BAB IV ANALIS DAN DESAIN SISTEM. Berikut ini merupakan penjabaran rancangan sistem baru yang

BAB IV ANALIS DAN DESAIN SISTEM 4.1 Analisa Sistem Berikut ini merupakan penjabaran rancangan sistem baru yang dikembangkan setelah mempelajari sistem lama yang sebelumnya telah berlaku di Puskesmas Ngantru Tulungagung. Beberapa proses yang dikembangkan meliputi : 1. Prosedur pemesanan dari bagian pembelian ke pemasok: Prosedur ini diawali dari permintaan obat dari gudang ke manajer atas obat yang menunjukkan stok minimal. Setelah mendapatkan validasi dari manager bagian pembelian bisa melakukan pembelian ke pemasok. 2. Prosedur Penerimaan dari pemasok ke bagian penerimaan: Setelah obat dikirim oleh pemasok bagian penerimaan melakukan pengecekan terhadap obat yang datang. 3. Prosedur pembayaran : Prosedur ini dilakukan setelah datangnya surat tagihan dari pemasok juga setelah pengecekan obat yang dilakukan oleh bagian penerimaan. 4.1.1 Dokumen Input/Output Setelah pembelian, obat akan dimasukkan ke bagian gudang lalu dicatat secara manual. Gambar dibawah ini merupakan pencatatan manual obat di gudang. 25

26 Gambar 4.1 Buku pencatatan obat di gudang Buku pencatatan obat digudang terdapat banyak jenis salah satunya pencatatann dalam pembelian obat. Obat yang sudah diterima kemudian dicatat dalam buku besar sebelum dimasukan dalam ruang obat. Pencatatan obat di gudang masih dilakukan secara manual dengan menggunakan MS. Excel, Sehingga untuk mengecek obat masuk dan keluar kurang akurat karenaa MS. Excel yang digunakan sangat banyak sehingga bagian admin kurang cepat dalam menampilkan laporan inventory.

27 4.1.2 Dokumen Flow Inventory LPB = Lembar Penerimaan Barang Gambar 4.2 Document Flow Inventory Proses Inventory Pada Gudang ini dimulai dengan bagian gudang yang mengecek stok persediaan obat, bagian gudang akan membuat order pembelian

28 yang akan di serahkan kepada bagian pembelian. Bagian pembelian akan membuat daftar pesanan obat yang masing- masing akan diserahkan kepada bagian penerimaan dan juga pemasok. Setelah itu pemasok akan mengirimkan obat dan nota yang akan diterima oleh bagian penerimaan. Setelah melakukan pengecekan bagian penerimaan akan membuat laporan penerimaan obat dan akan mengirimkan laporan penerimaan obat ke bagian pembelian juga menyerahkan nota ke bagian keuangan. Setelah menerima laporan penerimaan obat bagian pembelian akan membayar obat yang diterima, dan bagian keuangan akan membuat laporan pembelian. 4.2 Desain Sistem Berikut ini adalah langkah - langkah dalam membuat desain sistem : 1. Membuat System Flow Terkomputerisasi 2. Membuat Diagram Berjenjang 3. Membuat Document Flow Diagram (DFD) 4. Membuat Context Diagram 5. Membuat DFD Level 0 6. Membuat DFD Level 1 7. Membuat Entity Relationship Diagram (ERD) a. Membuat Conceptual Data Model b. Membuat Physical Data Model 8. Membuat Aplikasi.

29 4.2.1 Sistem Flow Inventory Proses Inventory Pada Gudang ini dimulai dengan bagian gudang yang mengecek stok persediaan obat, bagian gudang akan membuat order pembelian yang akan di serahkan kepada bagian manager untuk mendapatkan validasi atas obat apa saja yang diperlukan. Setelah mendapatkan validasi dari manager bagian pembelian akan membuat order pembelian obat yang masing- masing akan diserahkan kepada bagian penerimaan dan juga pemasok. Setelah itu pemasok akan mengirimkan obat dan nota yang akan diterima oleh bagian penerimaan. Bagian penerimaan akan mengecek obat yang dating tersebut apakah sesuai dengan order pembelian yang dilakukan oleh bagian pembelian. Setelah melakukan pengecekan bagian penerimaan akan membuat laporan penerimaan obat dan bagian keuangan akan mengupdate hutang. Proses pembayaran dilakukan setelah menerima surat tagihan dari pemasok dan akan di cocokan dengan data hutang. Setelah melakukan pembayaran bagian pembelian akan mengupdate stok obat yang baru dan membuat laporan persediaan obat untuk manager. Bagian keuangan akan membuat laporan pembelian atas obat yang dibeli.

