RENCANA KERJA OPERASIONAL SATUAN KERJA : KLOTER 42 JKS BEKASI KOTA SUKABUMI-KABUPATEN CIANJUR TAHUN 1430 H/2009 M PENANGGUNG GUGAT : TPHI/KETUA KLOTER NO URAIAN TUGAS TPHI PENANGGUNG JAWAB TPIHI TKHI TPHD WAKTU TEMPAT I Persiapan 1. Melapor ke Kepala Kantor Departemen Agama Kota Sukabumi 2. Melakukan koordinasi dengan Seksi Urusan Haji dan Umroh Depag Kota Sukabumi 3. Melakukan koordinasi dengan seluruh komponen petugas kloter. 4. Menyusun rancangan rencana kerja operasional Satuan Kerja Kloter 12 Oktober 2009 10 Oktober 2009 10-21 Oktober 2009 Kandepag Kota Sukabumi Bandung Kota Sukabumi II Pelaksanaan A. Di Daerah Asal 1. Masa pembinaan jamaah haji di daerah a. Memperkenalkan diri kepada Karom/Karu, jamaah haji dan petugas haji daerah pada waktu pembinaan manasik dan penataran Karom/Karu. b. Berperan dalam pelaksanaan bimbingan ibadah haji. c. Melakukan integrasi dengan seluruh perangkat petugas kloter dan bersama-sama manyusun rencana kerja. 2. Masa pemberangkatan ke asrama Embarkasi a. Mengingatkan jamaah haji tentang kelengkapan dokumen haji (SPMA, bukti setor BPIH warna biru) dan pelaksanaan ibadah dll. b. Membantu PPIH Daerah dalam menyiapkan keberangkatan jamaah haji. 29 September 14 Oktober 2009 10-21 Oktober 2009 Kamis, 05 November 2009/ 17 Dzulqa dah 1430 H 17.00 WIB Gedung Puskaji Kota Sukabumi Kota Sukabumi GOR Sukabumi B. Di Asrama Embarkasi 1. Saat tiba di Asrama Embarkasi a. Melapor kepada PPIH Embarkasi (Seksi Pendayagunaan Petugas) dan minta daftar pramanifest jamaah haji kepada bagian dokumen. b. Membantu kelancaran penerimaan jamaah haji, penimbangan barang, pemeriksaan kesehatan dan penempatan jamaah haji di kamar-kamar Asrama Haji. 05 November 2009/ 17 Dzulqa dah 1430 H 20.00 WIB Asrama Haji Embarkasi Bekasi Jabar Page 1
c. Memberitahukan Karu/Karom tentang jadwal pemantapan Karu/Karom. d. Memantau pelayanan katering bagi jamaah haji. 2. Selama di Asrama Embarkasi a. Melakukan koordinasi dengan petugas kloter dan Karu/Karom. b. Membantu kelancaran pada waktu pemeriksaan ulang kesehatan c. Memotivasi jamaah haji untuk mengikuti ceramah-ceramah dan bimbingan manasik haji yang diselenggarakan oleh PPIH Embarkasi. d. Menerima bendera merah putih dari seksi pemantapan petugas. e. Membantu kelancaran pembagian paspor, living kost, gelang identitas dan sebagainya. f. Menghubungi PPIH Embarkasi untuk mengetahui kepastian jadwal keberangkatan. 3. Persiapan keberangkatan a. Memberitahukan waktu dan persiapan keberangkatan dari asrama kepada jamaah. b. Mengingatkan jamaah haji agar dokumen, uang dan barang bawaannya jangan sampai ada yang tertinggal. Paspor diletakkan di tas paspor dan digantung di leher. 05-06 November 2009/ 18 Dzulqa dah 1430 H 06 November 2009/ 18 Dzulqa dah 1430 H 14.10 WIB Asrama Haji Embarkasi Bekasi Jabar Asrama Haji Embarkasi Bekasi Jabar C. Di Bandara dan di Pesawat 1. Ketika tiba di Bandara a. Menghimbau jamaah haji agar istirahat di gate. b. Mengingatkan untuk menyiapkan paspor dan boarding pass. 2. Sebelum pesawat tinggal landas a. Menertibkan jamaah haji sewaktu naik pesawat. b. Membantu jamaah haji untuk mendapatkan tempat duduk dan penempatan barang bawaan pada tempatnya. c. Memperkenalkan diri kepada awak pesawat (Puser). 