Jatisi, Vol. 3 No. 1 September 2016 73 Analisis dan Perancangan Sistem Pendukung Keputusan Pemberian Bonus Tahunan Karyawan dengan Metode SAW pada PT. XYZ 1 Triyana Widya Ningrum, 2 Sherly Valentina, *3 Dafid 1,2,3 STMIK GI MDP, Jalan Rajawali No. 14 Palembang, Telp:(0711)376400 Fax:(0711)376360 Jurusan Sistem Informasi, STMIK GI MDP, Palembang e-mail: 1 trianawidya@mhs.mdp.ac.id, 2 sherlyvalentina@mhs.mdp.ac.id, *3 dafid@mdp.ac.id Abstrak Karyawan merupakan salah satu elemen yang penting di PT. XYZ. Oleh karenanya perusahaan senantiasa memberikan penghargaan kepada karyawannya berupa pemberian bonus berdasarkan kinerja karyawan yang dianggap memuaskan perusahaan dengan tujuan untuk memotivasi karyawan supaya dapat bekerja lebih giat lagi. Dalam pelaksanaannya perusahan kesulitan untuk menentukan karyawan yang layak untuk menerima bonus tahunan. Tujuan penelitian ini untuk memudahkan perusahaan dalam memilih karyawan penerima bonus tahunan. Metode pengumpulan data berupa studi literatur, wawancara, dan observasi. Metodologi pengembangan sistem yang digunakan adalah iterasi. Metode dalam Sistem Pendukung Keputusan menggunakan metode Simple Additive Weighting (SAW) untuk menyeleksi karyawan dari berbagai kriteria yang telah ditentukan yang berhak mendapatkan bonus. Sistem yang dikembangkan meliputi data karyawan, data kriteria, data perhitungan bobot kriteria, data penilaian kinerja karyawan, hasil perhitungan penentuan karyawan yang mendapat bonus tahunan, dan laporan karyawan yang menerima bonus tahunan. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah rancangan Sistem Pendukung Keputusan yang memudahkan PT. XYZ dalam menentukan pemberian bonus tahunan karyawan. Kata kunci : Sistem Pendukung Keputusan, Bonus, Simple Additive Weighting (SAW). Abstract Employees are one of important things in PT. XYZ. Therefore, the company continually give a reward to employee in the form of bonus based on employee performance in order to motivate employee to work harder. PT. XYZ have difficulty to decide who employee that meet the criteria to receive bonus. This research intend to make company easier to select qualified employee to receive annual bonus. Method of collecting data using study of literature, interview and obervation. Methodology of system development is iterative. Method of decision support system using Simple Additive Weighting to select employee that meet the criteria to receive bonus. The system will be develop into employee data, criteria data, calculation of criteria, assesment of employee performance and reporting of selected employee. The result of this research is a design of desicion support system that easir company to decide the bonus receiver s qualified employee Keywords : Decision Support Systems, Bonus, Simple Additive Weighting (SAW).