30 LPB = Lembar Penerimaan Barang Gambar 4.3 Sistem Flow Inventory 4.2.2 Data Flow Diagram Data Flow diagram merupakan diagram yang menunjukkan arus data dari sebuah sistem. DFD ini terbagi dari beberapa level, yaitu Context Diagram, DFD Level 0, DFD Level 1, dan seterusnya. Dalam desain sistem Persediaan obat

31 Puskesmas Ngantru Tulungagung ini, DFD dibuat hingga DFD Level 1. Berikut ini adalah penjelasannya : 4.2.3.1 Context Diagram Laporan persediaan obat Laporan Pembelian Permintaan obat Manajer Gudang Barang 1 Hasil Validasi Bukti Pembayaran Permintaan obat Sistem Persediaan obat Surat Tagihan + Nota dan obat Order Pembelian Surat Retur Pemasok Slip Pembayaran Gambar 4.4 Context Diagram Gambar di atas merupakan gambaran sistem persediaan obat yang dibuat dalam kerja praktek ini secara garis besar. Dalam sistem ini, terdapat 3 eksternal entity, yaitu gudang, pemasok, dan manajer. Masing-masing memberikan input dan output dari sistem persediaan obat ini. Gudang memberikan inputan berupa permintaan obat yang di berikan ke manager, dan juga menerima output berupa obat dari pemasok.

32 Pemasok menerima ouput berupa order pembelian dan menginputkan nota dan obat ke gudang. Selain itu pemasok juga menerima output berupa surat retur dan slip bukti pembayaran. Kemudian pemasok akan menginputkan surat tagihan dan bukti pembayaran. Manager memberikan inputan berupa hasil validasi, dan menerima output berupa laporan permintaan obat, laporan persediaan obat dan laporan pembelian obat. 4.2.3.2 Diagram Berjenjang Berikut ini merupakan gambar diagram berjenjang dari sistem informasi Inventory Puskesmas Ngantru Tulungagung : Gambar 4.5 Diagram Berjenjang

33 4.2.3.3 DFD Level 0 Gudang 2 Permintaan Manajer Permintaan Barang Permintaan Brg 1 input read 8 Penjualan Pemasok Order Pembelian Pemesanan + read 9 Suplier Hasil Validasi input read Manajer 3 Order Pembelian read 4 Retur 1 Barang Gudang Barang input input Pemasok Surat Retur 2 Penerimaan + input 5 LPB Nota dan Barang Pemasok input read 6 Hutang Dagang read Pemasok read input Surat Tagihan Bukti Pembayaran Pemasok input 3 7 pembelian read Pembayaran + Slip Pembayaran Pemasok Laporan persediaan barang Laporan Pembelian Manajer Manajer Gambar 4.6 DFD Level 0 DFD Level 0 merupakan hasil decompose dari context diagram. Sistem informasi persediaan obat yang dibahas dalam kerja praktek ini terbagi atas beberapa sub sistem, yaitu sub sistem pemesanan, sub sistem penerimaan dan sub sistem pembayaran.

34 Dari diagram di atas terlihat ada 8 tabel yang terdapat dalam database yang diperlukan oleh sistem Inventory yang dibuat ini, yaitu tabel obat, pemasok, order pembelian, permintaan, pembelian, hutang, LPB, retur. 4.2.3.4 DFD Level 1 Proses Pemesanan Obat Gudang Permintaan Barang 1 Permintaan Brg Buat Permintaan Barang input 2 Permintaan Manajer Flow_70 1 Barang 2 8 Penjualan read Persetujuan read Hasil Validasi Flow_71 Manajer Pemasok Order Pembelian 3 Buat Order Pemebelian input read 3 Order Pembelian 9 Suplier Gambar 4.7 DFD Level 1 Pemesanan Obat DFD Level 1 pemesanan obat merupakan hasil dekomposisi dari DFD Level 0 sub sistem pemesanan. Dalam pemesanan, terdapat 3 proses, yaitu proses permintaan obat, persetujuan dan membuat order pembelian. Proses ini berpengaruh pada tabel-tabel induk, yaitu data obat, dan data pemasok.

