tahun 1990. - Proses penyelesaian kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat, pemindahan, dan mutasi personil SD lainnya, sering mengalami kelambatan. - Bertambahnya jumlah personil SD, maka jumlah berkas akan bertambah pula, sedangkan fasilitas ruang tidak berubah dan bertambah. Penyebab dari permasalahan ini antara lain : - Lambatnya data yang diperoleh dari SD, karena sistem yang ada kurang menunjang arus informasi secara cepat dan tepat waktu. - Belum tersedianya secara lengkap file atau berkas data personil SD di tingkat Kota Madya tentang administrasi personil. - Tidak seimbangnya antara tenaga pengelola dengan jumlah personil SD yang akan dikelola. Adapun alternatif-alternatif pemecahan untuk mengatasi kendala yang ditemui di atas antara lain : - Perlu adanya perangkat akal, perangkat keras, perngkat lunak serta sarana/prasarana penunjang dalam usaha mempercepat proses administrasi perso nil SD sesuai dengan kebutuhan.

11 - Perlu dirancang pengelolaan sistem informasi data personil SD secara bertahap untuk peningkatan pelayanan bagi mereka. - Perlu dibuat rancangan sistem informasi data personil SD sebagai pengembangan sistem yang sudah ada pada Dinas P dan K Kodya Dati II Pekanbaru. 1. Masalah Pokok. Sebagai pedoman dalam memecahkan masalah penelitian dirumuskan masalah pokok sebagai berikut: Bagaimana pola pengelolaan sistem informasi data personil SD untuk meningkatkan efektivitas hasil pengambilan keputusan oleh Dinas P dan K Kodya Dati II Pekanbaru? 2. Pertanyaan Penelitian. Rumusan masalah pokok di atas dijabarkan ke dalam sejumlah pertanyaan penelitian yang mengacu kepada pola kegiatan aktual pengelolaan sistem informasi data personil SD sebagai berikut : a. Kegiatan-kegiatan apa yang dilakukan dalam pembuatan disain/rancangan, pembentukan organisasi/ prosedur, pengadaan tenaga, sarana/prasarana, dan penyediaan dana/biaya untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan sistem informasi data

personil SD? b. Apa Kriteria yang diharapkan dari hasil pengelolaan sistem informasi data personil SD? C. Tujuan Dan Kriteria Keberhasilan Penelitian Tujuan penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut: 1. Tujuan umum Menata pola kerja sistem informasi data personil SD pada Dinas P dan K Kodya Dati II Pekanbaru guna meningkatkan efektivitas pengelolaan dan pelayanan informasi. 2. Tujuan khusus a. Mendeskripsikan dan menganalisis langkah-langkah yang dilakukan dalam pembuatan disain/rancangan, pembentukan organisasi/prosedur, pengadaan tenaga, sarana/prasarana, dan penyediaan dana/biaya b. Membuat pola kerja pengelolaan sistem informasi yang menggunakan data base untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan dan dapat di ukur dengan kriteria keberhasilan sitem, yaitu lengkap, akurat, cepatdan tepat waktu, terbuka untuk pengembangan, dan bermanfaat. Kriteria keberhasilan pengelolaan sistem informasi

data personil SD adalah sebagai berikut : a. Lengkap, data personil pada Dinas P dan K Kodya Dati II Pekanbaru berasal dari sekolah, data tersebut dihimpun dari format-format isian yang telah dibakukan, dan berisikan data mengenai personil Sekolah Dasar. b. Akurat, data yang ada pada file personil merupakan data mutahir. Data tersebut diperoleh dari laporan bulanan setiap sekolah. c. Cepat dan Tepat Waktu. data yang tersedia dapat diinformasikan dengan cepat dan tepat waktu sesuai dengan pola pengelolaan untuk menunjang pengambilan keputusan. d. Terbuka Untuk Pengembangan, pengelolaan sistem informasi terbuka untuk pengembangan sesuai dengan kemajuan sistem informasi itu sendiri. e. Bermanfaat, informasi yang dihasilkan dapat melayani kebutuhan personil, hal ini dapat dilihat dari kepuasan terhadap produk informasi itu sendiri. D. Kegunaan Penelitian Kegunaan hasil penelitian dapat dilihat dari dua segi yaitu teoritis dan praktis. 1. Kegunaan Teoritis Pengembangan sistem informasi yang dilakukan pada lembaga apapun sesungguhnya merupakan aplikaai teori.

