6 PENGANTAR MANAJEMEN DATA 6.1 Pengertian Basis Data Hampir disemua aspek pemanfaatan perangkat komputer dalam sebuah organisasi atau perusahaan senantiasa berhubungan dengan basisi data. Perangkat komputer ini biasanya digunakan untuk menjalankan fungsi Pengolahan Sistem Informasi, yang dewasa ini sudah menjadi suatu keharusan, untuk meningkatkan efisiensi, daya saing, keakuratan, kecepatan operasional perusahaan. Dan basis data merupakan salah satu komponen utama dalam setiap sistem informasi, tidak ada sistem informasi yang bisa buat atau dijalankan tanpa adanya basis data. Basis Data terdiri atas 2 (dua) kata yaitu Basis dan Data. Basis dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan Data adalah reperesentasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek. Basis Data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang tertentu : Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Klasifikasi Basisdata Dalam perkembangannya, terdapat berbagai pemodelan basisdata, yaitu 1. model hirarkis 2. model jaringan 3. model relasional 4. model berorientasi objek Dari beberapa model tersebut, yang paling berkembang dan banyak digunakan pada saat ini adalah model relasional. Model berorientasi objek biasanya dipergunakan untuk kebutuhan tertentu yang lebih spesifik. Pengenalan Basisdata Relasional Dalam model relasional, basisdata terdiri atas relasi-relasi atau tabel-tabel, yang dapat saling terhubung satu sama lain. Berikut bagian-bagian dari satu model tabel. 58
Field / kolom menyimpan data dengan jenis yang sama. Elemen-elemen dari field adalah 1. Nama. Dalam satu tabel tidak diperkenankan adanya field dengan nama yang sama 2. Tipe data, dapat berupa tipe data standar atau tipe lain yang disediakan oleh basisdata 3. Ukuran. Ukuran field biasanya ditentukan berdasarkan tipenya, kecuali untuk tipe string (untaian karakter). Pada tipe string, pengguna menentukan sendiri ukuran yang digunakan. Record merupakan representasi dari satu entitas yang dicatat dalam tabel. Dalam sebuah tabel (mestinya) tidak ada dua atau lebih record yang sama persis. Setiap record bersifat unik dalam tabel yang memuatnya. Model E-R (Entity-Relationship) Dalam melakukan perancangan basisdata relasional, biasa dipergunakan diagram E-R. Komponen-komponen dalam model E-R adalah : 1. Entity Set, merupakan kumpulan dari entity yang memiliki atribut-atribut yang sama. Entity dapat diartikan sebagai sesuatu yang dapat dibedakan dari yang lain. Dalam model E-R, biasa digambarkan sebagai berikut : 59
2. Relationship Set, merupakan himpunan hubungan-hubungan antar entitas-entitas dari dua entity set. Relationship Set dilambangkan sebagai berikut : 6.2 Sistem Basis Data Basis data hanyalah sebuah objek yang pasif. Ia tidak akan pernah berguna jika tidak ada pengelola atau penggeraknya, yang menjadi pengelola atau penggerak secara langsung adalah program atau aplikasi (software). Gabungan dari keduanya (basis data dan pengelolanya) menghasilkan sebuah sistem. Secara umum sebuah sistem basis data merupakan sistem yang terdiri dari atas kumpulan file (tabel) yang saling berhubungan (dalam sebuah basis data di sebuah system komputer) dan sekumpulan program (DBMS) yang memungkinkan beberapa pemakai dan atau program lain untuk mengakses dan memanipulasi file-file (table-tabel) tersebut. Data Base Management System (DBMS) Basis Data File1 File3 File2 File4 User User User Gambar Sistem Basis Data. Komponen Sistem Basis Data Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras yang terdapat dalam sebuah system basis data adalah Komputer (stand alone atau lebih dari satu/ networking), Memory sekunder (online dan offline) dan media/ perangkat komunikasi. 60
