A. LATAR BELAKANG MASALAH BAB I PENDAHULUAN Pada dasarnya arsip tidak lepas dari adanya kegiatan, arsip tercipta bukan kerena kesengajaan oleh pencipta melainkan tercipta seiring dengan adanya rekaman kegiatan atau kejadian. Arsip dapat dikatakan sebagai memori kolektif atau jatidiri sebuah bangsa. Arsip merupakan informasi yang terekam ( recorded information ) yang dihasilkan oleh kegiatan dalam sebuah instansi atau organisasi. Menurut perundang-undangan arsip dapat didefinisikan sebagai: Rekaman Kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara. 1 Jika diambil dari analisis diatas mengenai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan tehknologi arsip tidak hanya terdiri dari arsip tekstual tetapi juga arsip non tekstual yang disebut sebagai arsip bentuk khusus. Arsip bentuk khusus juga masih terbagi dari berbagai macam bentuk arsip seperti arsip audio visual, arsip kartografi dan keasikteturan, arsip publikasi, arsip ephemera, arsip karya seni, arsip elektronik dan arsip bentuk mikro. 1 Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 2
2 Arsip audio visual menurut bentuk dan wujud fisiknya, dibedakan menjadi beraneka ragam seperti arsip media kertas, arsip foto, pita rekaman, microfilm, disket dan CD. Berdasarkan perbedaan dari media rekamnya pengelolaan arsip juga dilakukan secara berbeda-beda, termasuk pengelolaan terhadap arsip foto. Arsip foto merupakan arsip dalam bentuk gambar atau citra tidak bergerak yang lahir dari hasil pemotretan baik berupa negative film, foto digital, maupun gambar positif atau hasil cetakan yang layak disimpan. Antara arip foto positif dengan negative memiliki karakteristik yang berbeda-beda maka dalam pengelolaannya juga berbeda harus disesuaikan dengan sifat dan bentuk bahan yang berbeda. Arsip foto termasuk dalam arsip bentuk khusus, dimana media rekam yang digunakan kertas khusus foto yang memiliki struktur bahan dari kertas yang lebih mudah rusak, sehingga diperlukan pengelolaan yang berbeda dari arsip tekstual pada umumnya. Arsip foto juga mengandung Informasi sebagaimana arsip tekstual, yakni sebagi sumber informasi, foto mampu meningkatkan kenyamanan intelektual dengan mengugapkan gambar sejarah yang didasarkan pada realita bahwa peristiwa tertentu benar-benar terjadi, yang melibatkan orang-orang nyata ditempat-tempat tertentu. 2 Selain itu, arsip foto memiliki nilai keunikan tersendiri dalam fisiknya arsip foto dapat mengingatkan jika dibandingkan dengan arsip tekstual. Arsip foto memiliki nilai dokumentasi yang sangat tinggi karena dapat merekam seuatu yang tidak mungkin kembali, bahkan dapat mengingatkan pada kejadian yansg sudah lampau, 2 Leary, Wiliam H., The Archival Appraisal of photographs : A RAMP study with Cuidelines, ( Paris: UNESCO,1985), hlm., 2.