ISSN: 1978-1520 74 ISSN PRINT : 2407-4322 ISSN ONLINE : 2503-2933 K 1. PENDAHULUAN aryawan di suatu perusahaan merupakan salah satu elemen yang paling penting. Oleh sebab itu banyak perusahaan yang memberikan penghargaan kepada karyawannya melalui pemberian bonus berdasarkan kinerja karyawan yang dianggap memuaskan perusahaan dengan tujuan untuk memotivasi karyawan supaya dapat bekerja lebih giat lagi. Begitu juga halnya dengan PT. XYZ yang memberikan penghargaan kepada karyawannya sebagai salah satu bentuk penghargaan atas kinerja karyawan tersebut. Namun bonus tahunan ini hanya diberikan kepada karyawan yang dianggap berprestasi kepada perusahaan tersebut. Hal ini membuat peluang karyawan lain untuk bisa mendapatkan bonus sangat kecil, padahal mereka juga memiliki kriteria yang mendukung untuk mendapatkan bonus tersebut. Seharusnya untuk mendapatkan bonus tahunan tersebut harus sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan, agar semua karyawan yang bekerja pada PT. XYZ memiliki peluang yang sama untuk mendapatkan bonus tahunan. Untuk itu diperlukan suatu sistem pendukung keputusan (SPK) yang dapat memperhitungkan segala kriteria yang mendukung pengambilan keputusan guna membantu mempermudah dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pendukung keputusan adalah suatu sistem pengambil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan dapat membantu manajer dalam mendukung setiap keputusan[2]. Persoalan pendukung keputusan pada dasarnya adalah bentuk pemilihan dari berbagai alternatif tindakan yang mungkin dipilih dengan melalui proses tertentu, dengan harapan akan menghasilkan sebuah keputusan yang terbaik[1]. Dalam penelitian ini untuk memudahkan perusahaan dalam mengambil keputusan akan digunakan metode Simple Additive Weighting karena metode ini dapat menyeleksi karyawan dari berbagai alternatif lainnya yang berhak mendapatkan bonus dari perusahaan. Metode ini juga dipilih karena dapat menentukan nilai bobot untuk setiap atribut yang akan menyeleksi alternatif terbaik dari sejumlah alternative lainnya. Dengan metode ini diharapkan adanya penilaian yang lebih akurat. Penelitian serupa pernah dilakukan oleh Rindi Safitri (2014) dengan judul Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Bonus Dengan Metode Simple Additive Weighting dimana pada penelitian yang dilakukan menghasilkan sistem pendukung keputusan yang mampu menentukan kriteria-kriteria untuk penentuan bonus pada PT. Perkebunan Nusantara III Desa Sei Karang[4]. Begitu juga dengan penelitian yang dilakukan oleh Nurhandi Ganda Mulia (2014) dengan judul Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Bonus Dengan Metode Simple Additive Weighting dimana pada penlenitian yang dilakukan menghasilkan sistem pendukung keputusan yang mampu menentukan kriteria karyawan yang berhak menerima bonus tahunan pada PT. Tanjung Timberindo Industri[5]. 2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Metode Simple Additive Weighting (SAW) Merupakan metode penjumlahan terbobot. Konsep dasar metode SAW adalah mencari penjumlahan terbobot dari rating kinerja pada setiap alternatif pada semua kriteria [3]. Metode SAW membutuhkan proses normalisasi matrik keputusan (X) ke suatu skala yang dapat diperbandingkan dengan semua rating alternatif yang ada. Berikut ini adalah rumus dari metode Simple Additive Weighting(SAW). R ij = { X ij Max X ij Min X ij X ij (1) JCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page
