BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Konsep Administrasi Administrasi merupakan faktor yang paling penting bagi suatu organisasi ataupun perusahaan dalam penyelenggaraan kehidupan sehari-hari. Maju mundurnya suatu perusahaan, tergantung pada baik tidaknya system administrasi yang dilaksanakan. Apabila administrasi dalam organisasi tersebut dilakukan dengan baik, maka usaha untuk tercapai tujuannya akan berjalan dengan lancar sesuai dengan rencana kerja, serta menghabiskan waktu dan juga biaya yang banyak. Rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu disebut Administrasi. Sondang P. Siagianmengemukakan: Keseluruhan proses pelaksanaan dari keputusankeputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujauan yang telah ditentukan sebelumnya (Kencana, 2003:5) Berdasarkan Uraian di atas, penulis menyimpulkan bahwa Administrasi adalah proses kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama secara efektif dan efisien. Setelah mengetahui arti dari administrasi, maka dapat disimpulkan ciri-ciri pokok untuk disebut sebagai administrasi: 11
12 1. Sekelompok orang; adalah kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dilakukan oleh lebih dari satu orang 2. Kerja sama; adalah kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dua orang atau lebih bekerja sama. 3. Pembagian kerja; adalah kegiatan administrasi bukan sekedar kegiatan kerja sama, melainkan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas. 4. Kegiatan yang runtut dalam suatu proses; adalah kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan. 5. Tujuan; adalah sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui kegiatan kerja sama. (Silalahi, 2009:10) Berdasarkan kutipan di atas, penulis menyimpulkan bahwa ciri pokok administrasi terdiri dari sekelompok orang. Administrasi tidak akan berjalan tanpa adanya sekelompok orang. Tidak hanya sekelompok orang saja yang dibutuhkan, namun kerja sama sangat dibutuhkan yang dilakukan dalam dua orang atau lebih. Ciri administrasi yang lain yaitu pembagian kerja dimana kegiatan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas. Sedangkan kegiatan yang runtut dalam suatu proses yaitu kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan. Ciri pokok dari administrasi yang lain yaitu tujuan, dimana sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui kegiatan kerja sama. 2.1.1 Fungsi Administrasi Administrasi sebagai fungsi menunjukkan keseluruhan tindakan dari sekelompok orang dalam satu kerja sama sesuai dengan fungsi-fungsi tertentu hingga tercapai tujuan. Fungsi yang satu bergubungan dengan fungsi yang lain dalam satu rangkaian tahapan aktivitas. Menurut William H. Newman (1963)
13 fungsi-fungsi yang dimaksud dianggap sebagai basic process of administration, yang terdiri dari: 1. Fungsi menentukan apa yang akan dilakukan (planning) 2. Menggolong-golongkan kegiatan yang akan dilakukan dalam suatu rangkaian hubungan (organizing) 3. Menyusun orang-orang yang tepat melakukan masing-masing jenis kegiatan (staffing) 4. Menggerakkan dan memberi instruksi agar kegiatan berlangsung (directing) 5. Tindakan mengusahakan agar hasil pelaksanaan relatif sesuai dengan yang diharapkan (controlling). (Silalahi, 2009:21) Berdasarkan uraian di atas, penulis menyimpulkan bahwa fungsi administrasi menentukan apa yang dilakukannya (planning), penggolongan yang dilakukan secara struktur (organizing), menyusun orang-orang untuk melakukan jenis-jenis kegiatan (staffing), menggerakan dan memberi instruksi agar kegiatan berlangsung (directing), serta meakukan pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dilaksanakan agar sesuai dengan yang diharapkan. 2.1.2 Ruang Lingkup Administrasi Ruang lingkup administrasi dapat dibedakan dalam 2 golongan yaitu: 1) Administrasi Negara (Public Administratio) yaitu kegiatankegiatan/ proses/usaha di bidang kenegaraan. Ruang lingkup administrasi negara menurut Handayaningrat terdiri dari: a. Administrasi negara bertujuan memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada masyarakat (public service) b. Administrasi negara dalam pencapaian tujuannya dilakukan berdasarkan ketentuan/peraturan perundang-undangan yang berlaku (legalistic approach) c. Administrasi negara dalam kegiatannya mengutamakan kebenaran sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan (birokrasi-bureaucracy).
