PENDAHULUAN Usaha perasuransian merupakan usaha yang menjanjikan perlindungan kepada pihak tertanggung dan atau pemegang polis dan sekaligus menghimpun dana masyarakat. Dengan kedua peranan tersebut yang perkembangannya semakin meningkat, makin terasa kebutuhan akan hadirnya perasuransian yang kuat dan dapat diandalkan. Untuk dapat memenuhi kewajiban yang telah diperjanjikan, perusahaan harus memegang prinsip-prinsip asuransi terutama prinsip utmost good faith dan pelaksanaan good corporate governance. Agar Perusahaan Perasuransian dapat berkembang lebih baik, maka good corporate governance (GCG) juga perlu dipahami oleh pemangku kepentingan. Maksud dan Tujuan Pedoman ini dimaksudkan sebagai acuan dalam mengimplementasikan GCG di Perusahaan, sehingga diharapkan dapat meningkatkan kepercayaan dari pemegang polis pada khususnya serta pemangku kepentingan pada umumnya. Maksud dan tujuan utama pedoman ini adalah untuk mendorong Perusahaan melaksanakan GCG dalam rangka : 1. Tercapainya kesinambungan usaha Perusahaan melalui pengelolaan yang didasarkan pada asas transparansi, akuntabilitas, responsibilitas, independensi serta kewajaran dan kesetaraan. 2. Pemberdayaan fungsi dan kemandirian masing-masing organ Perusahaan, yaitu Rapat Umum Pemegang Saham, Dewan Komisaris dan Direksi. 3. Menjadikan Pemegang Saham, anggota Dewan Komisaris dan anggota Direksi dalam membuat keputusan dan menjalankan tindakannya dilandasi oleh nilai moral yang tinggi dan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan. 4. Terciptanya kesadaran dan tanggung jawab sosial Perusahaan terhadap masyarakat dan kelestarian lingkungan, terutama di sekitar Perusahaan. 5. Optimalisasi nilai Perusahaan bagi Pemegang Saham dengan tetap memperhatikan pemangku kepentingan lainnya. 6. Peningkatan daya saing Perusahaan secara nasional maupun internasional, sehingga menimbulkan kepercayaan pasar yang dapat mendorong arus investasi dan pertumbuhan ekonomi nasional yang berkesinambungan. Faktor Pendukung Keberhasilan Pelaksanaan GCG Keberhasilan pelaksanaan GCG pada Perusahaan ditentukan oleh beberapa faktor berikut ini: 1. Komitmen dari organ Perusahaan yang dilandasi oleh itikad baik untuk menerapkan GCG secara sistematis, konsisten dan berkelanjutan. 2. Penciptaan sistem pelaksanaan GCG di semua lapisan serta melakukan deseminasi dan sosialisasi secara sistematis, konsisten dan berkelanjutan dengan mengikutsertakan semua pihak yang ada dalam Perusahaan dan pemangku kepentingan lainnya. 3. Penyesuaian peraturan dan kebijakan Perusahaan dengan sistem pelaksanaan GCG. 4. Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab seluruh jajaran Perusahaan yang mengacu pada pedoman perilaku (code of conduct). 5. Dukungan dari perusahaan penunjang usaha asuransi, pengguna jasa asuransi dan pemangku kepentingan lainnya. 6. Evaluasi pelaksanaan GCG secara berkala baik oleh Perusahaan sendiri maupun dengan menunjuk pihak lain yang kompeten dan independen. 1
I. PENCIPTAAN SITUASI KONDUSIF UNTUK MELAKSANAKAN GOOD CORPORATE GOVERNANCE Pelaksanaan GCG oleh Perusahaan harus didukung oleh lima pilar yang saling berhubungan, yaitu regulator, perusahaan, perusahaan penunjang dan mitra bisnis, pemegang polis serta asosiasi perusahaan sejenis. Prinsip dasar yang harus dilaksanakan oleh masing-masing pilar dalam melaksanakan hubungan usaha perasuransian adalah sebagai berikut: 1. Regulator menerbitkan peraturan yang diperlukan untuk mengembangkan iklim usaha dan kesehatan Perusahaan serta melakukan pembinaan dan pengawasan sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2. Perusahaan menerapkan GCG sebagai pedoman dasar dalam melaksanakan usahanya. 3. Perusahaan penunjang dan mitra bisnis menerapkan GCG sebagai pedoman dasar dalam melaksanakan usahanya sehingga tercipta hubungan usaha yang sehat dengan Perusahaan. 4. Pemegang polis mentaati peraturan yang berlaku, melakukan hubungan bisnis secara etis serta menunjukkan kepedulian dan melakukan kontrol sosial secara objektif terhadap pelaksanaan GCG Perusahaan. 5. Asosiasi Perusahaan sejenis menciptakan hubungan yang harmonis antar anggota dan membangun etika bisnis serta pengawasannya. Kelima pilar tersebut diatas masing-masing mempunyai peran sebagai berikut : 1. Peranan Regulator 1.1. Melakukan koordinasi secara efektif antar penyelenggara negara dalam penyusunan peraturan perundang-undangan dibidang perasuransian yang mencerminkan keseimbangan antara perlindungan kepentingan umum dan terciptanya iklim usaha perasuransian yang sehat. 1.2. Mengikutsertakan industri perasuransian dan masyarakat pengguna jasa asuransi secara bertanggungjawab dalam penyusunan peraturan perundang-undangan (rulemaking rules) 1.3. Menjadi tauladan dalam mencegah terjadinya praktek korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN) dalam pelaksanaan bisnis perasuransian. 1.4. Memastikan bahwa Perusahaan telah melakukan upaya-upaya terbaik dalam melindungi kepentingan pemegang polis dengan dilakukannya penyelenggaraan kegiatan perasuransian secara sehat dan bertanggungjawab. 2. Peranan Perusahaan 2.1. Menyusun pedoman implementasi GCG oleh Perusahaan meliputi namun tidak terbatas pada: a. Kebijakan tentang keterbukaan dalam mengungkapkan informasi yang bersifat materiil dan relevan. b. Kejelasan fungsi, struktur, sistem dan pertanggung-jawaban organ Perusahaan, sehingga pengelolaan Perusahaan terlaksana secara efektif. c. Kebijakan untuk menghindari terjadinya dominasi yang tidak wajar oleh pemangku kepentingan manapun dan pengaruh oleh kepentingan sepihak serta benturan kepentingan. d. Kebijakan untuk menyusun Laporan Penilaian Mandiri (Self Assessment Report) pelaksanaan GCG. e. Kebijakan untuk mentaati peraturan perundang-undangan. f. Kebijakan perlindungan saksi dan pelapor dalam sistem pelaporan pelanggaran (whistleblowing system). 2
