DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN DAFTAR ISI 1. TUJUAN 2. RUANG LINGKUP 3. TANGGUNG JAWAB 4. DEFINISI 5. REFERENSI 6. 6.1 Permohonan Informasi Publik 6.2 Pengelolaan Keberatan 6.3 Pelaporan Layanan Informasi 7. LAMPIRAN 7.1 Formulir Permohonan Informasi 7.2 Buku Register Permohonan Informasi 7.3 Pemberitahuan Tertulis 7.4 Formulir Penolakan permohonan Informasi Publik 7.5 Formulir Keberatan Atas Pemberian Informasi 7.6 Buku Register Keberatan 7.7 Laporan Pelayanan Informasi Publik 7.8 Diagram Alir Pelayanan Informasi Publik 7.9 Diagram Alir Pengelolaan Keberatan 7.10 Diagram Alir Pelaporan Layanan Informasi
1. TUJUAN. PEMERINTAH KOTA SEMARANG Nomor Prosedur ini bertujuan untuk mengatur tata cara pengelolaan dan pelayanan informasi publik di Lingkungan Pemerintah Kota Semarang, sesuai dengan UU No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan PP No. 61 tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. 2. RUANG LINGKUP. Prosedur ini berlaku di lingkungan Pemerintah Kota Semarang, yang lingkup kegiatannya meliputi 2.1 Permohonan layanan informasi publik. 2.2 Pengelolaan keberatan. 2.3 Pelaporan layanan informasi publik. 3. TANGGUNG JAWAB. 3.1 Tugas dan Fungsi PPID. 3.1.1 merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi publik di lingkungan Pemerintah Kota Semarang. 3.1.2 Penghimpunan informasi publik dari seluruh PPID Pembantu. 3.1.3 Penataan dan penyimpanan informasi publik yang diperoleh dari PPID Pembantu. 3.1.4 Pelaksaan konsultasi informasi publik yang termasuk dalam kategori dikecualikan dari informasi yang terbuka untuk publik. 3.1.5 Penyelesaian keberatan dan sengketa informasi.
3.2 Tugas dan Fungsi Sekretaris PPID. 3.2.1 merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan, mengkonsolidasikan dan mengendalikan pengumpulan informasi, pendokumentasian informasi dan pelayanan informasi dari PPID Pembantu. 3.2.2 pelaksanaan koordinasi penyusunan program pengelolaan informasi dan dokumentasi. 3.2.3 pelaksanaan koordinasi dan komsolidasi dalam rangka pengumpulan informasi dan dokumentasi. 3.2.4 pelaksanaan adminitrasi pelayanan informasi dan dokumentasi. 3.2.5 pelaksanaan koordinasi dalam rangka pemberian informasi dan dokumentasi. 3.2.6 pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi. 3.3 Tugas dan Fungsi PPID pembantu Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi. 3.3.1 menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan/atau memberikan pelayanan informasi kepada publik. 3.3.2 pelaksanaan perencanaan program di Bidang pelayanan dan dokumentasi informasi. 3.3.3 pelaksanaan pelayanan informasi dan dokumentasi. 3.3.4 pengelolaan dan pengembangan di bidang informasi dan dokumentasi publik. 3.3.5 pengelolaan sistem informasi dan dokumentasi. 3.3.6 penyediaan informasi dan dokumentasi dalam rangka pelayanan informasi publik. 3.3.7 penyimpanan informasi dan dikumenatasi dalam rangka pelayanan informasi publik. 3.3.8 penyimpanan dan pemeliharaan dokumentasi informasi publik.
