BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemerintah berkeinginan untuk mengembalikan kepercayaan masyarakat, salah satunya adalah dengan penataan birokrasi pegawai negeri sipil (PNS). Komposisi PNS yang ada saat ini adalah 5% jabatan struktural, 45% jabatan fungsional khusus dan 50% sebagai fungsional umum (sumber : data BKN). Program pemerintah ke depan berupaya untuk mendorong para PNS yang masih fungsional umum menjadi fungsional khusus/tertentu, untuk menjadikan birokrasi kaya fungsi dengan struktur yang datar/flat, serta menjadikan PNS dengan mutu profesionalisme yang memadai, berdayaguna, berhasilguna dalam melaksanakan tugasnya. Pemerintah Provinsi Jawa Barat dengan Keputusan Gubernur Jawa Barat Nomor 821.27/Kep.493-Org/2010 tanggal 18 Maret 2010 tentang Formasi Jabatan Fungsional di Lingkungan Pemerintah provinsi Jawa Barat Tahun 2010, telah menetapkan jumlah Jabatan Fungsional (jafung) yang dapat diterapkan di Provinsi Jawa Barat berjumlah 75 (tujuh puluh lima) jenis jafung. Pada saat ini baru 45 jenis jafung yang terisi dengan jumlah PNS 4500 orang. Adapun sisa jafung yang berjumlah 30 belum terisi karena, sebagai berikut : a. Sumber daya aparatur yang tidak memenuhi syarat; b. Pengangkatan jafung yang mensyaratkan diklat, sementara instansi Pembina tidak menyelenggarakan diklat jafung tersebut. Jafung merupakan jabatan karir PNS. Jenjang karir jafung mulai dari pelaksana pemula sampai ahli utama ditentukan dengan angka kredit yang dimiliki oleh seorang pejabat fungsional. Angka kredit tersebut diperoleh dari tugas tugas yang dilaksanakan oleh pejabat fungsional, yang terdiri atas tugas utama dan tugas penunjang, yaitu tugas-tugas yang bersifat menunjang pelaksanaan tugas utama, dan kemudian diusulkan untuk penetapan angka kreditnya kepada pejabat yang 1
Bab I Pendahuluan 2 berwenang menetapkan angka kredit jabatan fungsional yang dibantu oleh tim penilai. Kenyataan di lapangan banyak pejabat fungsional lupa karena kesibukannya, apakah ia sudah mengumpulkan angka kredit dalam kurun waktu 5 (lima) tahun, dan tidak sedikit pula pejabat fungsional yang lebih banyak melaksanakan tugas selain dari tugas pokoknya sebagai pejabat fungsional, sehingga para pejabat fungsional ini lupa untuk mengumpulkan angka kredit yang merupakan dasar dari pertimbangan kenaikan jabatan dan/atau kenaikan pangkatnya. Namun tidak sedikit pejabat fungsional ini mengajukan kenaikan pangkat regular seperti PNS pada umumnya, yaitu 4 (empat) tahun sekali tanpa menggunakan angka kredit, sedangkan menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku apabila dalam 5 (lima) tahun pejabat fungsional tidak dapat mengumpulkan angka kredit dapat dibebaskan sementara, setelah 6 (enam) bulan sebelumnya mendapatkan Surat peringatan, atau diberhentikan dari jabatan fungsionalnya apabila 1 (satu) tahun setelah mendapat SK Pembebasan sementara, masih belum mencapai angka kredit yang ditentukan. hal ini terjadi karena tidak termonitornya kegiatan pencapaian angka kredit pejabat fungsional dan kurang optimalnya pengelolaan data jabatan fungsional tersebut. Kondisi di atas merupakan permasalahan yang dihadapi oleh BKD Provinsi Jawa Barat sebagai lembaga yang mempunyai kewenangan untuk mengelola jabatan fungsional di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Barat. Pada saat ini BKD kesulitan untuk memonitor pejabat fungsional dalam pencapaian angka kreditnya, sehingga tidak dapat memberikan peringatan kepada para pejabat yang belum memenuhi angka kreditnya maupun yang telah memenuhi angka kreditnya, yang mengakibatkan banyak PNS yang menduduki jabatan fungsional tanpa mengumpulkan angka kredit atau sebaliknya ada yang telah memenuhi angka kredit untuk kenaikan jabatan/pangkat namun tidak mengajukan kenaikan jabatan/pangkatnya karena tidak ada yang mengingatkan, selain itu penyimpanan sistem pengarsipan masih dilakukan secara manual sehingga memungkinkan kehilangan atau kerusakan arsip.
