SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG DI MINIMARKET xxx Oleh : SITI EKA WAHYUNI Nim : 04203059 SISTEM INFORMASI ABSTRAK Tujuan dari pembuatan sistem informasi pembelian dan persedian barang yaitu Membuat perangkat lunak informasi pembelian dan persediaan barang yang dapat membantu bagian Administrasi pergudangan di minimarket xxx dalam membuat laporan pembelian dan persediaan barang yang cepat, tepat, dan akurat dan Mempermudah Administrasi gudang untuk melakukan pekerjaan. Metode yang digunakan penulis antara lain: menganalisa sistem, mendesain sistem, membuat program, mencoba program dan mengoperasikan program. Hasil yang diperoleh, antara lain: analisa sistem informasi pembelian dan persediaan barang, desain sistem informasi pembelian dan persediaan barang. program sistem informasi pembelian dan persediaan barang. Kata Kunci : Persediaan Barang BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Perkembangan teknologi sistem informasi saat ini adalah sangat pesat. Perkembangan teknologi yang sudah sedemikian pesat tentunya akan sangat bermanfaat bagi kita semua. Saat ini sistem informasi telah dapat ditransfer ke program/aplikasi komputer untuk memudahkan dalam mengelola data-data yang diperlukan. Minimarket xxx adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan. Salah satu dari bagian yang ada di Minimarket xxx adalah bagian administrasi gudang, yang mana pada bagian tersebut segala aktivitas yang berhubungan dengan pembelian dan persediaan barang yang ada di minimarket diproses. Untuk setiap proses pembelian dan persediaan barang dibuat suatu laporan untuk laporan setiap bulan. Selama ini bagian administrasi gudang kesulitan dalam memperoleh laporan yang efektif dan efisien. 1.2 PERUMUSAN MASALAH Sesuai dengan uraian yang terdapat pada latar belakang diatas permasalahan yang didapat adalah : - Bagaimana membuat aplikasi suatu sistem informasi pembelian dan persediaan barang yang tampilannya dapat dimengerti / mudah dimengerti oleh pengguna. - Bagaimana membuat laporan dan persediaan barang secara efektif dan efisien. 1.3 TUJUAN - Membuat perangkat lunak informasi pembelian, penjualan, dan persediaan barang yang dapat membantu bagian accounting minimarket xxx dalam membuat laporan pembelian, penjualan dan - 1 -
persediaan barang yang cepat, tepat, dan akurat. - Mempermudah user/ pengguna untuk melakukan pekerjaan. 1.4 BATASAN MASALAH Tugas akhir ini membuat sebuah aplikasi sistem informasi pembelian dan persediaan barang yang dibatasi hanya pada permasalahan-permasalahan sebagai berikut : - Mengolah data pembelian dan persediaan barang. - Menggunakan sistem aplikasi database Microsoft Access 2000 dan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 1.5 MANFAAT Memudahkan user / pengguna untuk menginputkan data-data pembelian, dan persediaan barang, mengolah data-datanya serta mempermudah pembuatan laporan. BAB II LANDASAN TEORI 2.1 SISITEM Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau bagian misal sistem informasi pembelian, penjualan dan persediaan barang terdiri dari subsistem pembelian dan subsistem penjualan. Komponenkomponen atau subsistem-subsistem tidak bisa berdiri sendiri, komponen atau subsistem saling berinteraksi satu sama lain dan saling berhubungan. 2.2 SISTEM INFORMASI Adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang di perlukan. Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Selain itu data juga memegang peranan yang penting dalam sistem informasi. Data yang akan dimasukkan dalam sebuah sistem informasi dapat berupa formulir-formulir, prosedur-prosedur dan bentuk data lainnya. Menurut Jogiyanto H. M. Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut : Hasil dari pengolahan data suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian yang nyata dan digunakan untuk mengambil keputusan. Dari pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa informasi menunjang peranan yang sangat penting dalam suatu sistem termasuk didalamnya pengambilan keputusan manajemen yang dapat diperoleh dari sistem informasi. Sistem Informasi menurut Jogiyanto H. M. didefinisikan sebagai berikut: Suatu system didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang orang. Fasilitas, teknologi, media, prosedur prosedur dan pengendalian yang ditunjukan untuk mendapatkan jalur kombinasi penting, memproses tipe tipe transaksi tertentu, memberi signal kepada manajemen dan lainnya terhadap kejadian kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi - 2 -
