Membangun Database Oleh R. Rusmini Mulyati Tipe database : berbasis teks (non numerical database) Software yang digunakan: WinIsis versi 1.53 Database yang dibangun: - Iptan: database digital library yang memuat informasi yang berkaitan dengan pertanian - Cdvcd: tipe database image yang memuat informasi yang berasal dari media Cd, Vcd - Agtek: database digital library yang memuat informasi yang berkaitan dengan teknologi pertanian. Database ini dibangun oleh PUSTAKA. Database Iptan Nama database: iptan Nama panggil: iptan Nama file: iptan.mst Worksheet entri: o IPTAN : untuk artikel berasal dari majalah (jurnal, buletin,warta, dsb) Nama panggil: iptan Nama file: aiptan.fmt o AS: untuk artikel berasal dari majalah (jurnal, buletin,warta, dsb) Nama panggil: as Nama file: aas.fmt o AMS: untuk artikel berasal dari monograph berseri Nama panggil: ams Nama file: aams.fmt o AM: untuk artikel berasal dari monograph, seperti prosiding Nama panggil: am Nama file: aam.fmt o M: untuk monograph Nama panggil: m Nama file: am.fmt
o P4MI: dapat digunakan untuk buku dan artikel dari buku atau majalah Nama panggil: p4mi Nama file: ap4mi.fmt o NFILE: digunakan bila akan mengedit khusus ttg nama file artikel lengkap, tipe/format dari file. Nama panggil: nfile Nama file:anfile.fmt FST file: untuk pendifinisian tag yang menjadi dictionary list (kata yg dapat dijadikan keyword. Nama panggil: iptan Nama file: iptan.fst Database Cdvcd Nama database: cdvcd Nama panggil: cdvcd Nama file master: cdvcd.mst Nama filestruktur: cdvcd.fdt Worksheet entri: o Nama panggil: cdvcd Nama file: acdvcd.fmt FST file: untuk pendifinisian tag yang menjadi dictionary list (kata yg dapat dijadikan keyword. o Nama panggil: cdvcd o Nama file: cdvcd.fst Langkah: 1. Instal software WinIsis o Klik 2x file winisis15_3.exe o Ikuti/perhatikan perintah pada proses instal. o Cara install lengkap lihat pada makalah tentang Mengenal Perangkat WinIsis Catatan: Bila pada PC yg digunakan sudah ada software tersebut, coba operasikan software tersebut. Tidak perlu melakukan instal ulang jika dari hasil uji coba tidak menemukan masalah. Bila akan aktifkan Software WinIsis - Klik 2x shorcut Winisis
2. Penyiapan Struktur Database Copy struktur database dari flash disk ke folder Winisis yang berad di PC \agtek \cdvcd \iptan 3. Mengaktifkan database o Aktifkan software Winisis (bila belum aktif) o Klik database > Open (Gambar 1) o Pilih direktori lokasi database (gambar 2) o Klik nama file database yg akan dibaca (Gambar 2) o Akan menampilkan database (Gambar 3) Gambar 1 Gambar 2 Gambar 3
Gambar 4 & 5 contoh untuk database cdvcd Gambar 4 Gambar 5 4. Entri Data & Penyimpanan data - Setelah langkah nomor 3 kemudian klik Edit > data entry (Gambar 6) - Pilih worksheet yg akan digunakan, misal p4mi (Gambar 7) - Bila akan memasukan data yg baru tanpa mengikuti salah satu contoh dari yg sudah ada dalam database, klik tombol yg dilambangkan seperti kertas kosong (Gambar 8) - Bila akan memasukan data baru akan mengikuti salah satu contoh dari yg sudah ada dalam database, klik tombol option > create a copy (Gambar 9) - Lakukan proses pengisian pada tag/field yg diperlukan (Gambar 10) - Untuk menyimpan data, klik tombol yg dilambangkan gambar disket atau klik database > Save - Contoh untuk informasi yang berasal dari jenis publikasi serial seperti jurnal, buletin, warta dapat dilihat pada gambar 11. - Cara pengisian data: o Pada Kepengarangan: setiap nama orang diapit oleh karakter < dan > o Contoh: <Bambang Agus Murtidjo> o Pada kata kunci : setiap kata kunci diapit oleh karekter < dan > o Contoh : <Kambing><Domba> o Nama file fulteks : tulis nama file dari dokumen, o Pada Format File : tulis tipe file dari dokumen Contoh : nama file dokumen wr284065.pdf maka tipe/jenis file fullteks adalah application.pdf. nama file dokumen wr284065.doc maka tipe/jenis file fullteks adalah application/word. Untuk tipe file lihat file mimetype.ini