3 kejadian yang mungkin sudah terhapus dalam ingatan memori manusia, akan tetapi arsip foto memiliki kelemahan yaitu, tidak dapat dijadikan sebagai bukti yang otentik dalam suatu perkara hukum, tanpa didukung oleh arsip tekstual yang lebih otentik. Artinya, arsip foto tidak dapat berdiri sendiri atau kehadirannya belum mampu sebagai bahan bukti yang sah dan otentik tanpa adanya arsip tekstual atau bukti lainnya yang mendukung. Oleh karena itu, pengelolaan arsip foto harus dilakukan secara tepat. Pengelolaan arsip foto terkait dengan kegiatan penciptaan arsip foto dari hasil pemotretan, penataan dan akses kepada masyarakat sebagai sumber informasi. Dalam penataan arsip foto dibedakan antara arsip yang aktif dengan arsip yang inaktif. Arsip aktif akan dilakukan pengelolaan dan pemeliharaan lebih lanjut sedangkan untuk arsip foto yang inaktif akan dilakukan survey arsip yaitu kegiatan pendataan terhadap arsip foto yang akan di tangani dengan menggunakan blangko survey. Apabila pendataan dilakukan di beberapa unit kerja dan jumlah arsip foto banyak maka hasil survey dicatat dalam daftar ikhtisar arsip. Daftar ikhtisar arsip digunakan sebagai acuan dalam merencanakan sumber daya yang diperlukan dalam pengelolaan arsip foto. Setelah melakukan survey arsip hal yang perlu dilakukan yaitu tahap seleksi, tahap pendeskripsian, tahap penyusunan skema, tahap penyusunan nomor, tahap penyimpanan dalam amplop, tahap penataan amplop dalam kotak dan tahap penyusunan daftar arsip foto. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DKI Jakarta merupakan lembaga kearsipan yang bertanggung jawab atas pengelolaan, pemeliharaan, dan penyediaan arsip secara lengkap dan akurat kepada publik. Berdasarkan tugas dan fungsinya
4 tersebut, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DKI Jakarta memiliki khasanah arsip dalam wujud dan bentuk media rekam yang beragam, salah satunya adalah arsip foto, dalam rangka penyediaan informasi yang akurat dan lengkap kepada publik serta sebagai bukti kegiatan dimasa yang akan datang bahwa kejadian tersebut pernah terjadi, pemeliharaan foto perlu dilaksanakan. Dalam penyediaan informasi arsip foto sistem manajemen dalam pengambilan arsip foto itu penting, tehknik yang digunakan dalam pemotretan harus dilakukan sebaik mungkin dengan fasilitas mencukupi sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan dalam pengelolaan arsip foto. Fasilitas seperti alat untuk merekam dan pengambilan gambar harus ada untuk mendukung adanya kegiatan pengadaan informasi. 3 Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DKI Jakarta dalam pengelolaan arsip foto dilakukan dengan berbagai macam tahapan. Awal mula tersedianya arsip foto yaitu dari adanya hasil akuisisi dan pemotretan. Hasil pemotretan dilakukan oleh orang yang sudah ahli dalam bidang pemotretan hal itu bertujuan agar foto yang dihasilkan dapat maksimal dan informasi yang terkandung dalam arsip foto dapat diketahui dengan jelas. Proses pemotretan dilakukan Bidang Pengembangan Koleksi yang bertugas sebagai sarana dalam pemenuhan khasanah arsip. Setelah proses pemotretan selesai foto yang dihasilkan dari pemotretan akan dipindahkan kedalam komputer dengan diberikan deskripsi tanggal pengambilan foto dan nama kegiatan yang berlangsung. 3 Jackie Bettingson, et.al., Keeping Archives (Canberra: Australian society of archivist inc., 2008 ), hlm., 414.
5 Foto yang tersimpan didalam komputer akan dipindahkan dalam hardist internal hal itu bertujuan untuk menghinari terjadinya hal yang tidak diinginkan seperti hilangnya foto karena adanya virus dalam komputer, setelah foto tersimpan didalam hardist internal maka foto akan dipindahkan kedalam bentuk DVD sebagai tempat penyimpanan hasil akhir dalam bentuk soft kopi sedangkan output yang dihasilkan adalah cetakan foto dalam bentuk tekstual. foto yang sudah dalam bentuk tekstual akan dimasukan kedalam amplop yang bebas asam dengan diberikan nomor inventarisasi arsip beserta dengan deskripsi arsip foto. Setelah foto selesai diolah maka tahapan berikutnya adalah menyerahkan foto ke bagian layanan dan pelestarian yang bertugas sebagai bagian layanan arsip. Berdasarkan latar belakang dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut. Bagimana struktur organisasi yang terdapat di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DKI Jakarta? Bagaimana pengelolaan arsip foto di Badan Perpustakaan dan arsip Daerah DKI Jakarta? Apa saja sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengelolaan arsip foto di Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah DKI Jakarta? Apa kendala yang dihadapi dalam pemeliharaan pengelolaan arsip foto di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DKI Jakarta? B. TUJUAN Tujuan melakukan Praktik Kerja Lapangan di Badan Perpustakaan dan Arip Daerah DKI Jakarta yaitu untuk mengetahui struktur organisasi beserta tugas pokok dan fungsi organisasi.