Jatisi, Vol. 3 No. 1 September 2016 75 Keterangan : R ij X ij Max x ij Min x ij Benefit Cost = nilai rating kinerja ternormalisasi = nilai atribut yang dimiliki dari setiap kriteria = nilai terbesar dari setiap kriteria = nilai terkecil dari setiap kriteria = jika nilai terbesar adalah terbaik = jika nilai terkecil adalah terbaik Dimana R ij adalah kinerja ternormalisasi dari aloternatif A i pada atribut Cj, i=1,2,...,m dan j=1,2,...,n. Nilai preferensi untuk setiap alternatif(v i) diberikan sebagai : Vi= w j r ij Keterangan : V i = rangking untuk setiap alternatif W j = nilai bobot dari setiap kriteria R ij = nilai rating kinerja ternormalisasi Nilai V i yang lebih besar mengidentifikasi bahwa alternatif A i lebih terpilih. Berdasarkan rumusan diatas jika dihubungkan dengan perusahaan maka variabelvariabel yang digunakan adalah sebagai berikut: Kriteria Penilaian (C) 1. Jabatan (C 1) mencakup : a. Pelaksana/ Pekerja Lapangan mendapatkan nilai 0.25 b. Mandor/Pengawas Lapangan mendapatkan nilai 0.50 c. Staff mendapatkan nilai 0.75 d. Manajer mendapatkan nilai 1 2. Jumlah absensi dalam setahun ( C 2 ) mencakup : a. Absensi > 6 kali mendapatkan nilai 0.25 b. Absensi hingga 4 kali mendapatkan nilai 0.50 c. Absensi hingga 6 kali mendapatkan nilai 0.75 d. Tidak ada absen mendapatkan nilai 1 3. Lama Bekerja (C 3) mencakup : a. Bekerja < 2 tahun mendapatkan nilai 0.25 b. Bekerja hingga 4 tahun mendapatkan nilai 0.50 c. Bekerja hingga 6 tahun mendapatkan nilai 0.75 d. Bekerja > 7 tahun mendapatkan nilai 1 4. Gaji (C 4) mencakup : a. Gaji < 2.000.000 mendapatkan nilai 0.25 b. Gaji antara 2.000.000 3.999.999 mendapatkan nilai 0.50 c. Gaji antara 4.000.000 6.999.999 mendapatkan nilai 0.75 d. Gaji > 7.000.000 mendapatkan nilai 1 5. Hasil kinerja setahun (C 5) mencakup : a. Kinerja kurang memuaskan mendapatkan nilai 0.50 b. Kinerja memuaskan mendapatkan nilai 0.75 c. Kinerja sangat memuaskan mendapatkan nilai 1 2.2 Sistem Pendukung Keputusan (SPK) Decision Support System (DSS) adalah sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan, dan manipulasi data. Sistem itu digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi yang semiterstruktur dan situasi yang tidak terstruktur. [2]
ISSN: 1978-1520 76 ISSN PRINT : 2407-4322 ISSN ONLINE : 2503-2933 3. METODOLOGI PENELITIAN Gambar 1 merupakan metodologi penelitian yang menggambarkan tahapan penelitian yang dilakukan beserta metode yang digunakan. Mulai Observasi Definisi Masalah Metode yang digunakan Studi Literatur Metode Pengumpulan data Analisis Sistem Selesai Pengujian Desain Sistem Gambar 1 Metodologi Penelitian a. Observasi Pada penelitian ini dimulai dengan melakukan observasi lapangan untuk mencari bahasan penelitian pada PT. XYZ di Palembang. b. Definisi Masalah Pada tahapan ini melihat permasalahan yang akan diangkat, mencoba menjawab research question c. Studi literatur. Selanjutnya mencari studi literatur mengenai tinjauan pustaka yang berkaitan dengan penelitian yang akan dilaksanakan serta literatur penelitian sebelumnya yang terkait dengan tema penelitian. d. Metode yang digunakan Metode Simple Additive Weighting merupakan metode yang dapat menyeleksi dari berbagai alternatif lainnya. Metode ini juga dipilih karena dapat menentukan nilai bobot untuk setiap atribut yang akan menyeleksi alternatif terbaik dari sejumlah alternatif lainnya. Dengan metode ini diharapkan adanya penilaian yang lebih akurat. e. Metode Pengumpulan Data Peneliti menggunakan teknik pengumpulan data dengan melakukan wawancara f. Analisis Sistem Melakukan analisa sistem untuk mengidentifikasi yang perlu dianalisis meliputi analisis permasalahan menggunakan PIECES dan analisis kebutuhan menggunakan use case. g. Desain Sistem Melakukan desain sistem dengan melakukan pemodelan proses dan pemodelan data serta melakukan perancangan antar muka dan penggambaran flowchart program h. Pengujian Melakukan pengujian sistem untuk memastikan sistem sudah memenuhi requirement/kebutuhan yang sudah ditentukan JCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page