2.2. Memastikan bahwa pedoman tersebut pada butir 2.1 diketahui, dipahami dan dilaksanakan secara sistematis, konsisten dan berkesinambungan oleh seluruh jajaran Perusahaan. 2.3. Melakukan usaha secara sehat, inovatif dan bertanggungjawab sehingga membawa kemajuan bagi Perusahaan yang bersangkutan maupun bagi industri perasuransian pada umumnya, dengan tetap memperhatikan kepentingan pemangku kepentingan (stake holders) berdasarkan azas kesetaraan dan kewajaran. 2.4. Memastikan bahwa agen perorangan dan Perusahaan melaksanakan tugasnya sesuai dengan GCG dan memperhatikan kepentingan pemegang polis maupun Perusahaan. 2.5. Mencegah terjadinya korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN). 3. Peranan Perusahaan Penunjang dan Mitra Bisnis Perusahaan penunjang dan mitra bisnis dalam pedoman ini meliputi tetapi tidak terbatas pada pialang asuransi, pialang reasuransi, Perusahaan agen asuransi, penilai kerugian asuransi (adjuster), konsultan aktuaria, perusahaan yang melakukan jasa penjual ulang (reseller), surveyor, dan klaim assesor. Peranan perusahaan penunjang dan mitra bisnis meliputi: 3.1. Memastikan bahwa masing-masing menerapkan GCG dalam kegiatan yang terkait dengan Perusahaan. 3.2. Memberikan masukan dan atau informasi tentang pelaksanaan GCG oleh Perusahaan. 3.3. Mencegah terjadinya korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN). 4. Peranan Pemegang Polis 4.1. Mematuhi peraturan perundang-undangan dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab. 4.2. Memberkan perhatian dan masukan kepada Perusahaan tentang pelayanan yang diterima dan komitmen yang diberikan. 4.3. Mencegah terjadinya korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN). 5. Peranan Asosiasi Perusahaan Sejenis 5.1. Menciptakan standar praktek dan kode etik perusahaan asuransi dan perusahaan reasuransi serta mengawasi pelaksanaannya. 5.2. Menunjang terciptanya kerjasama antar perusahaan asuransi dan perusahaan reasuransi. 5.3. Menjadi partner dari regulator dalam menyusun peraturan-peraturan tentang perusahaan asuransi dan perusahaan reasuransi. 5.4. Meningkatkan kompetensi pelaku bisnis asuransi dan bisnis reasuransi. 3
II. ASAS GOOD CORPORATE GOVERNANCE Prinsip pengelolaan perusahaan yang baik dan sehat berdasar asas GCG diterapkan dan menjadi pola pikir, bertindak, bersikap dan berperilaku pada setiap aspek bisnisnya dan diseluruh jajaran Perusahaan. Asas GCG yang harus dipastikan pelaksanaanya meliputi transparansi, akuntabilitas, responsibilitas, indepedensi serta kewajaran dan Kesetaraan yang diperlukan untuk mencapai kesinambungan usaha (sustainability) Perusahaan dengan memperhatikan para pemangku kepentingan (stakeholders). A. Transparansi Tranparansi (transparancy) mengandung unsur pengungkapan (disclosure) dan penyediaan informasi yang memadai dan mudah diakses oleh pemangku kepentingan. Transparansi diperlukan agar Perusahaan menjalankan bisnis secara objektif dan sehat. Perusahaan harus mengambil inisiatif untuk mengungkapkan tidak hanya masalah yang disyaratkan oleh peraturan perundang-undangan, tetapi juga hal yang penting untuk pengambilan keputusan oleh pemegang saham, pemegang polis dan pemangku kepentingan lainnya. Dalam pelaksanaannya Perusahaan harus berpedoman pada : 1. Perusahaan harus mempunyai Kebijakan untuk mengungkapkan berbagai informasi penting yang diperlukan oleh pemangku kepentingan 2. Perusahaan harus mengungkapkan informasi secara tepat waktu, memadai, jelas, akurat dan dapat diperbandingkan serta mudah diakses oleh pemangku kepentingan sesuai dengan haknya. Informasi yang harus diungkapkan meliputi tetapi tidak terbatas pada hal-hal yang bertalian dengan visi, misi, nilai-nilai Perusahaan, sasaran usaha serta strategi Perusahaan, kondisi keuangan, susunan dan kompensasi Komisaris dan anggota Direksi, Pemegang Saham Pengendali, pejabat eksekutif, struktur organisasi, pengelolaan risiko, sistem pengawasan dan pengendalian internal, sistem dan pelaksanaan GCG serta tingkat kepatuhannya, dan kejadian penting yang dapat mempengaruhi kondisi Perusahaan. 3. Prinsip keterbukaan yang dianut oleh Perusahaan tidak mengurangi kewajiban melindungi informasi rahasia mengenai Perusahaan maupun pemegang polis sesuai dengan peraturan perundang-undangan, serta informasi yang dapat mempengaruhi daya saing Perusahaan dan harga Saham. 4. Kebijakan Perusahaan harus tertulis dan dikomunikasikan kepada pemangku kepentingan yang berhak memperoleh informasi tentang kebijakan tersebut. B. Akuntabilitas Akuntabilitas (accountability) mengandung unsur kejelasan fungsi dalam organisasi dan cara mempertanggungjawabkannya. Perusahaan harus dapat mempertanggungjawabkan kinerjanya secara transparan dan wajar. Untuk itu Perusahaan harus dikelola secara benar, terukur dan sesuai dengan kepentingan Perusahaan dengan tetap memperhitungkan kepentingan Pemegang Saham dan pemangku kepentingan lain. Akuntabilitas merupakan prasyarat yang diperlukan untuk mencapai kinerja yang berkesinambungan. Dalam pelaksanaanya perusahaan berpedoman pada : 1. Perusahaan harus menetapkan tugas dan tanggung jawab yang jelas dan masingmasing organ, masing-masing anggota Dewan Komisaris dan Direksi serta seluruh pegawai yang selaras dengan visi, misi, nilai-nilai Perusahaan (corporate values), sasaran usaha dan strategi Perusahaan. 4
2. Perusahaan, masing-masing anggota Dewan Komisaris dan Direksi maupun seluruh jajaran pimpinan Perusahaan harus membuat pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya, sekurang-kurangnya setahun sekali. 3. Perusahaan harus meyakini bahwa masing-masing anggota Dewan Komisaris dan Direksi maupun seluruh pegawai Perusahaan mempunyai kompetensi sesuai dengan tanggung-jawabnya dan memahami perannya dalam pelaksanaan GCG. 4. Perusahaan harus memastikan adanya struktur, sistem dan standard operating procedure (SOP) yang dapat menjamin bekerjanya mekanisme check and balance dalam pencapaian visi, misi dan tujuan Perusahaan. 5. Perusahaan harus memiliki ukuran kinerja dan masing-masing anggota Dewan Komisaris dan Direksi maupun seluruh pegawai Perusahaan berdasarkan ukuranukuran yang disepakati dan konsisten dengan visi, misi, nilai-nilai Perusahaan (corporate values), sasaran usaha dan strategi Perusahaan serta memiliki sistem penghargaan dan sanksi (reward and punishment system). 6. Perusahaan harus memastikan adanya sistem pengendalian internal yang efektif dalam pengelolaan Perusahaan. 7. Dalam melaksanakan tugas dan tanggung-jawabnya, masing-masing anggota Dewan Komisaris dan Direksi maupun seluruh pegawai Perusahaan harus berpegang pada etika bisnis dan pedoman perilaku yang telah disepakati. C. Responsibilitas Dalam hubungan dengan asas responsibilitas (responsibility), Perusahaan harus mematuhi peraturan perundang-undangan serta melaksanakan tanggung jawab terhadap masyarakat dan lingkungan sehingga dapat terpelihara kesinambungan usaha dalam jangka panjang dan mendapat pengakuan sebagai warga korporasi yang baik (good corporate citizen). 