SATUAN KERJA KHUSUS PELAKSANA KEGIATAN USAHA HULU MINYAK DAN GAS BUMI (SKK MIGAS) PEDOMAN TATA KERJA Nomor: PTK-039/SKKO0000/2015/S0 Revisi ke-01 AUTHORIZATION FOR EXPENDITURE (AFE) JAKARTA
AUTHORIZATION FOR EXPENDITURE Halaman i DAFTAR ISI DAFTAR ISI DAFTAR LAMPIRAN i ii BAB I : UMUM 1. Maksud dan Tujuan 1 2. Ruang Lingkup 1 3. Dasar Hukum 1 4. Referensi Hukum 2 5. Pengertian Istilah 2 BAB II : KETENTUAN UMUM CLOSED OUT AFE 4 BAB III : PENGAJUAN CLOSED OUT AFE REPORT 5 1. Kelengkapan Dokumen Closed Out AFE Report 5 2. Tata Cara Pengajuan Closed Out AFE Report 6 3. Tata Cara Penerimaan Dokumen Closed Out AFE Report 6 4. Tata Cara Pemeriksaan Kelengkapan Dokumen Closed Out AFE Report 7 BAB IV : EVALUASI/PEMERIKSAAN CLOSED OUT AFE REPORT 7 BAB V : PERSETUJUAN CLOSED OUT AFE 9 BAB VI : PEMERIKSAAN KEUANGAN PROYEK 10 BAB VII : PENUTUP 11
AUTHORIZATION FOR EXPENDITURE Halaman ii DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Checklist Kelengkapan Dokumen Closed Out AFE Report 12 Lampiran 2 Contoh Format Surat Pengantar Closed Out AFE Report 16 Lampiran 3 Format Bukti Penerimaan/Pengembalian Dokumen Closed Out AFE Report 17
Halaman 1 dari 17 BAB I UMUM 1. Maksud dan Tujuan Maksud diberlakukannya Pedoman Tata Kerja (PTK) Authorization for Expenditure (AFE) Buku Kedua tentang Pelaksanaan Closed Out AFE adalah untuk menstandarisasi proses pelaksanaan Closed Out AFE. Tujuan penyusunan PTK AFE Buku Kedua adalah: 1.1. Memberikan acuan kepada SKK Migas dan Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS) mengenai proses pelaksanaan Closed Out AFE; dan 1.2. Menyelaraskan data dan dokumen yang diperlukan untuk proses yang disebutkan di atas. 2. Ruang Lingkup 2.1. PTK ini berlaku untuk SKK Migas dan seluruh KKKS yang melakukan Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi di wilayah Republik Indonesia. 2.2. PTK AFE Buku Kedua ini mencakup seluruh tahapan proses Closed Out AFE. 3. Dasar Hukum 3.1. Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2001 tentang Minyak dan Gas Bumi (UU Nomor 22 Tahun 2001). 3.2. Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2004 tentang Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi sebagaimana terakhir diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 2009 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2004 tentang Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi (PP Nomor 35 Tahun 2004). 3.3. Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2012 tentang Pengalihan Pelaksanaan Tugas dan Fungsi Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi. 3.4. Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pengelolaan Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi.
Halaman 2 dari 17 3.5. Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 9 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Satuan Kerja Khusus Pelaksana Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi. 3.6. Production Sharing Contract (PSC). 4. Referensi Hukum 4.1. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2010 tentang Biaya Operasi yang Dapat Dikembalikan dan Perlakuan Pajak Penghasilan di Bidang Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi dan perubahannya. 4.2. PTK SKK Migas Nomor KEP-0074/BP0000/2010/S0 tentang Authorization for Expenditure dan perubahannya ( PTK AFE Buku Kesatu ). 4.3. PTK SKK Migas Nomor PTK-033/SKKO0000/2015/S0 tentang Placed Into Service Revisi 02 (PTK PIS). 4.4. PTK SKK Migas Nomor PTK-060/SKKO0000/2015/S0 tentang Persetujuan Penyelesaian Pekerjaan (PTK PPP). 5. Pengertian Istilah 5.1. Authorization for Expenditure (AFE), AFE Bundling, AFE Unbundling, Main Project, Multi Years, Project, Single Year adalah sebagaimana dimaksud dalam PTK AFE Buku Kesatu. 5.2. Pemeriksaan Keuangan Proyek adalah evaluasi/pemeriksaan yang dilakukan terhadap Realisasi Biaya Proyek yang memenuhi kriteria tertentu, dimana hasil dari pemeriksaan keuangan proyek akan digunakan sebagai salah satu bahan pertimbangan dalam evaluasi/pemeriksaan Closed Out AFE Report proyek terkait. 5.3. Closed Out AFE adalah pertanggungjawaban pelaksanaan dan Realisasi Biaya Proyek/AFE pada masing-masing Wilayah Kerja KKKS berdasarkan AFE dan/atau revisi AFE yang disetujui oleh SKK Migas, baik secara Bundling ataupun Unbundling dengan persetujuan WP&B. 5.4. Closed Out AFE Report (COR AFE) adalah laporan pelaksanaan dan Realisasi Biaya Proyek/AFE. 5.5. Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS) adalah sebagaimana dimaksud dalam PP Nomor 35 Tahun 2004.