3. Selama dalam penerbangan a. Mencocokan pramanifes jamaah haji dengan jumlah jamaah haji yang rill berangkat. b. Memberi penyuluhan pada jamaah agar selalu mematuhi peraturan penerbangan. c. Bersama petugas kloter menyobek lembar D untuk diserahkan kepada petugas Sektor di Bandara. 4. Menjelang pesawat mendarat a. Mengingatkan jamaah haji tentang pemeriksaan paspor di Bandara. b. Memberi penerangan kepada jamaah haji tentang proses yang akan dilakukan selama berada di bandara dan tujuan perjalanan selanjutnya. 06 November 2009/ 18 Dzulqa dah 1430 H Jum at, 06 November 2009/19 Dzulqa dah 1430 H 18.40 WIB Bandara Soekarno Hatta Jakarta Pesawat Page 2
5. Setelah pesawat mendarat a. Membantu kelancaran jamaah turun dari pesawat dengan tertib. b. Mengawasi jamaah haji sakit, lanjut usia dan barang bawaan jamaah haji. D. Di Bandara Amir Muhammad Bin Abdul Aziz 1. Di Bandara a. Meminta kepada jamaah haji agar antri sesuai dengan rombongannya untuk proses di Airport, pemeriksaan paspor, pemberian tiket bus di bagian wukala, serta diharapkan tetap dalam rombongan sampai naik bus menuju pondokan. b. Menemui petugas Sektor Bandara dan menyerahkan laporan kedatangan serta sobekan paspor lembar D. c. Meminta kepada jamaah haji untuk menyiapkan paspornya dan menyerahkannya kepada petugas Muassasah. d. Membantu mengatur jamaah haji naik bus untuk diberangkatkan ke pemondokan. 2. Persiapan keberangkatan ke Madinah a. Mengadakan koordinasi dengan seksi Pemberangkatan dan Karom/Karu untuk keberangkatan ke Madinah, termasuk mengatur kemungkinan pemecahan rombongan mengingat kapasitas bus yang berbeda-beda. b. Memberikan penerangan mengenai waktu keberangkatan ke Madinah. c. Mengatur tugas-tugas petugas kloter untuk pengawalan jamaah selama perjalanan. d. Memberikan penjelasan kepada jamaah haji bahwa selama berada di Arab Saudi Paspor disimpan di Muassasah. e. Mengatur jamaah haji menuju bus yang telah ditentukan sesuai kelompoknya. 07/08 November 2009/ 19/20 Dzulqo dah 1430 07/08 November 2009/ 19/20 Dzulqo dah 1430 Bandara AMAA Madinah Terminal hijrah E. Di Madinah 1. Saat tiba di Madinah a. Pada saat tiba di terminal hijrah. 1) Lapor ke petugas Sektor di terminal hijrah tentang jumlah/kondisi jamaah dan bus yang digunakan, Bertanya tentang Majmu ah dan gedung yang akan ditempati. 2) Mengatur jamah naik bus dan meminta tidak meninggalkan bisjauh-jauh dan lama. b. Pada saat tiba di pemondokan. 1) Memberikan penjelasan kepada jamaah tentang penempatan jamaah di pondokan. 2) Membantu kelancaran penempatan jamaah haji di pemondokan. 07/08 November 2009/ 19/20 Dzulqo dah 1430 Madinah Page 3
