Layanan Sirkulasi dalam Upaya Pemenuhan Kebutuhan Informasi Pengguna di Perpustakaan Institut Manajemen Koperasi Indonesia (IKOPIN) Ranny Wulandari 1, Rohanda 2, Tati Sumiati 3 Jurusan Ilmu Informasi dan Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran Corresponding Author : any-jalo@yahoo.com ABSTRACT This study aims to determine the extent of circulation services in effort to fulfill the information needs of library users in IKOPIN. methods used to describe and analyze the descriptive method with quantitative approach. as for the population in this study is the users who use the service at the library circulation IKOPIN. Population as many taken as 660 and sapel taken as many as 87 respondents. samples taken using simple random sampling, which took a random sample of the population. techniques for data retrieval is done through questionnaires, interviews, observation, and through library research. based on survey results revealed that the circulation of library services IKOPIN already well underway in order to meet the information needs of users. on average they come to the library circulation IKOPIN to use the library collection, and information they have relevant or appropriate to the needs of the information they seek. Keyword; circulation services, IKOPIN Library 1 Penulis 2 Pembimbing Utama 3 Pembimbing Pendamping Page 1 of 8
1. PENDAHULUAN Perpustakaan merupakan wadah yang dibutuhkan oleh setiap tingkatan pendidikan mulai dari TK, SD, SMP, SMA dan perguruan tinggi. Perpustakaan ini didirikan agar kegiatan belajar-mengajar yang digariskan dalam kurikulum dapat berjalan dengan lancar. Adapun para pemakai perpustakaan perguruan tinggi adalah orang-orang yang berada dalam lingkungan perguruan tinggi, yaitu dosen, karyawan, dan yang terutama adalah para mahasiswa. Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual (Sulistyo-Basuki 1991:3). Layanan merupakan suatu kegiatan yang sangat penting dalam menjalankan tugas dan fungsi perpustakaan. Informasi yang terdapat di perpustakaan harus disebar luaskan kepada masyarakat yaitu dengan melayankan koleksi. Koleksi yang telah dikumpulkan, diolah, dan dipelihara akan menjadi sangat berarti bila koleksi tersebut dapat dimanfaatkan oleh masyarakat. Pelayanan merupakan salah satu kegiatan perpustakaan yang berinteraksi langsung dengan pemustaka oleh karena itu pustakawan harus dapat memberikan pelayanan yang baik sehingga perpustakaan tidak ditinggalkan karena kurang baiknya pelayanan perpustakaan. Pelayanan sirkulasi adalah merupakan kegiatan yang melayani peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, dimana kegiatan ini bertujuan agar pengguna memiliki kesempatan untuk menelaah isi pustaka yang diminati. Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan (Lasa Hs, 1993: 1). 2. RUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, peneliti dapat menuliskan rumusan masalahnya sebagai berikut: Bagaimana Layanan Sirkulasi Dalam Upaya Pemenuhan Kebutuhan Informasi Pengguna di Perpustakaan Institut Manajemen Koperasi Indonesia 3. Identifikasi Masalah Berdasarkan perumusan masalah diatas maka identifikasi masalahnya sebagai berikut 1. Bagaimana Keterpakaian Koleksi Sirkulasi dalam upaya pemenuhan kebutuhan informasi di Perpustakaan Institut Manajemen Koperasi Indonesia? Page 2 of 8
