GUBERNUR BALI PERATURAN GUBERNUR BALI NOMOR 60 TAHUN 2008 TENTANG RINCIAN TUGAS POKOK BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PROVINSI BALI DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA GUBERNUR BALI, Menimbang : Mengingat : bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 195 Peraturan Daerah Provinsi Bali Nomor 2 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Provinsi Bali, perlu menetapkan Peraturan Gubernur tentang Rincian Tugas Pokok Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Bali; 1. Undang-Undang Nomor 64 Tahun 1958 tentang Pembentukan Daerah-daerah Tingkat I Bali, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958 Nomor 115, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1649); 2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Republik Indonesia Nomor 3041) sebagaiaman telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3890); 3. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4389);
2 4. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737); 6. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741); 7. Peraturan Daerah Provinsi Bali Nomor 2 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Provinsi Bali (Lembaran Daerah Provinsi Bali Tahun 2008 Nomor 2, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Bali Nomor 2); MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR TENTANG RINCIAN TUGAS POKOK BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PROVINSI BALI BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan: 1. Gubernur adalah Gubernur Bali. 2. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Provinsi Bali. 3. Badan adalah Badan Perpustakaan dan Arsip Povinsi Bali. 4. Kepala Badan adalah Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Bali. BAB II KEPALA BADAN Pasal 2 Kepala Badan mempunyai tugas: a. menyusun rencana dan program kerja Badan; b. mengkoordinasikan penyusunan rencana dan program kerja Badan; c. merumuskan kebijakan umum Badan serta menyelenggarakan administrasi berdasarkan kewenangan;
3 d. mendistribusikan tugas kepada bawahan; e. menilai prestasi kerja bawahan; f. menyediakan dukungan kerjasama antar Kabupaten/Kota; g. melakukan pengendalian terhadap pelayanan umum dan perizinan; h. membina bawahan dalam pencapaian program Badan; i. mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pada tahun berjalan; j. melaksanakan pembinaan umum dan pembinaan teknis; k. melaksanakan sistem pengendalian intern; l. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh m. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah. BAB III SEKRETARIAT Bagian Kesatu Sekretaris Pasal 3 Sekretaris mempunyai tugas: a. menyusun rencana dan program kerja kesekretariatan; b. mengkoordinasikan rencana kegiatan Badan dalam menyusun program kerja; c. mengkoordinasikan Kepala Sub Bagian; d. menilai prestasi kerja bawahan; e. membimbing dan memberi petunjuk kepada Kepala Sub Bagian dan bawahan; f. melakukan koordinasi dengan para Kepala Bidang dan Kepala Sub Bagian; g. melaksanakan dan mengawasi kegiatan pengelolaan urusan umum dan kepegawaian, penyusunan program, dan keuangan Badan; h. merangkum laporan Sekretariat dan Bidang berkaitan dengan keuangan, kepegawaian, dan barang; i. menyusun langkah penyempurnaan kegiatan; j. melaksanakan sistem pengendalian intern; k. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh l. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Badan. Bagian Kedua Kepala Sub Bagian Pasal 4 (1) Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas: a. menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian;
4 d. mengelola, memelihara dan mendistribusikan barang bergerak dan atau tidak bergerak serta menyiapkan usulan penghapusannya; e. memelihara, menjaga keamanan, ketertiban dan kebersihan lingkungan kantor serta melaksanakan kegiatan kerumahtanggaan Badan; f. mengelola urusan surat menyurat ; g. melaksanakan urusan kepegawaian; h. menyiapkan bahan telaahan kajian dan analisis organisasi dan ketatalaksanaan Badan; i. menyusun dan meneliti bahan penyusunan produk hukum serta menghimpun peraturan perundang-undangan yang berlaku; j. melaksanakan tugas-tugas kehumasan dan keprotokolan; k. melaksanakan sistim pengendalian intern; l. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh m. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Sekretaris. (2) Kepala Sub Bagian Penyusunan Program mempunyai tugas: a. menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian; d. mengkoordinasikan penyiapan bahan dan data rencana kerja dan anggaran Badan; e. mengkoordinasikan penyusunan anggaran/pembiayaan pembangunan Badan; f. melakukan monitoring pelaksanaan anggaran; g. melaksanakan sistim pengendalian intern; h. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh i. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Sekretaris. (3) Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas: a. menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian; d. melaksanakan penatausahaan keuangan; e. melaksanakan pengurusan gaji pegawai dan tunjangan lainnya; f. melaksanakan pengawasan keuangan; g. menyusun dan menyampaikan laporan pertanggung jawaban keuangan; h. melaksanakan sistim pengendalian intern; i. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh j. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Sekretaris. BAB IV BIDANG Bagian Kesatu Bidang Layanan dan Pelestarian Perpustakaan
5 Pasal 5 Kepala Bidang Layanan dan Pelestarian Perpustakaan mempunyai tugas: a. menyusun rencana dan program kerja Bidang; b. mengkoordinasikan program kerja masing-masing Sub Bidang ; c. mengkoordinasikan para Kepala Sub Bidang; d. menilai prestasi kerja bawahan; e. melaksanakan layanan jasa perpustakaan dan informasi layanan kerjasama perpustakaan dan otomasi, layanan bibliografi dan literatur; f. melaksanakan upaya peningkatan minat dan budaya baca melalui promosi perpustakaan, penyuluhan dan bimbingan tentang pemanfaatan dan penggunaan perpustakaan dokumentasi dan informasi; g. memasyarakatkan dan meningkatkan minat baca masyarakat melalui kerjasama antar instansi/lembaga terkait; h. melaksanakan silang layan perpustakaan; i. melaksanakan Pelestarian Bahan Pustaka; j. melaksanakan sistem pengendalian intern; k. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh l. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Badan. Pasal 6 (1) Kepala Sub Bidang Layanan Perpustakaan mempunyai tugas: d. melaksanakan layanan sirkulasi, referensi/rujukan, ekstensi dan layanan multimedia; e. melaksanakan konsultasi teknis layanan perpustakaan, kerjasama layanan perpustakaan, memasyarakatkan minat dan budaya baca melalui kegiatan promosi perpustakaan; f. memasyarakatkan dan meningkatkan minat baca masyarakat melalui kerjasama antar instansi/lembaga terkait; g. menyediakan bahan pustaka, melaksanakan penyusunan dan penataan koleksi, melaksanakan stock opname secara periodik dan penataan denah ruang layanan; h. melaksanakan pendataan, pengolahan dan pelaporan statistik perkembangan layanan perpustakaan; i. melaksanakan sistem pengendalian intern; j. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh k. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang. (2) Kepala Sub Bidang Pelestarian Bahan Pustaka mempunyai tugas: d. merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi pelaksanaan pemeliharaan, perawatan, pengawetan, perbaikan, penjilidan, reproduksi bahan pustaka; e. melaksanakan konsultasi teknis konservasi/pelestarian bahan
6 pustaka; f. melaksanakan pendataan, pengolahan dan pelaporan statistik kegiatan pelestarian bahan pustaka; l. melaksanakan sistem pengendalian intern; m. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh n. melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan kepada Kepala Bidang. Bagian Kedua Bidang Deposit, Pengembangan dan Pengolahan Perpustakaan Pasal 7 Kepala Bidang Deposit, Pengembangan dan Pengolahan Perpustakaan mempunyai tugas: a. menyusun rencana dan program kerja Bidang; b. mengkoordinasikan program kerja masing-masing Sub Bidang ; c. mengkoordinasikan para Kepala Sub Bidang; d. menilai prestasi kerja bawahan; e. melaksanakan kerjasama dengan instansi terkait atas pelaksanaan Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya rekam serta pedoman dan peraturan lainnya; f. melaksanakan pengembangan dan pengolahan bahan pustaka; g. melaksanakan inventarisasi, pengolahan karya cetak dan karya rekam serta melestarikan terbitan daerah untuk dimanfaatkan oleh masyarakat; h. melaksanakan penyusunan dan penataan koleksi deposit, bibliografi daerah, karya cetak dan karya rekam, indeks artikel majalah, serta literatur sekunder lainnya; i. melaksanakan sistem pengendalian intern; j. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh k. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Badan. Pasal 8 (1) Kepala Sub Bidang Deposit mempunyai tugas: d. mendata seluruh penerbit karya cetak dan karya rekam baik terbitan pemerintah, swasta maupun perorangan yang ada didaerah; e. melaksanakan hunting (pelacakan) Karya Cetak dan Karya Rekam terbitan Bali/mengenai Bali; f. melaksanakan penerimaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan/pelestarian dan pemanfaatan terbitan daerah sebagai hasil budaya bangsa baik tertulis, tercetak maupun terekam; g. melaksanakan penyusunan dan penataan koleksi Deposit; h. melaksanakan penyusunan bibliografi daerah, karya cetak dan karya rekam, indek artikel/majalah, abstrak penelitian, kliping koran/majalah, katalog induk daerah dan literatur