Halaman 3 dari 17 5.6. Satuan Kerja Khusus Pelaksana Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi (SKK Migas) adalah sebagaimana dimaksud pada Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pengelolaan Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi. 5.7. Eksploitasi, Eksplorasi, Minyak Bumi, Gas Bumi, Minyak dan Gas Bumi, Kegiatan Usaha Hulu, Kontrak Kerja Sama (KKS) dan Wilayah Kerja (WK) adalah sebagaimana dimaksud dalam UU Nomor 22 Tahun 2001 sebagaimana terakhir diubah dengan Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 36/PUU-X/2012. 5.8. Placed Into Service (PIS) dan Proyek Kapital adalah sebagaimana dimaksud dalam PTK PIS. 5.9. Persetujuan Penyelesaian Pekerjaan (PPP) adalah sebagaimana dimaksud dalam PTK PPP. 5.10. Realisasi Biaya Proyek adalah biaya aktual yang dikeluarkan oleh KKKS dalam rangka pelaksanaan suatu proyek berdasarkan AFE dan/atau revisi AFE yang disetujui oleh SKK Migas, baik secara bundling ataupun unbundling dengan persetujuan WP&B. 5.11. Selisih Over/Under adalah selisih lebih/kurang yang timbul antara nilai Realisasi Biaya Proyek dengan nilai anggaran sesuai AFE dan/atau revisi AFE yang disetujui SKK Migas. 5.12. Work Program & Budget (WP&B) adalah sebagaimana dimaksud dalam KKS.
Halaman 4 dari 17 BAB II KETENTUAN UMUM CLOSED OUT AFE 1. KKKS wajib mengajukan Closed Out AFE Report untuk setiap AFE yang disetujui SKK Migas. Closed Out AFE Report yang diajukan oleh KKKS harus berdasarkan AFE dan/atau revisi AFE yang disetujui oleh SKK Migas, baik secara AFE Bundling ataupun AFE Unbundling dengan persetujuan WP&B. 2. Proses evaluasi/pemeriksaan dan persetujuan Closed Out AFE dilakukan dengan mengacu pada ketentuan di dalam PTK ini dan/atau PTK lainnya yang terkait, sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan perundangan yang berlaku, KKS dan ketentuan lainnya yang terkait dengan AFE. 3. Persetujuan Closed Out AFE merupakan persetujuan atas Realisasi Biaya Proyek/AFE yang mengacu pada peraturan perundangan yang berlaku, ketentuan dalam KKS, PTK dan ketentuan lainnya yang terkait dengan AFE. 4. Alur proses pengajuan, evaluasi/pemeriksaan dan persetujuan Closed Out AFE adalah sebagai berikut:
Halaman 5 dari 17 BAB III PENGAJUAN CLOSED OUT AFE REPORT 1. Kelengkapan Dokumen Closed Out AFE Report 1.1. KKKS mengajukan usulan Closed Out AFE dalam bentuk Closed Out AFE Report untuk setiap nomor AFE sesuai checklist kelengkapan dokumen pada Lampiran 1 PTK ini. 1.2. Surat pengantar Closed Out AFE Report minimal memuat informasi terkait AFE (nomor AFE, deskripsi proyek, nilai AFE yang disetujui, usulan realisasi AFE, serta selisih nilai AFE dan usulan realisasinya) dan pernyataan manajemen KKKS terkait tanggung jawab atas pelaksanaan proyek/afe dan Closed Out AFE Report yang disampaikan. Surat Pengantar tersebut ditandatangani oleh pimpinan tertinggi KKKS, minimal setingkat Vice President atau pejabat lain yang berada setingkat di bawah pimpinan tertinggi KKKS. Contoh format surat pengantar disajikan pada Lampiran 2. 1.3. Jika terdapat pembatalan pelaksanaan proyek/afe, KKKS harus mendapatkan konfirmasi pembatalan proyek/afe dari fungsi terkait SKK Migas. Konfirmasi pembatalan proyek/afe tersebut menjadi bagian dari kelengkapan Closed Out AFE Report yang diajukan KKKS. 2. Tata Cara Pengajuan Closed Out AFE Report Dalam menyampaikan Closed Out AFE Report, KKKS harus memenuhi ketentuan sebagai berikut: 2.1. Dokumen Closed Out AFE Report disampaikan kepada Fungsi Pengelola Closed Out AFE SKK Migas paling lambat enam bulan setelah tanggal diterbitkannya dokumen persetujuan PIS/PPP atas proyek/afe terkait; 2.2. Penyampaian dokumen Closed Out AFE Report dilakukan oleh pekerja KKKS yang diberi kewenangan dalam proses Closed Out AFE; dan 2.3. Dokumen Closed Out AFE Report yang disampaikan terdiri dari satu berkas dokumen asli, satu berkas dokumen salinan, dan soft copy.
