Pembuatan Sietem Pendaftaran Beasiswa (PPA/BBM) Secara Online Latar Belakang Masalah Jumlah pendaftar tidak terkontrol dalam kurun waktu tertentu. Hal ini menyebabkan pengantrian yang panjang pada saat pengembalian berkasberkas persyaratan. Tidak ada sistem yang mengatur jadwal pendaftaran dan pengembalian berkas. Hal ini menyebabkan pendaftar mengulur-ngulur waktu hingga batas akhir pendaftaran. Penyeleksian data berkas tertentu (contoh : Kartu Rencana Studi (KRS), Daftar Nilai Semester (DNS) dan Daftar Nilai Utama (DNU)) secara manual. Hal ini menyebabkan waktu yang diperlukan untuk melakukan seleksi terlalu lama. Data yang telah masuk belum terorganisasi. Hal ini ditandai dengan berkas-berkas yang diserahkan terlalu banyak. Tujuan Tulisan Menyediakan informasi tentang beasiswa PPA & BBM, sehingga tiap mahasiswa memiliki peluang yang sama untuk mendaftar. Memudahkan pendaftar(mahasiswa) untuk melakukan pendaftaran. Hal ini berhubungan dengan bentuknya yang online, sehingga pendaftar dapat melakukan pendaftaran kapanpun dan dimanapun. Membatasi jumlah pendaftar dalam kurun waktu 1 hari. Hal ini tidak akan menimbulkan antrian yang panjang pada saat pengembalian berkas-berkas pendaftaran. Mengatur pendaftar untuk menyerahkan berkas sebelum batas waktu yang telah ditentukan, sehingga pendaftar tidak akan mengulur-ngulur waktunya.
Mengurangi jumlah penyerahan berkas-berkas tertentu seperti : KRS, DNS dan DNU, karena adanya penyeleksian secara otomatis yang dilakukan oleh sistem ini. Membantu panitia untuk melakukan penyeleksian dan pengaturan data pendaftar. Metode Penelitian Menganalisa masalah yang terdapat pada sistem lama. Mencari data-data yang diperlukan, seperti : persyaratan pendaftaran dan informasi lainnya yang berhubungan dengan pendaftaran beasiswa ini. Menggambarkan cara kerja sistem pendaftaran beasiswa yang baru. Membuat pemodelan sistem dengan menggunakan UML (Unified Modeling Language) dan Flowchart. Merancang tiap-tiap tampilan (interface) halaman sistem. Menggambarkan langkah-langkah pemakaian sistem. Melakukan penginstalan software-software yang digunakan untuk membuat website yaitu : XAMPP yang di dalamnya terdapat Apache (server lokal) dan Mysql (pengolah database) dan Macromedia Dreamweaver 8 (alat untuk membantu perancangan tampilan halaman sistem). Membuat sistem dengan menggunakan software-software yang ada. Mengimplementasikan sistem ke webhosting atau dengan kata lain mengonline-kan sistem. Sistematika Tulisan Pendahuluan, bab ini berisi latar belakang masalah yang mendasari pembuatan tulisan ini disertai dengan ruang lingkup, tujuan, metode penelitian serta sistematika tulisan. Tinjauan Pustaka, bab ini berisi tentang teori-teori yang mendukung atau berhubungan dengan tulisan ini, seperti : Sistem, UML (Unified Modeling
Language), Flowchart, World Wide Web (WWW), Webserver, XAMPP, HTML (Hyper Text Markup Language), PHP (Personal Home Page), MYSQL dan Macromedia Dreamweaver 8. Perancangan Dan Implementasi, bab ini berisi tentang proses perancangan website hingga proses pembuatannya. Penutup, bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari semua bahasan dalam tulisan ini. Defenisi Sistem Sistem dapat didefinisikan sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Kumpulan elemen terdiri dari manusia, mesin, prosedur, dokumen, data atau elemen lain yang terorganisir dari elemen-elemen tersebut. Elemen sistem disamping berhubungan satu sama lain, juga berhubungan dengan lingkungannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Defenisi UML (Unified Modeling Language ) UML (Unified Modeling Language) adalah metode pemodelan secara visual sebagai sarana untuk merancang dan atau membuat software berorientasi objek. Karena UML ini merupakan bahasa visual untuk pemodelan bahasa berorientasi berorientasi objek, maka semua elemen dan diagram berbasiskan pada paradigma object oriented. Flowchart Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian. Flowchart biasanya mempermudah penyelesaian
suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut. Cara Kerja Sistem Mahasiswa mendownload formulir, melakukan register / pendaftaran melalui website secara online untuk mendapatkan no.urut peserta. (dalam 1 hari hanya menerima pendaftaran untuk 20 orang) Mahasiswa menyerahkan kelengkapan data dan formulir dengan menulis nomor urut peserta di sebelah kiri atas formulir selambat-lambatnya 1 minggu setelah pendaftaran. Jika lewat dari 1 minggu, diangggap mengundurkan diri. Pada saat penyerahan kelengkapan data, penjaga loket memeriksa apakah orang yang bersangkutan merupakan pendaftar baru atau perpanjang serta diperbolehkan atau tidak untuk menyerahkan kelengkapan tersebut dengan cara menginput nomor pendaftaran pada website. Langkah-langkah Pemakaian Web A. User 1. Peserta/mahasiswa mengetikkan alamat website 2. Setelah tampil webnya, lakukan login dengan menggunakan user dan password. (karena website ini merupakan simulasi studentsite maka username dan password harus sudah terdaftar) 3. Setelah login akan tampil sebuah menu Beasiswa yang berisi pengumuman beasiswa dan aturan-aturan untuk mengikuti beasiswa PPA & BBM 4. Klik menu tersebut, lalu tampil seluruh pengumuman, aturan dan link untuk mendownload pengumuman dan formulir serta melakukan pendaftaran 5. Download pengumuman dan formulir beasiswa 6. Lakukan registrasi dengan mengikuti petunjuk yang diberikan hingga mendapatkan nomor urut pendaftaran
7. Peserta hanya dapat mendaftar sekali dan tidak dapat diulang lagi. Peserta tidak diizinkan untuk mendaftarkan orang lain 8. Jika pendaftar tidak memenuhi syarat-syarat / aturan maka pendaftar tidak dapat melakukan pendaftaran. Contoh: IPK kurang memenuhi syarat, maka akan ada keterangan bahwa pendaftar tidak dapat mendaftarkan diri karena nilai IPK tidak mencukupi. 9. Pada website ini, dalam 1 hari hanya menerima 20 pendaftar saja. Jika sudah penuh, pendaftaran harus dilakukan pada keesokan harinya 10. Setelah selesai dan mendapatkan nomor urut pendaftaran, mahasiswa tinggal melakukan logout 11. Jika mahasiswa/pendaftar beasiswa kurang mengerti aturan/langkahlangkah pendaftaran, terdapat menu Bantuan untuk membantu mahasiswa melakukan pendaftaran B. Admin 1. Lakukan login sebagai administrator, dengan memilih menu admin. Masukkan username dan password (username: admin, password: admin) 2. Pada halaman ini terdapat fasilitas pencarian untuk mencari biodata peserta beasiswa berdasarkan kategori yang ada, misalnya jenis beasiswa PPA/BBM 3. Seluruh data pendaftar dapat diurutkan berdasarkan tanggal pendaftaran,nama, nomor pendaftaran, NPM, jurusan, kategori beasiswa, kelas. 4. Admin dapat mempercepat atau memperpanjang tanggal pendaftaran dan tanggal penutupan beasiswa, dapat menambah atau mengurangi jumlah pendaftar dalam 1 hari dan dapat menentukan siapa saja pendaftar yang mendapatkan beasiswa. 5. Pada saat mahasiswa menyerahkan kelengkapan data di loket beasiswa, admin/penjaga loket menginput nomor urut peserta tersebut pada fasilitas search untuk mengecek nama, npm dan kelas yang pernah diisi sewaktu registrasi.
6. Lalu akan tampil seluruh biodata pendaftar beserta tanggal awal dan tanggal akhir untuk penyerahan berkas-berkas. 7. Jika penyerahan berkas-berkas melewati batas waktu 1 minggu / tanggal akhir, maka pada kolom keterangan terdapat tulisan TIDAK AKTIF dan pemohon beasiswa tidak diperbolehkan mendaftar. 8. Selanjutnya tinggal menghapus biodata mahasiswa/pemohon beasiswa tersebut dari database. 9. Admin/penjaga loket juga dapat mengetahui apakah pendaftar beasiswa merupakan perpanjang atau merupakan pendaftar baru. Sehingga admin mengetahui berkas-berkas yang wajib diserahkan. UML Sistem Pendaftaran Beasiswa PPA/BBM Secara Online Kesimpulan Dengan website Sistem Pendaftaran Beasiswa PPA & BBM Secara Online ini diharapkan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mahasiswa dapat melakukan pendaftaran dengan cepat dan mudah, jumlah pendaftar dan waktu pengembalian berkas yang dibutuhkan dapat dibatasi sehingga tidak akan ada antrian pada saat penyerahan berkas, panitia beasiswa tidak akan direpotkan dengan banyaknya berkas persyaratan sehingga pengaturan data pendaftar dapat dengan mudah dilakukan.
Saran Penulis menyadari bahwa pembuatan website Sistem Pendaftaran Beasiswa PPA & BBM Secara Online ini masih jauh dari kesempurnaan, seperti : tampilan website yang masih sederhana, pengaksesan website masih berbasis PC (Personal Computer), jadi tidak dapat diakses melalui Handphone (telepon genggam) dan penambahan aplikasi lainnya yang mendukung yang perlu dilakukan peng-update-an. Oleh karena itu, diharapkan partisipasi semua pihak untuk memberikan kritik dan saran yang dapat membangun. Contoh Output Halaman Utama / Login
Halaman Informasi Beasiswa Halaman Pendaftaran Beasiswa
Halaman Login Administrator Halaman Pengaturan Pendaftar
Halaman Hasil Pencarian Data Pendaftar