3) Mengadakan koordinasi dengan Majmu ah dan melaporkan kedatangannya kepada ketua Sektor yang mewilayahi tentang jumlah jamaah haji dan petugas kloternya. 4) Mengatur pembagian tugas kepada seluruh petugas kloter untuk memberikan pelayanan secara adil walaupun terpisah pemondokan. 5) Meminta kepada jamaah agar segera memulai shalat Arba in di Masjid Nabawi. 2. Selama berada di Madinah a. Melakukan koordinasi dengan petugas kloter dan pengaturan jadwal kunjungan ke kamar-kamar pemondokan yang ditempati jamaah. b. Mengatur jadwal pelaksanaan ceramah, bimbingan ibadah dan shalat Arbain. c. Memberikan penjelasan kepada jamaah haji sebelum meninggalkan pemondokan untuk shalat berjamaah di Masjid Nabawi : 1) Bila keluar dari pondokan pada saat musim dingin agar memakai pakaian tebal. 2) Untuk mengingat tempat pemondokannya antara lain nomor rumah dan nomor teleponnya serta membawa kartu pengenal dari Majmu ah agar jangan tersesat. 3) Melepaskan alat yang tersambung dengan listrik untuk menghindari kebakaran. d. Menghubungi Majmu ah dan mengumumkan ke jamaah tentang pelaksanaan ziarah. e. Menyampaikan laporan ke Kadaker Madinah tentang perhitungan shalat Arba in. f. Menghadiri rapat-rapat dan berkoordinasi dengan Sektor, Daker dan Majmu ah. g. Mengecek paspor di Muassasah dan menanyakan kepastian keberangkatannya, tiga hari sebelum berangkat. h. Menyampaikan laporan ke Daker tentang perhitungan shalat Arbain dan rencana meninggalkan Madinah. i. Mengingatkan jamaah haji supaya menyiapkan barang bawaannya. 3. Menjelang keberangkatan ke Makkah a. Memberikan pengarahan agar seluruh jamaah sudah mandi dan berpakaian ihram ketika akan meninggalkan pondokan di Madinah menuju Makkah. b. Memberi penerangan kepada jamaah kemungkinan terpisahnya dari regu/rombongan akibat beragam kapasitas bus. c. Mengatur jamaah haji sesuai dengan bus yang tersedia bersama petugas Majmu ah dan membantu pembagian paspor kepada jamaah haji. d. Melaporkan keberangkatan kepada Sektor. e. Mengarahkan kepada semua supir bus agar singgah di Bir Ali untuk mengambil miqat. 08-15/16 November 2009/20-28 Dzulqo dah 1430 H (9 hari) 15/16 Nopember 2009/ 27/28 Dzulqa dah 1430 Madinah Madinah (Pondokan) Page 4
F. Di Bir Ali 1. Mengatur ketertiban jamaah haji selama berada di Bir Ali. 2. Mengingatkan jamaah tentang pakaian ihram, shalat sunat dan niat ihram umrah/haji. 3. Mengecek jamaah haji regu dan rombongannya. 4. Meminta kepada para Karom untuk memimpin pembacaan Talbiyah selama di perjalanan dari Bir Ali ke Makkah dan pembacaan do a ketika masuk Makkah. 15/16 Nopember 2009/ 27/28 Dzulqa dah 1430 Bir Ali (Dzulhulaifah ) G. Di Makkah (Sebelum Wukuf) 1. Pada saat tiba di Makkah a. Mengatur jamaah haji yang turun dari bis secara tertib untuk memasuki pemondokan berkoordinasi dengan petugas Sektor dan Pengurus Makrab. b. Mengatur penempatan jamaah haji di pemondokan dan mengecek seluruh kamar yang ditempati oleh jamaah haji. c. Melaporkan kedatangan kepada Kepala Sektor tentang keadaan dan jumlah jamaah. d. Menghubungi petugas pembimbing ibadah di Sektor untuk pelaksanaan bimbingan ibadah haji bagi jamaah haji (thawaf ifadhah, sai dan ibadah lainnya). 