14 2) Administrasi Swasta/Niaga (Private/Business Administrasion) yaitu kegiatan-kegiatan /proses/usaha yang dilakukan di bidang usaha/niaga. Dalam bidang administrasi niaga dapat diartikan sebagai berikut: Administrasi Niaga ialah kegiatan-kegiatan dari pada organisasi-organisasi niaga dalam usahanya mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan (profit making). (Handayaningrat, 1994:3-4) Berdasarkan kutipan di atas, penulis menyimpulkan bahwa administrasi dibagi menjadi 2 golongan, yaitu Administrasi Keuangan Negara/Publik dan Administrasi Swasta/Niaga. Administrasi Negara adalah proses kegiatan yang berhubungan dengan urusan negara. Sedangkan Administrasi Niaga adalah proses kegiatan yang berhubungan dengan perusahaan swasta yang bergerak di bidang usaha/niaga/bisnis. 2.2 Konsep Administrasi Keuangan Setelah mengetahui apa arti keuangan, selanjutnya penulis akan membahas pengertian administrasi keuangan menurut para ahli. Pengertian administrasi keuangan yang dikemukakan oleh Mamesah (1995:14) adalah Rangkaian kegiatan dalam mengelola keuangan secara tertib, sah, hemat, berdayaguna dan berhasil guna mengelola keuangan tersebut meliputi penerimaan-penerimaan dan sumber-sumber serta pembiayaan-pembiayaannya:. Pengertian administrasi keuangan yang dikemukakan oleh P. Siagian (1995:14) adalah Suatu kenyataan bahwa biaya yang tersedia bagi suatu negara yang sedang giat melakukan pembangunan seperti Indonesia selalu terbatas dibandingkan dengan banyaknya kegiatan pembangunan yang perlu dibiayai. Adapun pengertian administrasi keuangan menurut Syarifudin (2005:89) adalah:
15 Usaha atau kegiatan pimpinan dalam memproses keuangan, menggunakan fungsi-fungsi manajemen, menggerakan para pejabat atau petugas keuangan, serta pengelolaan keuangan ini bersifat formal karena diatur menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku. (Syarifudin, 2005:89) Dari definisi-definisi di atas, penulis dapat menyimpulkan bahwa pengertian administrsi keuangan adalah sebuah analisis terhadap sumber-sumber pendapatan dan penggunaan biaya yang diperuntukkan sebagai penelolaan kegiatan secara efektif dan efisien dalam rangka mencpaai tujuan yang telah ditentukan dan administrasi keuangan merupakan suatu kegiatan pengelolaan keuangan secara tertib, sah, hemat, berdaya guna. A. Ruang Lingkup Administrasi Keuangan Ruang lingkup administrasi keuangan dapat digolongkan ke dalam dua bagian yaitu sebagai berikut: 1. Administrasi Keuangan Negara Segenap perbuatan yang berhubungan dengna faktor penggunaan uang dalam rangka usaha untuk mencapai tujuan negara maka disebut administrasi keuangan negara. Pembahasan mengenai administrasi keuangan negara apabila ditinjau dari segi pendekatan keuangan negara menurut Soetrisno adalah: Administrasi keuangan negara merupakan salah satu lingkup dari keuangan negara yang pembahasannya mencakup badan hukum public baik keuangan negara maupun keuangan badan hukum yang lebih rendah, pembahasan biasanya ditekankan pada segi-segi yang berhubungan dengan pengeluaran negara, penerimaan negara termasuk perpajakan dan hutang negara, serta anggaran negara. (Soetrisno, 1981:15)
16 Berdasarkan kutipan di atas, penulis mengambil kesimpulan bahwa Administrasi Keuangan Negara adalah ruang lingkup dari keuangan negara yang mencakup tentang keuangan negara maupun keuangan lembaga hukum yang diatur pengelolaannya di dalam Undang-Undang. Pengelolaan yang dimaksud adalah penerimaan negara, pendapatan negara, maupun pengeluaran negara. 2. Administrasi Keuangan Daerah Definisi keuangan daerah seperti yang tercantum dalam penjelasan Pasal 156 ayat (1) UU No. 32 Tahun 2004 adalah: Keuangan Daerah adalah semua hak dan kewajiban daerah yang dapat dinilai dengan uang dan dengan segala sesuatu berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan milik daerah yang berhubungan dengan pelaksanaan hak dan kewajiban tersebut. Berdasarkan hal tersebut, secara prinsip keuangan daerah mengandung unsur-unsur yang dapat dinilai dengan uang diantaranya yaitu hak daerah, kewajiban daerah, kekayaan yang berhubungan dengan pelaksanaan hak dan kewajiban tersebut. Sedangkan pengertian Keuangan Daerah dilihat dari sudut pandang yang lain adalah: Semua hak dan kewajiban yang dapat dinilai dengan uang, demikian pula segala sesuatu baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah sepanjang belum dimiliki/dikuasai oleh Negara atau daerah yang lebih tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuan peraturan-perundangan yang berlaku.(mamesah, 1995:16) Berdasarkan kutipan di atas, keuangan daerah adalah sebagai hak dan kewajiban yang dapat dinilai dengan uang, baik berupa barang
17 maupun kekayaan yang lainnya yang dimiliki oleh Negara. Dalam proses pengelolaannya harus sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Salah satu faktor penting untuk melaksanakan urusan rumah tangga daerah adalah kemampuan keuanangan daerah. Dengan kata lain faktor keuangan merupakan faktor yang mempengaruhi tingkat kemampuan daerah dalam melaksanakan otonomi. Sehubungan dengan pentingnya posisi keuangan ini Pamudji (Kaho, 2007:138-139), menegaskan Pemerintah daerah tidak akan dapat melaksanakan fungsinya dengan efektif dan efisien tanpa biaya yang cukup untuk memberikan pelayanan dan pembangunan. (Widodo, 2012, http://nurjatiwidodo.lecture.ub.ac.id). Berdasarkan penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa administrasi keuangan daerah adalah suatu kegiatan pengelolaan keuangan daerah yang di dalamnya terdapat hak dan kewajiban untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2.3 Konsep Proses Pertanggungjawaban Bendahara Pengeluaran 2.3.1 Konsep Bendahara Pengeluaran Menurut Undang-Undang No. 1 Tahun 2004: Bendahara Pengeluaran adalah orang yang ditunjuk untuk menerima, menyimpan, membayarkan, menatausahakan, dan mempertanggung- jawabkan uang untuk keperluan belanja negara/daerah dalam rangka pelaksanaan APBN/APBD pada kantor/satuan kerja kementerian negara/lembaga/pemerintah daerah. (Undang-Undang No. 1 Tahun 2004).