35 4.2.3.5 DFD Level 1 Proses Penerimaan Obat Pemasok Nota dan Barang 1 Penerimaan Barang Flow_90 2 Cek Barang read Flow_86 3 Order Pembelian 5 LPB Flow_85 4 3 Surat Retur Pemasok Barang input Buat LPB Flow_87 Buat Retur input Gudang input Flow_89 5 Input Data input 4 Retur 6 Hutang Dagang 1 Barang Gambar 4.8 DFD Level 1 Inventory penerimaan obat DFD Level 1 Pemeliharaan Data Transaksi merupakan hasil dekompose dari DFD Level 0 sub sistem pemeliharaan data transaksi. Sub sistem ini terdiri dari 4 proses, yaitu proses pengecekan obat, proses pembuatan LPB, transaksi pembuatan surat retur, transaksi input data obat dan hutang. Keempat proses ini berpengaruh pada tabel obat.

36 4.2.3.6 DFD level 1Proses Pembayaran 1 Pemasok Surat Tagihan Tagihan Flow_106 6 Hutang Dagang 2 6 Hutang Dagang Cek Hutang read Flow_107 Pemasok 3 input input Pembayaran Hutang Slip Pembayaran 5 LPB 7 pembelian Flow_172 Pemasok 1 Barang Bukti Pembayaran Manajer Laporan Pembelian 4 Flow_174 read Laporan persediaan barang Cetak laporan read 7 pembelian read Manajer Gambar 4.9 DFD Level 1 pembayaran Gambar di atas merupakan hasil dekomposisi dari DFD Level 0 pembayaran. Sub sistem terdidri dari 3 proses, yaitu proses pengecekan hutang, proses pembayaran hutang dan proses cetak laporan. 4.3 Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram adalah sebuah diagram yang menunjukkan relasi tabel-tabel yang terdapat dalam sebuah database. Dalam proyek ini, akan terdapat 2 model dari ERD, yaitu Conceptual Data Model (CDM), dan Physical Data Model (PDM).

37 4.3.1 Conceptual Data Model order_pembelian kd_order tgl_order total_order Relation_128 retur kd_retur tgl_retur permintaan kd_permintaan tanggal jumlah_permintaan Relation_97 Relation_127 LPB kd_lpb tgl_terima Relation_123 Relation_122 pembelian kd_pembelian tgl_pembelian total_pembelian Relation_124 hutang_dg kd_hutang jumlah Relation_126 Obat kd_obat nama_obat jenis_obat satuan harga Relation_125 pemasok kd_pemasok nama_pemas ok alamat no_telp Gambar 4.10 CDM Conceptual data model(cdm) merupakan sebuah diagram database yang masih berupa konsep. Dalam CDM ini, terdapat 10 tabel yang saling berhubungan secara logika.