Halaman 6 dari 17 3. Tata Cara Penerimaan Dokumen Closed Out AFE Report 3.1. Fungsi Pengelola Closed Out AFE SKK Migas akan mengeluarkan bukti penerimaan/pengembalian dokumen untuk setiap Closed Out AFE Report yang diterima dari KKKS dan telah memenuhi ketentuan Bab III butir 2.3. 3.2. Dokumen Closed Out AFE Report dinyatakan telah diterima oleh Fungsi Pengelola Closed Out AFE SKK Migas jika KKKS telah menerima bukti penerimaan dokumen yang diterbitkan oleh Fungsi Pengelola Closed Out AFE SKK Migas dan ditandatangani oleh kedua belah pihak. Format bukti penerimaan dokumen disajikan pada Lampiran 3 PTK ini. 3.3. Dalam hal KKKS tidak menyampaikan dokumen Closed Out AFE Report sesuai ketentuan Bab III butir 2.3, maka dokumen Closed Out AFE Report akan dikembalikan kepada KKKS, disertai dengan bukti pengembalian dokumen yang diterbitkan oleh Fungsi Pengelola Closed Out AFE SKK Migas dan ditandatangani oleh kedua belah pihak. Format bukti pengembalian dokumen disajikan pada Lampiran 3 PTK ini. 4. Tata Cara Pemeriksaan Kelengkapan Dokumen Closed Out AFE Report 4.1. Jika dokumen Closed Out AFE Report telah diterima oleh Fungsi Pengelola Closed Out AFE SKK Migas dan telah memenuhi ketentuan Bab III butir 2.3, Fungsi Pengelola Closed Out AFE akan melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan dokumen Closed Out AFE Report yang diajukan oleh KKKS, sesuai dengan checklist kelengkapan dokumen pada Lampiran 1 PTK ini. 4.2. Dalam hal dokumen Closed Out AFE Report tidak memenuhi persyaratan sesuai checklist kelengkapan dokumen, maka Fungsi Pengelola Closed Out AFE akan mengembalikan dokumen Closed Out AFE Report tersebut kepada KKKS. 4.3. Jika dokumen Closed Out AFE Report telah memenuhi persyaratan sesuai checklist kelengkapan dokumen, maka akan dilanjutkan dengan proses evaluasi/pemeriksaan terhadap usulan Realisasi Biaya Proyek/AFE oleh Fungsi Pengelola Closed Out AFE.