Bab I Pendahuluan 3 Berdasarkan permasalahan di atas, serta mengingat bahwa PNS Pemerintah Provinsi Jawa Barat pemangku jafung tidak hanya berada di lokasi atau kantor, melainkan sebagian besar berada di pelosok daerah di Jawa Barat, sehingga untuk menjangkau PNS jafung dimaksud, solusi yang diusulkan adalah dengan membangun aplikasi berbasis web yang dapat membantu dalam mengelola data jabatan fungsional khusus, serta dapat memberikan peringatan kepada petugas (pegawai Bangrir) dan pejabat fungsional terkait dengan pengumpulan angka kredit. 1.2 Identifikasi Masalah Identifikasi dan perumusan masalah yang ada di BKD adalah pengelolaan Jafung khusus belum berjalan sepenuhnya, misalnya sebagai berikut : 1. Kesulitan dalam pencarian data terkait jabatan fungsional dikarenakan penyimpanan data masih dalam bentuk arsip (kertas) dan belum tersusun dengan baik serta tidak adanya ruangan khusus untuk menyimpan data-data tersebut. 2. Tidak dapat memonitor dan mengingatkan waktu pengumpulan angka kredit bagi setiap pejabat fungsional khusus. 3. Kesulitan dalam membuat rekapitulasi jumlah PNS yang menduduki jabatan fungsional khusus yang ada di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Barat. 4. Kesulitan untuk dapat mengetahui kapan memberikan Surat Peringatan, Pembebasan Sementara atau Pemberhentian dari jabatan fungsional kepada pejabat fungsional khusus. 1.3 Tujuan Pembuatan Sistem Tujuan dibangunnya Aplikasi Pengelolaan Jabatan Fungsional khusus di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Barat ini adalah, sebagai berikut : 1. Dapat menyimpan data Pejabat Fungsional seperti biodata Pejabat Fungsional, Riwayat Jabatan, kegiatan serta Angka Kreditnya sehingga dapat membantu dalam pencarian data terkait pengelolaan Jafung. 2. Dapat memeriksa pencapaian angka kredit pejabat fungsional dan memberikan peringatan kepada pejabat jafung tentang waktu pengumpulan dan pencapaian angka kredit.
Bab I Pendahuluan 4 3. Dapat menyajikan laporan rekapitulasi, sebagai berikut : a. Rekpitulasi PNS jafung yang telah memenuhi persyaratan dalam pengumpulan angka kredit. b. Rekapitulasi PNS jafung yang belum memenuhi persyaratan dalam pengumpulan angka kredit. c. Rekapitulasi PNS jafung yang telah mendapatkan peringatan dan belum memenuhi persyaratan dalam pengumpulan angka kredit. d. Rekapitulasi PNS jafung yang telah mendapatkan peringatan berdasarkan tahun. 4. Dapat membantu pejabat fungsional untuk menyimpan data kegiatannya dalam rangka memenuhi kewajiban untuk mengumpulkan angka kredit. 1.4 Batasan Masalah Proses proses yang dibahas pada aplikasi ini adalah sebagai berikut : 1. Dapat merekam data, sebagai berikut : a. Biodata pejabat fungsional khusus. b. Jabatan pejabat fungsional. c. Histori jabatan pejabat fungsional d. Kegiatan jabatan fungsional. e. Total angka kredit dari kegiatan jabatan fungsional. f. Unsur kegiatan. g. Sub unsur kegiatan h. Kegiatan. i. Jenjang jafung berdasarkan golongan/ruang. j. Rumpun jafung. k. Jabatan fungsional. l. Jenjang jafung. m. Golongan/ruang. n. Peringatan yang diberikan kepada pejafung. 2. Memberikan short message service (sms) peringatan kepada pejabat fungsional yang belum memenuhi pengumpulan angka kreditnya 2 (dua) tahun sejak
Bab I Pendahuluan 5 diangkat dari jabatannya untuk segera memenuhi angka kredit yang dipersyaratkan. 3. Menampilkan rekapitulasi pencapaian angka kredit yang ditampilkan di halaman admin. 4. Mencetak Surat Peringatan Pertama, Kedua dan Keputusan Gubernur tentang pembebasan sementara serta pemberhentian dari jabatan. 5. Uji kasus pada aplikasi ini adalah Jabatan Fungsional Analis Kepegawaian. 