WEBSITE AND ADMINISTRATION SYSTEM DEVELOPMENT IN EDUCATIONAL INSTITUTION Diah Ayu Apriliana Undergraduate Program, Information Systems Gunadarma University http://www.gunadarma.ac.id Keyword: Website, Administration System, Educational Institution ABSTRACT The process of administrative records requires a fast and accurate for the registrant does not feel bored because of the complicated stages. And also the difficulties in making payments that can only be done in a particular branch only, while scattered some other branches. Currently, the activity of the administration for registration and tuition payment is done manually. This way is very inefficient and ineffective. In addition, to obtain information about Kid labs, just get in to the Kid labs itself, no other media, so that promotion is less extensive. This condition is considered the author to build an administration system that appropriate to the author wanted, as well as solve Kid labs problems. In this thesis the author trying to create an integrated website and administration system using Adobe Photoshop CS2 for the manufacture of the entire page layout admin and user, the programming language PHP and MYSQL for display settings and database.
ABSTRAK Proses pencatatan administrasi memerlukan waktu yang cepat dan akurat agar sang pendaftar tidak merasa bosan karena tahapan yang berbelit. Dan juga kesulitan dalam melakukan pembayaran yang hanya dapat dilakukan di cabang tertentu saja, sementara tersebar beberapa cabang lain. Saat ini, kegiatan administrasi untuk pendaftaran dan pembayaran biaya pendidikan dilakukan secara manual. Cara seperti ini sangat tidak efisien dan efektif. Selain itu, untuk mendapatkan informasi tentang Kidzlabs, hanya bisa di dapat di Kidzlabs itu sendiri, tidak ada media lain, sehingga promosi kurang meluas. Kondisi ini dirasa tepat untuk mewujudkan sistem administrasi yang penulis inginkan, sekaligus menyelesaikan permasalahan yang dialami oleh Kidzlabs. Dalam tugas akhir ini penulis berusaha membuat sebuah website dan sistem administrasi yang saling terintegrasi dengan menggunakan Adobe Photoshop CS2 untuk pembuatan layout seluruh halaman user dan admin, bahasa pemrograman PHP dan MYSQL untuk pengaturan tampilan dan database. Kata Kunci : Website, Sistem Administrasi, Lembaga Pendidikan 1. Pendahuluan Sebuah sistem informasi diperlukan untuk mendukung semua proses bisnis yang bermanfaat guna mendukung efektifitas kerja agar lebih cepat dan tepat bagi semua pihak. Masyarakat sangat membutuhkan informasi yang sangat cepat dan tepat. Salah satu caranya adalah melalui media internet. Internet adalah jaringan global yang terdiri dari banyak komputer yang terbentuk dari jaringan-jaringan komputer yang tersebar diseluruh dunia. Jaringan internet ini memungkinkan kita terkoneksi untuk mencari informasi, tidak ada lagi batasan wilayah, daerah ataupun negara. Bahkan internet dapat dikatakan telah menjadi tulang punggung dunia dalam jaringan komunikasi antar pemakai komputer. Proses pencatatan administrasi memerlukan waktu yang cepat dan akurat agar sang pendaftar tidak merasa bosan karena tahapan yang berbelit. Dan juga kesulitan dalam melakukan pembayaran yang hanya dapat dilakukan di cabang tertentu saja, sementara tersebar beberapa cabang lain. Oleh karena itu, diperlukan sebuah sistem administrasi secara terkomputerisasi untuk memudahkan kegiatan administrasi seperti pendaftaran, informasi kelas dan juga pembuatan laporan pembayaran setiap bulan secara tepat dan cepat yang bersifat online, sehingga orang tua murid mendapatkan kemudahan untuk melakukan pembayaran di cabang manapun. Dengan sifatnya yang online, sistem administrasi ini juga dapat diintegrasikan dengan website sebagai media penyebaran informasi yang efektif. Untuk mewujudkan pembuatan sistem administrasi tersebut, penulis merasa memerlukan sebuah lembaga yang dapat dijadikan studi kasus dan sebagai acuan penulis. Maka, penulis memilih lembaga pendidikan bahasa inggris Kidzlabs yang dirasa tepat