Gambar 6 Gambar 7 Gambar 8
Ganti dengan data yang baru Gambar 9 Gambar 10 Gambar 11
5. Ekspor dan Impor Ekspor : menyimpan seluruh atau sebagian rekord data dari database yg sedang aktif. - Setelah langkah 1 s/d 3 atau 1 s/d 4 lakukan: - Klik database > ekspor > tentukan lokasi penyimpanan file > ketik nama file iso (diusahakan jangan lebih dari 5 karater, gambar 12 & 13) - Ketik nomor yg akan di ekspor (gambar 14) Gambar 12 Gambar 13 Gambar 14
Impor: menyimpan/menggabungan rekord data dari hasil ekspor (iso file) ke database yg sedang aktif. - Setelah langkah 1 s/d 3 atau 1 s/d 4 lakukan: - Klik database > impor > tentukan lokasi file iso > klik file iso gambar 15 & 16) - Klik OK (Gambar 17) Gambar 15 Gambar 16 Gambar 17 6. Invented File : Untuk menghasilkan dictionary list Setelah langkah 1 s/d 4 lakukan: Klik database > I/F Update > Klik Full inverted (Gambar 18 & 19)
Gambar 18 Gambar 19 7. Pencarian data Setelah langkah 1 s/d 3 atau 1 s/d 4, 6 maka lakukan: Klik Search > Expert Search > ketik kata kunci > execute (Gambar 20 & 21) Klik display > klik nomor yg akan ditampilkan (Gambar 22 & 23) Gambar 20 Gambar 21
Gambar 22 Gambar 23 8. Print : untuk mencetak ke printer atau ke file Mencetak data berdasar nomor MFN: Langkah: Setelah langkah 1 s/d 3 atau 1 s/d 4, 6 maka lakukan: - Klik Print - Ketik mulai nomor MFN yang akan di-print - Pada output To : pilih pencetakan akan dipilih ke file atau ke printer Default printer : untuk pencetakan ke printer Ascii file : untuk pencetakan ke file (Gambar 24) - Print Format : untuk memilih format tampilan yang akan digunakan (gambar 25) Pilih format yang akan digunakan, misalnya iptan - Kemudian Klik Print maka akan diminta memasukkan lokasi dan nama file. Misalnya disimpan di c:\work\ dengan nama file tes1.txt (Gambar 26) - Klik OK, maka akan terciptan file tes1.txt yang berlokasi di c:\work. File ini bisa dibaca oleh Notepad /wordpad atau Word. (Gambar 27).
Gambar 24 Gambar 25 Gambar 26 Gambar 27
9. Mengedit struktur database Sebagai contoh akan mengedit struktur data pada database iptan, maka database iptan harus dalam kondisi aktif. 1. Lakukan langkah 1 s/d 3 (databasenya iptan) 2. klik Edit > Field Definition Table > pindahkan kursor ke posisi yang akan diedit (misalya tag 7) > klik 1x (Gambaar 28) 3. setelah pada kolom name yang aktif adalah name dari tag 7, lakukan pengeditan 4. kemudian klik add, (Gambar 29) 5. Klik Save, kemudian Ok untuk menyimpan hasil edit struktur data. (gambar 30) 6. Klik Ok untuk selesai menggunakan fasilitas Edit Field Definition Table. Edit sesuai kebutuhan Gambar 28 Gambar 29 Gambar 30
10. Membuat Worksheet entri data Sebagai contoh akan mengedit struktur data pada database iptan, maka database iptan harus dalam kondisi aktif. - Lakukan langkah 1 s/d 3 (database yang di- open adalah iptan) - klik Edit > Data Entry Worksheet > UNTITLED ganti menjadi P4MI > OK (gambar 31 & 32) - Klik field yang akan dimasukkan pada Data entry fields kemudian klik panah kekanan (Gambar 33). Lakukan terus sampai field yang dianggap perlu untuk dientri ada pada kolom data entry fields (gambar 34) - Klik tambol Save - Klik Ok Ganti menja di P4MI Gambar 31 Gambar 32 Gambar 33 Gambar 34