1. Organ Perusahaan dan seluruh jajarannya harus berpegang pada prinsip kehati-hatian dan menjamin dilaksanakannya peraturan perundang-undangan, anggaran dasar serta peraturan Perusahaan. 2. Perusahaan harus melaksanakan isi perjanjian yang dibuat termasuk tetapi tidak terbatas pada pemenuhan hak dan kewajiban yang tertuang dalam polis asuransi dan perjanjian reasuransi. 3. Perusahaan harus bertindak sebagai warga korporasi yang baik (good corporate citizen) termasuk peduli terhadap lingkungan dan melaksanakan tanggung-jawab sosial. D. Independensi Dalam hubungan dengan asas independensi (independency), Perusahaan harus dikelola secara independen sehingga masing-masing organ Perusahaan beserta jajarannya tidak boleh saling mendominasi dan tidak dapat diintervensi oleh pihak manapun. 1. Masing-masing organ Perusahaan beserta jajarannya harus menghindari dominasi dari pihak manapun, tidak terpengaruh oleh kepentingan tertentu, bebas dari benturan kepentingan dan dari segala pengaruh atau tekanan, sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan secara obyektif. 2. Masing-masing organ Perusahaan harus melaksanakan fungsi dan tugasnya sesuai dengan anggaran dasar dan peraturan perundang-undangan, tidak saling mendominasi dan atau melempar tanggung jawab antara satu dengan yang lain. 5
3. Seluruh jajaran Perusahaan harus melaksanakan fungsi dan tugasnya sesuai dengan uraian tugas dan tanggung jawabnya serta anggaran dasar, peraturan Perusahaan dan peraturan perundang-undangan. E. Kewajaran Dan Kesetaraan Kewajaran dan kesetaraan (fairness) mengandung unsur kesamaan perlakuan dan kesempatan. Dalam melaksanakan kegiatannya, Perusahaan harus senantiasa memperhatikan kepentingan Pemegang Saham dan pemangku kepentingan lainnya berdasarkan asas kewajaran dan kesetaraan. 1. Perusahaan harus memberikan perlakuan yang setara dan wajar kepada pemangku kepentingan sesuai dengan manfaat dan kontribusi yang diberikan kepada Perusahaan. 2. Perusahaan harus memberikan kesempatan kepada seluruh pemangku kepentingan untuk memberikan masukan dan menyampaikan pendapat bagi kepentingan Perusahaan serta membuka akses terhadap informasi sesuai prinsip keterbukaan. Perusahaan harus memberikan kesempatan yang sama dalam penerimaan pegawai, berkarir, dan melaksanakan tugasnya secara profesional tanpa membedakan suku, agama, ras, golongan, jenis kelamin (gender) dan kondisi fisik. 6
III. ORGAN PERUSAHAAN Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), Dewan Komisaris dan Direksi merupakan organ Perusahaan yang mempunyai peran utama dalam setiap keberhasilan implementasi GCG. Organ Perusahaan dalam menjalankan fungsinya harus sesuai dengan peraturan perundangundangan dan anggaran dasar Perusahaan. Masing-masing organ mempunyai independensi dalam melaksanakan tugas, fungsi serta tanggung jawabnya dan kesemuanya ditujukan untuk kepentingan Perusahaan. 1. Rapat Umum Pemegang Saham Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) adalah organ Perusahaan yang merupakan wadah para Pemegang Saham untuk mengambil keputusan dengan memperhatikan ketentuan anggaran dasar Perusahaan dan peraturan perundang-undangan. RUPS mempunyai wewenang yang tidak diberikan kepada Direksi atau Dewan Komisaris, dalam batas yang ditentukan dalam anggaran dasar Perusahaan dan peraturan perundang-undangan. RUPS dan atau Pemegang Saham tidak dapat melakukan intervensi terhadap tugas, fungsi dan wewenang Dewan Komisaris dan Direksi dengan tidak mengurangi wewenang RUPS untuk menjalankan haknya sesuai dengan anggaran dasar Perusahaan dan peraturan perundang-undangan, termasuk untuk melakukan penggantian atau pemberhentian anggota Dewan Komisaris dan atau Direksi. 1. Pengambilan keputusan dalam RUPS harus dilakukan secara wajar dan transparan, dengan memperhatikan hal-hal yang diperlukan untuk kepentingan usaha Perusahaan dalam jangka panjang 1.1. Anggota Dewan Komisaris dan Direksi yang diangkat dalam RUPS harus terdiri dari orang-orang yang patut dan layak (fit and proper) bagi Perusahaan. 1.2. Perusahaan yang memiliki komite nominasi dan remunerasi, dalam pengangkatan anggota Dewan Komisaris dan Direksi harus mempertimbangkan pendapat komite tersebut. 1.3. Dalam mengambil keputusan menerima atau menolak laporan Dewan Komisaris dan Direksi, perlu dipertimbangkan kualitas laporan yang berhubungan dengan GCG. 1.4. Perusahaan yang memiliki komite audit, dalam menetapkan auditor eksternal harus mempertimbangkan pendapat komite tersebut. 1.5. Dalam hal anggaran dasar Perusahaan dan atau peraturan perundang-undangan mengharuskan adanya keputusan RUPS, maka keputusan yang diambil harus memperhatikan kepentingan wajar para pemangku kepentingan. 1.6. Dalam mengambil keputusan pemberian bonus, tantiem dan dividen harus memperhatikan kondisi dan kesehatan keuangan Perusahaan. 2. RUPS diselenggarakan sesuai dengan anggaran dasar Perusahaan dan peraturan perundang-undangan dengan persiapan yang memadai, sehingga dapat mengambil keputusan yang sah. Keputusan-keputusan yang diambil dalam RUPS harus ditujukan untuk kepentingan Perusahaan. 2.1. Pemegang Saham diberikan kesempatan untuk mengajukan usul mata acara RUPS. 2.2. Panggilan RUPS harus mencakup informasi mengenai mata acara, tanggal, waktu dan tempat RUPS. 2.3. Bahan (materi) setiap mata acara dalam panggilan RUPS harus tersedia di kantor Perusahaan sejak tanggal panggilan RUPS, dan jika bahan tersebut belum 7