1.5 Metode Penyelesaian Tugas Akhir Tahap tahap penyelesaian dalam pelaksanaan Tugas Akhir ini adalah, sebagai berikut : 1. Tahap pengumpulan data a. Studi Literatur Pada tahap ini mempelajari dan memahami teori dan peraturan-peraturan dari jabatan fungsional khusus yang mendukung dalam menganalisis sistem yang berjalan. Juga beberapa literature yang relevan dengan tema tugas akhir ini khususnya yang berkaitan dengan pemodelan object-oriented, yaitu UML (Unified Modeling Language) serta framework Yii. b. Survey Melakukan survey di kantor Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat, dengan maksud untuk mengumpulkan data yang berhubungan dengan batasan. Mengamati prosedur penanganan jabatan fungsional khusus secara manual, mulai pengolahan data yang masuk sampai menjadi laporan seperti rekapitulasi pejabat fungsional khusus yang mendapat peringatan, rekapitulasi pejabat fungsional khusus yang dibebaskan sementara dari jabatannya, rekapitulasi pejabat fungsional khusus yang diberhentikan dari jabatannya dan rekapitulasi pejabat fungsional khusus yang telah memenuhi syarat untuk naik pangkat/jabatan sebagai media informasi. c. Studi Dokumentasi Mengumpulkan data dengan cara menghimpun berkas berkas, misalnya struktur organisasi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat, SK
Bab I Pendahuluan 6 Kenaikan Pangkat/Jabatan, formulir-formulir isian kepegawaian, peraturan perundang-undangan jabatan fungsional khusus. Disamping membaca literature yang berhubungan dengan aplikasi yang akan dibangun. d. Wawancara dan Diskusi Melakukan dialog dan berdiskusi langsung dengan petugas yang menangani masalah jabatan fungsional khusus, untuk memahami kebutuhan dari permasalahan. 2. Tahap Pembangunan Perangkat Lunak Pembangunan perangkat lunak ini menggunakan metode Waterfall dengan gambaran sebagai berikut : a. Analisis dan Evaluasi Sistem a1. Membuat flowmap, event list dari prosedur yang sedang berjalan. a2. Memodelkan hasil analisis dengan pendekatan OO (Object Oriented), yaitu dengan metode Unified Modeling Language (UML). a3. Menganalisa sistem secara lebih detail, sebagai bahan evaluasi sistem yang sedang berjalan. a4. Mengidentifikasi kebutuhan sistem yang baru berdasarkan hasil evaluasi terhadap sistem yang berjalan. b. Perancangan Tahap ini membuat rancangan berdasarkan hasil analisis. Fokus ditahap ini adalah perancangan database, arsitektur komputer, perancangan modul, dan perancangan interface. c. Implementasi Membuat modul modul program berdasarkan spesifikasi proses pada tahap perancangan. d. Pengujian Melakukan pengujian persyaratan fungsional perangkat lunak, dengan menggunakan metode pengujian blackbox.
Bab I Pendahuluan 7 1.6 Sistematika Penulisan Dalam penelitian ini pembahasan terbagi dalam 7 (tujuh) bab yang secara singkat dapat diuraikan sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Membahas tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan pembuatan sistem, batasan masalah, metode penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI JAWA BARAT Bab ini berisi sejarah singkat dari Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat, struktur organisasi dan bidang yang terlibat dalam pengelolaan jabatan fungsional. BAB III LANDASAN TEORI Bab ini berisi penjelasan penjelasan teori yang digunakan dalam menyelesaikan tugas akhir. BAB IV ANALISIS DAN EVALUASI SISTEM Bab ini berisi tentang analisis kebutuhan dalam membangun aplikasi ini, analisis sistem yang sedang berjalan pada aplikasi ini sesuai dengan metode pembangunan perangkat lunak yang digunakan. BAB V PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi tentang perancangan sistem yang akan dikembangkan BAB VI IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM Bab ini berisi tentang hasil implementasi dari hasil analisis dan perancangan yang telah dibuat disertai juga dengan hasil pengujian dari aplikasi ini yang dilakukan apakah sistem yang dibangun sudah memenuhi syarat sebagai aplikasi yang userfriendly.
Bab I Pendahuluan 8 BAB VII PENUTUP Bab ini berisi kesimpulan dari uraian proses pembangunan aplikasi dan saran-saran tentang aplikasi ini untuk masa yang akan datang. DAFTAR PUSTAKA Berisi informasi mengenai sumber sumber data dan informasi yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir. LAMPIRAN Menyajikan keterangan yang dapat melengkapi dokumentasi laporan dan dirasa perlu untuk lebih memahami permasalahan dari topik yang diambil.