2. Selama di Makkah a. Mengadakan pengecekan kelengkapan jumlah jamaah haji. b. Mengadakan koordinasi dengan Karu/Karom, Sektor, Maktab dan Daker dalam segala hal pelayanan dan bimbingan kepada jamaah. c. Membuat laporan harian dan menyampaikan kepada Sektor tentang keadaan jamaah haji, dan mengikuti pertemuan atau rapat yang diadakan oleh Sektor/Daker. d. Mendaftarkan jamaah haji yang akan diikutkan dalam Safari Wukuf. e. Mengadakan orientasi lapangan ke Arafah dan Mina sebelum pelaksanaan Wukuf. f. Memberikan arahan pada jamaah haji agar senantiasa menjaga kesehatan menjelang Wukuf dan tehnis keberangkatan ke Arafah. g. Memberi arahan kepada Karu/Karom tentang pembagian bus, barang bawaan dan bersiap-siap mandi dan berpakaian ihram menjelang ke Arafah. 3. Pada saat berangkat ke Arafah a. Memberikan penerangan atau pengumuman kepada jamaah haji mengenai waktu dan teknis pemberangkatan ke Arafah. b. Memberi arahan tentang pembagian bus, barang bawaan dan berpakaian ihram. c. Mengadakan pengecekan kelengkapan jumlah anggota kloternya. d. Mengurus keberangakatan jamaah sakit ke BPHI Makkah yang ikut Safari Wukuf. 28/29 Dzulqa dah 1430/ 15/17 Nopember 2009 28/29 Dzulqa dah-08 Dzulhijjah 1430 H/ 16/17-25 Nopember 2009 (9-10 hari) Rabu, 08 Dzulhijjah 1430/ 25 Nopember 2009 Makkah Makkah Makkah Page 5
e. Mengatur jamaah naik bus sesuai dengan regu/rombongan dan berniat haji serta membaca Talbiyah, berdoa selama perjalanan ke Arafah dan ketika masuk Arafah. H. Di Arafah 1. Pada saat kedatangan a. Membantu penempatan jamaah haji kloternya ke kemah Maktab. b. Koordinasi dengan seluruh petugas kloter dalam satu maktab dan PPIH Arab Saudi. c. Menunjukan tempat mandi/wc, tempat wudhu kepada jamaah, serta mengingatkan jamaah haji supaya tidak keluar kemah apabila tidak ada kepentingan yang mendesak. d. Meninjau kemah-kemah yang ditempati oleh jamah haji kloternya dan menghubungi maktab apabila terjadi kekurangan kemah, air dan yang lainnya. e. Membuat dan menyampaikan laporan kepada petugas PPIH Arab Saudi di Arafah tentang keadaan jamaah haji. f. Mempersiapkan pelaksanaan wukuf (khotib, petugas lain dan sarana prasarananya). 2. Pada tanggal 9 Dzulhijjah dan waktu Wukuf a. Memberikan arahan kepada jamaah haji tentang kesiapan pelaksanaan wukuf. b. Mengatur pelaksanaan wukuf. c. Mengawasi pelaksanaan pelayanan kesehatan dan pelayanan lainnya. 3. Persiapan berangkat ke Mina a. Menyampaikan pengumuman tentang persiapan untuk meninggalkan Arafah. b. Berkoordinasi dengan petugas PPIH di Arab Saudi dan Pengurus Maktab untuk kelancaran pengangkutan jamaah haji. c. Mengingatkan jamaah agar tidak berdesakan dalam bus dan memberikan pengertian agar sabar menunggu giliran, bila transport ke Mina dilakukan dengan dua trip. d. Mengatur dan mengawasi kelancaran pemberangkatan jamaah haji dari Arafah. e. Mengingatkan jamaah haji melalui Karom dan sopir supaya berhenti mabit di Muzdalifah dan mengumpulkan kerikil untuk melontar jamrah. Rabu, 08/09 Dzulhijjah 1430/ 25/26 Nopember 2009 Kamis, 09 Dzulhijjah 1430/ 26 Nopember 2009 10 Dzulhijjah 1430 H/ 26 Nopember 2009 Arafah Arafah Arafah I. Di Muzdalifah 1. Membantu dan mengawasi jamaah yang turun dari bus untuk mabit dan mencari kerikil. 2. Mengingatkan jamaah haji agar tidak sesat atau tertinggal dari regu/rombongannya. 3. Mengatur perjalanan jamaah selanjutnya dari Muzdalifah menuju Mina setelah mabit. 10 Dzulhijjah 1430 H/ 26/27 Nopember 2009 Muzdalifah Page 6