tersedia saat dilakukan panggilan untuk RUPS, maka bahan itu harus disediakan sebelum RUPS diselenggarakan. 2.4. Penjelasan mengenai hal-hal lain yang berkaitan dengan mata acara RUPS dapat diberikan sebelum dan atau pada saat RUPS berlangsung. 2.5. Risalah RUPS harus tersedia di kantor Perusahaan, dan Perusahaan menyediakan fasilitas agar Pemegang Saham dapat membaca risalah tersebut. 3. Penyelenggaraan RUPS merupakan tanggung-jawab Direksi. Dalam hal Direksi berhalangan, maka penyelenggaraan RUPS dilakukan oleh Dewan Komisaris atau Pemegang Saham sesuai anggaran dasar Perusahaan dan peraturan perundangundangan. 2. Dewan Komisaris dan Direksi Kepengurusan perseroan terbatas di Indonesia menganut sistim dua organ perusahaan (two- board system) yaitu dewan komisaris dan direksi yang mempunyai wewenang dan tanggung-jawab yang jelas sesuai dengan fungsinya masing-masing sebagaimana diamanahkan dalam anggaran dasar dan peraturan perundang-undangan (fiduciary responsibility). Hubungan kerja Dewan Komisaris dan Direksi adalah hubungan check and balances secara independen dengan prinsip bahwa kedua organ perusahaan tersebut mempunyai kedudukan yang setara dan keduanya mempunyai tujuan akhir untuk kemajuan dan kesehatan Perusahaan. Oleh karena itu Dewan Komisaris dan Direksi harus memiliki kesamaan persepsi terhadap visi, misi dan nilai-nilai Perusahaan. Untuk itu ada hal-hal yang harus dilakukan dan disepakati secara bersama-sama sesuai fungsinya masing-masing. 1. Tanggung-jawab bersama Dewan Komisaris dan Direksi dalam menjaga kelangsungan usaha Perusahaan dalam jangka panjang, tercermin pada : 1.1. Terlaksananya dengan baik pengendalian internal dan manajemen risiko. 1.2. Tercapainya imbal hasil (return) yang optimal bagi Pemegang Saham. 1.3. Terlindunginya kepentingan pemangku kepentingan secara Wajar. 1.4. Terlaksananya suksesi kepemimpinan secara wajar demi kesinambungan manajemen di semua lini organisasi. 1.5. Terlaksananya penerapan GCG dengan sebaik-baiknya. 2. Sesuai dengan visi, misi dan nilai-nilai Perusahaan, Dewan Komisaris dan Direksi perlu bersama-sama menyepakati hal-hal tersebut di bawah ini: 2.1. Rencana jangka panjang, strategi, maupun rencana kerja dan anggaran tahunan. 2.2. Kebijakan dalam memenuhi ketentuan anggaran dasar Perusahaan dan peraturan perundang-undangan serta menghindari segala bentuk benturan kepentingan. 2.3. Kebijakan dan metode penilaian Perusahaan, unit-unit dalam Perusahaan dan personalianya. 2.4. Struktur organisasi sampai satu tingkat di bawah Direksi yang dapat mendukung tercapainya visi, misi dan nilai-nilai Perusahaan. 3. Dewan Komisaris a. Fungsi Dewan Komisaris adalah organ Perusahaan yang mengawasi atas kebijakan pengurusan jalannya perusahaan yang dikelola oleh Direksi, memberi nasehat kepada Direksi dan memastikan efektivitas penerapan GCG, serta Manajemen Risiko dalam 8
perusahaan. Dewan Komisaris tidak turut serta dalam mengambil keputusan operasional sehingga tanggung jawab operasional tetap berada pada Direksi. b. Tugas 1) Melakukan pengawasan secara langsung maupun melalui laporan berkala yang diterima dari Direksi. Dalam hal perusahaan menunjukkan gejala kemunduran maka Dewan Komisaris wajib membicarakan dengan Direksi, dan melaporkan masalah dan solusi yang akan diterapkan kepada Pemegang Saham. 2) Mengawasi pelaksanaan rencana kerja dan anggaran perusahaan (RKAP) serta menyampaikan hasil penilaiannya kepada Pemegang Saham 3) Memastikan dan memantau pelaksanaan pengelolaan risiko usaha (manajemen risiko) oleh Direksi termasuk penerapan prinsip mengenal nasabah. 4) Memastikan tidak terjadinya korupsi, kolusi dan nepotisme dalam pengurusan PT Heksa Eka Life Insurance 5) Melaksanakan tugas atas dasar itikad baik, bebas dari benturan kepentingan berdasarkan informasi yang cukup dan pertimbangan rasional demi kepentingan perusahaan. c. Wewenang 1) Mendapatkan informasi yang diperlukan yaitu meminta keterangan dari Direksi dan Karyawan sehubungan dengan pengelolaan perusahaan, melakukan kunjungan ke kantor-kantor PT Heksa Eka Life Insurance termasuk memeriksa dokumen-dokumen yang dianggap perlu. 2) Melakukan fungsi pengawasan, apabila dipandang perlu, Dewan Komisaris dapat meminta jasa tenaga ahli dari luar perusahaan. 3) Menolak atau memberikan persetujuan atas permohonan direksi yang memerlukan persetujuan dari Dewan Komisaris. 4) Memberhentikan anggota Direksi untuk sementara bila anggota Direksi yang bersangkutan melaksanakan tindakan yang bertentangan dengan Anggaran Dasar PT Heksa Eka Life Insurance atau bertentangan dengan maksud dan tujuan perusahaan atau melalaikan kewajiban dan merugikan perusahaan. Selambatlambatnya 30 (tiga puluh) hari Dewan Komisaris harus menyelenggarakan RUPS untuk memutuskan tentang pemberhentian sementara itu. 5) Dalam melaksanakan fungsi, tugas dan wewenang, Dewan Komisaris dapat membentuk perangkat-perangkat berupa Komite-komite yang dibentuk sesuai kebutuhan. d. Komite Penunjang Dewan Komisaris 1) Komite Audit Komite Audit bertugas membantu Dewan Komisaris dalam memastikan bahwa : 1.1) Pengendalian internal dilaksanakan dengan baik 1.2) Pelaksanaan audit internal dan eksternal dilaksanakan sesuai standar auditing yang berlaku 1.3) Tindak lanjut hasil audit dilaksanakan oleh manajemen 1.4) Laporan Keuangan disajikan secara wajar sesuai prinsip akuntansi yang berlaku 1.5) Komite audit mempunyai pedoman kerja yang menetapkan secara jelas peran, tanggung jawab, dari lingkup kerjanya 1.6) Ketua Komite Audit adalah Komisaris Independen. Anggota Komite berasal dari pihak luar yang independen dan memiliki keahlian dibidang 9
keuangan/akuntansi atau bidang hukum bisnis, serta berpengalaman di industri asuransi. 2) Komite Nominasi dan Remunerasi Komite Nominasi dan Remunerasi bertugas membantu Dewan Komisaris dalam menetapkan kriteria dan mencari calon anggota Direksi dan Komisaris untuk memperoleh keputusan RUPS dan sistem remunerasinya. Anggota Komite Nominasi dan Remunerasi terdiri dari anggota Dewan Komisaris dan atau pihak luar yang independen yang memiliki keahlian. 3) Komite Kebijakan Risiko Komite Kebijakan Risiko membantu Dewan Komisaris dalam mengkaji sistem manajemen risiko yang disusun Direksi serta menilai efektivitas manajemen risiko, termasuk menilai toleransi risiko yang dapat diambil perusahaan. Anggota Komite terdiri dari Dewan Komisaris dan atau pihak luar yang independen yang memiliki keahlian, pengalaman dalam mengelola risiko. 4) Komite Good Corporate Governance Komite Good Corporate Governance bertugas membantu Dewan Komisaris dalam mengawasi efektivitas penerapan prinsip-prinsip GCG dalam perusahaan. Melakukan evaluasi dan perbaikan serta penyesuaian pedoman-pedoman GCG sesuai dengan perkembangan dan dinamika perusahaan. Anggota Komite terdiri dari Dewan Komisaris dan atau pihak luar yang independen yang memiliki keahlian, pengalaman dalam bidang Corporate Governance. e. Komisaris independen Komisaris Independen adalah anggota Dewan Komisaris yang tidak terafiliasi dengan Direksi, anggota Dewan Komisaris lainnya dan Pemegang Saham Pengendali, serta bebas dari hubungan bisnis atau hubungan lainnya yang dapat mempengaruhi kemampuannya untuk bertindak independen atau bertindak semata-mata demi kepentingan Perusahaan. Kriteria Komisaris Independen 1) Tidak memiliki hubungan afiliasi dengan Pemegang Saham Pengendali dalam arti tidak memiliki hubungan keluarga dengan Pemegang Saham Pengendali. 