2. Bagaimana Pelayanan Staff Sirkulasi di Perpustakaan Institut Manajemen Koperasi Indonesia? 3. Bagaimana Sarana dan Prasarana Layanan Sirkulasi di Perpustakaan Institut Manajemen Koperasi Indonesia? 4. Bagaimana Pemanfaatan Koleksi Sirkulasi di Perpustakaan Institut Manajemen Koperasi Indonesia? 5. Bagaimana Upaya Pemenuhan Kebutuhan Informasi melalui Koleksi Sirkulasi di Perpustakaan Institut Manajemen Koperasi Indonesia? 4. Tujuan Penelitian 1. Untuk mengetahui Keterpakaian Koleksi Sirkulasi dalam upaya pemenuhan kebutuhan informasi di Perpustakaan Institut Manajemen Koperasi Indonesia 2. Untuk mengetahui Pelayanan Staff Sirkulasi di Perpustakaan Institut Manajemen Koperasi Indonesia 3. Untuk mengetahui Sarana dan Prasarana Layanan Sirkulasi di Perpustakaan Institut Manajemen Koperasi Indonesia 4. Untuk mengetahui Pemanfaatan Koleksi Sirkulasi di Perpustakaan Institut Manajemen Koperasi Indonesia 5. Untuk mengetahui Upaya Pemenuhan Kebutuhan Informasi melalui Koleksi Sirkulasi di Perpustakaan Institut Manajemen Koperasi Indonesia 5. Kerangka Pemikiran Di zaman globalisasi ini, informasi mempunyai peranan yang sangat penting. Setiap kegiatan apapun pasti membutuhkan informasi untuk kelancaran kegiatan tersebut. Contohnya mahasiswa membutuhkan informasi untuk kelangsungan kuliahnya. Informasi tersebut bisa diperoleh darimana saja. Salah satunya dari perpustakaan, yang merupakan suatu lembaga yang menyediakan berbagai macam informasi. Untuk memperoleh informasi pada perpustakaan, perpustakaan memberikan berbagi macam layanan, seperti layanan sirkulasi. Layanan perpustakaan adalah suatu kegiatan perpustakaan dalam memberikan jasa layanan kepada penggguna perpustakaan. Menurut Lasa HS (1994:122). kata sirkulasi berasal dari bahasa Inggris Circulation yang berarti perputaran peredaran seperti pada sirkulasi uang dan sebagainya. Dalam Ilmu Perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman dengan demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan. Pada layanan sirkulasi perlu adanya pustakawan yang memahami dan menguasai kegiatan sirkulasi, baik dari segi peminjaman dan pengembalian. Apalagi dengan layanan sirkulasi sistem tertutup, petugas harus menguasai Page 3 of 8
betul letak koleksi-koleksi yang ada, karena apabila petugas tidak memahami maka kegiatan layanan tersebut akan terhambat dan membutuhkan waktu yang cukup lama. Begitu juga dengan alat bantu pencarian seperti katalog, baik manual maupun yang berbasis komputer, dengan adanya alat bantu yang baik maka kegiatan sirkulasipun akan lebih cepat dan efisien. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi adalah kegiatan yang harus ada di dalam perpustakaan yang berhubungan dengan bagian peminjaman dan pengembalian bahan pustaka agar dapat dipergunakan oleh pengguna secara maksimal. Agar perpustakaan dapat memainkan perannya dengan baik/berdaya guna maka perpustakaan harus didukung oleh sarana, prasarana serta tenaga kerja pengelola yang handal. Untuk itu tenaga pengelola perpustakaan perguruan tinggi perlu dibekali pengetahuan dan keterampilan mengelola perpustakaan perguruan tinggi khususnya pada bagian pelayanan sirkulasi. Layanan sirkulasi terbagi menjadi dua yaitu sistem layanan terbuka dan sistem layanan tertutup. Dan pada perpustakaan IKOPIN dalam layanan sirkulasinya menggunakan sistem layanan tertutup. Dimana sistem layanan tertutup itu menurut Sutarno (2005:114). Sistem layanan tertutup maksudnya adalah (1) pemakai hanya dapat menelusur sumber informasi pada kartu-kartu katalog yang tersedia sebagai wakil dari sumber informasi di perpustakaan, (2) ia mencatat judul buku, pengarang dan keterangan lain yang dianggap perlu, kemudian (3) menyerahkan pada petugas untuk diambil pada tempat penyimpanannya, (4) menunggu, (5) jika sudah, dapat mempergunakan untuk dibaca, diteliti, atau bahkan jika mungkin bisa dibawa pulang, sesuai dengan peraturan yang berlaku. Sistem layanan yang ditetapkan oleh perpustakaan hendaknya dapat digunakan oleh pengguna secara optimal dalam memenuhi kebutuhan informasinya. Bagan 1.1 Alur Informasi Perpustakaan IKOPIN Page 4 of 8