3.4 Tugas dan fungsi PPID pembantu Bidang Pengolahan data dan Klasifikasi Informasi. 3.4.1 mengolah dan memberi palayanan konsultasi klasifikasi informasi. 3.4.2 pelaksanaan perencanaan program di bidang pengolahan data dan klasifikasi informasi. 3.4.3 pelaksanaan konsultasi klasifikasi informasi dan dokumentasi. 3.4.4 penyusunan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan dalam rangka memenuhi permohonan informasi. 3.5 Tugas dan fungsi PPID pembantu Bidang penyelesaian Keberatan Informasi. 3.5.1 Melaksanakan advokasi dan pendampingan dalam penyelesaian keberatan/mediasi/ajudikasi. 3.5.2 Pelaksanaan program bidang penyelesaian keberatan informasi. 3.5.3 Pelaksanaan koordinasi dalam rangka penanganan penyeesaian keberatan informasi. 3.5.4 Pelaksanaan verivikasi, laporan dan rekomendasi atas pengaduan atau keberatan/medisi/ajudikasi. 3.5.5 Pelaksanaan advokasi penyelesaian mediasi/ajudikasi informasi. 4. DEFINISI. Dalam prosedur ini yang dimaksud dengan 4.1 Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan dan tanda tanda yang mengandung nilai, makna dan pesan, baik fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik maupun non elektronik. 4.2 Informasi publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan
dengan penyelenggaraan Badan publik yang sesuai dengan UU No 14 tahun 2008 serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik. 4.3 Badan publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif dan badan publik lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya berasal dari APBN dan/atau APBD, atau organisasi non pemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/atau APBD, sembangan masyarakat, dan/atau luar negeri. 4.4 Pejabat pengelola Informasi dan Dokumentasi yang selanjutnya disebut PPID adalah pejabat yang bertanggungjawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan/atau pelayanan informasi di Pemerintah dan bertanggung jawab kepada Atasan PPID sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan Walikota No.821.29/265. 4.5 Atasan PPID adalah Walikota Semarang. 4.6 PPID Pembantu Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi adalah PPID yang menangani Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi yang diatur dalam Keputusan Walikota Semarang. 4.7 PPID pembantu Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi adalah PPID yang menangani Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi yang diatur dalam Keputusan Walikota Semarang. 4.8 PPID pembantu Bidang penyelesaian Keberatan Informasi adalah PPID yang menangani Bidang penyelesaian Keberatan Informasi yang diatur dalam Keputusan Walikota Semarang. 4.9 Daftar Informasi Publik adalah catatan yang berisi keterangan secara sistematis tentang seluruh informasi publik yang berada di bawah penguasaan Pemerintah Kota Semarang. 4.10 Pengguna Informasi Publik adalah orang yang emnggunakan infromasi publik sebagaimana diatur dalam ketentuan UU No. 14 tahun 2008.
4.11 Pemohon informasi publik adalah warga negara dan/atau badan hukum Indonesia yang mengajukan perminataan informasi publik sebagaimana diatur dalam ketentuan UU No. 14 tahun 2008. 5. REFERENSI 5.1 UU No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. 5.2 Peraturan Pemerintah No 61 tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU No 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi publik. 5.3 Peraturan Menteri dalam Negeri No 35 tahun 2010 tentang pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan kementerian Dalam Negeri. 5.4 Peraturan Menteri Komunikasi dan Informasi Nomor 10/PER/K.Kominfo/07/2010 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan dokumentasi di Lingkungan kementerian Komunikasi dan Informatika. 5.5 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan. 5.6 Peraturan Komisi Informasi No 1 tahun 2010 tentang Standar Pelayanan Informasi Publik. 5.7 Peraturan Walikota Semarang No 26 tahun 2012 tentag pedoman pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Kota Semarang. 5.8 Keputusan Walikota No 821.29/265 tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Kota Semarang. 6. 6.1 Permohonan Layanan Informasi Publik 6.1.1 Pemohon informasi mengajukan permohonan informasi secara langsung ke Sekretariat PPID atau PPID Pembantu Bidang Pelayanan
Informasi dan Dokumentasi dengan cara mengisi formulir permintaan informasi sesuai dengan format fotokopi pengguna informasi lampiran 1 dengan melampirkan 6.1.2 Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik kepada pemohon informasi publik 6.1.3 Pemohon informasi yang mengajukan permohonan informasi melalui surat elektronik, wajib melakukan konfirmasi dan verivikasi ulang mengenai informasi yang dimaksud melalui telepon atau pesan singkat atau surat tertulis atau faksimili kepada PPID atau PPID Pembantu Bidang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi. Dalam email tersebut pemohon informasi harus menyebutkan maksud dan tujuan permintaan dan jenis atau cakupan informasi yang dimohon. Sebagai tanda bukti pemohon wajib melampirkan status laporan (delivery report) kepada PPID. 6.1.4 PPID Pembantu Bidang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi mencatat pada buku register permintaan informasi sesuai dengan format lampiran 2, mendokumentasikan serta meneruskan formulir permintaan informasi kepada PPID. 6.1.5 PPID bersama PPID Pembantu Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi mempelajari subtansi dan menemukan sifat informasi. 6.1.6 Penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 hari kerja sejak permohonan informasi melalui pemberitahuan tertulis. pemberitahuan ini meliputi permintaan informasi diterima, permintaan informasi ditolak dan perpanjangan waktu pemberitahuan permohonan diterima atau ditolak. Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambat lambatnya adalah 7 hari sejak tanggapan pertama diberikan. 6.1.7 Apabila informasi yang dimohon adalah informasi yang terbuka, PPID memberikan jawaban permohonan informasi berupa pemberitahuan tertulis sesuai dengan format pada lampiran 3.