2) Tidak bekerja rangkap sebagai direktur atau komisaris di perusahaan lainnya yang terafiliasi dengan Pemegang Saham Pengendali. 3) Tidak menjadi rekan (partner) atau direksi perusahaan konsultan yang memberikan jasa pelayanan professional pada perusahaan yang terafiliasi dengan Pemegang SahamPengendali. 4) Bebas dari segala kepentingan dan kegiatan bisnis atau hubungan lain dengan Pemegang Saham Pengendali dan atau perusahaan terafiliasi dengan Pemegang Saham pengendali, yang dapat diintepretasikan akan menghalangi atau mengurangi kemampuan Komisaris Independen unfuk bertindak dan berpikir independen demi kepentingan Perusahaan. 5) Tidak memiliki hubungan afiliasi dengan anggota Direksi dan Komisaris Perusahaan dalam arti tidak memiliki hubungan keluarga dengan anggota Direksi dan atau Komisaris. 6) Tidak memiliki hubungan hutang piutang dengan anggota Direksi dan atau Komisaris. 10
7) Tidak memiliki hubungan afiliasi dengan Perusahaan dalam arti tidak bekerja rangkap sebagai Direktur atau Komisaris di perusahaan lainnya yang terafiliasi dengan Perusahaan. 8) Tidak menjadi rekan (partner) atau direksi perusahaan konsultan yang memberikan jasa pelayanan professional pada perusahaan yang terafiliasi dengan Perusahaan. 9) Bebas dari segala kepentingan dan kegiatan bisnis atau hubungan lain dengan Perusahaan yang dapat diintepretasikan akan menghalangi atau mengurangi kemampuan Komisaris Independen untuk bertindak dan berpikir independen demi kepentingan Perusahaan. 10) Persyaratan lain sebagaimana diatur dalam undang-undang perseroan terbatas dan ketentuan perundang-undangan lainnya. 11) Komisaris Independen tugas pokoknya adalah untuk menyuarakan kepentingan pemegang polis. f. Pertanggung jawaban Dewan Komisaris 4. Direksi Laporan pertanggung-jawaban Dewan Komisaris sebagai pengawas, menyampaikan laporan pertanggung-jawaban pengawasan atas pengelolaan Perusahaan oleh Direksi yang disampaikan kepada RUPS untuk memperoleh persetujuan. Pertanggungjawaban Dewan Komisaris kepada RUPS merupakan perwujudan akuntabilitas pengawasan atas pengelolaan Perusahaan dalam rangka pelaksanaan asas GCG. Dengan diberikannya persetujuan atas laporan tahunan, dan pengesahan atas laporan keuangan, berarti RUPS telah memberikan pembebasan dan pelunasan tanggungjawab (acquit et decharge) kepada masing-masing anggota Dewan Komisaris sepanjang hal-hal tersebut tercermin dalam Laporan Tahunan. Direksi sebagai organ Perusahaan bertugas dan bertanggung-jawab secara kolegial. Masing-masing anggota Direksi dapat melaksanakan tugas dan mengambil keputusan sesuai dengan pembagian tugas dan wewenangnya. Namun pelaksanaan tugas dan tanggung jawab masing-masing anggota Direksi tetap merupakan tanggung jawab bersama. Kedudukan masing-masing anggota Direksi, termasuk Direktur Utama adalah setara. Tugas Direktur Utama sebagai primus inter pares adalah mengkoordinasikan kegiatan Direksi. Komposisi Direksi harus sedemikian rupa sehingga memungkinkan pengambilan keputusan secara efektif, cepat dan tepat. Direksi harus profesional, yaitu berintegritas dan memiliki pengalaman serta kecakapan yang diperlukan untuk menjalankan tugasnya. Direksi minimal harus memahami kompleksitas usaha asuransi, pengetahuan aktuaris, akunting, hukum, TI dan kompensasi manajemen. Direksi bertanggungjawab terhadap pengelolaan Perusahaan agar dapat menghasilkan keuntungan dan memastikan kesinambungan Perusahaan. Direksi mempertanggungjawabkan kepengurusannya dalam RUPS sesuai dengan peraturan perundang-undangan. a. Fungsi Fungsi pengelolaan Perusahaan oleh Direksi meliputi tugas-tugas utama yaitu kepengurusan, manajemen risiko, pengendalian internal, komunikasi, aktuaria, investasi, pemasaran, teknologi informasi serta tanggung jawab sosial. 11
1) Melaksanakan pengurusan perusahaan termasuk pengelolaan kekayaan dan pemilikan lainnya dengan memperhatikan kepentingan dari pemangku kepentingan 2) Menjalankan fungsi manajemen risiko yang meliputi seluruh aspek kegiatan perusahaan termasuk produk atau jasa baru harus diperhitungkan dengan seksama dampak risikonya tidak terbatas sebagai penanggung, risiko reputasi, risiko persaingan, risiko investasi, risiko likuiditas, risiko legal dan kepatuhan. 3) Menyusun dan melaksanakan system pengendalian internal perusahaan. Satuan Pengawasan Internal (SPI) melaksanakan tugas secara independen dan professional. SPI bertanggung jawab kepada Direktur Utama atau Direktur yang membawahi tugas pengawasan internal dan mempunyai hubungan fungsional dengan Dewan Komisaris. Kepala SPI diangkat oleh Direksi dan mendapat persetujuan Dewan Komisaris. SPI bertugas membantu Direksi dalam pencapaian kelangsungan usaha melalui evaluasi pelaksanaan program dan peraturan perusahaan, evaluasi kepatuhan pelaksanaan GCG. 4) Perusahaan harus memiliki aktuaris perusahaan yang melakukan evaluasi terhadap kewajiban perusahaan dan aspek teknis aktuaria lainnya. Aktuaris Perusahaan harus memiliki kualifikasi sebagai aktuaris dari Persatuan Aktuaris Indonesia. 5) Direksi harus memastikan kelancaran komunikasi antara Perusahaan dengan para pemangku kepentingan dengan memberdayakan fungsi Sekretaris Perusahaan sebagai pejabat penghubung. Dalam hal kompleksitas perusahaan belum mengharuskan diangkat Sekretaris Perusahaan, fungsi Sekretaris Perusahaan dijalankan oleh salah seorang anggota Direksi. 6) Melaksanakan investasi sesuai prinsip kehati-hatian dengan hasil optimal, mudah dicairkan dan aman. 7) Melaksanakan kegiatan pemasaran harus mengungkapkan informasi yang jelas dan relevan, tidak bertentangan dengan syarat-syarat polis/perjanjian, tidak menyesatkan serta mematuhi kode etik dan peraturan perundang-undangan. 8) Penggunaan Teknologi Informasi dengan memiliki sistem informasi yang terintegrasi dengan semua fungsi manajemen yang up to date 9) Memastikan dipenuhinya tanggung jawab sosial yang jelas. b. Tugas Tugas Pengurusan 1) Menerapkan prinsip-prinsip GCG dalam pengurusan dan pengelolaan perusahaan. 2) Menyusun visi, misi dan rencana perusahaan baik jangka panjang maupun jangka menengah dan menyusun rencana kerja dan anggaran perusahaan (RKAP). 3) Menetapkan kebijakan-kebijakan dasar manajemen dalam melaksanakan rencana strategis dan rencana operasional perusahaan (management policy) dalam bidang keuangan, manajemen sumber daya manusia dan lain-lain demi kepentingan dan kemajuan perusahaan. 4) Memberikan laporan jalannya operasional perusahaan secara berkala kepada Dewan Komisaris. 5) Melaksanakan pembukuan dan membuat laporan keuangan serta perhitungan laba/rugi tahunan sebagai hasil pelaksanaan rencana operasional perusahaan dan dilaporkan kepada pemegang saham. 12
