Jurnal Teknologi Informasi dan Telematika Vol.5, Desember 2012, 14-22 14 Implementasi Critical Path Method dan PERT Analysis pada Proyek Global Technology for Local Community Dadang Syarif Sihabudin Sahid 1 1 Program Studi Sistem Informasi, Jurusan Teknik Komputer Politeknik Caltex Riau Jl. Umbansari No. 1 Rumbai, Pekanbaru, Telp : 0761-53939 email : dadang@pcr.ac.id Abstrak Masalah perencanaan dan penjadwalan dalam sebuah proyek selalu menjadi isu yang cukup signifikan karena sangat berpengaruh dalam pengelolaan waktu, biaya dan ruang lingkup pekerjaan Fenomena yang sering muncul adalah para manajer proyek sering tidak tepat dalam menentukan estimasi durasi proyek yang cukup effisien dengan tetap memenuhi tujuan dan batasan sebuah proyek. Penelitian ini mengimplementasikan metoda jalur kritis (critical path method/cpm) dan program evaluation and review technique/pert analysis pada proyek Global Technology for Local Community/GTLC Program kerjasama PT. Chevron Pacific Indonesia dan Dinas Pendidikan Provinsi Riau. Tujuan yang ingin dicapai dalam implementasi CPM dan PERT ini adalah mendapatkan estimasi durasi proyek yang efisien, identifikasi jalur kritis serta serta nilai peluang dalam menyelesaikan proyek. Setelah dilakukan implementasi, pengujian dan analisa kedua metoda ini pada proyek GTLC didapatkan hasil bahwa proyek dapat diselesaikan lebih cepat 5minggu dengan empat buah jalur kritis jika menggunakan CPM. Sementara analisa PERT memperlihatkan bahwa proyek dapat selesai lebih cepat dua minggu dengan dua buah jalur kritis serta memberikan peluang keberhasilan sebesar 92,46%. Kesimpulan dari penelitian adalah bahwa CPM dan PERT analysis dapat diterapkan untuk efisiensi penjadwalan pada proyek GTLC. Kata kunci: CPM, PERT analysis, manajemen proyek. Abstract Planning and scheduling problem in a project always has a significant issue because it influences to management of time, cost and scope of work. This phenomenon often arises when the project managers are not appropriate in determining to estimate duration of the project in order to meet the triple constraint in project management. This research implements the critical path method (CPM) and Program Evaluation and Review Technique / PERT analysis on a project of Global Technology for Local Community / GTLC program. The project comes from collaboration between PT. Chevron Pacific Indonesia and Education Department of Riau Provincial. Objective of the research is to implement CPM and PERT that aims to get an efficient estimate of the duration of the project, as well as the identification of the critical path and the probability to complete the project. After implementation, testing and analysis, CPM gives five weeks more quickly to complete the project with the four critical paths, while the PERT gives 2 weeks more quickly with two critical paths. The PERT also gives 92.46% probability of successful to completion the project. The conclusion of the research is the CPM and PERT analysis can be applied to the efficiency of the scheduling of the GTLC project. Keywords: CPM, PERT Analysis, project management 1 Pendahuluan Secara umum, keberhasilan dari suatu kegiatan proyek adalah terpenuhinya semua ruang lingkup pekerjaan dengan kualitas yang baik dan dalam batasan waktu dan biaya yang disepakati. Oleh karena itu seorang manajer proyek harus mempunyai kecakapan dan kompetensi yang memadai khsusnya dalam mengelola 3 tahapan utama dalam sebuah proyek yaitu tahap perencanaan, tahap penjadwalan dan tahap pengendalian. Resiko kegagalan sering muncul akibat selain manajer proyek yang kurang berpengalaman juga sering diakibatkan oleh minimnya pengetahuan manajer dalam pengelolaan proyek. Seorang manajer proyek, khsusnya