18 Menurut kutipan di atas, bahwa Bendahara Pengeluaran adalah seseorang yang ditunjuk oleh Pengguna Anggaran (PA) yang diberi wewenang untuk melaksanakan sebagian tugas Pengguna Anggaran dalam mengelola keuangan daerah. Dalam hal penggunaan anggaran daerah, kuasa pengguna anggaran menunjuk seorang bendahara pengeluaran untuk menjalankan sebagian kewenangannya. Dan bendahara pengeluaran menunjuk bendahara pengeluaran pembantu OPD untuk melaksanakan sebagian tugas dan wewenang bendahara pengeluaran OPD. Bendahara Pengeluaran bertugas untuk menerima, menyimpan, membayarkan, menatausahakan dan mempertanggungjawabkan seluruh penerimaan APBD pada setiapopd. Bendahara pengeluaran berwenang untuk: 1. Mengajukan permintaan pembayaran, baik melalui mekanisme UP/GU/TU maupun LS. 2. Menerima dan menyimpan UP/GU/TU 3. Melakukan pembayaran dari uang persediaan yang dikelolanya 4. Menolak perintah bayar dari Pengguna Anggaran yang tidak sesuai dengan ketentuan peraturan. 5. Meneliti kelengkapan dokumen pendukung SPP-LS yang diberikan oleh PPTK 6. Mengembalikan dokumen pendukung SPP-LS yang diberikan oleh PPTK, apabila dokumen tersebut tidak memenuhi syarat dan/atau tidak lengkap.(inspektorat, Sep 27, 2013, http://www.slideshare.net/inapurmini/tupoksi-bendahara) Berdasarkan kutipan di atas, wewenang Bendahara Pengeluaran yaitu mengajukan permintaan pembayaran UP/GU/TU/LS, menerima dan menyimpan UP/GU/TU, melakukan pembayaran UP, menolah perintah bayar dari PA yang tidak sesuai, memverifikasi kelengkapan dokumen pengajuan SPP-LS, dan mengembalikan dokumen pengajuan tersebut jika tidak memenuhi syarat atau tidak lengkap.
