Perpustakaan Nasional RI

EVALUASI URAIAN TUGAS KELOMPOK PENGEMBANGAN KOLEKSI DI BIDANG AKUISISI Perpustakaan Nasional RI Oleh: Mujiani/Pustakawan Madya A. Pendahuluan. Perpustakaan Nasional adalah perpustakaan yang melakukan fungsi deposit dengan melaksanakan pengumpulan dan penyimpanan bahan perpustakaan tertulis, tercetak dan terekam, baik yang terbit di dalam maupun di luar negeri tentang Indonesiana, serta melaksanakan pelayanan kepada masyarakat untuk kemajuan bangsa. Bidang Akuisisi merupakan salah satu unit pada Perpustakaan Nasional RI dalam melaksanakan tugas pemerintahan di bidang perpustakaan. Berdasarkan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI No.03 Tahun 2001, Bidang Akuisisi mempunyai tugas melaksanakan pengembangan koleksi bahan pustaka, sedangkan fungsi yang di emban adalah pengembanagn koleksi bahan pustaka melalui pembelian, hadiah, hibah dan tukar menukar; serta pendistribusian bahan pustaka surplus; dan pengembangan koleksi Indonesiana. Berdasarkan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 35 Tahun 2002, Bidang Akuisisi mengemban tugas : Melaksanakan Pengembangan Koleksi Bahan Pustaka; Menyusun Pedoman Pengembangan Koleksi; Melaksanakan kerjasama dengan lembaga/perpustakaan dalam dan luar negeri dalam pengembangan koleksi; Menyeleksi bahan pustaka untuk pembelian dan hadiah; Melakukan survey dan hunting bahan pustaka; Melaksanakan verifikasi bahan pustaka; Menyusun daftar seleksi; Menyusun pangkalan data pembelian bahan pustaka; Menyusun file interfile desiderata. Dalam melaksanakan tugas dan fungsi, Bidang Akuisisi dipimpin oleh seorang Kepala Bidang dan dibantu oleh 8(delapan) Kelompok Kerja, berdasarkan Surat Keputusan Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka Dan Jasa Informasi Nomor : 066/3/a/2011 tanggal 25 Januari 2011 tentang Pengangkatan Ketua Kelompok Kerja di Lingkungan Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka Dan Jasa Informasi (Web. Perpusnas RI), yaitu : 1

1. Kelompok Pengembangan Koleksi Majalah, Jurnal, Surat Kabar, dan Tabloit pada Bidang Akuisisi; 2. Kelompok Pengembangan dan Pengkajian Akuisisi, pada Bidang Akuisisi; 3. Kelompok Pengembangan Koleksi Monografi dan Referensi Luar Negeri pada Bidang Akuisisi; 4. Kelompok Pengembangan Koleksi Audio Visual pada Bidang Akuisisi; 5. Kelompok Pengembangan Koleksi Hadiah, Hibah & Tukar Menukar dan Distribusi Bahan Pustaka Surplus pada Bidang Akuisisi; 6. Kelompok Pengembangan Koleksi E-Resources pada Bidang Akuisisi; 7. Kelompok Pengembangan Koleksi Monografi dan Referensi Dalam Negeri pada Bidang Akuisisi; 8. Kelompok Pengembangan Koleksi Peta, dengan masing-masing uraian tugas sebagai berikut : 1. Tugas Kelompok Pengembangan Koleksi Hadiah, Hibah, Tukar Menukar dan Distribusi Bahan Pustaka : a) Mengumpulkan bahan seleksi hibah hadiah tukar menukar, dan distribusi bahan pustaka surplus. b) Melaksanakan survey bahan pustaka hibah hadiah tukar menukar,dan distribusi bahan pustaka surplus. c) Melaksanakan hunting bahan pustaka hibah dan hadiah. d) Menerima tambahan koleksi hibah, hadiah, tukar menukar dan distribusi bahan pustaka surplus. e) Melaksanakan verifikasi bahan pustaka hibah hadiah, tukar menukar dan mendistribusikan bahan pustaka surplus. f) Menyusun file interfile hibah hadiah, tukar menukar dan mendistribusikan bahan pustaka surplus. g) Membuat bank data hasil seleksi hibah hadiah, tukar menukar dan distribusi bahan pustaka surplus. h) Mengadakan bahan pustaka hibah hadiah, tukar menukar dandistribusi bahan pustaka surplus. i) Membuat daftar dan mengirimkan bahan pustaka hibah hadiah, tukar menukar dan mendistribusikan bahan pustaka surplus ke kelompok kerja yang bersangkutan di Bidang Akuisisi. 2