J. Di Mina 1. Pada saat tiba di Mina a. Membantu penempatan jamaah haji di kemah-kemah yang telah ditentukan Maktab. b. Berkoordinasi dengan seluruh petugas kloter dan petugas PPIH di Arab Saudi serta melaporkan keadaan dan kebutuhan jamaah ke petugas di Pos Pelayanan di Mina. c. Mengatur jamaah kloternya untuk melakukan lontar jumrah aqobah sesuai dengan jadwal yang ditetapkan, baik rombongan ataupun regu masing-masing. d. Menghimbau jamaah haji agar Thawaf Ifadah setelah kembali dari Mina, tidak pada tanggal 10 Djulhijjah. 2. Selama di Mina a. Melakukan kunjungan ke kemah-kemah yang ditempati oleh jamaah dan mengawasi katering jamaah haji. b. Mengatur jamaah haji untuk melontar jumrah sesuai jadwal yang ditetapkan, secara berombongan atau berkelompok pada tanggal 11, 12 dan 13 Dzulhijjah. c. Mengingatkan jamaah haji agar tidak lepas dari kelompoknya ketika melontar jumrah untuk menghindari sesat jalan. 3. Berangkat ke Makkah a. Mengatur jamaah haji untuk kembali ke Makkah setelah selesai di Mina, baik nafar awal maupun nafar tsani. b. Berkoordinasi dengan pengurus Maktab untuk pengangkutan jamaah. c. Mengatur jamaah sewaktu naik bus dan mengawasinya agar tidak tertinggal. 10 Dzulhijjah 1430 H/ 26/27 Nopember 2009 10-12/13 Dzulhijjah 1430/ 27-29/30 Nopember 2009 12/13 Dzulhijjah 1430/ 29/30 Nopember 2009 Mina Mina Mina K. Di Makkah (Sesudah Wukuf) 1. Saat datang dari Mina a. Mengecek jumlah jamah dan mengatur kembali penempatan jamaah di pemondokan. b. Lapor ke Sektor tentang kondisi jamaah haji setelah selesai pelaksanaan Wukuf. 2. Selama di Makkah a. Melaksanakan sebagaimana tugas-tugas di Makkah sebelum Wukuf. b. Mengatur pelaksanaan thawaf ifadhah dan thawaf wada. 3. Keberangakatan ke Jeddah a. Dua hari sebelum meninggalkan maktab, mengecek paspor jamaah haji di maktab. b. Berkoordinasi dengan Sektor/ Maktab untuk kelancaran pengangkutan jamaah haji. c. Melaporkan kepada Sektor, apabila ada jamaah haji yang masih ditinggal karena masih dirawat di BPHI/RSAS dan memberi penjelasan kepada anggota keluarganya. 12/13 Dzulhijjah 1430/ 29/30 Nopember 2009 29/30 Nopember-12 Desember 2009/12/13-26 Dzulhijjah 1430 13Desember 2009/ 26 Dzulhijjah 1430 H Mekkah Makkah Makkah Page 7
d. Melaporkan kepada Sektor tentang keberangaktan ke Jeddah. e. Mengatur jamaah haji waktu naik bus dan mengingatkan agar barang-barang jamaah haji ditempatkan bersamaan dengan jamaah haji. L. Di Jeddah 1. Di hotel transit jamaah haji a. Pada saat tiba di hotel transit 1) Mengatur kembali penempatan jamaah haji di kamar-kamar hotel transit. 2) Melapor kepada Sektor tentang kedatangan dan kondisi jamaah haji. 3) Memberi penjelasan kepada jamaah tentang tata tertib di tempat transit. 4) Mengawasi barang bawaan jamah haji agar tidak tertukar dengan kloter lain dan memantau penyerahan paspor dari supir bus ke Daker/Sektor Jeddah. b. Selama transit 1) Memantau pelaksanaan katering. 2) Berkoordinasi dengan petugas Sektor/Daker Jeddah untuk kelancaran pelayanan. 3) Mengurus Surat Keterangan Kematian (SKK) ke Sektor Jeddah bagi jamaah haji yang meninggal dunia untuk diserahkan pada ahli warisnya. 