Halaman 7 dari 17 BAB IV EVALUASI/PEMERIKSAAN CLOSED OUT AFE REPORT 1. Fungsi Pengelola Closed Out AFE akan melakukan evaluasi/pemeriksaan Realisasi Biaya Proyek/AFE terhadap Closed Out AFE Report yang diterima dari KKKS dan telah memenuhi persyaratan sesuai checklist kelengkapan dokumen. 2. Evaluasi/pemeriksaan terhadap Realisasi Biaya Proyek/AFE yang diajukan KKKS dalam Closed Out AFE Report antara lain dimaksudkan untuk: 2.1. Memeriksa kesesuaian nilai realisasi biaya yang dilaporkan oleh KKKS dengan ketentuan yang diatur di dalam peraturan perundangan yang berlaku, ketentuan dalam PSC dan ketentuan lainnya yang terkait dengan AFE; 2.2. Memeriksa kesesuaian nilai realisasi biaya yang dilaporkan dengan rencana yang telah disetujui oleh SKK Migas, melalui AFE dan/atau revisi AFE yang disetujui oleh SKK Migas, baik secara AFE Bundling ataupun AFE Unbundling dengan persetujuan WP&B; dan 2.3. Memeriksa pengklasifikasian, pencatatan dan pelaporan Realisasi Biaya Proyek/AFE sesuai dengan ketentuan yang diatur di dalam peraturan perundangan yang berlaku, ketentuan dalam PSC dan ketentuan lainnya yang terkait dengan AFE. 3. Evaluasi teknis terhadap pelaksanaan dan hasil proyek/afe dilakukan oleh fungsi terkait SKK Migas. Hasil evaluasi teknis tersebut dinyatakan dalam dokumen persetujuan PIS/PPP dan/atau dokumen terkait lainnya. Dalam hal suatu Proyek/AFE telah mendapatkan persetujuan PIS/PPP namun masih diperlukan klarifikasi terhadap hal-hal yang bersifat teknis, maka dapat dilakukan evaluasi lebih lanjut oleh fungsi terkait SKK Migas atas permintaan Fungsi Pengelola Closed Out AFE. 4. Khusus untuk Closed Out AFE Report KKKS Wilayah Kerja Eksplorasi dalam proses terminasi/pengembalian seluruh wilayah (total relinquishment), hanya dilakukan evaluasi/pemeriksaan administrasi terhadap dokumen Closed Out AFE Report yang diajukan KKKS. 5. Fungsi Pengelola Closed Out AFE SKK Migas dapat melakukan pengembalian dokumen Closed Out AFE Report yang diajukan oleh KKKS, jika terdapat salah satu kondisi di bawah ini, namun tidak terbatas pada:
Halaman 8 dari 17 5.1. Sesuai penjelasan pada Bab III butir 3.3, dimana KKKS tidak menyampaikan dokumen Closed Out AFE Report sesuai ketentuan Bab III butir 2.3; atau 5.2. Dokumen Closed Out AFE Report yang diajukan KKKS tidak memenuhi persyaratan kelengkapan sesuai checklist kelengkapan dokumen yang dijelaskan pada Bab III butir 4.1 dan Lampiran 1 PTK ini; atau 5.3. KKKS tidak dapat memenuhi batas waktu yang telah disepakati oleh KKKS dan Fungsi Pengelola Closed Out AFE, terkait penyampaian dokumen tambahan dan/atau hal lainnya yang dibutuhkan dalam proses evaluasi/pemeriksaan oleh Fungsi Pengelola Closed Out AFE atas Closed Out AFE Report yang diajukan KKKS.
Halaman 9 dari 17 BAB V PERSETUJUAN CLOSED OUT AFE 1. Berdasarkan hasil evaluasi/pemeriksaan terhadap Closed Out AFE Report yang diajukan KKKS, SKK Migas menerbitkan surat persetujuan Closed Out AFE kepada KKKS yang ditandatangani pejabat berwenang SKK Migas sesuai Petunjuk Sistem Kewenangan Manajemen (PSKM) yang berlaku di SKK Migas. 2. Jika berdasarkan hasil evaluasi/pemeriksaan yang dilakukan terhadap realisasi biaya pada Closed Out AFE Report yang diajukan, diketahui terdapat biaya yang tidak dapat dibebankan sebagai biaya operasi berdasarkan KKS (non-cost recovery) sebagaimana dinyatakan di dalam surat persetujuan closed out AFE, maka KKKS harus menyampaikan bukti koreksi kepada Fungsi Pengelola Closed Out AFE. 3. Perlakuan akuntansi terhadap koreksi atas realisasi biaya yang tidak dapat dibebankan sebagai biaya operasi berdasarkan KKS (non-cost recovery) mengacu pada ketentuan yang mengatur mengenai pembebanan Biaya Operasi, tanpa mempertimbangkan penyampaian bukti koreksi oleh KKKS sesuai ketentuan Bab V butir 2. 4. Khusus untuk Closed Out AFE Report KKKS Eksplorasi dalam proses terminasi/pengembalian seluruh wilayah (total relinquishment), SKK Migas menerbitkan surat konfirmasi Closed Out AFE.