6. Metodologi Penelitian Penelitiaan ini menggunakan paradigma kuantitatif dengan metode survey deskriptif. Metode deskriptif adalah pencarian fakta dengan interprestasi yang tepat ( Whitney dalam Nazir, 63:1998). Penelitian kuantitatif dapat didefenisikan sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis dari orang atau perilaku yang diamati tanpa mengisolasi individu atau organisasi kedalam variabel atau hipotesis tetapi memandangnya sebagai satu kebutuhan ( Bogdan dan Taylor dalam Moleong, 2003:3). Karena dalam penelitian ini penulis berusaha untuk membuat Deskriptif, gambaran atau lukisan secara sitematis, faktual dan akurat tentang layanan sirkulasi dalam memenuhi informasi pengguna diperpustakaan IKOPIN. 7. PEMBAHASAN Dari hasil analisis data penelitiaan secara keseluruhan dapat dilihat secara singkat dalam rangkuman hasil penelitiaan dibawah ini. Jenis kelamin responden perpustakaan IKOPIN antara perempuan dan laki laki seimbang (Tabel 4.1), mereka rata -rata berusia 20 21 tahun (Tabel 4.2), 13 responden adalah jurusan Manajemen Keuangan, 11 responden adalah jurusan Perbankan, 13 responden adalah jurusan SDM (sumber daya manusia), 11 responden adalah jurusan komunikasi bisnis dan penyuluhan, 5 responden adalah jurusan manajemen produksi, 9 responden adalah jurusan Manajemen Pemasaran, 7 responden adalah jurusan Manajemen Bisnis, 11 responden (1adalah jurusan Manajemen, 7 responden adalah jurusan D3 (Tabel 4.3), sebagian besar jumlah anggota perpustakaan dari angkatan tahun 2008 (Tabel 4.4). Motivasi mereka mengunjungi Perpustakaan untuk mencari informasi yang ditugaskan dosen (Tabel 4.5), sebagian besar dari mereka hanya 2 kali dalam seminggu mengunjungi perpustakaan (tabel 4.6), setiap keperpustakaan mereka hanya meminjam 2 koleksi sirkulasi ( Tabel 4.7). Dan dalam memperoleh koleksi sirkulasi mereka merasa tidak ada kesulitan ( tabel 4.8). Dalam segi pelayanan pustakawan bagian sirkulasi saat mencarikan buku yang mereka cari selalu cepat dan benar 40 responden (45,978%) (Tabel 4.9), dan bersikap ramah (Tabel 4.10), Perhatian yang diberikan Pustakawan bagian sirkulasi biasa-biasa saja ketika mereka meminjam buku (Tabel 4.11). walaupun demikian namun mereka tetap senang meminjam koleksi sirkulasi di perpustakaan (Tabel 4.12), dari segi jumlah koleksi sirkulasi yang ada diperpustakaan bahwa 28 responden menyatakan cukup, tetapi perlu penambahan, 31 responden menyatakan kurang, karenanya perlu penambahan, 21 responden menyatakan buku untuk jurusan nya kurang, dan 7 responden menyatakan cukup, dan tidak perlu penambahan (Tabel 4.13). Di saat buku yang mereka cari tidak ada, pustakawan bagian sirkulasi memberikan buku lain yang sejenis dan menjelaskan bahwa informasi yang terkandung didalamnya sama dengan buku yang di cari (Tabel 4.14). Page 5 of 8
Mereka merasa koleksi yang ada sudah memenuhi informasi yang dibutuhkan, jadi tidak perlu pergi ke perpustakaan lain (Tabel 4.15). Kondisi koleksi sirkulasi yang ada baik isi maupun isinya sudah terpelihara dengan baik (Tabel 4.16). karena kondisi koleksi terpelihara dengan baik, sebagian besar dari mereka ingin lebih sering meminjam buku (Tabe l 4.17). Faktor lingkungan seperti keluarga, pendidikan, dll sangat berpengaruh bagi mereka dalam mencari informasi di perpustakaan, karena itu adalah sebuah motivasi bagi mereka (Tabel 4.18) Kondisi fasilitas sirkulasi yang ada di perpustakaan IKOPIN, 23 responden menyatakan bahwa baik dan lengkap, 29 responden menyatakan bahwa baik, tetapi kurang lengkap, 29 responden menyatakan bahwa sederhana, 5 responden menyatakan bahwa kurang baik, tetapi lengkap, dan 1 responden menyatakan bahwa kurang baik dan tidak lengkap (Tabel 4.19). Dan kondisi gedungnya 30 responden menyatakan bahwa Letaknya strategis dan ruangannya menyenangkan, 9 responden menyatakan bahwa Letaknya strategis dan ruangannya tidak menyenangkan, 24 responden menyatakan bahwa Letaknya kurang strategis, tetapi ruangannya menyenangkan, dan 1 responden menyatakan bahwa Letaknya kurang strategis dan ruangannya kurang menyenangkan (Tabel 4.20). 