IMPLEMENTASI WEBSITE EKSPEDISI PT RESTU ANUGRAH WIBAWA PALEMBANG Apriansyah Githa Mahardita Riswan Nurliyan Manajemen Informatika POLITEKNIK PalComTech Palembang Abstract PT Restu Anugrah Wibawa Palembang adalah perusahaan yang bergerak di bidang ekspedisi atau pengiriman barang. PT Restu Anugrah Wibawa menyiapkan pelayanan yang baik bagi para pelanggan atau rekan kerja yang bekerja sama untuk pengiriman, pengantaran, ataupun pengambilan dokumen, surat berharga, paket, dan sebagainya. PT Restu Anugrah Wibawa dalam pengolahan data ekspedisinya masih menggunakan sistem manual dalam pembuatan tagihan, surat jalan pembukuan untuk penulisan catatan resi dan sebagainnya masih menggunakan format form yang mana data tersebut masih harus ditulis tangan. Hal ini mempersulit para pegawai dalam pengecekan data pengiriman barang, untuk mengetahu status pengiriman barang pelanggan pun harus menanyakan ke kantor Menggunakan telpon ataupun datang langsung kekantor untuk mengetahui harga barang ataupun status barang yang mereka kirimkan, tentunya prosedur dan keadaan yang ada saat ini sangat mempersulit proses transaksi pengiriman dan pengecekan untuk mengetahui status barang. Adapun tujuan penelitian ini dilakukan untuk mengimplementasi website ekspedisi PT. Restu Anugrah Wibawa. Alat Pengembangan system yang digunakan penulis adalah data flowchart diagram, entity relatiansip diagram. Dalam penulisan ini dapat menyimpulkan bahwa telah dihasilkan website pada PT Restu Anugrah Wibawa. Kata kunci : Ekspedisi, Pelayanan, Flowchart, Website PENDAHULUAN Perusahaan penyedia jasa pengiriman barang sangat dibutuhkan untuk masyarakat baik untuk pengiriman barang kedalam kota maupun keluar kota, masyarakat dapat mengirimkan barang dengan mudah menggunakan jasa pengiriman barang. Saat ini banyak perusahaan besar yang menggunakan jasa pengiriman barang untuk mengirimkan barang mereka, baik dalam jumlah yang kecil maupun besar. Persaingan yang timbul menyebabkan setiap perusahaan lebih meningkatkan pelayanan mereka terhadap para pelanggan. Pesatnya perkembangan teknologi inilah yang membuat perusahaan jasa seperti ekspedisi dituntut untuk lebih siap menghadapi situasi yang ada dengan memanfaatkan seluruh sumber daya dan informasi yang ada pada perusahaan dengan semaksimal mungkin untuk meningkatkan nilai perusahaan dan memiliki nilai lebih dibandingkan para pesaingnya, dengan semakin berkembangnya teknologi semakin canggih pula fasilitas-fasilitas yang di berikan para pesaing untuk masyarakat yang membutuhkan jasa pengiriman dan pengantaran barang, banyak teknologi yang mempermudah pelanggan untuk mengetahui status pengiriman barang mereka hanya dengan membuka website perusahaan. Website merupakan promosi paling murah, efektif apabila kita dapat mengolahnya. Dari sudut pandang manapun media promosi menggunakan web tetap memiliki keunggulan yang lebih banyak, baik dari sudut pandang pendistribusian informasi, kecepatan penyampaian informasi, harga atau cost yang kita keluarkan. PT Restu Anugrah Wibawa Palembang adalah perusahaan yang bergerak di bidang ekspedisi atau pengiriman barang. PT Restu Anugrah wibawa menyiapkan pelayanan yang baik bagi para pelanggan atau rekan kerja yang bekerja sama untuk 1