Jatisi, Vol. 3 No. 1 September 2016 77 4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Analisis PIECES Untuk membantu mengidentifikasi, menganalisis, dan memecahkan masalah-masalah yang dihadapi PT. XYZ, penelitian ini menggunakan kerangka PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, dan Service). 1. Performance (Kinerja) 2. Information (Informasi) 3. Economic (Ekonomi) 4. Control (Kontrol) 5. Efficiency (Efisiensi) 6. Service (Pelayanan) Tabel 1 Kerangka PIECES Lamanya proses pencarian kinerja karyawan yang mendapat bonus dikarenakan setiap divisi harus memberikan hasil penilaian kepada bagian personalia yang selanjutnya akan diberikan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan, kemudian pimpinan akan mengembalikan hasil penilaian yang sudah disetujui ke bagian personalia Seringnya terjadi kesalahan dalam penilaian setiap karyawan dikarenakan informasi mengenai kriteria dan data karyawan terkadang kurang relavan (sesuai) Seringnya terjadi kesalahan dalam pemberian bonus yang mengakibatkan kerugian dalam perusahaan, dimana perusahaan keliru dalam proses penilaian dan pemberian bonus pada karyawan Perusahaan sulit mengontrol karyawan yang telah menerima bonus secara periodik tahunan, dikarenakan arsip yang dikelola secara konvensional sebagai arsip sulit untuk dicari kembali Proses penilaian kinerja karyawan yang mendapat bonus tahunan dilakukan secara berulang mulai dari penilaian oleh masing-masing divisi, kemudian dinilai kembali oleh bagian personalia lalu diserahkan ke pimpinan untuk dipertimbangkan dan diputuskan siapa yang berhak menerima bonus tahunan Hasil dari penilaian kinerja karyawan yang menerima bonus tahunan tidak sesuai dengan yang diperkirakan sehingga menyebabkan ketidakpuasan karyawan 4.2 Analisis Kebutuhan Pada analisis kebutuhan, akan diuraikan kebutuhan fungsional dari sistem yang di bangun. Siapa yang berhak mengakses sistem yang dapat berhubungan dalam sistem alur diagram use case yang dapat dilihat pada Gambar 2. Kelola data divisi berkaitan dengan pengelolaan divisi yang ada di perusahaan, kelola data kriteria berkaitan dengan pengelolaan kriterian untuk pemiliahan karyawan, kelola data karyawan berkaitan dengan pengelolaan datadata karyawan yang terdaftar di perusahaan, kelola penentuan divisi dan kriteria berkaitan dengan penentuan divisi beserta kriteria untuk divisi tersebut, kelola penilaian dan hitung penilaian berkaitan dengan pengelolaan penilaian dan perhitungan penilaian untuk menentukan hasil akhir pegawai yang layak diberikan bonus tahunan. Sedangkan kelola data pengguna berkaitan dengan pengelolaan data pengguna aplikasi, kelola laporan dan persetujuan hasil hitung penilaian berkaitan dengan pengelolaan laporan dan persetujuan hasil akhir perhitungan. 4.3 Prosedur Sistem yang Diusulkan Prosedur sistem yang diusulkan pada PT. XYZ dalam pemberian bonus tahunan terdiri dari cara atau waktu pemberian bonus tersebut. Dimana karyawan dinilai oleh masing-masing divisi sesuai dengan kriteria dan bobot yang telah ditentukan dan dibuatkan laporan yang nantinya akan di berikan kepada bagian personalia. Lalu bagian personalia akan menginput data-data karyawan sesuai laporan dari masing-masing divisi. Setelah proses penginputan bagian personalia akan membuat laporan hasil dari penilaian dan diserahkan kepada pimpinan untuk persetujuan.