j) Menyusun dan menggandakan daftar tambahan koleksi hibah hadiah, dan dari hasil tukar menukar dan bahan pustaka yang didistribusikan. 2. Tugas Kelompok Pengembangan Koleksi Monografi dan Referensi Dalam Negeri : a) Menyusun Pedoman Kerja Pengembangan Koleksi Monograf dan referen Dalam Negeri. b) Mengumpulkan alat seleksi monograf dan referen dalam negeri. c) Melaksanakan survey bahan pustaka monografi dan referen dalam negeri. d) Melaksanakan hunting bahan pustaka monografi dan referen dalam negeri. e) Menyusun daftar seleksi rencana pengadaan bahan pustaka monografi dan referen dalam negeri. f) Verifikasi bahan pustaka monografi dan referen dalam negeri. g) Menyusun file inter file desiderata monografi dan referen dalam negeri. h) Membuat bank data hasil seleksi monografi dan referen dalam negeri. i) Mengadakan bahan pustaka monografi dan referen dalam negeri. j) Menerima tambahan koleksi monograf dan referen dalam negeri dari kelompok hadiah dan tukar menukar. k) Memasukkan kedalam buku induk bahan pustaka monografi dan referen dalam negeri ke Bidang Pengolahan. l) Membuat daftar dan mengirimkan bahan pustaka monografi dan referen dalam negeri ke Bidang Pengolahan. m) Menyusun dan mengadakan daftar tambahan koleksi bahan pustaka monografi dan referen dalam negeri. n) Memasukkan hasil pengadaan monograf dan referen dalam negeri ke pangkalan data Akuisisi. 3. Tugas Kelompok Pengembangan Koleksi Majalah, Jurnal, Surat Kabar, dan Tabloit : a) Menyusun pedoman kerja pengembangan koleksi surat kabar, tabloid, majalah, dan jurnal. b) Mengumpulkan alat seleksi surat kabar, tabloid, majalah, dan jurnal c) Melaksanakan seleksi surat kabar, tabloid, majalah, dan jurnal d) Menerima tambahan koleksi surat kabar, tabloid, majalah, dan jurnal dari hasil pembelian dan kelompok kerja hadiah, hibah, dan tukar menukar e) Menyusun file interfile desiderata 3

f) Membuat bank data hasil seleksi surat kabar, tabloid, majalah, dan jurnal g) Verifikasi bahan pustaka surat kabar, tabloid, majalah, dan jurna h) Melaksanakan survey bahan pustaka surat kabar, tabloid, majalah, dan jurna i) Melaksanakan hunting bahan pustaka, tabloid, majalah, dan jurnal j) Menyusun daftar seleksi rencana pengadaan bahan pustaka surat kabar, tabloid, majalah, dan jurnal 4. Tugas Kelompok Pengembangan dan Pengkajian Akuisisi : a) Membuat kajian dalam rangka pengembangan akuisisi a.1. Membuat kajian secara manajemen di lingkup Bidang Akuisisi. a.2. Membuat kajian output akuisisi yang berhubungan dengan pengolahan, layanan, dan pengguna perpustakaan (pemustaka) a.3. Membuat kajian yang bersifat pengembangan teori maupun bersifat pengujian hipotesis. b) Mendisplay bahan pustaka baru di lobi. b.1. Manual (di lobi) b.2. Elektronik (di internet) 5. Tugas Kelompok Pengembangan Koleksi Monografi dan Referensi Luar Negeri : a) Mengumpulkan alat seleksi monograf dan referen luar negeri. b) Melakukan seleksi bahan pustaka monografi. c) Menerima tambahan bahan pustaka hadiah, hibah monograf dan referens luar negeri. d) Membuat bank data hasil seleksi bahan pustaka n monografi dan referens luar negeri. e) Verifikasi hasil seleksi bahan pustaka n monografi dan referens luar negeri. f) Melaksanakan Survey dan hunting bahan pustaka n monografi dan referens luar negeri. g) Mengadakan bahan pustaka n monografi dan referens luar negeri. h) Melaksanakan penerimaan bahan pustaka hasil pembelian bahan pustaka n monografi dan referens luar negeri. i) Melaksanakan registrasi dan buku induk monografi dan referens luar negeri. j) Melaksanakan pengiriman bahan pustaka ke pengolahan. k) Membuat accision list, menyunting data bibliografis. 4