Implementasi CPM dan PERT Analysis pada Proyek Global Tech for Local Community 15 pemula paling tidak harus mempunyai pengetahuan yang cukup termasuk didalamnya kemampuan dalam menggunakan tools-tools yang biasa digunakan dalam manajemen proyek. Kemampuan ini akan lebih baik lagi jika ditunjang juga dengan kemampuan dalam menggunakan aplikasi pendukung manajemen proyek, sehingga akan mempermudah dalam pengelolaan dan dokumentasi terutama pada proyek-proyek skala besar. Perencanaan dan penjadwalan yang baik dari suatu kegiatan proyek akan menjadi salah satu penentu dan pijakan bagi keberhasilan tahapan proyek berikutnya. Kedua hal tersebut selalu menjadi isu yang signifikan dalam dunia manajemen proyek karena akan berpengaruh pada keberhasilan sebuah proyek, terutama dalam memenuhi lingkup waktu, lingkup pekerjaan dan lingkup biaya. Kesalahan seorang manajer proyek dalam perencanaan penjadwalan kegiatan dan aktivitas proyek akan mengakibatkan proyek berjalan molor dan secara tidak langsung mengakibatkan penambahan biaya. Padahal pada awal kesepakatan pemberi pekerjaan (sponsor proyek) biasanya sudah menetapkan tentang batasan yang harus dipenuhi baik dari sisi biaya, waktu maupun ruang lingkup pekerjaan. Ada banyak tools dan aplikasi pendukung yang bisa digunakan dalam perencanaan dan penjadwalan aktivitas-aktivitas sebuah proyek yang kesemuanya bertujuan untuk optimalisasi pekerjaan sebuah proyek sehingga akan ada efisiensi dari sisi biaya maupun waktu pelaksanaan. Pada penelitian ini digunakan pendekatan metoda jalur kritis (critical path method/cpm) dan Program Evaluation and Review Technique (PERT) analysis yang diimplementasikan pada proyek Global Technology for Local Community (GTLC) program. GTLC adalah sebuah proyek peningkatan kemampuan teknologi informasi yang ditujukan untuk mengurangi kesenjangan digital bagi penduduk lokal yang ada di Provinsi Riau. Program ini meliputi peningkatan kemampuan guru dalam hal instalasi, penggunaan dan perawatan perangkat lunak dan perangkat keras legal, peningkatan pengetahuan guru dalam penggunaan aplikasi open source, serta pembangunan 60 laboratorium komputer berbasis aplikasi open source pada 12 kabupaten/kota di Provinsi Riau. Tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui jalur kritis dari proyek GTLC, estimasi waktu proyek dan peluang selesainya proyek dengan waktu yang kurang dari yang disepakati awal. Untuk pengolahan data digunakan aplikasi WinQSB versi 2.00 terutama berkaitan denganian pencarian solusi CPM dan PERT analysis. 2 Tinjauan Pustaka 2.1 Definisi Proyek Kegiatan Proyek dapat diartikan sebagai satu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan secara jelas [1]. Menurut PMBOK Guide, sebuah proyek adalah suatu usaha keras yang diambil dengan waktu sementara untuk membuat suatu unik produk, jasa maupun hasil unik lainnya [2]. Oleh karena itu sebuah proyek memiliki ciri-ciri atau karakteristik yang membedakan dengan kegiatan lainnya yaitu [3] : Proyek mempunyai tujuan yang khusus/unik Proyek bersifat sementara Dilakukan dengan intensitas tinggi, progressive dan elaborative Memerlukan sumber daya, seringkali bersal dari berbagai area/departemen Harus memiliki pemberi kerja/sponsor proyek yang akan memberikan arahan dan pembiayaan sebuah proyek Batasan biaya, waktu, sasaran dan kualitas hasil ditentukan dan disepakati di awal. Memiliki ketidakpastian Berdasarkan definisi dan cirri-cirinya, terlihat cukup jelas bahwa dalam suatu kegiatan proyek yang dilakukan oleh suatu organisasi atau masyarakat sangat berbeda dengan kegiatan