Halaman 10 dari 17 BAB VI PEMERIKSAAN KEUANGAN PROYEK 1. SKK Migas dapat melakukan pemeriksaan keuangan proyek terhadap Realisasi Biaya Proyek yang pelaksanaan pekerjaannya dilakukan berdasarkan AFE. 2. Pelaksanaan pemeriksaan keuangan proyek ditentukan sebagai berikut: 2.1. Sebelum pelaksanaan pemeriksaan, Fungsi Pengelola Closed Out AFE akan menginformasikan kepada KKKS proyek mana yang memenuhi kriteria untuk dilakukan pemeriksaan keuangan proyek. 2.2. Pemeriksaan keuangan proyek dilakukan oleh tim yang dibentuk oleh Fungsi Pengelola Closed Out AFE, dimana pemeriksaan dilaksanakan berdasarkan surat perintah yang diterbitkan oleh Kepala Fungsi Pengelola Closed Out AFE SKK Migas. 2.3. Hasil evaluasi/pemeriksaan dalam pemeriksaan keuangan proyek akan menjadi salah satu bahan pertimbangan dalam evaluasi/pemeriksaan Closed Out AFE Report terkait.
Halaman 11 dari 17 BAB VII PENUTUP 1. PTK AFE Buku Kedua tentang Pelaksanaan Closed Out AFE ini dibuat dengan mengacu kepada ketentuan perundang-undangan yang berlaku. 2. Lampiran dan formulir sehubungan dengan pelaksanaan PTK ini merupakan suatu kesatuan dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari PTK ini. 3. Ketentuan lain yang belum diatur atau belum cukup diatur dalam PTK ini akan ditetapkan kemudian dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari PTK ini. 4. Jika terdapat perubahan peraturan perundang-undangan terkait dengan PTK ini, maka PTK ini akan disesuaikan sebagaimana mestinya. Ketentuan lain yang tidak bertentangan dengan perubahan peraturan perundang-undangan tersebut akan tetap berlaku. 5. Jika terdapat dampak dari tidak terlaksananya proses Closed Out AFE sesuai dengan PTK ini, SKK Migas dan KKKS akan melaksanakan tindak lanjut dengan merujuk kepada Kontrak Kerja Sama. 6. Bila terbukti adanya pelanggaran oleh KKKS terhadap ketentuan peraturan perundangan yang berlaku atas proses pelaksanaan Closed Out AFE maka KKKS bertanggung jawab atas segala akibat hukum yang timbul dan melepaskan, membebaskan, dan membela SKK Migas dari dan terhadap setiap kerugian, tuntutan, dan gugatan hukum pihak ketiga sebagai akibat dari kelalaian, kesalahan, pelanggaran kewajiban hukum KKKS terhadap pelanggaran ketentuan peraturan perundang-undangan dimaksud.
LAMPIRAN PEDOMAN TATA KERJA Halaman 12 dari 17 Lampiran 1 Checklist Kelengkapan Dokumen Closed Out AFE Report Nomor AFE : Deskripsi Proyek : KKKS : Wilayah Kerja : CHECKLIST KELENGKAPAN DOKUMEN CLOSED OUT AFE REPORT Proyek Drilling / Workover / Well Service No Dokumen Ada Tidak 1 Surat Pengantar (Cover Letter) Closed Out AFE Report disertai dengan pernyataan manajemen KKKS. 2 Surat Persetujuan AFE original dan revisi (bila ada) atau Surat Persetujuan WP&B dan Budget Schedule (BS) 15 untuk persetujuan AFE bundling (copy sesuai asli). 3 Lembar BS 19 dan 20 AFE yang disetujui (copy sesuai asli). 4 Lembar Project Summary (PS) yang disetujui (untuk AFE bundling, copy sesuai asli). 5 Persetujuan Placed Into Services (PIS) atau Persetujuan Penyelesaian Pekerjaan (PPP) dari Fungsi Terkait SKK Migas, beserta hasil evaluasi teknis yang dilakukan atas proyek terkait (copy sesuai asli). 6 Lembar Report 19 dan 20 Closed Out AFE yang ditandatangani Pejabat KKKS yang Berwenang. 7 Well Summary Report (resume/riwayat singkat operasi pemboran sumur dari awal/miru sampai dengan komplesi/hasil produksi/p&a/rig-down/moving). 