ISSN: 1978-1520 78 ISSN PRINT : 2407-4322 ISSN ONLINE : 2503-2933 Gambar 2 Diagram use case Gambar 2 use case terdapat 2 aktor yaitu personalian dan pimpinan. Untuk aktor personalia berkaitan dengan use case kelola data divisi, kelola data kriteria, kelola data karyawan, kelola penentuan divisi dan kriteria, kelola penilaian dan hitung penilaian. Sedangkan untuk aktor pimpinan berkaitan dengan kelola data pengguna, kelola laporan dan persetujuan hasil hitung penilaian. Masing-masing use case tersebut include dengan use case login. 4.4 Diagram Konteks Gambar 3 merupakan diagram konteks yang di usulkan pada rancangan sistem baru yang akan diterapkan pada PT. XYZ. JCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page
Jatisi, Vol. 3 No. 1 September 2016 79 Gambar 3 : Diagram Konteks Gambar 3 menggambarkan ada 2 entitas yaitu : personalia dan pimpinan yang terlibat dalam proses sistem pendukung keputusan pemberian bonus tahunan pada PT. XYZ dengan Metode Simple Additive Weighting. Aliran data dari personalia ke sistem adalah login, divisi, kriteria, divisi kriteria, karyawan, penilaian,hitung penilaian. Aliran data dari sistem ke personalia adalah informasi penilaian dan hitung penilaian, informasi penentuan divisi kriteria, informasi karyawan, informasi kriteria, informasi divisi dan validasi login. Aliran data dari pimpinan ke sistem adalah laporan, login, pengguna sedangkan aliran data dari sistem ke pimpinan adalah cetak laporan, informasi pengguna, validasi login. 4.5 Diagram Nol Gambar 4 adalah diagram nol dari sistem pendukung keputusan pemberian bonus tahunan karyawan pada PT. XYZ. Diagram nol (Gambar 3) menggambarkan penjelasan rinci dari diagram konteks yang dipecah menurut dekomposisi, keseluruhan dari diagram nol dilakukan oleh pimpinan dan personalia. Proses didalamnya mencakup proses generalisasi dari pengembangan sistem. Prosesnya meliputi kelola hak akses, kelola data pengguna, kelola data divisi, kelola data kriteria, kelola data karyawan, kelola penentuan divisi dan kriteria, kelola data penilaian, hitung penilaian dan kelola laporan. Adapun data store yang diperlukan untuk menangani proses-proses tersebut adalah tbpengguna, tbdivisi, tbkriteria, tbdivisikriteria, tbkaryawan, tbpenilaian, tbhasilsaw. Proses-proses tersebut melibatkan pimpinan dan personalia dengan aliran data adalah login, idpengguna, namapengguna, alamat jeniskelamin, password, kelola divisi, kelola kriteria, kelola karyawan, laporan.
ISSN: 1978-1520 80 ISSN PRINT : 2407-4322 ISSN ONLINE : 2503-2933 Gambar 4 Diagram Nol 4.6 Relasi Antar Tabel Gambar 5 adalah relasi antar tabel dari sistem pendukung keputusan pemberian bonus tahunan karyawan pada PT. XYZ. JCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page
Jatisi, Vol. 3 No. 1 September 2016 81 Gambar 5 Relasi Antar Tabel Relasi antar tabel (Gambar 4) menggambarkan komponen-komponen dari struktur data yang saling terkait dan terintegrasi. Masing-masing atribut memiliki atribut yang diperlukan dalam proses pengembangan sistem. Tabel-tabel yang ada meliputi tbdivisi, divisi_kriteria, tbkriteria, tbkaryawan, tbpengguna, tbhasilsaw, tbpenilaian. Tbdivisi berelasi dengan divisikriteria dan tbkaryawan, divisikriteria berelasi dengan tbkriteria dan tbdivisi, tbpenilaian berelasi dengan tblriteria dan tbkaryawan, sedangkan tbhasil_saw hanya berelasi dengan tbkaryawan. Semua bentuk relasi yang ada adalah satu ke banyak 4.7 Rancangan Antar Muka 4.7.1 Form Menu Utama Gambar 6 merupakan tampilan utama dari sistem pendukung keputusan pemberian bonus tahunan karyawan pada PT. XYZ dengan metode simple additive weighting. Form menu utama terdiri master data, penentuan dan penilaian, proses keputusan, laporan dan ubah password. Gambar 6 : Form Menu Utama