6 untuk mengetahui metode yang baik dan benar dalam penglolaan arsip foto, sehingga arsip yang tersedia dapat digunakan oleh publik. Untuk mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan dalam pemeliharaan arip foto, sehingga pemeliharaan arsip foto dapat dilaksanakan sesuai dengan prosedur. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam pemeliharaan arsip foto, sehingga dapat dilakukan atantisipasi terhadap segala hal yang dapat merusak arip foto. Dengan adanya praktik kerja lapangn juga dapat menambah wawasan atau pengetahuan yang mungkin sebelumnya tidak pernah diketahui. Hal ini bertujuan agar kita dapat memunculkan inspirasi atau ide-ide baru untuk melakukan proses pengolahan arsip foto ledih baik lagi sesuai dengan prosedur yang ada dan sesuai dengn materi yang sudah diberikan dalam perkuliahan. C. METODE PENGUMPULAN DATA Pengumpulan data penulis menggunakan tiga macam metode. Pertama, Observasi Partisipasi yaitu observasi berupa kegiatan mengidentifikasi struktur organisasi yang terdapat di Badan Perpustkaan dan Arsip Daerah DKI Jakarta untuk mendapatkan hasil bahwa pengelolaan arsip foto terdapat di Bidang Pengembangan Koleksi dan Bidang Layanan Dan Pelestarian. Selain Observasi, juga sekaligus dilakukan partisipasi berupa kegiatan praktik pengelolaan arsip foto secara langung seperti yang terdapat di Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah DKI Jakarta.
7 Metode yang kedua yaitu melakukan wawancara bebas terhadap pegawai didalam instansi. Baik itu dari Subbidang ketatausahaan atau dari Subbidang kearsipan (Arsiparis dan Pustakawan). Hal itu bertujuan untuk melengkapi data-data informasi yang dihasilkan dari observsi Metode ketiga, Studi Pustaka yitu penulis mengumpulkan data dari berbagai sumber, literatur-literatur dan buku-buku yng berkaitan dengan pengelolaan arsip foto, hal ini bertujuan untuk mendukung kegiatan dalam pengelolaan arsip foto yang terapat di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DKI Jakarta. D. TINJAUAN PUSTAKA Di dalam penelitian ini penulis menggunakan beberapa sumber-sumber pustaka yang dijadikan acuan dalam proses pemeliharaan dan pengolahan arsip foto. Perukama buku Learny, Wiliam H dengan judul The Archival Appraisal of photograph pada tahun 1985. Buku ini yang diangggap paling relevan diambil dari bab 4 mengenai penilaian yang menjelaskan tentang bagaimana proses penilaian arsip foto, dalam penilaian arsip foto harus diadakan survey terlebih dahulu hal itu bertujuan untuk mengetahui umur, keunikan, identitas dan kualitas arsip foto. Isi arsip foto yang berisi sejarah dimasa lampau harus diperhatikan sebagai bukti sejarah ditahun yang akan datang karena mampu meningkatkan nilai intelektual yang menggungkap gambar berbasis realitas, bahwa peristiwa tertententu benar-benar terjadi yang melibatkan orang-orang nyata ada ditempat tertentu.