4) Menerima paspor dan boarding pass dari petugas pelayanan pemulangan untuk dibagikan pada jamaah melalui Karomnya. c. Pada saat keberangkatan ke Bandara 1) Memberi petunjuk pada jamaah haji mengenai keberangkatan menuju bandara dan memberikan penjelasan agar paspor tidak dimasukkan dalam tas bagasi. 2) Melaporkan keberangkatan kepada Daker/Sektor setempat. 3) Mengawasi barang-barang bawaan jamaah haji untuk dinaikan dalam bus dan membantu kelancaran pemberangkatan bus menuju bandara. 2. Di Bandara Jeddah a. Pada saat tiba 1) Membantu kelancaran jamaah haji dan tas tentengan saat turun dari bus. 2) Mengatur jamaah haji menuju tempat istirahat. 3) Melapor ke Daker/Satker tentang keberangkatan ke tanah air. b. Selama di Bandara Jeddah 1) Berkoordinasi dengan Daker/Satker di bandara tentang persiapan jamaah haji. 2) Memberikan penerangan dan membantu proses pemeriksaan imigrasi dan boarding pass bagi jamaah serta mengawasi pelaksanaan pembagian katering. 13 Desember 2009/ 26 Dzulhijjah 1430 H 13-14 Desember 2009/ 26-27 Dzulhijjah 1430 H 14 Desember 2009/ 27 Dzulhijjah 1430 H Jeddah Jeddah Bandara KAA Jeddah Page 8
c. Pada saat berangkat 1) Mengatur ketertiban jamaah saat pemeriksaan paspor dan naik pesawat. 2) Membantu jamaah haji untuk mendapatkan tempat duduk. 3. Dalam Perjalanan Pulang (di Pesawat) a. Memperkenalkan diri kepada kru pesawat b. Memberikan penerangan dan mengecek jumlah jamaah haji dalam pesawat dengan cara mencocokannya dengan manifest/daftar penumpang. c. Menyobek lampiran paspor (Lembar Debarkasi) untuk diserahkan kepada PPIH Embarkasi bersama petugas kloter lainnya. d. Mengingatkan jamaah agar menyiapkan paspor dan buku kesehatan, ketika akan mendarat untuk memudahkan pemeriksaan. e. Mengajurkan kepada jamaah agar melestarikan kemabruran haji dengan tetap menjaga ahlakul karimah dan masuk ke Ikatan Persaudaraan Haji Indonesia (IPHI) di daerahnya. 14 Desember 2009/ 27 Dzulhijjah 1430 H Pesawat M. Di Terminal Debarkasi 1. Mengingatkan kembali kelengkapan dokumen jamaah dan membantu jamaah haji turun dari pesawat. 2. Melaporkan kepada PPIH setempat tentang kondisi jamaah haji dengan menyerahkan buku laporan akhir tugas dan sobekan paspor. 3. Membantu kelancaran ketika pemeriksaan buku kesehatan dan pemeriksaan paspor, serta membantu kelancaran pemeriksaan barang bawaan jamaah haji. 4. Melaporkan kepada PPIH bila terjadi kehilangan/belum diketemukan barang jamaah. 5. Memberikan petunjuk kepada jamaah dalam rangka kembali ke daerah masing-masing berkoordinasi dengan petugas daerah yang mengurus kepulangan jamaah haji. 15Desember 2009/ 28 Dzulhijjah 1430 H Asrama Haji Debarkasi Bekasi III Pelaporan A. Monitoring B. Evaluasi C. Pelaporan 05 November -15 Desember 2009 17-31 Desember 2009 Tanah Air dan Arab Saudi Kota Sukabumi Sukabumi, 22 Oktober 2009 Team Kloter 42 Jks Bekasi Page 9
(Kota Sukabumi-Kabupaten Cianjur) TPHI TPIHI Dokter Perawat Perawat TPHD : H. Asep Khaerul Mu min : H. Aab Abdullah Roif : dr. Wiwi Edhi Yulaviani : Indra Permana : Lenny Fatniasih Saputra : Dedy Djunaedi Page 10