7 sekunder lainnya; i. melaksanakan kerjasama penerbitan buku, majalah dan media informasi lainnya mengenai Bali dengan pihak terkait; j. melaksanakan sistem pengendalian intern; k. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh l. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang. (2) Kepala Sub Bidang Pengembangan dan Pengolahan Bahan Pustaka mempunyai tugas: d. melaksanakan seleksi bahan pustaka baik terbitan daerah maupun umum, pengadaan semua jenis bahan pustaka sesuai kebutuhan pemakai jasa perpustakaan; e. melaksanakan inventarisasi bahan pustaka dan klasifikasi, ketalogisasi deskripsi, tajuk subyek bahan pustaka baik terbitan daerah maupun umum sesuai sistem/metode yang diberlakukan; f. melaksanakan pengolahan, kelengkapan supplies kartu buku sampai buku siap dilayankan, penyimpanan dan pelestarian terbitan daerah baik tertulis, tercetak maupun terekam; g. melaksanakan sistem pengendalian intern; h. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh i. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang. Bagian Ketiga Bidang Pengelolaan dan Layanan Kearsipan Pasal 9 Kepala Bidang Pengelolaan dan Layanan Kearsipan mempunyai tugas: a. menyusun rencana dan program kerja Bidang; b. mengkoordinasikan program kerja masing-masing Sub Bidang ; c. mengkoordinasikan para Kepala Sub Bidang; d. menilai prestasi kerja bawahan; e. menyelenggarakan pelaksanaan program penilaian dan penyusutan arsip in aktif; f. meyelenggarakan telaahan persetujuan jadwal retensi dan pemusnahan arsip; g. menyelenggarakan pengelolaan arsip in aktif dan statis; h. menyelenggarakan penyusunan dan pengelolaan daftar Pertelaan dan daftar inventaris arsip; i. menyelenggarakan pelaksanaan program pemeliharaan dan perawatan arsip dinamis dan statis; j. menyelenggarakan pelaksanaan layanan dan publikasi arsip; k. menyelenggarakan alih media arsip; l. melaksanakan sistem pengendalian intern; m. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh n. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Badan.
8 Pasal 10 (1) Kepala Sub Bidang Pengelolaan Arsip mempunyai tugas: d. melaksanaan pengelolaan arsip in aktif dan statis; e. melaksanakan penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip; f. menyusun telaahan persetujuan jadwal retensi dan pemusnahan arsip; g. menerima, menata dan mendiskripsi arsip; h. melaksanakan pemeliharaan dan perawatan arsip; i. menyusun skema pengaturan dan penyimpanan arsip; j. memberikan layanan arsip; k. melaksanakan manuver berkas arsip; l. melaksanakan pengelolaan daftar Pertelaan dan daftar inventaris arsip; m. melaksanakan sistem pengendalian intern; n. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh o. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang. (2) Kepala Sub Bidang Layanan Kearsipan, mempunyai tugas: d. memberikan layanan dan jasa teknis Kearsipan; e. melaksanakan publikasi Kearsipan; f. melaksanakan jaringan informasi kearsipan; g. menerbitkan naskah sumber arsip; h. melaksanakan alih media arsip; i. melaksanakan pameran dan pemasyarakatan kearsipan; j. melaksanakan sistem pengendalian intern; k. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh l. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang. Bagian Ketiga Bidang Penataan dan Pelestarian Arsip Pasal 11 Kepala Bidang Penataan dan Pelestarian Arsip, mempunyai tugas: a. menyusun rencana dan program kerja Bidang; b. mengkoordinasikan program kerja masing-masing Sub Bidang ; c. mengkoordinasikan para Kepala Sub Bidang; d. menilai prestasi kerja bawahan; e. menyelenggarakan penelusuran dan pelestarian arsip; f. menyelenggarakan pengkoordinasian dan kerjasama kearsipan dengan lembaga-lembaga negara/pemerintah, pemerintah provinsi, kabupaten/kota, BUMN, BUMD, swasta dan perorangan serta lembaga kearsipan luar negeri; g. menyelenggarakan penilaian penyerahan arsip; h. menyelenggarakan pemilahan, penyiangan dan pemberkasan arsip;