karena Kidzlabs memiliki banyak murid dari berbagai level dan tersebar di beberapa cabang. Saat ini, kegiatan administrasi untuk pendaftaran dan pembayaran biaya pendidikan dilakukan secara manual. Cara seperti ini sangat tidak efisien dan efektif. Selain itu, untuk mendapatkan informasi tentang Kidzlabs, hanya bisa di dapat di Kidzlabs itu sendiri, tidak ada media lain, sehingga promosi kurang meluas. Kondisi ini dirasa tepat untuk mewujudkan sistem administrasi yang penulis inginkan, sekeligus menyelesaikan permasalahan yang dialami oleh Kidzlabs. Saat ini banyak perusahaan atau lembaga yang menggunakan Visual Basic sebagai bahasa pemrograman dalam membangun sistem administrasi, tapi dalam kesempatan ini, penulis menggunakan bahasa pemrograman Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode studi pustaka, yaitu dengan mengumpulkan data, membaca buku serta artikel yang berhubungan dengan materi pembuatan sistem dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP. Hal ini dilakukan agar lebih Masalah utama dalam perancangan sistem ini adalah bagaimana membuat suatu aplikasi yang dapat membantu kinerja petugas administrasi tanpa harus Alternatif pemecah masalah yang kami pilih adalah dengan menggunakan sistem administrasi yang terkomputerisasi dan online sehingga data dari seluruh cabang PHP dan CSS agar tampilan sistem lebih dinamis dan indah. Dalam skripsi ini penulis berusaha membuat sebuah website dan sistem administrasi yang saling terintegrasi dengan menggunakan Adobe Photoshop CS2 untuk pembuatan layout seluruh halaman user dan admin, bahasa pemrograman PHP dan MYSQL untuk pengaturan tampilan dan database. Website ini berisi tentang seluruh informasi yang berkaitan dengan lembaga pendidikan Kidzlabs dan sistem administrasi yang bertujuan untuk mempermudah staff administrasi dalam melakukan proses administrasi pada lembaga pendidikan bahasa Kidzlabs. Penulis memberi judul skripsi ini dengan Pembuatan Website dan Sistem Administrasi Pada Lembaga Pendidikan. 2. Metode Penelitian memahami materi dan masalah yang akan dibahas. Observasi atau pengamatan langsung ke lembaga pendidikan Kidzlabs untuk mengetahui permasalahan-permasalahan pada sistem administrasi yang saat ini sedang berjalan. 3. Permasalahan yang dihadapi mencatat dan menghitung secara manual. Dan juga penyebarluasan informasi yang tidak meluas, karena hanya mengandalkan brosur dan promosi dari mulut ke mulut. 4. Alternatif Permasalahan tergabung dalam satu database dan sangat memudahkan petugas administrasi. Dan juga pembuatan website untuk memudahkan penyebarluasan informasi yang berkaitan dengan lembaga