pengiriman, pengantaran, ataupun pengambilan dokumen, surat berharga, paket, dan sebagainya. Di PT. Restu Anugrah Wibawa dalam pengolahan data ekspedisinya masih menggunakan sistem manual dalam pembuatan tagihan, surat jalan pembukuan untuk penulisan catatan resi dan sebagainnya masih menggunakan format form yang mana data tersebut masih harus ditulis tangan. Hal ini mempersulit para pegawai dalam pengecekan data pengiriman barang, para pelanggan pun harus menanyakan kekantor via telpon ataupun datang langsung kekantor untuk mengetahui harga barang ataupun status barang yang mereka kirimkan, tentunya prosedur dan keadaan yang ada saat ini sangat mempersulit proses transaksi pengiriman dan pengecekan status barang. LANDASAN TEORI Website Menurut Dukom (2011:5) Website adalah sebuah situs web, sebutan bagi sekelompok halaman web (web page), yang umumnya merupakan bagian dari suatu nama domain (domain name) atau subdomain di World Wide Web (WWW) diu internet. HTML (Hyper Text Markup Language) Menurut Winarno (2010:1), bahasa pemrograman yang bebas, dan tidak dimiliki oleh siapa pun. Pengembanganya dilakukan banyak orang, banyak pihak di seluruh dunia dan bisa dikatakan sebgai sebuah bahasa yang dikembangkan bersama-sama secara global. Karena hal ini berkonsekuensi bahwa platform web adalah platform yang bebas. PHP (Hypertext Preprosessor) Menurut Wahana Komputer (2010:1) PHP merupakan bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat program website dimana kode program yang telah dibuat kompilasi dan dijalakna pada sisi server untuk menghasilkan halaman website yang dinamis. MySQL Menurut Raharjo (2011:21) MySQL merupakan software RDBMS (atau server database) yang dapat mengelola database dengan sangat cepat, dapat menampung data dalam jumlah sangat besar, dapat diakses oleh banyak user (multi-user), dan dapat melakukan suatu proses secara sinkron atau berbarengan (multi-threaded). Alat Pengembangan Sistem a. DFD (Data Flow Diagram) Menurut Fatta (2007:119) Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses proses yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan. Dengan model ini, data data yang terlibat pada masing masing proses dapat di identifikasi. b. ERD (The Entity Relationship Diagram) Menurut Fatta (2007:121) ERD adalah gambar atau diagram yang menunjukkan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis. Enitas biasanya 2
menggambarkan jenis informasi yang sama. Dalam entitas digunakan untuk menghubungkan antara entitas yang sekaligus menunjukkan hubungan antar data. METODE PENGOLAHAN DAN SUMBER SDLC (Systems Development Life Cycle) Menurut Rosa. dan Shalahuddin (2011:26), model SDLC air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian, dan tahap pendukung (support). Menurut Fatta (2007;25), beberapa ahli membagi proses-proses pengembangan sistem ke dalam sejumlah urutan yang berbeda-beda, tetapi semuanya akan mengacu pada prosesproses standar berikut: a. Analisis b. Desain c. Implementasi d. Pemeliharaan Pada perkembangannya, proses-proses standar tadi dituangkan dalam satu metode yang dikenal dengan nama Systems Development Life Cycle (SDLC) yang merupakan metodelogi umum dalam pengembangan sistem yang menandai kemajuan usaha analisis dan desain a. Tahapan Analisis Tahapan analisis adalah tahapan dimana sistem yang sedang berjalan dipelajari dan system pengganti diusulkan. Dalam tahapan ini dideskripsikan sistem yang sedang berjalan, masalah, dan kesempatan didefinisikan dan rekomendasi umum untuk bagaimana memperbaiki, meningkatkan dan mengganti sistem yang sedang berjalan diusulkan. b. Tahapan Desain Tahapan desain adalah tahapan megubah kebutuhan yang masih berupa konsep menjadi