6. Tugas Kelompok Pengembangan Kelompok Audio Visual : a). Mengumpulkan Bahan Seleksi Audio visual. b). Menerima tambahan koleksi audio visual dari kelompok hadiah dan tukar menukar. c). Menyusun file interfile desiderata audio visual. d). Membuat bank data hasil seleksi audio visual. e). Verifikasi bahan pustaka audio visual. f). Melaksanakan survey bahan pustaka audio visual. g). Melaksanakan hunting bahan pustaka audio visual. h). Menyusun daftar seleksi rencana pengadaan bahan pustaka audio visual. i). Mengadakan bahan pustaka audio visual. j). Memasukkan ke dalam buku induk audio visual. k). Membuat daftar, mengirimkan bahan pustaka audio visual ke Bidang Pengolahan. l). Menyusun, menggandakan daftar tambahan koleksi bahan pustaka audio visual. m). Memasukkan hasil penggandaan audio visual ke pangkalan data akuisisi. o). Membuat laporan hasil kerja sesuai dengan aturan yang ditetapkan. p). Membuat evaluasi hasil kerja berdasarkan rencana yang ditetapkan. q). Melaksanakan kerja yang menunjang kegiatan bidang, kelompok kerja dan yang berhubungan dengan perpustakaan. 7. Tugas Kelompok Pengembangan Koleksi E-Resources : a) Menyusun pedoman kerja pengembangan koleksi e-resources b) Mengumpulkan alat seleksi bahan pustaka e-resources c) Melaksanakan seleksi bahan pustaka e-resources d) Menyusun file inter file desiderata e-resources e) Membuat bank data hasil seleksi e-resources f) Verifikasi bahan pustaka e-resources g) Melaksanakan survey bahan pustaka e-resources h) Melaksanakan hunting bahan pustaka e-resources i) Menyusun daftar seleksi rencana pengadaan bahan pustaka e-resources j) Mengadakan bahan pustaka e-resources k) Memasukkan ke dalam buku induk e-resources 5

l) Membuat daftar dan mengirimkan bahan pustaka e-resources ke Bidang Pengolahan Bahan Pustaka 8. Tugas Kelompok Pengembangan Koleksi Peta : a) Menyusun pedoman kerja pengembangan koleksi peta b) Mengumpulkan alat seleksi peta c) Melaksanakan seleksi peta d) Menerima tambahan koleksi peta dari pembelian dan dari kelompok kerja hadiah, hibah, dan tukar menukar e) Menyusun file interfile desiderata peta f) membuat bank data hasil seleksi peta g) Verifikasi bahan pustaka peta h) Melaksanakan survey bahan pustaka peta i) Melaksanakan hunting bahan pustaka peta j) Menyusun daftar seleksi rencana pengadaan bahan pustaka peta B. Evaluasi dan Fakta di Lapangan. Uraian tugas merupakan hal yang sangat pernting dibuat, untuk mengetahui tugas/pekerjaan apa saja yang akan dilakukan, siapa yang mengerjakan apa. Oleh karena itu, uraian tugas sangatlah penting untuk dibuat secara baik dan benar, agar mudah dipahami oleh yang akan menjalankan. Uraian tugas merupakan wewenang pimpinan untuk membuatnya. Dari pengamatan penulis, bahwa uraian tugas kelompok pengembangan Bidang Akuisisi, belum mencerminkan kesamaan bahasa dalam penulisan, tidak berurutan dalam penulisan uraian tugas. Dibawah ini beberapa kutipan uraian tugas yang berbeda penulisan: 1. - Menyusun dan menggandakan daftar tambahan koleksi, tertulis pada, Kelompok Pengembangan Koleksi Hadiah, Hibah, Tukar Menukar dan Distribusi Bahan Pustaka; Kelompok Pengembangan Koleksi Monografi dan Referensi Luar Negeri; dan Kelompok Pengembangan Kelompok Audio Visual. 6

- Membuat accision list, menyunting data bibliografis, tertulis pada Kelompok Pengembangan Koleksi Monografi dan Referensi Luar Negeri. 2. - Memasukkan kedalam buku induk bahan pustaka monografi dan referen dalam negeri ke Bidang Pengolahan, tertulis pada, Kelompok Pengembangan Koleksi Monografi dan Referensi Dalam Negeri. - Melaksanakan registrasi dan buku induk monografi dan referens luar negeri, tertulis pada Kelompok Pengembangan Koleksi Monografi dan Referensi Luar Negeri. - Memasukkan ke dalam buku induk audio visual, tertulis pada Kelompok Pengembangan Kelompok Audio Visual. 3. - Mendisplay bahan pustaka baru di lobi, tertulis pada Kelompok Pengembangan dan Pengkajian Akuisisi. 4. - Menyusun Pedoman Kerja Pengembangan Koleksi, tertulis pada 4(empat) Kelompok Pengembangan Koleksi pada Bidang akuisisi, yaitu : Kelompok Pengembangan Koleksi Monografi dan Referensi Dalam Negeri; Kelompok Pengembangan Koleksi Majalah, Jurnal, Surat Kabar, dan Tabloit; Kelompok Pengembangan Koleksi E-Resources; Kelompok Pengembangan Koleksi Peta. Uraian tersebut di atas, tampak, bahwa benar adanya ketidaksamaan bahasa dalam menuangkan uraian tugas pada masing-masing kelompok pengembangan koleksi pada Bidang Akuisisi, seperti tertuang pada poin 1 dan 2 di atas. Pada poin.3, uraian tugas tersebut sudah tidak dilaksanakan oleh Bidang Akuisisi, dan pada poin 4 tertulis hanya pada 4(empat) kelompok pengembangan koleksi. Sehingga secara keseluruhan uraian tugas kelompok pengembanagan pada Bidang Akuisisi harus diperbaiki. 7