6.1.8 Apabila informasi yang dimohon adalah informasi yang dikecualikan PPID wajib memberikan jawaban permohonan informasi berupa pemberitahuan tertulis sesuai dengan format pada lampiran 4. 6.2 Pengelolaan Keberatan 6.2.1 Pemohon informasi yang merasa tidak puas atas pemberian informasi mengajukan keberatan dengan mengisi Formulir Keberatan Atas Pemberian Informasi sesuai dengan format lampiran 5. 6.2.2 PPID Pembantu Bidang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi mencatat pada buku register keberatan sesuai dengan format lampiran 5, mendokumentasikan serta meneruskan formulir keberatan kepada PPID. 6.2.3 PPID, PPID Pembantu Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi, PPID Pembantu Bidang Penyelesaian Keberatan Informasi dan/atau badan publik terkait mengadakan rapat koordinasi setelah surat permohonan diterima PPID. Hasil dari rapat dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani seluruh peserta rapat dan didokumentasikan dengan baik. 6.2.4 Berdasarkan hasil rapat koordinasi PPID menyusun kajian dan pertimbangan hukum untuk disampaikan kepada Atasan PPID. 6.2.5 Atasan PPID dalam waktu maksimal 25 hari kerja sejak pengajuan keberatan membuat keputusan tertulis kepada pemohon informasi yang berisi tanggapan atau jawaban atas keberatan yang diajukan. 6.2.6 Pada saat keberatan berlanjut pada sengketa informasi, maka PPID, PPID Pembantu Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi dan PPID Pembantu Bidang Penyelesaian Keberatan Informasi melakukan pendampingan hukum untuk penyelesaian sengketa informasi.
7. LAMPIRAN PEMERINTAH KOTA SEMARANG Nomor 7.1 Formulir Permohonan Informasi 7.2 Buku Register Permohonan Informasi 7.3 Pemberitahuan Tertulis 7.4 Formulir Penolakan permohonan Informasi Publik 7.5 Formulir Keberatan Atas Pemberian Informasi 7.6 Buku Register Keberatan 7.7 Laporan Pelayanan Informasi Publik 7.8 Diagram Alir Pelayanan Informasi Publik 7.9 Diagram Alir Pengelolaan Keberatan 7.10 Diagram Alir Pelaporan Layanan Informasi
Lampiran 1 Formulir Permohonan Informasi Nama Alamat Pekerjaan No. Telp/Fax Rincian Informasi yang dibutuhkan Tujuan Penggunaan Informasi Formulir Permohonan Informasi No pendaftaran (diisi petugas*) Cara memperoleh informasi 1 Melihat/membaca/mendengarkan/mencatat *** 2 Mendapatkan salinan informasi (Hard/softcopy)*** Cara Mendapatkan Salinan Informasi 1 Mengambil Langsung 2 Kurir 3 Pos 4 Faksimili 5 e-mail Semarang,... PPID pembantu Bidang InformasiPelayanan dan Dokumentasi Informasi Pemohon (...) (...) Nama dan tanda tangan Nama dan tanda tangan *diisi petugas berdasaarkan nomer registrasi permohonan informasi publik **pilih salah satu dengan melingkari ***coret yang tidak perlu