untuk pengambilan keputusan yang cerdik 2.3 VISUAL BASIC Visual Basic (VB) adalah jenis bahasa pemrograman yang berjalan diatas Sistem Operasi Windows yang berorientasi pada objek (Object Oriented) dan berbasis pemrograman even driven. Pemrograman Windows memiliki beberapa karakteristik khusus, antara lain tampilan yang bersifat grafis. Hasil ini diimplementasikan dalam object penghubung dengan pemakai (User Interface Object). Dalam aplikasi Windows digunakan icon icon, tombol, scroll bar, kotak dialog, dan seterusnya dengan maksud pengoperasiannya menjadi lebih mudah dan menyenagkan. Visual Basic 6.0 merupakan program penghasil aplikasi yang bekerja pada sistem operasi Windows 9x atau Windows NT. Sebagai bahasa pemrograman yang tergolong sebagai RAD (Raplid Application Development) tool. Kemampuan Visual Basic yang membuat active control beserta komponennya (Active Dll dan Active EXE). Hal ini mampu mempengaruhi perhatian developer dan mempengaruhi perubahan teknik pemrograman Visual Basic terutama pada konsep OOP (Object Oriented Programing ) 2.4 BASIS DATA Basis data terdiri dari dua kata, yaitu Basis dan Data. Basis dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul, sedangkan Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek yang mempunyai arti, seperti (pegawai, keluarga, pembeli, pelanggan, barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya ). Data data tersebut disimpan pada sebuah disk yang dapat diakses dengan menggunakan pemrograman basis data dari personal komputer (pc). Basis data dapat dibuat secara manual atau dengan menggunakan computer. Pada penaganan secara manual, contohnya kartu catalog pada sebuah perpus yang besar bisa berisi ribuan kartu penyimpanan pada bermacam macam kategori. Sedangkan basis data yang dibangun secara komputerisasi pembuatan dan peralatannya sudah memakai aplikasi program komputer yang khususnya untuk menangani sebuah sistem manajemen basis data perpustakaan. Basis Data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti : 1. Himpunan kelompok data ( arsip ) yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. 2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan ( redudansi ) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. 3. Kumpulan file atau tabel atau arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik. 2.4.1 Entity Entity adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam. Misalnya, pada bidang administrasi siswa entitynya adalah siswa, pembayaran dan nilai test. Pada bidang kesehatan misalnya pasien, dokter, obat, kamar, diet dan sebagainya. - 3 -
2.4.2 Atribut Setiap entity mempunyai atribut atau sebutan untuk mewakili suatu entity. Seorang siswa dapat dilihat dari atributnya, misalnya nama, nomor siswa, alamat, nama orang tua, hobby dan sebagainya. Atribut juga disebut sebagai data elemen, dan data field atau data item. 2.4.3 Data Value Data Value adalah data actual atau informasi yang disimpan pada tiap data elemen atau atribut. Misalnya atribut nama karyawan menunjukan tempat dimana informasi nama karyawan disimpan data value merupakan isi data karyawan tersebut. 2.4.4 Record / Tupel Kumpulan elemen elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu entity lengkap. Suatu record mewakili satu data atau informasi tentang seseorang misalnya nomor karyawan, alamat, kota, tanggal masuk dan lain sebagainya. 2.4.5 File Kumpulan record record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribut yang sama namun berbeda beda data value nya. 2.4.6 Database Data merupakan kumpulan file file yang saling berelasi, relasi tersebut bisa ditunjukan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database menunjukan satu kumpulan data yang dipakai dalam data lingkup perusahaan atau instansi. 2.4.7 Database Management System (DBMS) Kumpulan file yang saling bersama dengan program untuk pengelolanya disebut DBMS. Database adalah kumpulan datanya sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam satu paket program komersial untuk membaca data, mengisi data, serta melaporkan data data dalam database. 2.5 PENGOLAHAN DATA Suatu Proses pengolahan data terdiri dari tiga tahapan dasar yang disebut sebagai siklus pengolahan data yaitu input (data), processing (proses), output (informasi). Tiga tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut dapat dikembangkan lebih lanjut, sehingga alat pengembang, siklus pengolahan data tersebut mempunyai empat tahap proses: 1. Mengumpulkan Data Data dapat diambil dari transaksi yang ada dilapangan. 2. Memanipulasi Data Mengklasifikasikan, memindahkan data yang ada dilapangan berupa data manual ke data otomatisasi yang berupa perhitungan dan intisarinya. 3. Menyimpan Data Data disimpan baik berupa data actual maupun data pengolahan ke dalam Basis Data managemeny System (DBMS). 4. Menyimpan Laporan Data yang berupa data actual maupun data olahan harus dapat dilaporkan sesuai dengan manajemen perusahaan yang sudah ditentukan. 2.6 BAGAN ALIR / FLOW CHART Dokumen Flowchart merupakan suatu model yang digunakan untuk menggambarkan aliran dokumen yang terdiri dari laporan laporan dan formulir formulir termasuk tembusannya pada suatu sistem yang - 4 -