Tugas Pengelolaan : 1) Mengelola sumber daya keuangan perusahaan termasuk harta tak bergerak sehingga diperoleh penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien untuk keperluan dan kepentingan perusahaan. 2) Melakukan pengembangan sumber daya manusia guna meningkatkan pengetahuan dan profesionalitas dibidang perasuransian guna menunjang pertumbuhan perusahaan. 3) Melakukan upaya pengembangan teknologi untuk meningkatkan daya saing perusahaan dan khususnya pelayanan kepada pelanggan. 4) Memastikan bahwa semua peraturan internal perusahaan telah terlaksana dengan baik sehingga jalannya operasi perusahaan dapat terkendali secara efektif. Tugas Perwakilan : 1) Melakukan segala tindakan perikatan dengan pihak ke tiga dan tindakan kepemilikan guna kepentingan perusahaan, termasuk tindakan-tindakan tertentu yang memerlukan ijin dari Dewan Komisaris. 2) Mewakili perusahaan di depan pengadilan. c. Wewenang 1) Melaksanakan dan menetapkan pengelolaan perusahaan dengan dukungan sistem pengembangan SDM, sistem administrasi keuangan, dan sistem pengolahan data. 2) Wewenang yang memerlukan persetujuan Dewan Komisaris dalam melakukan tindakan untuk kepentingan PT Heksa Eka Life Insurance: a) Menyusun dan mengubah struktur organisasi perusahaan. b) Meminjam uang atau meminjamkan uang selain pinjaman polis c) Mendirikan bangunan d) Membeli dan mengagunkan tanah bangunan. e) Menjual atau dengan cara lain melepaskan hak atas harta tetap. f) Mendirikan organ Perusahaan usaha baru atau membubarkan organ Perusahaan usaha yang sudah ada. g) Menunjuk tenaga ahli independen dengan masa tugas 1 (satu) tahun atau lebih guna melaksanakan tugas khusus atas beban PT Heksa Eka Life Insurance. d. Pertanggung-jawaban Direksi Direksi menyampaikan pertanggung-jawaban pengelolaan perusahaan dalam bentuk Laporan Tahunan dan Laporan Operasional dan laporan pelaksanaan GCG. Laporan Tahunan harus mendapatkan persetujuan RUPS dan khusus laporan keuangan harus memperoleh pengesahan RUPS. Dengan diberikannya persetujuan atas Laporan Tahunan dan pengesahan atas laporan keuangan, berarti RUPS telah memberikan pembebasan dan pelunasan tanggung jawab kepada masing-masing anggota Direksi sejauh hal tersebut tercermin dari Laporan Tahunan dengan tidak mengurangi tanggung jawab masing-masing Direksi dalam hal terjadi tindak pidana. Pertanggung-jawaban Direksi kepada RUPS merupakan perwujudan akuntabilitas pengelolaan perusahaan dalam rangka pelaksanaan asas GCG. 13
IV. ORGAN PENDUKUNG PENERAPAN GCG 1. Satuan Pengawasan Internal (SPI) a. Fungsi SPI dipimpin oleh seorang Pejabat yang mempunyai fungsi utama : 1) Melakukan kegiatan pemeriksaan dan pengawasan terhadap pengelolaan perusahaan. 2) Memastikan kepatuhan karyawan terhadap peraturan perusahaan, prosedur operasional standar dan kebijakan manajemen lainnya. 3) Memastikan keamanan dan penggunaan asset perusahaan sebagaimana mestinya. 4) Memastikan efektivitas dan efisiensi kerja di semua lini organisasi PT Heksa Eka Life Insurance. Kepala SPI diangkat oleh Direksi berdasarkan kriteria yang jelas setelah mendapat persetujuan dari Dewan Komisaris. b. Tugas 1) Melakukan kajian terhadap analisis rencana investasi perusahaan khususnya sejauh mana aspek pengkajian dan pengelolaan risiko telah dilaksanakan oleh unit yang bersangkutan. 2) Melakukan penilaian terhadap Efektivitas sistem pengelolaan, sistem pengendalian Internal dan sistem pemantauan diseluruh fungsi dan unit kerja. 3) Melakukan pemantauan dan penilaian sistem pengendalian informasi dan komunikasi untuk memastikan : a) Terjamin keamanan informasi penting perusahaan b) Efektivitas fungsi sekretariat perusahaan dalam pengendalian informasi c) Penyajian laporan-laporan perusahaan dan kegiatan-kegiatan perusahaan dengan peraturan perundang-undangan dan prinsip-prinsip akuntansi Indonesia. 4) Membuat saran penyempurnaan dalam sistem pengendalian manajemen untuk pengembangan dan pengamanan kekayaan perusahaan. 5) Melakukan uji kecermatan terhadap pelaksanaan prosedur kerja, akurasi pencatatan serta menilai kebijakan operasional dan keefektivan kegiatan karyawan. 6) Melaksanakan tugas khusus dalam lingkup pengendalian internal yang ditugaskan oleh Direktur Utama. 7) Mendokumentasikan Laporan Hasil Pelaksanaan Pemeriksaan dan membuat laporan audit kepada Direktur Utama dengan tembusan kepada Dewan Komisaris. 8) Melakukan pemantauan untuk memastikan tidak terjadinya KKN, pemberian gratifikasi kepada Pegawai Negeri atau Penyelenggara Negara. 9) Melakukan pemantauan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku. c. Pelaksanaan kerja 1) Untuk mengarahkan pelaksanaan fungsi dan tugasnya SPI perlu menyusun Pedoman Pelaksanaan tugas SPI (Internal Audit Charter) 2) Kepala SPI berkewajiban menyusun petunjuk pelaksanaan audit Internal sebagai panduan bagi Auditor Internal dalam pelaksanaan tugasnya. 14
Bentuk dan isi petunjuk pelaksanaan tersebut harus sesuai dengan standar norma pemeriksaan internal yang berlaku serta sesuai dengan struktur, fungsi dan tingkat kerumitan bagian dan unit kerja yang di audit kegiatan perusahaan. d. Tanggung jawab SPI harus dapat melaksanakan tugasnya secara independen dan profesional serta memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut: 1) Bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan menembuskan laporannya kepada Dewan Komisaris. 2) SPI bertugas untuk memastikan bahwa sistem pengendalian internal berjalan secara efektif. 2. Sekretariat a. Fungsi Sekretariat dipimpin oleh sekretaris yang memiliki fungsi utama : 1) Melaksanakan penatausahaan sekretariat lembaga-lembaga pengelola PT Heksa Eka Life Insurance. 2) Melakukan fungsi koordinasi serta komunikasi internal maupun eksternal dalam rangka membina hubungan kelembagaan. b. Tugas dan tanggung jawab 1) Memastikan bahwa perusahaan telah memenuhi ketentuan penyampaian informasi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku kepada Pemangku Kepentingan. 