38 4.3.2 Physical Data Model KD_PERMINTAAN = KD_PERMINTAAN ORDER_PEMBELIAN KD_ORDER Text(50) TGL_ORDER DateT ime TOTAL_ORDER Integ er KD_PERM INTAAN Text(50) LPB KD_LPB TGL_TERIM A KD_PEM BELIAN Text(50) DateTime Text(50) KD_ORDER = KD_ORDER KD_PEMBELIAN = KD_PEMBELIAN KD_PEMBELIAN = KD_PEMBELIAN PERM INTAAN KD_PERMINTAAN Text(50) TANGGAL DateTime JUM LAH_PERM INTAAN Integ er PEM BELIAN KD_PEM BELIAN Text(50) TGL_PEMBELIAN DateT ime TOTAL_PEMBELIAN Integ er KD_ORDER Text(50) KD_RETUR Text(50) OBAT_ KD_OBAT Text(50) NAMA_OBAT Text(50) JENIS_OBAT Text(50) KD_PERMINTAAN = KD_PERMINTAAN SATUAN Text(10) HARGA Currency KD_PERMINTAAN Text(50) KD_PEM ASOK Text(50) KD_PEMBELIAN = KD_PEMBELIAN HUTANG_DG KD_PEM BELIAN Text(50) KD_HUTANG T ext(50) JUMLAH Currency KD_RETUR = KD_RETUR RETUR KD_RETUR Text(50) TGL_RETUR DateTime KD_PEMASOK = KD_PEMASOK PEM ASOK KD_PEM ASOK Text(50) NAMA_PEM ASOK Text(50) ALAMAT Text(15) NO_TELP Integ er KD_PEM BELIAN Text(50) Gambar 4.11 PDM Physical Data Model (PDM) merupakan desain fisik desain tabel dari sebuah database. Dalam PDM ini terdapat 14 tabel yang saling berhubungan dan terintegrasi. Ketujuh belas tabel inilah yang akan dibuat tabelnya dalam database. 4.3.3 Struktur File Di dalam sistem informasi persediaan obat ini, terdapat 14 tabel. Berikut ini keterangan mengenai tabel-tabel tersebut : 1. Tabel Obat Nama Tabel : OBAT Primary Key : ID_OBAT

39 Foreign Key : - Fungsi : Tabel yang menampung data obat Tabel 4.1 Tabel Obat Nama Kolom Tipe Data Length Constraint Keterangan ID_OBAT varchar 10 Primary key Id obat NAMA_OBAT varchar 50 - Nama obat SATUAN numeric 50 - Satuan obat HARGA numeric 10 - Harga obat jenis numeric 10 - Harga obat 2. Tabel Pemasok Nama Tabel : PEMASOK Primary Key : ID_PEMASOK Foreign Key : - Fungsi : Tabel yang menampung data pemasok Tabel 4.4 Tabel Pemasok Nama Kolom Tipe Data Length Constraint Keterangan ID_PEMASOK Varchar 10 Primary key Id pemasok

40 NAMA_PEMASOK Varchar 25 - Nama pemasok ALAMAT Varchar 75 - Alamat pemasok NO_TELP Numeric 15 - Nomer telepon 3. Tabel Permintaan Nama Tabel : Permintaan Primary Key : Kd_permintaan Foreign Key Fungsi : Kd_obat : Tabel yang menampung data permintaan Tabel 4.5 Tabel permintaan Nama Kolom Tipe Data Length Constraint Keterangan Kd_permintaan varchar 15 Kd_obat varchar 50 Primary key Foreign Key Tanggal date 10 - Jumlah_permintaan numeric 10-4. Tabel Order Pembelian Nama Tabel : Order_pembelian Primary Key : Order_pembelian

41 Foreign Key : Kd-Obat Fungsi : Tabel yang menampung data order pembelian Tabel 4.6 Tabel Order Pembelian Nama Kolom Tipe Data Length Constraint Keterangan Kd_order varchar 15 Primary key Kd_obat varchar 50 Foreign Key TGL_order date - TOTAL numeric 20-5. Tabel Pembelian Nama Tabel : PEMBELIAN Primary Key : KD_PEMBELIAN Foreign Key Fungsi : Kd_pemasok, Kd_LPB, Kd_obat : Tabel yang menampung data Pembelian Tabel 4.7 Tabel Pembelian Nama Kolom Tipe Data Length Constraint Keterangan Kd_PEMBELIAN varchar 15 Primary key TGL_PEMBELIAN date - Kd_pemasok Varchar Foreign Key Kd_LPB Varchar 20 Foreign Key

42 Kd_obat Varchar 10 Foreign Key Total_pembelian numeric 15 6. Tabel LPB Nama Tabel : LPB Primary Key : Kd_LPB Foreign Key : - Fungsi : Tabel yang menampung data penerimaan Nama Kolom Tipe Data Tabel 4.8 Tabel LPB Length Constraint Keterangan Kd_LPB varchar 15 - TGL_TERIMA date - 7. Tabel Hutang Dagang Nama Tabel : Hutang Dagang Primary Key : Kd_hutang Foreign Key : Kd_pembelian Fungsi : Tabel yang menampung data hutang Tabel 4.9 Tabel Hutang Tipe Nama Kolom Data Length Constraint Keterangan