Dadang Syarif Sihabudin Sahid 16 yang dilakukan secara rutin (kegiatan operasional). Tabel 1 memperlihatkan perbandingan kegiatan dalam bentuk proyek dan kegiatan yang bersifat operasional [1]. Tabel 1. Perbandingan Kegiatan Proyek vs Kegiatan Operasional Kegiatan Proyek a. Bercorak dinamis, non rutin b. Siklus proyek relative pendek c. Intensitas kegiatan didalam periode siklus proyek berubah-ubah (naik-turun) d. Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan e. Terdiri dari bermacam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu f. Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya Kegiatan Operasional a. Berulang-ulang, rutin b. Berlangsung dalam jangka panjang c. Intensitas kegiatan relative sama d. Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam dalam proyek e. Macam kegiatan tidak terlalu banyak f. Macam volume dan keperluan sumber daya relative konstan Sebuah proyek dikatakan berhasil jika memenuhi batasan proyek yang ditetapkan yaitu batasan waktu, batasan biaya dan ruang lingkup pekerjaan serta pemberi pekerjaan/sponsor proyek merasa puas akan hasil yang dicapai. Gambar 1 memperlihatkan 3 batasan utama yang harus dipenuhi bagi keberhasilan suatu proyek [3]. Gambar 1. Tiga Batasan Utama dalam Sebuah Proyek (Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007) 2.2 Manajemen Proyek Manajemen proyek adalah pengaplikasian pengetahuan, keahlian, tools dan teknik lainnya ke dalam semua aktivitas proyek untuk mencapai/memenuhi kebutuhan proyek [3]. Seorang manajer proyek harus berjuang untuk memenuhi tiga batasan proyek dengan melakukan pengelolaan yang seimbang antara batasan biaya, batasan waktu, maupun batasan lingkup pekerjaan. Paling tidak ada tiga tahapan penting yang dilakukan dalam manajemen proyek yaitu : Tahap Perencanaan meliputi penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan organisasi tim Tahap Penjadwalan meliputi menghubungkan tenaga kerja, uang, bahan/alat yang digunakan dalam proyek
Implementasi CPM dan PERT Analysis pada Proyek Global Tech for Local Community 17 Tahap Pengendalian meliputi pengawasan sumberdaya, biaya, kualitas, dan budget, jika perlu merevisi, ubah rencana, menggeser, atau mengelola ulangsehingga tepat waktu dan biaya. 2.3 Metoda Jalur Kritis (Critical Path Method/CPM) Jalur kritis adalah sebuah rangkaian aktivitas-aktivitas dari sebuah proyek yang tidak bisa ditunda waktu pelaksanaannya dan menunjukan hubungan yang saling berkaitan satu dengan yang lain [4]. Dalam suatu proyek bisa dihasilkan lebih dari satu jalur kritis. Semakin banyak jalur kritis dalam suatu proyek, maka akan semakin banyak aktivitas yang harus diawasi secara intensif. Jalur kritis yang mempunyai akumulasi durasi waktu yang paling lama akan digunakan sebagai estimasi waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan. Strategi metoda jalur kritis sering digunakan dalam mempersingkat waktu pelaksanaan proyek, hal ini