8 Kedua, buku Jackie Bettington, et,al dengan judul Keeping archives pada tahun 2008. Buku ini membahas mengenai pentingnya tekhnologi dalam kearsipan terutama tentang bagaimana siatem manajemen yang digunakan pada pengelolaan arsip foto. Hal yang paling mendukung pada pengelolaan arsip foto yaitu terdapat pada chapter 13 mengenai digitalization dan imaging. Dengan menggunakan digitalisasi berbagai macam solusi baik dalam penyimpanan dan pengambilan gambar dapat dilakukan dengan konteks digitalisasi. Pengambilan gambar harus dilakukan dengan tekhnik yang sesuai agar gambar yang dihasilkan mendapatkan informasi yang jelas. Selain tekhnik yang digunakan, fasilitas seperti kamera digital juga sangat mendukung jalannya pengambilan gambar agar pengadaan informasi dapat berjalan dengan lancar yang langsung mendapatkan gambar positif sehingga ketika ingin melihatnya tidak perlu menggunakan peralatan yang khusus. E. SISTEMATIKA PENULISAN Dalam penyusunan tugas akhir dilakukan praktik kerja lapangan, guna memudahkan pemahaman dari pembuatan laporan yang berjudul pengelolaan arsip foto di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DKI Jakarta, laporan ini disusun dalam empat bab. Dari masing-masing bab menjelaskan tentang permaslahan yang berbea-beda namun masih saling berhubungan antara bab yang satu dengan bab yang lainnya. Bab pertama pada laporan ini membahas tentang latar belakang mengenai jenis-jenis arsip, berdasarkan jenis arsip pengelolaan yang dilakukan juga berbedabeda. Arsip tidak hanya berbentuk kertas melainkan juga ada yang non kertas yang
9 disebut dengan arsip audio visual. Arsip audio visual meliputi arsip foto, arsip rekaman suara, arsip microfilm dan arsip video. Pada bab ini yaitu membahas mengenai pengelolaan arsip foto yng terkait dengan pemeliharaan yang harus dilakukan lebih bik lagi melihat arsip foto yang ada fisik nya lebih rentan dibandingkan dengan arsip tekstual pada umumnya. Pada bab kedua mengenai laporan ini berisi tentang gambaran umum tempat dilaksanakannya praktik kerja lapangan yaitu di Badan Perpustakaan dan Arsip Daeah DKI Jakarta mulai dari sejarah singkat berdirinya BPAD, tugas pokok dan fungsi organisi serta struktur organisasinya yang terdiri dari berbagai macam bidang. Badan perpustakaan dan Arsip daerah DKI Jakarta terletak di JL. Perintis Kemerdekaan No 1 Jakarta Timur yang mempunyai tugas pokok menylenggarakan urusan perustakaan dan kearsipan daerah. Pada bab tiga laporan ini menguraikan tentang penjelasan rinci permasalahan sesuai dengan topik dari laporan akhir berdasarkan praktik yang sudah dilakukan di lapanngan, laporan ini menggambarkan tentang bagimana proses penciptaan, penataan arsip foto serta kondisi fisik arsip foto yang terdapat dii Badan Perpustakaan dan arsip Daerah DKI Jakarta. Kegiatan yang dilakukan yaitu mulai dari mengelompokan arsip sesuai dengan kegiatan dan tanggal, memasukan arsip foto kedalam amplop, memberikan deskripsi arsip, membuat daftar arsip dan penyimpanan arsip. Selain itu juga dijelaskan mengenai kendala yang dihdapi pada saat praktik kerja lapang berlangsung.
10 Pada bab empat atau terakhir dituliskan mengenai kesimpulan dari seluruh laporan akhir serta saran penulis kepada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DKI Jakarta untuk disediakannya sarana dan prasarana untuk menunjang penglolaan arsip foto sebagaimana mestinya agar arsip foto yang ada dapat terolah dengan baik. Selain itu juga pada saat melakukan pencetakan foto agar dilakukan semaksimal mugkin dengan cara melakukan pemilihan foto yang yang benar-benar memiliki nilai informasi jadi hasil cetak yang diperoleh tidak terlalu banyak.