43 Kd_hutang Varchar 15 Primary key Kd_pembelian Date Foreign Key Jumlah numeric - 8. Tabel Retur Nama Tabel : Retur Primary Key : Kd_retur Foreign Key Fungsi : Kd_pembelian, Kd_LPB : Tabel yang menampung data retur Tabel 4.10 Tabel Pengcekan Nama Kolom Tipe Data Length Constraint Keterangan Kd_retur varchar 15 Primary Key Tgl_retur date - Kd_pembelian varchar 10 Foreign Key Kd_LPB varchar 15 Foreign Key 4.3.4 Desain Input-Output Desain input output merupakan rancangan input/output berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data. Desain input output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam merancang dan membangun sistem.

44 4.3.4.1 Desain Input/Output Form Gambar di bawah ini adalah gambar desain input data master obat. Data master obat ini disimpan pada tabel obat. Data yang disimpan meliputi id obat, nama obat, jumlah, satuan, hargaa satuan dan harga. Gambar 4.12 Form Input Master Obat 4.3.4.2 Input Master Pemasok Gambar 4.13 di bawah ini merupakan gambar desain input data master pemasok. Data master pemasok disimpan di tabel pemasok. Data pemasok ini terdiri dari id pemasok, nama pemasok, alamat, no telepon, dan contact person.

45 Gambar 4.13 Form Input Master Pemasok 4.3.4.6 Form Transaksi Pembelian Gambar di bawah ini merupakan gambar form transaksi pembelian. Data rumah ini disimpan dalam tabel pembelian. Tabel pembelian berelasi dengan tabel karyawan, pemasok dan obat. Data pembelian yang disimpan terdiri dari tanggal, id karyawan, nama karyawan, id pembelian, tanggal pembelian, id pemasok, nama pemasok, no telp, cp, id obat, nama obat, jumlah obat, satuan.

46 Gambar 4.14 Form Transaksi Pembelian 4.4 IMPLEMENTASI PROGRAM 4.5.1 Sistem yang Digunakann Untuk dapat menjalankan aplikasi sistem informasi sirkulasi pelayanan perpustakaan Puskesmas Ngantru Tulungagung dibutuhkan : 4.5.2 Software Pendukung 1. Sistem Operasi Microsoft Windows 7 2. Microsoft SQL Server 2005 3. Microsoft VB.NET 2005 4.5.3 Hardware Pendukung 1. 2. 3. Microprocessor Pentium Dual Core atau lebih tinggi Harddisk 40GB RAM 1GB atau lebih tinggi

47 4. 5. Monitor 14 atau lebih besar, disesuaikan dengan kebutuhan Mouse + Keyboard 4.5.4 Cara Setup Program Setelah semua komponenn yang dibutuhkan telah terpenuhi, maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menginstal program Sistem Informasi Inventory Langkah-langkahnya sebagai berikut : 1. Buka folder setup inventory pada CD Gambar 4.15 Folder Setup Inventory Buka folder debug. Lalu Klik 2 kali pada file inventory.msi seperti yang adaa pada gambar 5. 2 di bawah ini. Gambar 4.16 Tampilan Halaman Awal Instalasi 2. Setelah di-klikk 2 kali, maka akan muncul jendela instalasi seperti padaa gambar berikut ini : Gambar 4.17 Jendela Instalasi

48 Klik Next, lalu akan muncul pilihan lokasi folder instalasi program untuk meletakkan file dari program sistem informasi inventory ini. Lokasi dari file ini dapat diubah dengan meng-klik tombol browse, lalu meletakkannya dalam folder sesuai dengan yang diinginkan. Untuk mengetahui informasi mengenai ukuran file dan sisa memori yang tersedia, klik button Disk Cost. Jika telah selesai mengatur semua, silakan klik Next. Jika ingin kembali ke langkah yang sebelumnya a, klik Back. Jika ingin membatalkan instalasi klikk Cancel. Gambar 4.18 Jendela untuk mengatur Folder Instalasi 3. Kemudian, akan muncul jendela untuk mengkonfirmasi instalasi. Jika benar-benar yakin untuk menginstal program ini, maka klik Next. Jika ingin kembali ke langkah yang membatalkan instalasi klik Cancel. sebelumnya, klik Back. Jika ingin