9 i. melaksanakan sistem pengendalian intern; j. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh k. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Badan. Pasal 12 (1) Kepala Sub Bidang Penataan, mempunyai tugas: d. melaksanakan penilaian penyerahan arsip; e. melaksanakan koordinasi dan kerjasama kearsipan dengan lembaga-lembaga negara/pemerintah, pemerintah provinsi, kabupaten/kota, BUMN, BUMD, swasta dan perorangan serta lembaga kearsipan luar negeri; f. melaksanakan akuisisi arsip; g. melaksanakan fumigasi arsip; h. melaksanakan pemilahan, penyiangan dan pemberkasan arsip; i. membuat DPAS (Daftar Pertelaan Arsip Sementara), penyerahan arsip; j. melaksanakan sistem pengendalian intern; k. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh l. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang. (2) Kepala Sub Bidang Pelestarian mempunyai tugas: d. melaksanakan penelusuran arsip; e. melaksanakan reproduksi arsip; f. melaksanakan restorasi dan konservasi arsip; g. melaksanakan pengujian bahan-bahan restorasi dan konservasi arsip; h. melaksanakan pemeliharaan dan perawatan arsip; i. melaksanakan sistem pengendalian intern; j. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh k. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang. Bagian Keempat Bidang Pembinaan dan Pengawasan Pasal 13 Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan, mempunyai tugas: a. menyusun rencana dan program kerja Bidang; b. mengkoordinasikan program kerja masing-masing Sub Bidang ; c. mengkoordinasikan para Kepala Sub Bidang; d. menilai prestasi kerja bawahan; e. melaksanakan kebijakan di bidang pendidikan dan pelatihan, penelitian serta pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan arsip; f. melaksanakan kerjasama antara instansi dan lembaga terkait
10 dalam rangka pembinaan perpustakaan; g. menyelenggarakan pembinaan dan pengawasan kearsipan dilingkungan pemerintah provinsi, kabupaten,kota, instansi vertikal, swasta dan perorangan; h. menyelenggarakan kajian dan pengembangan sumber daya kearsipan; i. menyelenggarakan kajian produk hukum kearsipan; j. menyelenggarakan telaahan arsip tertentu yang bersifat terbuka dan atau tertutup; k. melaksanakan pemasyarakatan jabatan fungsional pustakawan dan arsiparis, penilaian angka kredit dan akreditasi jabatan fungsional pustakawan dan arsiparis; l. melaksanakan sistem pengendalian intern; m. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh n. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Badan. Pasal 14 (1) Kepala Sub Bidang Pembinaan Perpustakaan dan Arsip, mempunyai tugas: d. melaksanakan, menyusun, perumusan bidang pendidikan dan pelatihan sumber daya perpustakaan, arsip, dan calon pustakawan serta arsiparis; e. melaksanakan pembinaan teknis terhadap perpustakaan khusus/instansi, perguruan tinggi, sekolah dan perpustakaan umum (kabupaten/kota, kecamatan, desa dan rumah ibadah); f. melaksanakan analisis, pembinaan dan bimbingan sumber daya manusia di bidang perpustakaan dan arsip; g. mengumpulkan, mengolah data menjadi data dasar perpustakaan dan nomor pokok perpustakaan serta menginformasikan data semua jenis perpustakaan dan arsip; h. melaksanakan kerjasama antara instansi dan lembaga terkait dalam rangka pembinaan perpustakaan dan arsip; i. melaksanakan kerjasama pendidikan dan pelatihan teknis dibidang perpustakaan dan arsip; j. melaksanakan penilaian angka kredit jabatan fungsional pustakawan dan akreditasi jabatan fungsional pustakawan; k. melaksanakan kerjasama dengan berbagai lembaga dalam dan luar negeri di bidang pembinaan dan pengembangan perpustakaan, dokumentasi dan informasi; l. melaksanakan kerjasama dengan dinas, badan dan lembaga terkait dalam bidang penelitian, pengembangan sistem perpustakaan, pengkajian, informasi dan dokumentasi; m. melaksanakan evaluasi terhadap semua jenis perpustakaan dan kearsipan; n. melaksanakan sistem pengendalian intern; o. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh p. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang. (2) Kepala Sub Bidang Pengawasan Kearsipan, mempunyai tugas :
11 d. melaksanakan pembinaan dan pengawasan kearsipan dilingkungan pemerintah Provinsi, Kabupaten/Kota, instansi vertikal, swasta dan perorangan; e. melaksanakan pengawasan pembinaan lembaga kearsipan Kabupaten/Kota; f. melaksanakan pengkajian produk hukum kearsipan; g. melaksanakan pembinaan dan pengembangan sumber daya kearsipan; h. membuat telaahan arsip tertentu yang bersipat terbuka dan atau tertutup; i. melaksanakan penilaian angka kredit jabatan fungsional arsiparis dan akreditasi jabatan fungsional arsiparis; j. melaksanakan sistem pengendalian intern; k. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh l. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang. BAB V KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL Pasal 15 Kelompok Jabatan Fungsional Badan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Badan sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.
12 BAB VI KETENTUAN PENUTUP Pasal 16 Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Gubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Provinsi Bali. Ditetapkan di Denpasar pada tanggal 21 Juli 2008 GUBERNUR BALI, DEWA BERATHA Diundangkan di Denpasar pada tanggal 22 Juli 2008 SEKRETARIS DAERAH PROVINSI BALI, I NYOMAN YASA BERITA DAERAH PROVINSI BALI TAHUN 2008 NOMOR 60