8 Perbandingan grafik time vs depth antara program dan aktual lengkap dengan penjelasan detail per hari operasi. 9 Penampang sumur rencana awal dan aktual (penampang akhir sumur). 10 Korespondensi, surat menyurat, dan/atau risalah rapat (MoM) terkait dengan: (jika ada) perubahan program/problem sumur dan lain-lain; dan perubahan/penambahan biaya diluar AFE/Revisi AFE yang telah disetujui. 11 Rincian transaksi/realisasi aktual biaya proyek/afe (detail ledger/cost center) yang dikelompokan sesuai line item Report 19 Closed Out AFE, dalam bentuk hard copy dan soft copy format excel. 12 Daftar kapitalisasi aset proyek atau print screen Sistem Sinas Migas terkait aset proyek (jika dilakukan kapitalisasi aset). 13 Dokumen konfirmasi pembatalan pekerjaan dari Fungsi Terkait SKK Migas (untuk proyek/afe yang dibatalkan). 14 Notulen kick off meeting pengembalian seluruh Wilayah Kerja/terminasi (khusus untuk AFE KKKS pada Wilayah Kerja Eksplorasi dalam proses terminasi/pengembalian seluruh wilayah). 15 Soft copy (scanned copy) dokumen pendukung transaksi yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan utama proyek (invoice dan seluruh dokumen pendukungnya). Jakarta,... Kelengkapan lampiran dokumen Closed Out AFE Report diperiksa oleh, Catatan: Ttd Nama Jelas
LAMPIRAN PEDOMAN TATA KERJA Halaman 13 dari 17 Nomor AFE : Deskripsi Proyek : KKKS : Wilayah Kerja : CHECKLIST KELENGKAPAN DOKUMEN CLOSED OUT AFE REPORT Proyek Facilities dan Well Connection No Dokumen Ada Tidak 1 Surat Pengantar (Cover Letter) Closed Out AFE Report disertai dengan pernyataan manajemen KKKS. 2 Surat Persetujuan AFE original dan revisi (bila ada) atau Surat Persetujuan WP&B dan Budget Schedule (BS) 15 untuk persetujuan AFE bundling (copy sesuai asli). 3 Lembar BS 21A/21B/21C/22A/22B/22C dan 23 AFE yang disetujui (copy sesuai asli). 4 Lembar Project Summary (PS) yang disetujui (untuk AFE bundling, copy sesuai asli). 5 Persetujuan Placed Into Services (PIS) atau Persetujuan Penyelesaian Pekerjaan (PPP) dari Fungsi Terkait SKK Migas, beserta hasil evaluasi teknis yang dilakukan atas proyek terkait (copy sesuai asli). 6 Lembar Report 21A/21B/21C/22A/22B/22C dan 23 Closed Out AFE yang ditandatangani Pejabat KKKS yang Berwenang. 7 Project Summary Report (penjelasan ringkas/ikhtisar pelaksanaan proyek). 8 Korespondensi, surat menyurat, dan/atau risalah rapat (MoM) terkait dengan: (jika ada) perubahan program/permasalahan saat pelaksanaan pekerjaan; dan perubahan/penambahan biaya diluar AFE/Revisi AFE yang telah disetujui. 9 Rincian transaksi/realisasi aktual biaya proyek/afe (detail ledger/cost center) yang dikelompokan sesuai line item Report 21A/21B/21C/22A/22B/22C Closed Out AFE, dalam bentuk hard copy dan soft copy format excel. 10 Daftar kapitalisasi aset proyek atau print screen Sistem Sinas Migas terkait aset proyek. 11 Dokumen konfirmasi pembatalan pekerjaan dari Fungsi Terkait SKK Migas (untuk proyek/afe yang dibatalkan). 12 Soft copy (scanned copy) dokumen pendukung transaksi yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan utama proyek (invoice dan seluruh dokumen pendukungnya). Jakarta,... Kelengkapan lampiran dokumen Closed Out AFE Report diperiksa oleh, Catatan: Ttd (Nama Jelas)
