Manajemen Dokumen Elektronik Oleh: Yanuar E. Restianto, SE, M.Acc, Ak
Dasar Hukum UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik Kepmenkominfo No. 56/KEP/M.KOMINFO/12/2003 tentang Panduan Manajemen Sistem Dokumen Elektronik
Pengantar Kelemahan Dokumen Kertas: kemungkinan seorang staf lupa untuk mencetak dan mengarsipkan dokumen pesan e-mail atau dokumen elektronik terhapus dari komputer tanpa diarsipkan sebelumya dokumen elektronik dari situs web dan intranet tidak terkontrol versi dan perkembangannya secara efektif tidak dapat mengelola dokumen multimedia (teks, gambar dan suara) secara terintegrasi Manfaat Dokumen Elektronik: pengumpulan informasi yang lebih baik, konsisten dan mudah dicari kembali memudahkan penggunaan dokumen secara bersama antar unit organisasi dalam lembaga pemerintah memudahkan penyusunan informasi organisasi secara terstruktur memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat meningkatkan kualitas layanan publik mengelola informasi sebagai suatu aset yang tumbuh dan berkembang lebih responsif pada perubahan
Keunggulan Dokumen Elektronik Dokumen dalam bentuk elektronik mudah dibuka dan ditelusuri isi dan riwayatnya, yang sebelumnya sulit dilakukan pada dokumen kertas Dokumen elektronik memungkinkan pembagian informasi (information sharing) yang efektif Dokumen elektronik harus dikelola dengan baik untuk menjamin integritas, keabsahan, dan keasliannya
Dokumen Elektronik Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya (UU ITE Psl 1 ayat 4)
Manajemen Dokumen Elektronik Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (E-Record Management/ ERM) yang baik membutuhkan: pemahaman yang baik tentang dokumen dan sistem informasi yang mendukungnya prosedur akuisisi dan penciptaan dokumen sebagai bagian dari sistem administrasi prosedur penyimpanan dokumen elektronik yang dirancang untuk menjamin integritas, kualitas dan keamanan dokumen prosedur untuk menjamin kemudahan dan kelancaran akses semua dokumen selama diperlukan prosedur untuk evaluasi, audit, penjadwalan, serta pemusnahan dokumen sesuai dengan peraturan yang berlaku budaya kerja yang berorientasi pada pemanfaatan teknologi informasi ketrampilan dan kompetensi pada bidang ERM untuk semua pengguna dan pengelola dokumen
Spesifikasi Pemindaian Pemindaian dokumen asli direkomendasikan untuk menggunakan resolusi antara 200-400 dpi (dot per inch) dan disimpan dalam bentuk dokumen elektronik dalam format tertentu (PDF, TIFF, GIF, JPEG, dll) Resolusi pemindaian (scanning resolution) yang digunakan harus mempertimbangkan faktor kebutuhan penyimpanan data (data storage requirement) dan tingkat akurasi hasil pencitraan dokumen elektronik Dokumen elektronik akan lebih baik bila disimpan tanpa teknik kompresi atau jika memang diperlukan, harus menggunakan kompresi yang bersifat lossless Dokumen hasil pemindaian harus memuat metadata yang memadai. Metadata adalah informasi berupa atribut mengenai format dan struktur data yang telah distandarisasi untuk mendeskripsikan kandungan, lokasi, dan nilai data
Spesifikasi Pemindaian Pemindaian dokumen asli direkomendasikan untuk menggunakan resolusi antara 200-400 dpi (dot per inch) dan disimpan dalam bentuk dokumen elektronik dalam format tertentu (PDF, TIFF, GIF, JPEG, dll) Dokumen elektronik akan lebih baik bila disimpan tanpa teknik kompresi atau jika memang diperlukan, harus menggunakan kompresi yang bersifat lossless Dokumen hasil pemindaian harus memuat metadata yang memadai. Metadata adalah informasi berupa atribut mengenai format dan struktur data yang telah distandarisasi untuk mendeskripsikan kandungan, lokasi, dan nilai data
Keaslian Dokumen Elektronik Informasi mengenai keaslian sebuah dokumen elektronik dapat dilekatkan sebagai metadata pada dokumen terkait, yang menjelaskan: Bukti bahwa sebuah dokumen telah sukses terotentikasi Informasi dari sebuah otentikasi, dapat berisi tanggal dan waktu otentikasi oleh Ceiicaion of Authoriy Kunci publik (public key) yang menjamin keaslian dokumen
Tanda Tangan Digital/Elektronik Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi (UU ITE Psl 1 ayat 12) Tanda Tangan Elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah jika: data pembuatan Tanda Tangan Elektronik terkait hanya kepada penandatangan data pembuatan Tanda Tangan Elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa penandatangan segala perubahan terhadap Tanda Tangan Elektronik dan Informasi Elektronik yang terkait yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa penandatangannya terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa penandatangan telah memberikan persetujuan terhadap Informasi Elektronik yang terkait
Contoh Aplikasi Tanda Tangan Digital