dapat dilakukan dengan cara penambahan sumber daya pada beberapa kegiatan yang dapat dilakukan secara simultan. Jalur kritis didapatkan dari sebuah diagram jaringan (network diagram) yang memperlihatakan hubungan dan urutan aktitivas-aktivitas dalam suatu proyek. Secara umum network diagram digambarkan menggunakan activity on node (AON) dan activity on arrow (AOA) [5]. Pada AON, aktivitas proyek direpresentasikan dengan titik (node), sementara pada AOA, aktivitas kegiatan direpresentasikan dengan panah (arrow). Aktivitas proyek yang mendahului/menjadi syarat dillakukan aktivitas lainnya disebut predesesor. Gambar 2 sampai dengan gambar 4, menunjukkan hubungan aktivitas dalam proyek menggunakan AOA dan AON. Gambar 2. Bentuk Serial Pada gambar 2 (bentuk serial), diperlihatkan tiga aktivitas proyek yaitu S, T, dan U. Pada gambar tersebut ditunjukkan bahwa aktivitas S merupakan predesesor bagi aktivitas T, sementara aktivitas T menjadi predesesor bagi aktivitas U. Pada gambar 3 (bentuk konvergen), diperlihatkan bahwa aktivitas S dan T menjadi predesesor bagi aktivitas U, atau dengan kata lain dapat dikatakan bahwa aktivitas U bisa dilaksanakan jika aktivitas S dan T sudah dilaksanakan terlebih dahulu. Gambar 4 (bentuk bercabang) memperlihatkan aktivitas S menjadi predesesor bagi aktivitas T dan U. Hal ini menggambarkan bahwa aktivitas T dan U bisa dilaksanakan jika aktivitas S telah dilaksanakan terlebih dahulu. Gambar 3. Bentuk Konvergen
Dadang Syarif Sihabudin Sahid 18 Gambar 4. Bentuk Bercabang Pada penelitian ini dipilih AON sebagai pola untuk membentuk network diagram dari proyek. Setiap titik pada AON merepresentasikan hal-hal berkaitan yang dalam proyek seperti ditunjukkan gambar 5. ES LS A D EF LF Gambar 5. Titik dalam AON Keterangan gambar : A : Kode/Nama aktivitas D : Durasi waktu suatu aktivitas ES : Earliest Start, adalah waktu paling awal untuk memulai suatu aktivitas LS : Latest Start, adalah waktu paling lambat untuk memulai suatu aktivitas EF : Earliest Finish, adalah waktu paling awal untuk menyelesaikan suatu aktivitas LF : Latest Finish, adalah waktu paling lambat untuk menyelesaikan suatu aktivitas Untuk mendapatkan jalur kritisnya, terlebih dahulu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut [5] : 1. Identifikasi semua aktivitas dalam suatu proyek termasuk didalamnya durasi waktu suatu aktivitas 2. Identifikasi aktivitas-aktivitas yang menjadi predesesor bagi kegiatan yang lain 3. Gambarkan network diagramnya. 4. Tentukan ES, EF, LS, LF serta durasi pada network diagram 5. Identifikasi jalur-jalur aktivitas yang muncul dari network diagram 6. Hitung slack menggunakan rumus berikut : Slack = LS - ES atau Slack = LF EF 7. Tentukan jalur kritis dengan cara melihat nilai slack setiap aktivitas pada masingmasing jalur. Jika suatu jalur nilai semua slack aktivitasnya bernilai nol, maka jalur tersebut adalah jalur kritis. 8. Tentukan estimasi durasi lamanya menyelesaikan proyek dengan melihat akumulasi waktu dari jalur kritis yang paling besar. Contoh dari network diagram dari suatu proyek bisa dilihat pada gambar 6. 2.4 PERT Analysis Program Evalation and Review Technique (PERT) analysis adalah salah satu metoda yang dapat digunakan dalam mengevaluasi lamanya penyelesaian suatu proyek dengan mempertimbangkan kemungkinan lain/variasi lamanya waktu dalam