bersifak konstan. Serta menjelaskan urutan urutan dari prosedur yang ada dalam sistem, dengan kata lain menunjukan apa yang dikerjakan sistem. Pada suatu perusahaan tentu harus mencatat semua transaksi yang terjadi setiap harinya. Proses transaksi ini harus dikonversikan dari suatu media kemedia yang lain dan dimanipulasi berkali kali sampai akhirnya berakhir pada suatu formulir yang berguna bagi manajer perusahaan didalam mengambil suatu keputusan. 2.7 SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BARANG Sistem Informasi Pembelian dan Persediaan Barang adalah suatu sistem informasi yang menangani proses pembelian dan persediaan barang di minimarket xxx. Selama ini data-data yang berhubungan dengan pembelian, penjualan dan persediaan barang masih dicatat dan disimpan dalam Microsoft Excel, sehingga banyak masalah yang ditimbulkan ketika akan menerbitkan laporan. Untuk itu diperlukan suatu sistem informasi pembelian dan persediaan Barang yang bersifat otomatis, yang dapat menyimpan data dalam database dan dapat melakukan pencarian secara cepat dan tepat waktu. Sehingga dengan adanya sistem informasi pembelian dan persediaan barang ini akan sangat membantu dan mempermudah pekerjaan dalam memperoleh laporan yang secara cepat dan tepat waktu, dan dapat pula diketahui persediaan barang setelah adanya proses pembelian dan persediaan barang. Gambar 2.1 : Flow Chart Bagian Pembelian Barang Gambar 2.2 : Flow Chart Bagian Gudang BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 DESAIN SISTEM Desain sistem merupakan pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional untuk rancang bangun implementasi dan menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. - 5 -
Desain model sistem ini akan digabungkan dalam bentuk diagram arus data (Data Flow Diagram ). DFD merupakan suatu gambaran sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memperhitungkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD merupakan dokumentasi sistem yang menggambarkan arus data yang ada pada sistem. Beberapa simbol yang digunakan di DFD untuk mewakili adalah sebagai berikut: 3.1.1 External Entity ( Entitas Luar ) Kesatuan luar merupakan batas sistem yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Entity (Entitas luar) dapat berupa orang, organisasi, atau sistem yang berada diluar lingkungan sistem. 3.1.3 Process (Proses) Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan ke luar dari proses. 0 Gambar 3.3 : Simbol DFD Proses 3.1.4 Data Store (Simpanan Data) Simpanan data (Data Store) merupakan simpanan data-data yang dapat berupa: suatu file atau database di sistem komputer, suatu arsip atau catatan manual, suatu agenda atau buku dan lain-lain. + Penjualan Gambar 3.4 : Simbol DFD Data Store (Simpanan Data) Gambar 3.1 : Simbol DFD External Entity (Entitas Luar ) 3.1.2 Data Flow (Arus Data) Arus data (data flow) di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data (data store), dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. 3.2 Diagram Berjenjang Gambar 3.5 : Diagram Berjenjang Nota Pembelian Gambar 3.2 : Simbol DFD Data Flow (Arus Data) - 6 -
3.3 Dfd Top Level data persediaan barang 5Stok persediaan barang [Laporan persedian barang] 4.1 Pembuatan [Laporan barang yang terjual] laporan persediaan barang [Laporan jumlah barang yang hilan [Laporan jumlah barang yang rusak] Gambar 3.6 : DFD Top Level 4 Penjualan engolahan data persedian barang [data barang] [data penjualan] 3.4 Dfd Level - 0 2 Pembelian [data pembelian] 4.2 Pembuatan laporan laba Laporan laba rugi rugi Data_suplier 1 Suplier [Data ] Gambar 3.8 : DFD Level 1 1 2 Pembelian Input data Data transaksi transaksi data transaksi [Bukti transaksi] [Data barang] 2 Pengolahan data barang data persedian 3 Barang barang data barang [Data pembelian] Pembeli 3 Input data 4 Penjualan pembelian data penjualan data penjualan Pembeli [Nota pembelian] 