pendidikan KIDZLABS dan juga sebagai media promosi. Apabila menggunakan sistem administrasi yang terkomputerisasi, petugas administrasi hanya perlu meng-input data siswa yang mendaftar, dan saat pembayaran petugas meng-klik nomor id student yang bersangkutan, kemudian pilih biaya bulanan sesuai dengan level menguntungkan pemilik lembaga tersebut. kegiatan, metode pembelajaran dan pendaftaran. Sedangkan sistem administrasi menangani permasalahan Dalam pembuatan Website dan Sistem Administrasi ini, penulis membuat 3 buah struktur navigasi yang berbeda, yaitu struktur navigasi website, struktur navigasi admin website dan struktur navigasi admin sistem administrasi. Ketiganya menggunakan struktur navigasi composite (campuran), dimana pemakai dapat dengan bebas menelusuri program, tetapi pada bagian tertentu siswa, input pembayaran selama berapa bulan, dan klik tombol simpan yang akan langsung menyimpan data siswa ke dalam database. Dan sangat memudahkan orang tua murid karena pambayaran dapat dilakukan di cabang manapun. Selain itu, laporan transaksi pembayaran bulanan tidak lagi tercecer (terpisah-pisah) yang sangat Secara keseluruhan, website Kidzlabs berisi tentang informasi administrasi antara lain, pengisian data murid ke dalam database, pencatatan transaksi pembayaran dan pembuatan laporan bulanan. 5. Perancangan dan Uji Coba gerakan dibatasi secara hirarki ataupun linier. Dan struktur ini merupakan gabungan dari ketiga struktur sebelumnya, yaitu Linier, non Linier, dan Hirarki. Dengan tujuan memberikan keinteraksian yang lebih tinggi. Berikut ini adalah gambar struktur navigasi website, struktur navigasi admin website dan struktur navigasi admin sistem administrasi pada lembaga pendidikan Kidzlabs : Gambar 1 Struktur Navigasi Composite Halaman Website Kidzlabs
Gambar 2 Struktur Navigasi Composite Halaman Admin Website Kidzlabs Gambar 3 Struktur Navigasi Composite Halaman Admin Sistem Administrasi Kidzlabs Dalam pembuatan website dan web yang meliputi admin, student, teacher, sistem administrasi ini perlu dibuat event, cabang, level kelas, modul dan rancangan basis datanya. ERD (Entity transaksi. Dalam hal tampilan, basis data Relationship Diagram), yaitu diagram ini menyediakan input, delete dan edit data yang menggambarkan hubungan bagi pengelola basis data. keterkaitan antara satu entitas dengan entitas yang lainnya. Berikut ini adalah gambar ERD (Entity Basis data website lembaga Relationship Diagram) untuk menunjukkan pendidikan keterhubungan antar KIDZLABS ini dibutuhkan entity. untuk mempermudah organisasi content
Gambar 4 ERD (Entity Relatinship Diagram) Proses terakhir yang dilakukan adalah melakukan uji coba terhadap program yang telah dibuat pada website dan sistem administrasi Kidzlabs untuk memastikan website yang dibuat telah berjalan dengan lancar. Pengujian website dan Sistem Administrasi Lembaga Pendidikan Kidzlabs ini dilakukan dengan menggunakan webserver lokal, yaitu XAMPP. Folder yang berisi script program website yang telah dibuat diletakkan pada folder htdocs yang ada di folder XAMPP yang telah diinstal. Untuk melihat website yang telah dibuat maka kita dapat memilih alamat http://localhost/kidzlabs dan http://localhost/kidzlabs/adminweb untuk halaman admin. 6. Upload Setelah Proses uji coba di
komputer lokal berhasil dilakukan tanpa masalah maka file website ini dapat langsung diupload ke internet dengan menggunakan jasa hosting byethost.com. Langkah -langkah untuk upload file ke server byethost.com adalah : a. Tahap pertama adalah membuat account pada byethost.com. b. Setelah melakukan sign up, byethost.com akan mengirimkan link untuk verivikasi accout pada email. c. Klik link yang dimaksud, setelah verivikasi, maka akan tampil halaman konfirmasi ( Free Hosting Order Confirmation ) yang byethost.com agar database mengupload via FTP. Pada langkah ini, kita dapat meng-upload semua file-file dan script php dari website Kidzlabs. g. Kalau sudah selesai, buka browser, lalu akses secara online sesuai alamat yang diberikan oleh