LAMPIRAN PEDOMAN TATA KERJA Halaman 14 dari 17 Nomor AFE : Deskripsi Proyek : KKKS : Wilayah Kerja : CHECKLIST KELENGKAPAN DOKUMEN CLOSED OUT AFE REPORT Proyek Survey, Study, FEED, Data Processing dan Data Reprocessing No Dokumen Ada Tidak 1 Surat Pengantar (Cover Letter) Closed Out AFE Report disertai dengan pernyataan manajemen KKKS. 2 Surat Persetujuan AFE original dan revisi (bila ada) atau Surat Persetujuan WP&B dan Budget Schedule (BS) 15 untuk persetujuan AFE bundling (copy sesuai asli). 3 Lembar BS 18A/18B/18C/18D/18E/18F/18G/18H/18I AFE yang disetujui (copy sesuai asli). 4 Lembar Project Summary (PS) yang disetujui (untuk AFE bundling, copy sesuai asli). 5 Persetujuan Penyelesaian Pekerjaan (PPP) dari Fungsi Terkait SKK Migas, beserta hasil evaluasi teknis yang dilakukan atas proyek terkait (copy sesuai asli). 6 Lembar Report 18A/18B/18C/18D/18E/18F/18G/18H/18I Closed Out AFE yang ditandatangani Pejabat KKKS yang Berwenang. 7 Project Summary Report (penjelasan ringkas/ikhtisar pelaksanaan proyek). 8 Korespondensi, surat menyurat, dan/atau risalah rapat (MoM) terkait dengan: (jika ada) perubahan program/permasalahan saat pelaksanaan pekerjaan; dan perubahan/penambahan biaya diluar AFE/Revisi AFE yang telah disetujui. 9 Rincian transaksi/realisasi aktual biaya proyek/afe (detail ledger/cost center) yang dikelompokan sesuai line item Report 18A/18B/18C/18D/18E/18F/18G/18H/18I Closed Out AFE, dalam bentuk hard copy dan soft copy format excel. 10 Dokumen konfirmasi pembatalan pekerjaan dari Fungsi Terkait SKK Migas (untuk proyek/afe yang dibatalkan). 11 Notulen kick off meeting pengembalian seluruh Wilayah Kerja/terminasi (khusus untuk AFE KKKS pada Wilayah Kerja Eksplorasi dalam proses terminasi/pengembalian seluruh wilayah). 12 Soft copy (scanned copy) dokumen pendukung transaksi yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan utama proyek (invoice dan seluruh dokumen pendukungnya). Jakarta,... Kelengkapan lampiran dokumen Closed Out AFE Report diperiksa oleh, Catatan: Ttd (Nama Jelas)
LAMPIRAN PEDOMAN TATA KERJA Halaman 15 dari 17 Nomor AFE : Deskripsi Proyek : KKKS : Wilayah Kerja : CHECKLIST KELENGKAPAN DOKUMEN CLOSED OUT AFE REPORT Certain Other Project No Dokumen Ada Tidak 1 Surat Pengantar (Cover Letter) Closed Out AFE Report disertai dengan pernyataan manajemen KKKS. 2 Surat Persetujuan AFE original dan revisi (bila ada) atau Surat Persetujuan WP&B dan Budget Schedule (BS) 15 untuk persetujuan AFE bundling (copy sesuai asli). 3 Lembar BS 24 AFE yang disetujui (copy sesuai asli). 4 Lembar Project Summary (PS) yang disetujui (untuk AFE bundling, copy sesuai asli). 5 Persetujuan Placed Into Services (PIS) atau Persetujuan Penyelesaian Pekerjaan (PPP) dari Fungsi Terkait SKK Migas, beserta hasil evaluasi teknis yang dilakukan atas proyek terkait (copy sesuai asli). 6 Lembar Report 24 Closed Out AFE yang ditandatangani Pejabat KKKS yang Berwenang. 7 Project Summary Report (penjelasan ringkas/ikhtisar pelaksanaan proyek). 8 Korespondensi, surat menyurat, dan/atau risalah rapat (MoM) terkait dengan: (jika ada) perubahan program/permasalahan saat pelaksanaan pekerjaan; dan perubahan/penambahan biaya diluar AFE/Revisi AFE yang telah disetujui. 9 Rincian transaksi/realisasi aktual biaya proyek/afe (detail ledger/cost center) yang dikelompokan sesuai line item Report 24 Closed Out AFE, dalam bentuk hard copy dan soft copy format excel. 10 Dokumen konfirmasi pembatalan pekerjaan dari Fungsi Terkait SKK Migas (untuk proyek/afe yang dibatalkan). 11 Notulen kick off meeting pengembalian seluruh Wilayah Kerja/terminasi (khusus untuk AFE KKKS pada Wilayah Kerja Eksplorasi dalam proses terminasi/pengembalian seluruh wilayah). 12 Soft copy (scanned copy) dokumen pendukung transaksi yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan utama proyek (invoice dan seluruh dokumen pendukungnya). Jakarta,... Kelengkapan lampiran dokumen Closed Out AFE Report diperiksa oleh, Catatan: Ttd (Nama Jelas)