14 Artinya pengembangan sistem informasi ini telah disistematisasikan menjadi suatu pengetahuan ilmiah untuk selanjutnya diaplikasikan untuk kepentingan praktis tertentu. Hal ini berarti bahwa kajian pentingnya penelitian secara teoritis bermula dari identifikasi teori pengembangan sistem informasi sebagai titik tolak dan selanjutnya digunakan sebagai "tongkat pemukul" terhadap praktek pengembangan sistem informasi pada Dinas P dan K Kodya Pekanbaru. Sistem informasi yang ditata atas dasar teori tertentu, dimana teori tersebut dibangun atas studi yang sistematis, tidak selalu cocok diaplikasikan pada ruang dan waktu tertentu, artinyakeberlakuan teori adalah relatif. Bila dimungkinkan adanya modifikasi tertentu dapat mengarah pada pembentukan atau perbaikan teori sebelumnya, maka adalah penting upaya untuk mengetahui sejauh mana keberlakuan teori tersebut dalam praktek. Asumsinya adalah bahwa status aplikasi teori itu bergerak antara dua ujung ekstrim. Ujung ekatrim yang pertama adalah penerapan teori dalam arti semurni-murninya. Ujung ekstrim yang kedua adalah pengembangan aiatem informasi itu tidak mengikuti sama sekali teori. Walaupun hal ini sulit ditemu- kan dalam praktek tetapi sebagai kemungkinan t-etap ada. 2. Kegunaan Praktis Jika tinjauan yang pertama dari identifikasi teori

15 sebagai pijakan, maka pada tinjauan operasional ini kajian berawal dari praktek itu sendiri. Disini terlihat bahwa kedua sudut pandangan ini adalah suatu kontinum. Ketika tinjauan pertama berhenti tinjauan kedua mulai. la berusaha mencermati praktek itu, melihat kelemahan-kelemahan yang mungkin ada atau kelebihan yang ada untuk selanjutnya memberi umpan balik dimaksudkan sebagai upaya penyempurnaan atau penguat terhadap praktek yang ada. Umpan balik ini hanya mungkin diberikan apabila ada pemuasaan teori yang baik tentang pengembangan sistem informasi. Disamping pertimbangan praktis operasional dalam rangka umpan balik, kegunaan penelitian ini dapat juga dilihat dari alasan-alasan sebagai berikut : 1) Pengembangan sistem informasi adalah suatu bidang kajian yang relatif baru dengan perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak yang begitu cepat menarik untuk dikaji. Keterkaitan ini didukung oleh kenyataan bahawa informasi saat ini merupakan sumber daya yang pemilikannya akan memberikan peluang-peluang yang lebih menguntungkan baik untuk organisasi maupun individu. Pemilikan informasi ini akan lebih dimungkinkan oleh pengenalan, penguasaan dan pemanfaatan teknologi informasi secara memadai. Hal ini merupakan tantangan yang perlu dihadapi dengan kesungguhan. 2) Pengembangan sistem informasi terutama yang berhubungan

16 E. Bagan/Kerangka Berpikir Bila digambarkan keterkaitan antara permasalahan, teori, aspek yang diteliti, hasil yang diharapkan dan kegunaan hasil pengelolaan sistem informasi data personil SD, maka dapat digambarkan dalam bentuk bagan sebagai berikut:

17 Teori: Langkah Pengelolaan Masalah a. b. d. Pengelolaan Sis tem Informasi Data Personil SD Mmbuat Desain/Rancangan ttnbentuk Org./Prosedur Mngadakan Tenaga, Sarana/Prasarana. Mnyediakan Dana/Biaya Hasil yang Diharapkan a. Lengkap, b. Akurat, c. Cepat, d. Tepat waktu e. Terbuka utk pengembang an, f. Bermanfaat. Mutasi Promosi Demografi Aspek yang diteliti Perencanaan kebutuhan pengadaan dan pengang katan Peg./Guru Pelayanan Hak dan Kewajiban Peg./Guru Pengolahan Data Peg./ Guru. Gambar 1. Bagan Keterkaitan antara Permasalahan, Teori, Aspek yang Diteliti, Hasil yang Diharapkan dan Kegunaan Hasil Pengelolaan Sistem