Untuk menguji apakah website yang telah dibuat layak dipublikasikan, maka penulis membuat sebuah kuisioner mengenai website tersebut. Penulis mengambil sample 20 orang yang merupakan teman dan kerabat penulis. Dan setelah dilakukan pengambilan data pengisian kuisioner tersebut, penulis mendapatkan hasil sebagai berikut : Menurut anda, apakah tampilan dari website ini : a. Menarik : 16 orang : 80% b. Kurang Menarik: 4 orang : 20% c. Tidak Menarik : Menurut anda, apakah isi dari website ini : a. Informatif : 14 orang : 70% b. Kurang lengkap: 6 orang berisi informasi mengenai account yang telah dibuat. d. Langkah berikutnya adalah meng-import database. Pilih databases MySQL databases. Setelah membuat nama database dan mendapatkan kode untuk nama database, maka kita dapat mengimportnya dengan meng-klik link admin. Dan selanjutnya proses import database. e. Setelah itu kita harus mengubah script koneksi.php sesuai dengan server, username dan password pada terkoneksi dengan baik. f. Langkah berikutnya adalah, server hosting, yaitu http://kids.byethost7.com, maka akan tampil halaman utama dari website Kidzlabs. h. Untuk halaman admin dapat digunakan alamat http://kids.byethost7.com/adminweb. 7. Kuisioner : 30% c. Tidak informatif: Menurut anda, bagaimana penggunaan link-link dalam website ini : a. Mudah digunakan: 17 orang :85% b. Sulit digunakan : 3 orang : 15% Apakah anda mendapatkan seluruh informasi yang anda inginkan dalam website ini : a. Ya :13orang :65% b. Tidak : 7 orang : 35% Apakah kekurangan dalam website ini : a. 35 % pengisi kuisioner menyatakan bahwa kekurangan dalam website ini adalah kurangnya foto kegiatan dan foto dalam lingkungan kelas. b. 35 % menyatakan tidak ada kekurangan. c. Dan 30 % sisanya
tersebar di beberapa pernyataan, antara lain; menu daftar online, kurang animasi dan kurang variasi pada warna. 8. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan oleh penulis, dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan mengimplementasikan Website dan Sistem Administrasi pada Lembaga Pendidikan Bahasa Kidzlabs dengan menggunakan PHP dan MySQL, masalah sulitnya mendapatkan informasi tentang Lembaga Pendidikan tersebut dan kesulitan dalam penelolaan database yang terpencar serta pembuatan laporan transaksi pembayaran, kini dapat diselesaikan. Keuntungan menggunakan PHP dan MySQL dalam mengimplementasikan aplikasi Website dan Sistem Administrasi pada Lembaga Pendidikan Kidzlabs yaitu tidak perlu mengeluarkan biaya yang besar karena software yang digunakan bersifat open source. Dimana MySQL menjadi pilihan untuk banyak pengguna PHP. Dan juga bahasa pemrograman PHP membuat website ini menjadi dinamis. Selain itu, penggunaan bahasa pemrograman lainnya seperti HTML dan CSS semakin membuat homepage ini lebih menarik. Dalam pembuatan Website dan Sistem Administrasi pada Lembaga Pendidikan Kidzlabs ini, penulis mengalami beberapa kendala, antara lain pengelolaan database untuk Sistem Administrasi dan pembuatan Laporan Transaksi Keuangan. DAFTAR PUSTAKA 1 Haris Supriansyah dan Kartoyo, 30 Menit Menjadi Webmaster, Edisi ke-3, Oase Media, Bandung, 2007. 2 Tim Divisi Penelitian dan Pengembangan MADCOMS MADIUN, Seri Panduan Lengkap: Macromedia Dreamweaver 8, Edisi ke-1, Andi, Yogyakarta, Andi, Madiun, 2007. 3 Ali Ibrahim, Cara Praktis Membuat Website Dinamis Menggunakan XAMPP, Edisi ke-1, Neotekno, Yogyakarta, 2008. 4 Lukmanul Hakim, Jalan Pintas Menjadi Master PHP, Lokomedia, Yogyakarta, 2009. 5 Lukmanul Hakim, Trik Rahasia Master PHP Terbongkar Lagi, Lokomedia, Yogyakarta, 2009.