19 Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan narasumber di Bagian Keuangan, Fungsi Bendahara Pengeluaran yaitu : 1. Mengadministrasikan dengan baik aliran kas masuk yang diterima. 2. Bertanggungjawab atas keamanan dan keselamatan dari kas yang diterimanya. 3. Membantu pelaksanaan pembayaran belanja negara pada tingkat satuan kerja yang tidak dapat secara langsung dibayar oleh Kuasa Bendahara Umum Negara, untukpelaksanaan ini bendahara mendapatkan Uang muka kerja yang selanjutnya dikenal dengan istilah Uang persediaan (UP). 4. Mengadministrasikan seluruh kegiatan dengan menggunakan prosedur sesuai kaidahpengendalian internal. 5. Membuat pertanggungjawaban berupa Laporan pertanggungjawaban (LPJ) Dapat disimpulkan bahwa fungsi dari Bendahara Pengeluaran adalah untuk mengadministrasikan aliran kas yang diterima dari APBD, bertanggungjawab atas keamanan dan keselamatan dari APBD yang diterima, membantu melaksanakan proses peredaran uang Negara melalui Kuasa Bendahara Umum Negara yang biasanya dikenal dengan Uang Persediaan (UP), dan mempertanggungjawabkan atas pengelolaan keuangan APBD dalam bentuk Laporan pertanggungjawaban (LPJ). Dalam hal pengguna anggaran melimpahkan sebagian kewenangannya kepada kuasa pengguna anggaran, ditunjuk bendahara pengeluaran pembantu
20 OPD untuk melaksanakan sebagian tugas dan wewenang bendahara pengeluaran OPD. Bendahara Pengeluaran Pembantu adalah pejabat fungsional yang ditunjuk menerima, menyimpan, membayarkan, menata-usahakan dan mempertanggungjawabkan uang untuk keperluan belanja daerah dalam rangka pelaksanaan APBD pada unit kerja OPD. 2.3.2 Konsep Pertanggungjawaban Bendahara Pengeluaran Pertanggungjawaban adalah suatu sikap atau tindakan untuk menanggung segala akibat dengan perbuatan atau segala resiko ataupun konsekuensinya. (Shvoong, 5-4-2011,http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/2143559- Pengertian-pertanggungjawaban/) Bendahara pengeluaran secara administratif wajib Mempertanggung- jawabkan penggunaan uang persediaan/ganti uang persediaan/tambah uang persediaan kepada kepala SKPD melalui PPK-SKPD paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya. Dapat disimpulkan bahwa pertanggungjawaban bendahara pengeluaran adalah suatu sikap atau tindakan yang dilakukan oleh seorang bendahara pengeluaran sebagai orang yang dipercaya dalam menerima, menyimpan, membayarkan, menatausahakan, dan mempertanggungjawabkan semua transaksi pengeluaran yang dilakukan oleh Badan Kepegawaian Daerah sebagai OPD yang akuntabel dan transparan dalam penggunaan keuangan daerah dan dilaporkan secara tertulis dalam sebuah laporan pertanggungjawaban bendahara yang kemudian disampaikan kepada Gubernur Jawa Barat selaku PKPKD.
21 Pertanggungjawaban yang dilakukan secara Administratif dan secara Fungsional. Dari Kedua pertanggungjawaban tersebut wajib dilakukan, karena dalam penyampaiannya berbeda. Pertanggungjawaban Administratif di laporkan kepada Kepala Badan selaku Pengguna Anggara. Di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat, pertanggungjawaban Administratif dibuat oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu. Sedangkan Pertanggungjawaban Fungsional dilaporkan kepada Pejabat Pengelolaan Keuangan Daerah (PPKD) sebagai wujud pertanggungjawaban Pengguna Anggaran dalam mengelola APBD. Pertanggungjawaban fungsional dibuat oleh Bendahara Pengeluaran sebagai pejabat fungsional yang diberi kewenangan oleh PA dalam mengelola keuangan daerah. Pertanggungjawaban Fungsional merupakan rekapan dari pertanggungjawaban administratif. 2.4 Hubungan Administrasi Keuangan dengan Proses Pertanggungjawaban Bendahara Pengeluaran Di dalam administrasi keuangan terdapat pembagian jenis administrasi keuangan yaitu administrasi keuangan negara dan administrasi keuangan daerah. Menurut Mamesah (1995:14) administrasi keuangan adalah Rangkaian kegiatan dalam mengelola keuangan secara tertib, sah, hemat, berdayaguna dan berhasil guna mengelola keuangan tersebut meliputi penerimaan-penerimaan dan sumbersumbernya serta pembiayaan-pembiayaannya. Proses pertanggungjawaban bendahara pengeluaran merupakan pengurusan administrasi keuangan yang dilakukan di suatu instansi atau
22 Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Pertanggungjawaban bendahara pengeluaran merupakan hasil akhir dari penatausahaan dan harus dipertanggungjawabkan oleh seorang bendahara kepada atasannya dalam mengelola keuangan daerah, maka dari itu diperlukan sebuah pertanggungjawaban yang dilakukan secara sistematis di bidang keuangan berdasarkan prosedur-prosedur tertentu yang dilakukan melalui proses kegiatan kerjasama, sehingga dapat memberikan informasi aktual di bidang keuangan. Dokumen yang digunakan pada prosedur pertanggungjawaban bendahara pengeluaran yaitu berdasarkan Peraturan Menteri No 55 Tahun 2008 Tentang Tatacara Penatausahaan dan Pertanggungjawaban. Berdasarkan penjelasan-penjelasan di atas, maka penulis menyimpulkan bahwa hubungan administrasi keuangan dengan proses pertanggungjawaban bendahara pengeluaran adalah merupakan kegiatan pengelolaan keuangan yang dilakukan pemerintah melalui tata usaha keuangan yang dilakukan secara sistematis di bidang keuangan berdasarkan prosedur-prosedur tertentu yang dilakukan melalui proses kegiatan kerjasama sehingga proses pertanggungjawaban bendahara pengeluaran dapat berjalan dengan baik.