2) Melaksanakan perencanaan dan pengendalian kegiatan keprotokolan, media komunikasi internal, dan media massa. 3) Memastikan bahwa pelaksanaan tatausaha sekretariat Pemegang Saham, Dewan Komisaris, dan Direksi berjalan dengan baik. 4) Sekretaris perusahaan bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan melaporkan pelaksanaan tugasnya secara berkala maupun sewaktu-waktu bila dibutuhkan oleh Direktur Utama 3. Mitra Kerja Eksternal a. Akuntan Publik Tugas dan syarat-syarat Akuntan 1) Proses penunjukan Atas usul Direksi, Dewan Komisaris menunjuk Akuntan Publik untuk dimintakan persetujuan dalam RUPS. 2) Mekanisme Kerja a) Akuntan Publik yang ditunjuk harus memiliki integritas dan reputasi yang baik dan terdaftar di otoritas. b) Akuntan Publik tersebut harus bebas dari pengaruh Dewan Komisaris, Direksi dan pihak yang berkepentingan lainnya di perusahaan. c) Akuntan Publik harus memiliki akses atas semua catatan akuntansi dan data penunjang yang diperlukan sehingga memungkinkan memberikan pendapatnya tentang kewajaran, ketaat-azasan dan kesesuaian laporan 15
keuangan perusahaan asuransi berdasarkan standar akuntansi keuangan Indonesia d) Akuntan Publik tidak diperbolehkan memberikan jasa lain selain jasa audit. b. Konsultan Aktuaria Tugas dan syarat-syarat Konsultan 1) Fungsi Konsultan Aktuaria berfungsi memberikan jasa aktuaria. Dalam melaksanakan tugas wajib memberikan saran secara profesional kepada Direksi dengan memperhatikan hal-hal : a) Identifikasi, estimasi, dan manajemen risiko yang tepat b) Pendapat tentang ketetapan teknis yang terkait dengan evaluasi Perusahaan c) Menilai manajemen risiko termasuk metodologi d) Testing kondisi keuangan strategi investasi dan manajemen kekayaankewajiban e) Menilai kecukupan modal dari segi peraturan dan ekonomi f) Kecukupan premi g) Desain produk baru termasuk reasuransi 2) Proses penunjukan Direksi wajib menunjuk perusahaan Konsultan Aktuaria yang tidak memiliki hubungan afiliasi dengan PT Heksa Eka Life Insurance untuk melakukan evaluasi kewajiban perusahaan sekurang-kurangnya 1(satu) kali dalam 3(tiga) tahun. 3) Tugas Konsultan Aktuaria a) Melakukan analisis dan penghitungan cadangan b) Penyusunan laporan aktuaria (penaksiran yang mempertimbangkan risiko) berdasarkan standar praktik dan kode etik profesi yang berlaku c) Melakukan penilaian kemungkinan terjadinya risiko dan perancangan produk asuransi jiwa. 4. Hubungan Kerja Internal a. Dewan Komisaris Hubungan kerja antara Dewan Komisaris dan Direksi bersifat konsultif dan koordinatif. 1) Hubungan yang bersifat konsultif terjadi pada saat Dewan Komisaris menyampaikan hasil pemantauan dan pengawasan atas jalannya perusahaan yang dilakukan melalui komite-komite di bawah Dewan Komisaris, dan juga pada saat Direksi akan membuat keputusan-keputusan penting bilamana strategi yang diterapkan tidak membawa hasil seperti yang diharapkan. 2) Hubungan yang bersifat koordinatif terjadi pada saat finalisasi rencana bisnis (business plan), RKAP dan persiapan rapat-rapat Pemegang Saham. 16
V. KEBIJAKAN MANAJEMEN 1. Kebijakan Sistem Pengendalian Internal Direksi bertanggung jawab dalam menetapkan kebijakan sistem pengendailan internal dan perangkat pelaksanaannya sebagai suatu sistem pengendalian internal yang efektif untuk mengamankan investasi dan asset perusahaan. a. Sasaran dari pengendalian Internal adalah : 1) Efektivitas dan efisiensi operasional 2) Keandalan pelaporan keuangan, dan 3) Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan perundang-undangan, dan ketentuan Internal. Dengan demikian sistem pengendalian internal adalah sarana untuk mencapai tujuan. b. Aspek-aspek pengendalian internal ini terdiri dari Lingkungan Pengendalian, Aktivitas Pengendalian, Pengelolaan Risiko, Informasi dan Komunikasi, serta Monitoring terhadap Efektivitas sistem pengendalian internal yang dijalankan. c. Agar pelaksanaan Sistem Pengendalian Internal berjalan secara efektif, maka sejauh mungkin prinsip-prinsip pengendalian internal di bawah ini diterapkan secara optimal, yaitu: 1) Efektivitas Pengendalian Internal Efektivitas pengendalian internal sangat dipengaruhi oleh kesungguhan dari pimpinan puncak yaitu Komisaris, Direksi dan para Kepala Bagian dalam berinteraksi untuk melakukan pengendalian internal ini. Sehubungan dengan itu, Efektivitas pengendalian internal akan dipengaruhi oleh hal-hal sebagai berikut: a) Keaktifan dan keterlibatan Dewan Komisaris, Direksi dan para Kepala Bagian dalam berinteraksi secara wajar pada seluruh proses manajemen. b) Interaksi yang wajar antara Komite Audit, SPI dan Akuntan Publik dalam seluruh proses kerjanya dengan menggunakan metode yang layak, berkecukupan dan dapat diterima. c) Dalam melaksanakan peran pengawasan internal, hendaknya tetap mempertahankan azas manfaat dan menjaga kewibawaan manajemen serta memperhatikan pandangan dari pihak pelaksana proses. 2) Lingkungan Pengendalian Internal Lingkungan Pengendalian Internal yang baik akan membentuk kesadaran, norma perilaku, pengertian tentang pengendalian, makna dan nilai-nilai dalam perusahaan. Karena itu, Direksi bertanggung jawab untuk memastikan tersedianya antara lain : a) Pedoman Etika Perusahaan yang tertulis untuk : (1) Disebarluaskan dan dikomunikasikan kepada seluruh karyawan, sebagai acuan perilaku perusahaan, pimpinan dan seluruh karyawan (2) Melakukan review, komunikasi dan diskusi mengenai hal-hal yang terkait dengan masalah perilaku dan etika 17