ISSN: 1978-1520 82 ISSN PRINT : 2407-4322 ISSN ONLINE : 2503-2933 4.7.2 Flowchart Menu Utama Flowchart Menu menggambarkan aktor sudah masuk kedalam menu program dimana menu-menu tersebut dapat dilihat pada Gambar 7. JCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page Gambar 7 : Flowchart Menu Alur program (Gambar 7) dimulai dari form menu dimana pengguna diminta untuk memasukkan pilihan menu yaitu menu master data, menu penentuan dan penilaian, menu proses
Jatisi, Vol. 3 No. 1 September 2016 83 keputusan, menu laporan, menu ubah password dan menu keluar dari program. Menu akan tampil sesuai dengan menu yang dipilih. Apabila selesai dari suatu menu maka pengguna akan kembali lagi ke pilihan untuk memasukkan pilihan menu seperti diawal program. Program akan terus tampil selama pilihan tidak sama dengan keluar program. Menu yang ada merupakan subprogram/modul yang akan diaktifkan apabila menu tersebut dipanggil sesuai dengan pilihan menu yang ada. 4.8 Tabel Hasil Pengujian Adapun hasil pengujian yang dilakukan bisa dilihat pada Tabel 2. Tabel 2 Tabel Hasil Pengujian Skenario Pengujian Hasil Yang Diharapkan Hasil Uji Menjalankan tiap menu yang terdapat pada sistem sesuai hak akses yang dibuat User melakukan proses penilaian dengan menginput data nilai dan menekan tombol simpan Sistem akan menampilkan form sesuai dengan menu yang dipilih Data akan tersimpan pada sistem Sesuai Harapan Sesuai Harapan Proses perhitungan SAW dijalankan ketika user melakukan pemilihan data yang akan dihitung dan menekan tombol hitung Proses perangkingan dari hasil perhitungan ketika user melakukan pemilihan data dan menekan tombol hasil Memilih menu laporan pada form menu utama untuk melihat laporan data yang telah diproses pada tahap sebelumnya Hasil perhitungan akan dihitung sesuai dengan rumus SAW yang diberikan Sistem akan menampilkan informasi berupa data yang sudah terangking Sistem akan menampilkan nama yang layak mendapatkan bonus pada laporan Sesuai Harapan Sesuai Harapan Sesuai Harapan 4. KESIMPULAN Berdasarkan hasil kegiatan penelitian yang dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Penelitian ini menghasilkan rancangan Sistem Pendukung Keputusan yang setelah diimplementasikan sistem menampilkan informasi hasil perhitungan yang sesuai dengan rumus SAW yang diberikan dan mampu memberikan kemudahan bagi pihak personalia untuk menampilkan nama yang layak mendapatkan bonus. 2. Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan memberikan fitur perangkingan agar lebih akurat dalam menghasilkan nama karyawan yang mendapat bonus tahunan.
ISSN: 1978-1520 84 ISSN PRINT : 2407-4322 ISSN ONLINE : 2503-2933 DAFTAR PUSTAKA [1] Tata Sutabri 2012. Analisis Sistem Informasi, Andi Offset. Yogyakarta [2] Kursini 2007, Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, Andi Offset, Yogyakarta. [3] S, Kusumadewi 2006, Fuzzy Multi-Attribut Decision Making (Fuzzy MADM), Graha Ilmu, Yogyakarta. [4] Safitri Rindy 2014, Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Bonus Dengan Metode Simple Additive Weighting, dari http://pelita-informatika.com/berkas/jurnal/26.pdf [5] Mulia Nurhadi Ganda 2014 Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Bonus Dengan Metode Simple Additive Weighting, dari http://pelita-informatika.com/berkas/jurnal/26.%20nurhadi.pdf JCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page