PEMBERITAHUAN TERTULIS Lampiran 3 Pemberitahuan Tertulis Berdasarkan Surat Saudara pada tanggal... bulan... tahun... dengan nomor pendaftaran*... Kami menyampaikan kepada Saudara/i Nama Alamat No telp/fax/email Pemberi tahuan sebagai berikut A. Informasi dapat diberikan 1 Penguasaan Informasi publik 1. Pemerintah Kota Semarang 2. Badan Publik lain 2 Bentuk Fisik yang tersedia 1. Softcopy (termasuk rekaman) 2. Hardcopy 3 Biaya yang dibutuhkan 1. Penyalinan Rp. 2. Pengiriman RP. 3. Lain lain Rp. Jumlah Rp. 4 Waktu Penyediaan... hari 5 Penjelasan penghitaman/pengaburan Informasi yang dimohon *** tambahkan kertas bila perlu B. Informasi tidak dapat diberikan karena** 1. Informasi yang diminta belum dikuasai 2. Informasi yang diminta belum didokumentasikan Penyediaan informasi yang belum didokumentasikan dilakukan dalam jangka waktu...**** Semarang,... Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) (...) *diisi sesuai dengan nomor pendaftaran pada formulir permohonan **pilih salah satu dengan melingkari ***Biaya ditetapkan dengan standar yang telah ditetapkan
Lampiran 4 Formulir Penolakan Informasi FORMULIR PENOLAKAN PERMINTAAN INFORMASI PUBLIK No pendaftaran* Nama Alamat No telp/email/fax Rincian Informasi yang dibutuhkan PPID memutuskan bahwa informasi yang dimohon adalah Informasi yang dikecualikan Pengecualian informasi berdasarkan pada alasan(diisi Undang undang dan pasal) Bahwa berdasarkan pasal diatas akan menimbulkan konsekuensi sebagai berikut Dengan demikian menyatakan bahwa Permohonan Informasi Ditolak Jika pemohonan Informasi merasa keberatan atas penolakan ini maka pemohon informasi dapat mengajukan keberatan kepada atasan PPID selambat lambatnya 30 (tga puluh) hari kerja sejak menerima Surat keputusan ini Semarang,... Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) (...) Keterangan *diisi oleh petugas berdasarkan nomor registrasi Permohonan Informasi Publik
Lampiran 5 Formulir Keberatan PERNYATAAN KEBERATAN ATAS PERMOHONAN INFORMASI A. Informasi Pengajuan Keberatan No registrasi Keberatan (diisi oleh petugas*) No pendaftaran Permohonan Informasi Identitas pemohon Nama Alamat Pekerjaan No telp/email/fax Identitas kuasa pemohon** Nama Alamat No telepon B Alasan Pengaju Keberatan*** a. Permohonan informasi ditolak b. Informasi berkala tidak disediakan c. Permintaan informasi tidak ditanggapi d. Permintaan informasi dianggap tidak sebagaimana diminta e. Permintaan informasi tidak dipenuhi f. Biaya yang dikenakan tidak wajar Informasi disampaikan melebihi jangka waktu yang ditentukan C. Kasus Posisi D. Hari/tanggal Tanggapan Atas keberatan Akan Diberikan; (tanggal, bulan, tahun diisi oelh petugas) Demikian keberatan ini saya sampaikan, Atas perhatian dan tanggapannya, saya ucapkan terimakasih Mengetahui, PPID Bidang Pelayanan Dan Dokumentasi Informasi Semarang,... Pengaju Keberatan (...) (...) Nama dan tanda tangan Nama dan tanda tangan *Nomor register pengajuan keberatan diisi berdasarkan buku register pengajuan keberatan **identitas kuasa pemohon diisi jika ada kuasa pemohonannya dan melampirkan surat kuasa *** sesuai dgn UU KIP, dipilih oleh pengaju keberatan sesuai alasan pengajuan keberatan.