(3) Memastikan bahwa pengambilan keputusan manajemen telah mengacu pada pedoman perilaku tersebut. (4) Melakukan monitoring dan review atas ketaatan terhadap pedoman tersebut dan bilamana perlu melakukan penyesuaian terhadap materi pedoman tersebut b) Kebijakan manajemen operasional yang jelas dan dikomunikasikan secara efektif keseluruh jajaran serta didukung oleh : (1) Struktur organisasi dengan uraian tugas yang jelas bagi setiap jabatan yang dilengkapi wewenang dan tanggung jawab sebagai sarana untuk mengeksekusi tugas. (2) Tersedianya SOP yang jelas sebagai petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis bagi setiap aktivitas pekerjaan dalam rangka implementasi dari setiap kebijakan tersebut. c) Kebijakan pengelolaan SDM yang memuat prinsip-prinsip antara lain : (1) Pengelolaan SDM berbasis kompetensi (2) Kejelasan mengenai pola pengembangan SDM dan jenjang karir (3) Sistem remunerasi yang berdasarkan pada kinerja 3) Pengendalian Risiko Usaha a) Tujuan dari penerapan manajemen risiko adalah untuk mengetahui kemungkinan timbulnya risiko usaha yang dapat menghalangi tercapainya sasaran perusahaan ataupun menemukan peluang yang mungkin ada. Dengan manajemen risiko maka dapat diantisipasi tindakan-tindakan yang perlu mengurangi kemungkinan terjadinya risiko, mengurangi dampak ataupun memanfaatkan peluang yang timbul. b) Direksi bertanggung jawab untuk menetapkan : (1) Kebijakan mengenai pengendalian risiko (risk management policy) (2) Kebijakan tersebut meliputi : (a) Komitmen manajemen dalam menerapkan manajemen risiko (b) Kejelasan tanggung jawab dan kewenangan dalam penanganan manajemen risiko (c) Penyediaan sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaan manajemen risiko, dan (d) Pelaksanaan program manajemen risiko dan monitoring serta review. (3) Lingkup dari manajemen risiko terdiri dari penentuan lingkup konteks penerapannya, identifikasi risiko, analisa risiko, evaluasi risiko, penanganan risiko, monitoring dan review serta komunikasi dan konsultasi dalam penanganannya. (4) Perlu dibuat skala prioritas untuk penanganan risiko-risiko yang strategik, risiko fisik, risiko terhadap kepatuhan hukum, dan lain sebagainya. 4) Aktivitas Pengendalian a) Aktivitas Pengendalian dilaksanakan di seluruh tingkatan dan fungsi perusahaan. Pada dasarnya pengendalian aktivitas adalah kebijakan, sistem 18
dan prosedur yang telah ditetapkan pada setiap proses dan tindakan dalam pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien dengan memperhitungkan risiko yang mungkin terjadi. b) Oleh karena itu Direksi bertanggung jawab untuk memastikan terlaksananya : (1) Proses review berkala atas pencapaian sasaran kinerja perusahaan pada setiap tingkatan perusahaan sesuai dengan lingkup tugas dan tanggung jawab serta sasaran tiap bagian. (2) Kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan untuk setiap tindakan dan proses yang dilakukan baik oleh perusahaan maupun karyawan perusahaan dalam melaksanakan tugasnya. (3) Kepatuhan terhadap peraturan internal, terutama dalam proses otorisasi, verifikasi dan penanganan hal-hal yang berkaitan dengan asset dan investasi perusahaan. 5) Monitoring Adalah pengawasan terhadap mutu pelaksanaan sistem pengendalian internal maupun terhadap mutu dari sistem itu sendiri, yang mencakup. a) Pemeriksaan terhadap kualitas pelaksanaan pengendalian internal di setiap unit operasional maupun penilaian atas mutu sistem itu sendiri dalam menangkal penyimpangan. Proses ini dijalankan oleh SPI dengan ketentuan bahwa penyimpangan yang terjadi dilaporkan kepada Direktur Utama dan tembusannya disampaikan kepada Dewan Komisaris. b) Pemeriksaan terhadap hasil kerja SPI maupun penilaian atas mutu sistem pengendalian internal yang dikembangkan perusahaan oleh auditor eksternal atau tenaga ahli independen yang ditunjuk dengan ketentuan bahwa hasilnya dilaporkan kepada Direksi dengan tembusan kepada Dewan Komisaris. c) Aktivitas pengelolaan dan supervisi regular serta berbagai tindakan lain yang dilakukan dalam rangka pengawasan yang efektif. Dewan Komisaris harus memastikan bahwa Direksi menetapkan Sistem Pengendalian Internal yang efektif untuk mengamankan aset perusahaan dengan mendayagunakan informasi-informasi yang meliputi namun tidak terbatas pada : a) Laporan Manajemen b) Laporan Auditor Internal c) Opini dan Laporan Akuntan Publik d) Laporan dan pendapat aktuaris mengenai tingkat risiko dan premi Sistem pengendalian internal harus dapat memastikan bahwa seluruh aktivitas bisnis mematuhi peraturan perundang-undangan, Pedoman GCG maupun kebijakan perusahaan lainnya. 2. Kebijakan Penanganan Informasi a. Keterbukaan informasi 1) Direksi wajib menggunakan informasi penting dalam Laporan Tahunan dan Laporan Keuangan Perusahaan kepada Pemegang Saham dan instansi 19
pemerintah yang terkait, kreditur dan pemangku kepentingan, secara tepat waktu, akurat, jelas dan obyektif yang berisikan antara lain : a) Tujuan dan sasaran usaha stategi PT Heksa Eka Life Insurance b) Penilaian terhadap perusahaan oleh Akuntan Publik, dan lembaga pemerintah lainnya. c) Riwayat Hidup anggota Dewan Komisaris, Direksi dan manajer kunci perusahaan. d) Sistem penggajian dan pemberian tunjangan serta jumlah gaji dan tunjangan (minimal secara kolektif) untuk anggota Dewan Komisaris, Direksi dan manajer kunci perusahaan serta sistem pemberian honorarium untuk Akuntan Publik dan konsultan lainnya. e) Faktor material yang dapat diantisipasi, termasuk penilaian manajemen atas iklim berusaha f) Informasi material mengenai karyawan perusahaan dan Pemangku kepentingan. g) Klaim material yang diajukan oleh dan atau kepada perusahaan h) Benturan kepentingan yang mungkin akan terjadi dan atau sedang berlangsung. 2) Pengungkapan informasi dimaksud harus berimbang dalam arti mencakup halhal keberhasilan maupun kekurangan dalam mencapai target sebagaimana dimaksud butir 1). 3) Direksi secara aktif mengungkapkan perkembangan penerapan prinsip-prinsip Good Corporate Governance secara berkala. b. Kerahasiaan Informasi 1) Direksi bertanggungjawab untuk memastikan adanya peraturan perusahaan yang mengatur kewajiban untuk menjaga kerahasiaan informasi perusahaan oleh Dewan Komisaris, Direksi, Akuntan Publik, Auditor Internal, Komitekomite dan para Pejabat Kunci, serta seluruh karyawan perusahaan baik semasa dinas aktif maupun setelah purna tugas. 2) Sekretaris Perusahaan harus memastikan bahwa kerahasiaan informasi perusahaan tetap terjaga sampai tiba saatnya untuk diungkapkan Informasi yang bersifat rahasia tidak boleh diungkapkan, kecuali diharuskan menurut peraturan perundang-undangan. Informasi yang bersifat rahasia tersebut diantaranya adalah : a) Informasi yang menyangkut kerahasiaan pemegang polis b) Informasi yang dapat mempengaruhi daya saing perusahaan. 3. Kebijakan Investasi a. Kebijakan investasi merupakan suatu kebijakan untuk membantu efektivitas pelaksanaan tugas Direksi, seperti membantu Direksi dalam menilai dan menetapkan strategi investasi dan program kerja, serta menjaga likuiditas yang cukup untuk memenuhi kewajiban. b. Investasi hanya dilakukan pada perusahaan yang sudah menerapkan GCG, atau mengharapkan perusahaan yang bersangkutan menerapkan GCG. 20