4 [Laporan persedian barang] Pembuatan data pembelia laporan + [Laporan jumlah barang yang rusak] [Laporan jumlah barang yang hilang] [Laporan barang yang terjual] Gambar 3.7 : DFD Level 0 3.1.4 Dfd Level 1 3.2 DESAIN SISTEM 3.2.1 Desain Data Base Database (Basis Data) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan suatu komponen yang penting di sistem informasi pembelian, dan persediaan barang, karena berfungsi sebagai penyedia informasi bagi para pemakainya. Dengan menggunakan bantuan Power Designer-Data Arsitect, semua data store yang berupa entitas dapat digambarkan dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD), dimana pada ERD ini semua hubungan antara entitas dapat diketahui. Pada ERD sistem pembelian, penjualan dan persediaan barang terdiri dari 7 entitas yaitu entitas supplier, pegawai, barang, transaksi, detailtransaksi, jurnal dan perkiraan. Dimana untuk masingmasing entitas akan saling berkaitan dengan adanya suatu relasi. - 7 -
Berikut adalah bentuk database yang berbentuk ERD untuk Sistem informasi pembelian dan persediaan barang : Gambar 4.1 : Form Login Gambar 3.9 : ERD Persediaan Barang BAB IV HASIL DAN ANALISIS Pada tahap hasil dan analisis ini merupakan tahap pengetesan pada tahap implementasi yang telah dilakukan, dimana pada tahap analisa ini akan dibahas beberapa hal tentang jalannya program sistem informasi pembelian, dan persediaan barang itu sendiri atau kasus-kasus yang ada pada sistem informasi pembelian dan persediaan barang di minimarket xxx. Adapun bentuk analisa dari tahap implementasi diatas yang terdiri dari beberapa kasus adalah sebagai berikut : 4.1 Form Halaman Utama Adalah bentuk halaman yang paling utama pada saat kita memasuki bentuk aplikasi sistem pembelian, penjualan dan persediaan barang di Minimarket xxx. 4.2 Form Halaman Pembelian Barang Fasilitas menu sama dengan form input data transaksi, akan tetapi dari jenis transaksi hanya ada pembelian. Gambar 4.2 : Form Pembelian 4.3 Form Input Data dan Lihat Data Merupakan bentuk menu yang mempunyai fasilitas tambah data, ubah data, simpan data, pencarian dan batal. Fasilitas ini mempunyai fungsi menambah data, mengubah data, menyimpan data, mencari data dan membatalkan data yang akan disimpan. - 8 -
BAB V SIMPULAN DAN SARAN Gambar 4.3 : Form Input Data dan Lihat Data 4.4 Laporan Persediaan Barang Laporan persediaan barang di gudang mencetak tanggal, nama barang, satuan, harga, stok awal gudang, jumlah pembelian, jumlah mutasi dan stok akhir gudang. Tabel 4.1 Laporan Persediaan Barang KESIMPULAN 1. Aplikasi ini dapat menjadi data aktual bagi bagian administrasi gudang untuk menangani pembelian dan persediaan barang. 2. Berdasarkan hasil dari perancangan dan pembuatan perangkat lunak sistem informasi pembelian dan persediaan barang yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi pembelian dan persediaan barang merupakan suatu sistem yang menangani masalah transaksi pada Minimarket xxx, yang terdiri dari transaksi pembelian, penjualan, retur pembelian, retur penjualan, dan mutasi. Dimana dengan adanya suatu sistem informasi pembelian dan persediaan barang ini bisa memudahkan pihak minimarket dalam menghasilkan suatu laporan yang otomatis termasuk dalam hal pemerolehan stok akhir yang secara otomatis ketika ada suatu transaksi. Dengan aplikasi ini proses penginputan data permintaan barang serta data lainnya yang dilakukan oleh bagian administrasi gudang akan lebih efisien dan akurat. SARAN Program aplikasi ini dapat dikembangkan lebih lanjut untuk menambahkan kemampuan dalam memproses data, yaitu dengan database SQL Server yang merupakan teknologi database yang memberikan fasilitas yang lebih diantaranya dapat menyimpan data lebih banyak dan mampu mengolah data dalam jumlah yang besar. Dimana aplikasi ini juga akan semakin bertambah datanya, sehingga akan - 9 -
semakin akurat informasi yang dihasilkan dari suatu data. DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto, HM. 1989. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur Teori dan Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Kristanto, Andri. 2003. Perencanaan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media. Lucas JR, Henry C. 1987. Analisis Desain, dan Implementasi Sistem Informasi. Jakarta: Erlangga. Pramana, Hengky W. 2003. Kunci Sukses Pemrograman Stock Inventory Berbasis Access 2000. Jakarta: PT Elek Media komputindo. Petroustsos, Evangelos, 2002. Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0, PT. Elex Media Komputindo. - 10 -