spesifikasi sistem yang rill. c. Tahapan Implementasi Pada tahapan ini terdapat beberapa hal yang perlu dilakukan, yaitu: Testing, yaitu menguji hasil kode program yang tekah dihasilkan dari tahapan desain fisik. Tujuan pengujian ada dua. Dari sisi pengembangan sistem, harus dijamin kode program yang dibuat bebas dari kesalahan sintaks maupun logika. Dari sisi penggunaan, program yang dihasilkan harus mampu menyelesaikan masalah yang ada pada klien dan sistem baru harus mudah dijalankan dan dipahami oleh pengguna akhir. Instalasi, setelah progaram lulus uji coba, maka perangkat lunak dan perangkat keras akan diinstal pada organisasi atau perusahaan klien dan secara resmi mulai digunakan untuk menggantikan sistem lama. d. Tahapan Pemeliharaan Langkah terakhir pada tahapan ini sistem secara sistematis diperbaiki dan ditingkatkan. Hasil dari tahapan ini adalah versi baru dari perangkat lunak yang telah dibuat. Perbaikan yang dilakukan tingkatannya bisa sangat variatif, mulai dari memperbaiki 3
program hingga berfungsi kembali sampai pada penambahan modul-modul proggram yang baru sebagai jawaban atas perubahan kebutuhan pengguna. HASIL DAN PEMBAHASAN Analisa sistem Proses penerimaan paket barang ekspedisi dari pelanggan, proses pengiriman paket barang ekspedisi pelanggan ke alamat tujun paket serta tracking paket barang ekspedisi adalah sebagai berikut : 1. Pelanggan datang ke PT. Restu Anugrah Wibawa Palembang 2. Bagian kasir menerima barang yang akan dikirim oleh pelanggan 3. Lalu kasir mencatat terlebih dahulu barang yang akan dikirim diresi pengiriman, berupa nama pengirim,penerima,jenis barang,berat, dan tujuan pengiriman. 4. Setelah itu resi yang memiliki 3 rangkap di bagi 1 bagian untuk pelanggan sebagai bukti, 1 bagian untuk kasir, 1 bagian lagi untuk di cantumkan di barang yang akan dikirim sebagai keterangan. 5. Selanjutnya barang yang akan dikirim diberikan kepada bagian gudang untuk dibuat kan manifest/surat jalan. 6. Selanjurtya bagian gudang memerintahkan bagian kurir untuk mengantarkan barang kiriman ke bandara 7. Setiap akhir bulannya bagian administrasi membuat tagihan pengiriman barang yang diberikan kepada pimpinan cabang. Sistem yang berjalan masih memiliki kekurangan dan mengakibatkan permasalahan sebagai berikut: Pengolahan tagihan masih belum tertata dengan rapi dan data mudah dimanipulasi karena masih menggunakan pembukuan untuk penulisan catatan resi dan sebagainya masih menggunakan format form yang mana data tersebut masih harus ditulis dengan manual. Keadaan ini sangat mempersulit para pegawai dalam pengecekan data pengiriman barang dan para pelanggan pun harus menanyakan ke kantor menggunakan telpon ataupun datang langsung ke kantor untuk mengetahui harga barang ataupun status barang yang mereka kirimkan. Setelah mengetahui permasalahan dan kendala yang terjadi di PT.Restu Anugrah Wibawa Palembang mengenai pengolahan data, proses pengiriman barang dan status barang maka akan dibuat alternatif atau pemecahan masalah yaitu pembuatan sebuah aplikasi online berbasis web yang diharapkan memudahkan pelanggan untuk mengetahui informasi pengiriman barang juga pelanggan dapat memantau status barang yang dikirim, serta mempermudah para pegawai untuk melakukan kegiatan mereka dengan terarah, rapi, dan teliti sehingga memperkecil peluang kesalahan dalam prosedur pengiriman, pengecekan dan penyimpanan data PT. Restu Anugrah Wibawa Palembang. Analisis sistem yang diusulkan merupakan tindak lanjut dari analisis sistem yang digunakan, dimana pada sistem yang diusulkan ini merupakan perbaikan dari sistem yang berjalan pada sistem yang diusulkan ini pengolahan data merupakan aplikasi online berbasis web. Perancangan yang dilakukan pada pembuatan website ini meliputi : 4