Sisetm Operasi (Operating System) Program pengelola basis data hanya dapat aktif (running) jika system operasi telah aktif. Sejumlah Sistem Opersai yang banyak digunakan misalnya : MS-DOS, MS- Windows v.xx (untuk komputer stand alone atau client dalam jaringan), Novel Netware, MS-Windows NT/2000, Unix (untuk komputer server dalam jaringan). Basis Data Basis data dapat berisi : File/table, indeks dll. Disamping berisi dan menyimpan data, basis data juga mengandung/ menyimpan definisi struktur. Database Management System (Sistem Pengelola Basis Data) DBMS merupakan sebuah perangkat lunak khusus yang akan menentukan bagaimana data diorganisasikan, disimpan, diubah dan diambil. DBMS juga menerapkan mekanisme pengamanan data, pemakaian data secara bersama, keakuratan/ konsistensi data dsb. Perangkat lunak DBMS antara lain : dbase III+, dbase IV, FoxBase, Rbase, MS Acess dan Borland Paradox, Borland Interbase, MS SQL Server, CA Open Ingres, Oracle, Informix, Sybase, dll. Pengguna Basis Data a. Database Manager Suatu modul program yang menyediakan interface antara penyimpanan data dengan suatu aplikasi program. Tugas dan tanggung jawab : interaksi dengan file manager, integrasi, keamanan, kontrol, backup dan recovery. b. Database Administrator (DBA). Oarng yang mempunyai kekuasaan sebagai pusat pengontrolan terhadap seluruh system baik data maupun program yang mengakses data. Funsi DBA : - mendefinisikan pola struktur database - mendefinisikan struktur penyimpanan dan metode akses. - mampu memodifikasi pola dan organisasi phisik. - memberikan kekuasaan pada user untuk mengakses data. - menspesifikasikan keharusan integritas data. c. Database User Ada 4 macam pemakai basis data yang berbeda keperluan dan cara aksesnya : - Programmer Aplikasi. 61
Pemakai yang berinteraksi dengan basis data melalui DML (data manipulation language), yang disertakan dalam program yang ditulis dalam bahasa pemrograman induk (C, Pascal, Basic, Cobol, dll) - User Mahir (Casual User) Pemakai yang berinteraksi dengan system tanpa menulis modul program, mereka menyatakan query dengan bahasa query yang telah disediakan DBMS. - User Umum (End User Naïve User) Pemakai yang berinteraksi dengan sistem basis data melalui pemanggilan satu program aplikasi permanen (executableprogram) yang telah ditulis/ disediakan sebelumnya oleh programmer. - User Khusus (Specialized User) Pemakai khusus yang menuliskan aplikasi database tidak dalam kerangka data processing yang tradisional, aplikasi tersebut diantaranya : CAD, Knowledge Base, Expert System, system yang menyimpan data dalam bentuk data yang komplek misalnya data grafik, audio,dll. Aplikasi Basis Data Aplikasi (perangkat lunak) ini bersifat opsional, artinya ada tidaknya tergantung dari kebutuhan. Program ini ada yang sudah disediakan bersama dengan DBMS nya, ada juga yang harus dibuat sendiri dengan menggunakan aplikasi lain yang khusus (development tools). Artinya aplikasi ini ada yang terpisah atau menyatu dengan DBMS. Aplikasi yang menyatu dengan DBMS implementasinya akan lebih cocok untuk pemakaian sendiri (stand alone) yang bebannya lebih ringan, perangkat lunak ini adalah : dbase III+, FoxBase dan MS-Access. Aplikasi yang terpisah dengan DBMS implementasinya akan lebih cocok untuk pemakaian berat oleh banyak pemakai (multi user), perangkat lunak ini diantaranya : MS SQL Server, Oracle, CA OpenIngres, Sysbase, Informix, IBM DB2, dll Perangkat lunak ini memang dirancang sejak awal berdiri sendiri dan terpisah dari aplikasi basis datanya dan banyak sekali fasilitas (feature) yang ditangani oleh DBMS ini. 62
6.3 Objektif dan Penerapan Basis Data Pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif) seperti berikut : Kecepatan dan kemudahan (Speed) Efisiensi ruang penyimpanan (Space) Keakuratan (Accurate) Ketersediaan (Availability) Kelengkapan (Completeness) Keamanan (Security) Kebersamaan pemakai (Sharability) Secara lebih nyata bidang-bidang fungsional yang telah umum memanfaatkan basis data antara lain : Kepegawaian Pergudangan (inventori) Akuntansi Layanan pelanggan (customer care) Dan lain-lain Bentuk-bentuk organisasi/perusahaan yang memanfaatkan basis data (sebagai komponen sistem informasi) dapat berupa: Perbankan, Asuransi, Rumah Sakit, Produsen Barang, Industri Manufaktur, Pendidikan/ Sekolah, Telekomunikasi dan lainlain.. 63