Implementasi CPM dan PERT Analysis pada Proyek Global Tech for Local Community 19 menyelesaikan suatu aktivitas [6]. Estimasi tidak hanya didasarkan pada durasi tunggal tetapi pada waktu-waktu yang sifatnya optimis, pesimis, maupun waktu kebanyakan dalam menyelesaikan suatu aktivitas. Metoda ini sangat cocok terutama bagi manajermanajer proyek yang masih minim pengalaman dalam mengestimasi lamanya penyelesaian proyek. Gambar 6. Network Diagram Oleh karena itu hal mendasar yang membedakan antara CPM dan PERT adalah pada pendekatan deterministik waktu penyelesaian suatu aktivitas. CPM menggunakan satu angka yang menunjukkan adanya kepastian, sementara PERT digunakan dengan latar belakang adanya kadar ketidakpastian dalam kurun waktu kegiatan proyek. Untuk menghitung estimasi waktu berdasarkan PERT analysis, maka perlu dilakukan langkahlangkah sebagai berikut : 1. Untuk setiap aktivitas berikan perkiraan waktu optimis (optimistic), pesimis (pessimistic) dan waktu realistis (most likely). 2. Lakukan perhitungan waktu perkiraan untuk setiap aktivitas yang memenuhi formula berikut : 3. Hitung variansi (s 2 ) untuk setiap aktivitas yang memenuhi formula berikut : (1) (2) 4. Tentukan jalur kritis berdasarkan estimasi waktu hasil perhitungan. 5. Tentukan perkiraan waktu penyelesaian proyek berdasarkan jalur kritis (Te) 6. Jumlahkan variansi semua aktivitas pada jalur kritis ( 2 ) 7. Tentukan waktu penyelesaian proyek yang diharapkan (T) 8. Hitung waktu penyelesian yang telah dibakukan (z) yang mengikuti formula berikut : (3) 9. Hitung peluang waktu penyelesaian proyek dengan melihat tabel distribusi normal baku dari nilai z yang didapatkan.
Dadang Syarif Sihabudin Sahid 20 2.5 Global Technology for Local Community Program (GTLC) GTLC adalah sebuah program peningkatan kemampuan computer masyarakat tempatan di Provinsi Riau dengan tujuan utama untuk mengurangi kesenjangan digital dan mendorong penggunaan perangkat lunak legal khususnya dikalangan sekolah. Kegiatan utama dari program ini adalah membangun laboratorium pada 60 sekolah masing-masing 23 PC di 12 kabupaten/kota yang ada di Provinsi Riau, dengan aktivitas utama sebagai berikut : Survey calon sekolah penerima bantuan Rekondisi dan instalasi PC Training instruktur open source software (OSS) Training guru dan seminar OSS Distribusi PC Instalasi listrik dan jaringan computer Serah terima laboratorium Seluruh kegiatan ini harus diselesaikan dalam waktu 20 minggu, dimulai bulan Agustus 2010 dan selesai pada 31 Desember 2010. Sponsor utama dalam kegiatan ini adalah PT. Chevron Pacific Indonesia dan Dinas Pendidikan Provinsi Riau, sementara institusi lainnya yang terlibat adalah Politeknik Caltex Riau, Asosiasi Open Source Indonesia (AOSI) dan Kementrian Riset dan Teknologi. 3 Metode Penelitian Metode yang dilakukan dalam penelitian ini meliputi beberapa tahap yaitu : Perumusan masalah : Dilakukan dengan cara melakukan studi terhadap pelaksanaan proyek GTLC terutama dari sisi manajemen proyek Studi literature : Dilakukan dengan mengumpulkan bahan/teori pendukung yang sesuai meliputi studi penelitian sebelumnya, studi teori manajemen proyek khususnya berkaitan dengan CPM dan PERT, studi detail untuk mendapatkan bahan terkait GTLC. Implementasi Metode : Dilakukan dengan mengimplementasikan metoda CPM dan PERT terhadap studi kasus proyek GTLC Analisa dan penarikan kesimpulan : Data-data dan output hasil pengolahan dengan metoda CPM dan PERT menggunakan aplikasi bantu winqsb versi 2.0 dianalisa untuk kemudian ditarik beberapa kesimpulan dan rekomendasi. 