LAMPIRAN PEDOMAN TATA KERJA Halaman 16 dari 17 Lampiran 2 Contoh Format Surat Pengantar Closed Out AFE Report KOP SURAT DAN LOGO KKKS Nomor Surat :... Jakarta,... Kepada Kepala Divisi Pemeriksaan Biaya Operasi Satuan Kerja Khusus Pelaksana Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi Gedung Wisma Mulia Lantai 31 Jl. Jend. Gatot Subroto No.42 Jakarta 12710 Perihal : Laporan Penyelesaian AFE (Closed Out AFE Report) KKKS... WK... Dengan hormat, Bersama ini, kami sampaikan laporan penyelesaian AFE (Closed Out AFE Report) KKKS... WK... sebagai berikut: No AFE Perihal Anggaran Disetujui (USD) Realisasi Diusulkan (USD) Selisih USD % xx-xxxx... xxx xxx xxx xx xx-xxxx... xxx xxx xxx xx TOTAL xxx xxx xxx xx Penjelasan mengenai selisih (over/under) antara nilai AFE yang disetujui dan realisasinya, kami sertakan pada Laporan ini. Berdasarkan keyakinan dan pengetahuan kami, dengan ini kami menyatakan, bahwa: 1. Laporan Penyelesaian AFE yang kami sampaikan telah disusun sesuai dengan ketentuan Pedoman Tata Kerja (PTK) yang mengatur tentang Closed Out AFE. 2. Pelaksanaan proyek/pekerjaan dan seluruh realisasi pembebanan biaya Proyek telah sesuai dengan lingkup pekerjaan yang disetujui SKK Migas, didasarkan pada kaidah-kaidah keteknikan yang baik dan benar (good engineering practices) dengan biaya seefisien mungkin, serta sepenuhnya merupakan tanggung jawab kami. 3. Kami bertanggung jawab atas kebenaran dan kelengkapan seluruh transaksi yang dilaporkan dalam Laporan Penyelesaian AFE-AFE tersebut di atas. Apabila di kemudian hari terdapat ketidaksesuaian atas dokumen yang telah disampaikan antara aktual biaya pembebanan proyek dengan transaksi keuangan dalam laporan tersebut, dan/atau terdapat tuntutan dari pihak manapun maka kami bertanggung jawab sepenuhnya. 4. Kami bertanggung jawab atas kepatuhan terhadap pelaksanaan Kontrak Kerjasama (Production Sharing Contract) Wilayah Kerja..., serta seluruh ketentuan/peraturan yang berlaku. 5. Apabila di kemudian hari masih terdapat penjelasan dan/atau dokumen yang dibutuhkan sehubungan dengan pelaksanaan proyek/afe, Realisasi Biaya Proyek/AFE, atau Laporan Penyelesaian AFE (Closed Out AFE Report) yang disampaikan, maka kami bersedia bekerja sama sepenuhnya untuk memberikan keterangan dan/atau dokumen yang dibutuhkan. Demikian Laporan ini kami sampaikan. Jika terdapat pertanyaan atau tambahan dokumen yang dibutuhkan sehubungan dengan Laporan Penyelesaian AFE ini, silakan untuk menghubungi... di nomor telepon... atau email... Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih. Hormat Kami, Nama Jelas Posisi/jabatan
LAMPIRAN PEDOMAN TATA KERJA Halaman 17 dari 17 Lampiran 3 Format Bukti Penerimaan/Pengembalian Dokumen Closed Out AFE Report BUKTI PENERIMAAN / PENGEMBALIAN *) DOKUMEN CLOSED OUT AFE REPORT Nama KKKS :... Nama WK :... Nomor AFE **) :... 1. DOKUMEN ASLI 1 SET ADA / TIDAK ADA *) 2. DOKUMEN COPY 1 SET ADA / TIDAK ADA *) 3. SOFTCOPY 1 CD ADA / TIDAK ADA *) DITERIMA / DIKEMBALIKAN *) Penerima SKK Migas Ttd Nama :... Tanggal :... Pengirim KKKS Ttd Nama :... Tanggal :... *) coret yang tidak perlu **) dapat digunakan untuk penerimaan/pengembalian lebih dari satu AFE