C. Fakta di Lapangan. Saat ini, 7 (tujuh) dari dalam 8 (delapan) Kelompok Pengembangan Koleksi, melakukan tugas yang sama, diantaranya : 1. Melaksanakan seleksi bahan pustaka, 2. Melaksanakan survey bahan pustaka, 3. Melaksanakan hunting bahan pustaka, 4. Menerima tambahan koleksi, 5. Melaksanakan verifikasi bahan pustaka, 6. Menyusun file interfile, 7. Membuat bank data hasil seleksi, 8. Mengadakan bahan pustaka, Pelaksanaan tugas yang lain : a. Membuat accision list, menyunting data bibliografis, dilakukan oleh 6(enam) kelompok kerja, yaitu : 1. Kelompok Pengembangan Koleksi Monografi dan Referensi Dalam Negeri; 2. Kelompok Pengembangan Koleksi Majalah, Jurnal, Surat Kabar, dan Tabloit; 3. Kelompok Pengembangan Koleksi Monografi dan Referensi Luar Negeri; 4. Kelompok Pengembangan Kelompok Audio Visual; Kelompok Pengembangan; 5. Koleksi E-Resources; Kelompok Pengembangan Koleksi Peta; 6. Kelompok Pengembangan Kelompok Audio Visual untuk; Kelompok Pengembangan Koleksi Hadiah, Hibah, Tukar Menukar dan Distribusi Bahan Pustaka, tidak melakukan, sedangkan, dalam uraian tugas, tercantum tugas tersebut, namun berbeda konteks, yaitu: Menyusun dan menggandakan daftar tambahan koleksi hibah hadiah, dan dari hasil tukar menukar dan bahan pustaka yang didistribusikan. Seharusnya, melakukan, mengapa? Karna uraian pekerjaannya sama dengan kelompok kerja yang lainnya, yaitu : - Melaksanakan seleksi bahan pustaka - Melaksanakan survey bahan pustaka - Melaksanakan hunting bahan pustaka 8

- Menerima tambahan koleksi, - Melaksanakan verifikasi bahan pustaka, - Menyusun file interfile, - Membuat bank data hasil seleksi, - Mengadakan bahan pustaka, b. Mendisplay bahan pustaka baru di lobi, sudah tidak dilakukan oleh Kelompok Pengembangan dan Pengkajian Akuisisi pada Bidang Akuisisi, namun dilaksanakan oleh unit lain, yaitu Pusat Pengembangan Bahan Pustaka Dan Jasa Informasi, Bidang Layanan Koleksi Umum, sehingga uraian tugas tersebut, sebaiknya tidak dicantumkan lagi. c. Menyusun Pedoman Kerja Pengembangan, uraian tugas tersebut dilakukan oleh semua 8 (delapan) kelompok Pengembangan di Bidang Akuisisi. Namun, tertulis pada uraian tugas hanya pada 4 (empat) kelompok pengembangan Koleksi, yaitu: 1. Kelompok Pengembangan Koleksi Monografi dan Referensi Dalam Negeri; 2. Kelompok Pengembangan Koleksi Majalah, Jurnal, Surat Kabar, dan Tabloit; 3. Kelompok Pengembangan Koleksi E-Resources; 4. Kelompok Pengembangan Koleksi Peta; D. Penulisan uraian tugas tidak seragam. Penulis mencermati adanya penulisan tugas yang tidak sama pada uraian tugas, yaitu : 1. Memasukkan kedalam buku induk bahan pustaka; Melaksanakan registrasi dan buku induk. Sebaiknya ditulis dengan kalimat dan pengetian yang sama pula, contoh : Melaksanakan registrasi pada buku induk. 2. Menyusun dan mengadakan daftar tambahan koleksi; dan Membuat accision list, menyunting data bibliografis. Sebaiknya ditulis dengan bahasa yang sudah baku, misal: Daftar Koleksi Tambahan. 9

E. Kesimpulan/Saran. 1. Uraian tugas dibuat urut dan sama pada Kelompok Pengembangan Koleksi Bidang Akuisisi terkait tugas. 2. Penulisan uraian tugas, ditulis menggunakan bahasa yang sama, seperti : Accession list atau Daftar koleksi tambahan; Registrasi atau memasukkan ke dalam buku induk. 3. Uraian tugas, sebelum di tayangkan pada media internet, sebaiknya di koreksi terlebih dahulu dan dalam kurun waktu tertentu, dilakukan revisi. 10