4 Hasil dan Pembahasan 4.1 Implementasi CPM Sebelum diimplementasikan ke dalam metoda CPM dan PERT, table 2 adalah semua aktivitas dalam proyek GTLC. Nama Aktivitas Tabel 2. Aktivitas Proyek GTLC Kode Aktivitas Nama Aktivitas Kode Aktivitas Persiapan A Pengadaan Peralatan B Training Instruktur (ToT) I Survey Sekolah C Workshop dan Seminar Guru J Identifikasi PC D Distribusi PC K Rekondisi PC E Instalasi Listrik L Recovery PC F Instalasi Jaringan M Instalasi Software G Tes Laboratorium N Penetapan Penerima Bantuan H Serah Terima Laboratorium O
Implementasi CPM dan PERT Analysis pada Proyek Global Tech for Local Community 21 Selanjutnya data pada table 2, dimasukan kedalam menu CPM yang ada pada aplikasi WinQSB seperti ditunjukkan pada gambar 7 sebelah kiri. Gambar 7. Aktivitas Proyek dan Aktivitas Analisis pada WinQSB Hasil dari pengolahan menggunakan aplikasi WinQSB ditunjukkan pada gambar kanan dan gambar 8. Aktivitas analisis pada gambar 7 kanan menunjukkan bahwa proyek dapat diselesaikan dalam waktu 15 minggu dengan 4 buah jalur kritis yaitu jalur aktivitas B-D-E-G-L- N-O, B-D-E-G-M-N-O, B-D-F-G-L-N-O, dan B-D-F-G-M-N-O seperti diperlihatkan pada gambar 9. Berdasarkan hasil ini dapat dilihat bahwa dengan menggunakan CPM, proyek dapat selesai dalam 15 minggu dari 20 minggu yang direncanakan di awal, walaupun terdapat 4 buah jalur kritis yang memerlukan pengendalian dan pengontrolan secara intensif, sehingga proyek tidak terganggu seperti ditunjukkan gambar 8. Gambar 8. Network Diagram Proyek GTLC 4.2 Implementasi PERT Saat implementasi PERT, perlu ditambahkan 3 alternatif durasi untuk setiap aktivitas yaitu pada kolom optimistic, pessimistic dan most likely seperti ditunjukkan pada gambar 9 sebelah kiri. Sementara hasil PERT analisis memperlihatkan bahwa proyek dapat diselesaikan dalam waktu 16 minggu dengan 2 jalur kritis yaitu B-D-E-G-L-N-O dan B-D-E-G-M-N-O seperti ditunjukkan gambar 9 sebelah kanan. Jika proyek akan diselesaikan dalam 18 minggu atau lebih cepat 2 minggu dari yang direncanakan, terlihat pada gambar 10 bahwa peluang proyek dapat selesai dalam 18 minggu adalah sebesar 92,46%.
Dadang Syarif Sihabudin Sahid 22 Gambar 9. PERT Analysis Gambar 10. Critical Path dan Probability 5 Kesimpulan CPM dan PERT analysis dapat diimplementasikan dalam proyek GTLC untuk efisiensi dalam perencanaan dan penjadwalan Implementasi metoda CPM memberikan waktu penyelesaian proyek lebih cepat 5 minggu dari yang direncanakan, tetapi memberikan jalur kritis yang lebih banyak, sehingga memerlukan kerja keras dalam monitoring dan pengendalian proyek Implementasi PERT menghasilkan waktu penyelesaian lebih lama dibandingkan dengan CPM, tetapi dengan jalur kritis yang lebih sedikit dan masih lebih cepat dibandingkan dengan durasi yang direncanakan dengan tingkat keberhasilan sebesar 92,46%. 6 Daftar Pustaka [1] Fadli, M., Syarif SS, Model Teori Manajemen Proyek, Politeknik Caltex Riau, 2010 [2] Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - Fourth Edition, PMI, edisi 4, 2008 [3] Schwalbe, K., Informaton Technology Project Management, Thomson Course Technology, edisi 5, 2007 [4] Heizer, H., Render, Operation Management, Pearson/Prentice Hall, 2006 [5] Gray, C.F., Larson, E.W, Project Management, Mc-Graw Hill Companies Inc.,2006 [6] Siswanto, Operations Research, Erlangga, 2007