8. KESIMPULAN Dari hasil pembahasan sebelumnya dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Keterpakaian koleksi sirkulasi di perpustakaan IKOPIN, dalam upaya pemenuhan kebutuhan informasi pemustaka yakni dengan cara peminjaman. Tiap kali memimjam koleksi sebanyak 1-3 buku, dan sampai lebih dari 3 buku, dan kebutuhan informasi yang mereka cari telah terpenuhi dan telah terjawab. 2. Pelayanan staff bagian sirkulasi di perpustakaan IKOPIN sangat membantu. Sebagian besar pemustaka merasa terbantu dengan buku mudah diperoleh tanpa kesulitan, pustakawan bagian sirkulasi memberikan pelayanan dengan cepat dan benar, pustakawan bagian sirkulasi selalu melayani dengan ramah, pustakawan bagian sirkulasi ketika pengguna meminjam buku selalu cepat tanggap terhadap permintaan pengguna, dan dengan keramahan yang selalu diberikan pustakawan bagian sirkulasi pengguna merasa sangat senang meminjam buku di perpustakaan IKOPIN. 3. Sebagian besar pengguna merasa bahwa sarana dan prasarana atau kondisi fisik fasilitas sirkulasi di perpustakaan IKOPIN baik dan lengkap, dan letaknya strategis dan ruangannya menyenangkan. 4. Pemanfaatan koleksi sirkulasi di perpustakaan IKOPIN pengguna atau pemakai banyak menggunakan koleksi sirkulasi 1-3 buku 5. Upaya pemenuhan kebutuhan informasi, sebagian besar pengguna merasa terenuhi kebutuhan informasi mereka hanya dengan menggunakan koleksi sirkulasi diperpustakaan IKOPIN, tanpa harus pergi ke pestakaan lain. Page 6 of 8
DAFTAR PUSTAKA Arikunto, Suharsini. 1998. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Rineka Cipta Bafadal, Ibrahim. 2008.Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Bumi Aksara Basuki, Sulistyo. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama --------------------. 1992. Teknik dan Jasa Dokumentasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama --------------------. 1994. Periodarisasi Perpustakaan Indonesia. Bandung: Remaja Rosdakarya ---------------------. 2004. Pengantar Dokumentasi. Bandung: Rekayasa Sains Darmono. 2001. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Bumi Aksara Direktoriat Pendidikan Tinggi. 1994. Perpustakaan Perguruaan Tinggi: Buku Pedoman Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Lasa,Hs. 1990. Kamus Istilah Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius ----------- 1993. Pengelolaan Terbitan Berkala. Yogyakarta: Kanisius ------------1994. Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan. Jakarta: Gadjah Mada University Press Moleong, J Lexy. 2003. Metodologi Penelitiaan Kuantitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya Nazir,Mohammad.1998. Metode Penelitiaan. Ghalia Indonesia Purwoko. Dkk. 2001. Diunduh dari http:/staff.undip.ac.id/perpus/romdha/2010/08/03/ Menuju-pelayanan-prima-perpustakaan/ Rakhmat, Jalalludin. 2005. Metode Penelitiaan Komunikasi. Bandung: PT Remaja Page 7 of 8
Rosdakarya Sjahrial. Pamuntjak, Rusina. 2000. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta: Djambatan Sjahrial-Pamuntjak, Rusina. 1986. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta: Djambatan S. Noerhayati. 1987. Pengelolahan Pepustakaan. Bandung: Penerbit Alumni Soetminah. 1992. Perpustakaan, Kepustakawanan, dan Pustakawan. Yogyakarta: Kanisius Supardi. 1979. Statistik. Bandung: Fakultas Tarbiyah IAIN Sunan Gunung Djati Sutarno NS. 2005. Tanggung Jawab Perpustakaan: dalam mengembangkan masyarakat Informasi. Jakarta: Panta Rei Yusuf, Pawit M, 1995. Pedoman Praktis Mencari Informasi. Bandung: Remaja Karya Page 8 of 8