1. Perancangan Sistem 2. Perancangan Basis data 3. Perancangan Interface Berikut gambaran prosedur kerja pengolahan data rencana dan realisasi yang diusulkan pada PT.Restu Anugrah Wibawa Palembang: 1. Perancangan Sistem Rancangan sistem pada website ini menggunakan DFD. Berikut ini diagram konteksnya Gambar 1. Diagram konteks Berdasarkan gambar 1 diagaram konteks diatas dapat dijelaskan yaitu perncangan aplikasi inventory mempunyai 6 (enam) kesatuan luar yaitu bagian Kasir, Gudang, administrsi, Pimpinan, kurir, pelanggan. Kasir menginputkan barang-barang yang akan dikirim oleh pelanggan kedalam form transaksi pengiriman, untuk gudang sendiri memiliki form data barang masuk untuk menginput data barang yang masuk ke dalam perusahaan dan memiliki form surat yang akan diantarkan dan form surat yang akan dikirimkan. Sedangkan Administrasi memiliki form tagihan untuk menginput data tagihan, administrasi juga mendapatkan laporan transaksi pengiriman dan laporan kwitansi dari kasir sedangkan dari gudang memiliki laporan data barang yang dimana laporan ini akan diproses kembali oleh bagian administrasi dan akan diberikan kepada pimpinan berupa rekapitulasi dari laporan yang ada. 5
Gambar 2. Data Flow Diagram Level 0 6
Gambar 3. DFD Level 1 7
2. Perancangan Basis Data Berikut ini adalah gambar Entity Relation Diagram (ERD) yang berbasis komponenkomponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut. Gambar 4. Entity Relation Diagram HASIL PERANCANGAN 1. Tampilan Form Menu Utama Menu Utama adalah tampilan utama dari website yang berupa menu-menu yang ada didalam website. 8
Gambar 5. Tampilan Menu Utama 2. Tampilan Form Login Form login adalah suatu wadah untuk masuk ke menu utama dengan tujuan keamanan admin. Gambar 6. Tampilan Login 3. Tampilan Form Input Form Input adalah tampilan menu input data pada website
Gambar 7. Tampilan Login 4. Tampilan Form Output Form Input adalah tampilan menu output data pada website. Gambar 8. Form Output PENUTUP Berdasarkan penelitian yang telah dilaksanakan di PT Restu Anugrah Wibawa Palembang, maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa website ini mempermudah proses penginput data transaksi pengiriman, data barang, data surat jalan yang ada pada PT Restu Anugrah Wibawa Palembang.
Website ini mempermudah proses input data user, agen, beserta data harga/tarif pada PT Restu Anugrah Wibawa Palembang, mempermudah proses pembuatan tagihan dan juga laporan tagihan, juga mempermudah proses kwitansi atau penapatan keuangan pada PT Restu Anugrah Wibawa Palembang.Website ini dirancang oleh penulis agar dapat mempermudah proses kerja karyawan di PT Restu Anugrah Wibawa serta dapat di pergunakan dengan sebaiknya. DAFTAR PUSTAKA Alfatah, Hanif, 2007,.Analisis dan perancangan system informasi.yogyakarta : Gara Media. A.S Rosa, Salahuddin M, 2011, Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung : Modula. Dukom, 2011, Menjadi Master Website dalam hitungan Menit. Bekasi : Dunia komputer. Raharjo, Budi, 2011, Membuat Database Menggunakan MySQL. Bandung : Informatika. Wahana. 2010. PHP Source kode. Semarang : Andi Winarno dan Ali Zaki. 2010. Buku sakti program php. Yogyakarta : CV Andi. 11