49 Gambar 4.19 Jendela Konfirmasi Instalasi Program Setelah mengklik Next, maka akan muncul sebuah jendela yang akan menunjukkan progress dari proses instalasi program bawah ini. ini seperti pada gambar di Gambar 4.20 Jendela Proses Instalasi Program Lalu, jendela yang menunjukkan bahwa proses instalasi telah selesai dilaksanakan akan muncul. Setelah itu, instalasi. klik Close untuk keluar dari proses

50 Gambar 4.21 Jendela yang Menunjukkan Instalasi Selesai Lalu, akan muncul sebuah shortcut pada desktop dan program baru pada menu Start. Anda dapat menamai kembali shortcut tersebut sesuai dengan yang anda inginkan. Gambar 4.22 Shortcut Program Sistem Informasi Invenotry 4.5.5 PenjelasanPemakaian Setelah instalasi berhasil, maka pengguna sistem dapat menggunakan program sistem informasi perumahan. Berikut ini merupakan penjelasan pemakaian dari program tersebutt :

51 4.5.5.1 Form Menu Utama Gambar 4.23 Tampilan Menu Utama Form menu utama merupakan form yang akan tampil pertama kali saat program dijalankan. Saat program pertama kali dibuka, menu yang muncul hanya login. Untuk dapat memunculkan menu yang lainnya, diharuskan untuk mengisi data login dengan benar terlebih dahulu. Tabel 4.11 Tabel Referensi Fungsi Toolbox Program Nama Kontrol TextBox Fungsi Menempatkan text pada form dan pemakai dapat mengedit text tersebut. Combobox Button Tempat menginputkan pilihan atau memilih satu pilihan. Tombol yang berfungsi untuk melaksanakan suatu perintah atau tindakan saat digunakan. Tombol untuk menyimpan Button Simpan

52 Button Batal Tombol yang digunakan untuk merefresh form seperti saat pertama kali membuka form tersebut, atau menghapus isian yang terdapat pada textbox, atau combobox yang terdapat padaa form. Tombol untuk keluar dari sebuah form Button Keluar Button Ubah Tombol untuk menyimpan peruobat (update) Button Cari Tombol yang digunakan untuk melakukan pencariann data dan menampilkan data hasil pencarian tersebut Menampilkan data dalam bentuk tabel yang hanya dapat dilihat tetapi tidak dapat di edit. DataGridView

53 4.5.5.2 Form Input Data Master Gambar 4.24 Form Input Data Obat Form ini digunakan untuk menyimpan/menambah data obat yang telah tersedia di gudang. Petugas apoteker dapat mengubah data obat apabilaa ada kesalahan. Untuk mengubah klik pada kode maka akan muncul data obat dan ubah data pada textbox.

54 4.5.5.3 Form Input Data Pemasok Gambar 4.25 Form Input Data Pemasok Form ini digunakan untuk menyimpan/menambah data Pemasok terisi secaraa otomatis dari program. pemasok. Kode Untuk menyimpan data, klik pada button simpan. Untuk mengubah klik pada detil pemasok, untuk keluar dari form klik button keluar. Untuk menghapus klik pada kolom pemasok dan klik button hapus.

55 4.5.5.4 Form Transaksi Pembelian Gambar 4.26 Form Input Transaksi Pembelian Form ini digunakan untuk menyimpan/menambah data obat yang akan dibeli. Pada kolom pemasok, kode supliyer akan terisi otomatis dari form supliyer sebelumnya, begitu juga dengan kolom transaksi pada textbox kode obat. Untuk menyimpan data, klik pada button simpan. Untuk mengubah klik pada detil, untuk keluar dari form klik button keluar. Untuk menghapus klikk pada kolom detil dan klik button hapus.

56 4.5.5.5. Form Laporan Persediaan obat Gambar 4.27 Form Laporan Persediaan Obat Gambar di atas merupakan gambar Form Laporan Transaksi Pembelian. Laporan berdasarkan kode obat, nama obat, jenis obat, harga beli dan quantity. Untuk mencetak laporan dapat di klik pada button print.