RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA HOME INDUSTRY SOUVENIR Ina Agustina 1), Diah Elia Hikmah 2) 1) Sistem Informasi, Universitas Nasional email: ina_agustina2007@yahoo.com 2) Sistem Informasi, Universitas Gunadarma Jl. Margonda Raya 100, Depok 16424 email: diahelia@staff.gunadarma.ac.id ABSTRAK Selain produk suatu home industry, pelayanan yang cepat juga merupakan tolok ukur perkembangan suatu badan usaha. Salah satu home industry yang terletak di Jakarta Timur yang bergerak dibidang pembuatan souvenir berbahan acrylic, masih menggunakan cara manual dalam pencatatan data-data penjualannya. Hal ini menyebabkan lambatnya proses penjualan yang berakibat pada lambatnya perkembangan usahanya. Lambatnya proses tersebut menyebabkan pelanggan beralih ke tempat lain. Untuk memperbaiki keadaan tersebut, maka perlu adanya perbaikan pada sistem informasi penjualannya. Sistem informasi dirancang melalui tahapan pembuatan Diagram Konteks, Relasi Antar File, Normalisasi dan Rancangan Input serta Output. Kata kunci : Sistem Informasi Penjualan, DFD, ERD, Normalisasi PENDAHULUAN Pendataan yang masih menggunakan cara manual dapat menghambat perkembangan suatu usaha. Hal iini dikarenakan penyimpanan data pada kertas-kertas atau catatan-catatan dapat bukan hanya tidak akurat, tetapi juga dapat memperlambat pengolahan data yang diterima sehingga mengakibatkan lambatnya proses kegiatan kerja dalam suatu badan usaha. Dengan demikian dibutuhkan alat bantu komputer yang mampu mengolah data menjadi informasi terintegrasi dalam aktifitas manajerial. Home industry yang terletak di Jakarta Timur ini memproduksi souvenir berupa gantungan kunci, bros dan jepit rambut berbahan dasar acrylic dengan menyisipkan tulisan sesuai keinginan pelanggan di bagian dalam souvenir sebelum dicetak. Dalam menjalankan usahanya, seluruh kegiatan unit usaha ini masih menggunakan sistem manual, baik dalam penjualan, keuangan, pemesanan maupun produksi. Hal ini menimbulkan berbagai masalah sehubungan dengan pendataan, seperti lamanya waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi macammacam pesanan, lamanya proses produksi, tidak akuratnya data, timbul kesulitan dalam melacak agen yang berhutang, banyaknya kertas-kertas faktur penjualan, serta tidak akuratnya laporan. Untuk memudahkan proses penjualan, kiranya perlu dibuat rancangan sistem informasi penjualan berbasis komputer yang bertujuan untuk memperlancar proses penjualan yang sedang berjalan. Pendataan dalam sistem informasi ini berhubungan dengan bagian produksi serta pembuatan laporan. Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Definisi sistem yang lebih menekankan pada prosedur menurut Jerry Fitz Gerald menyatakan sebagai berikut : Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Sedangkan, pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya menurut Barry E cushing menyatakan Sistem adalah sekumpulan unsur atau elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Raymond Mc Leod, Jr Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Menurut James A.Kowal, Sistem adalah kumpulan dari alat, aturan dan atau prosedur yang memiliki saling ketergantungan untuk membentuk suatu kesatuan yang menyeluruh untuk secara bersama mencapai tujuan. Dan menurut Tavri D mahyuzir, Sistem adalah kumpulan elemen-elemen atau unsurunsur yang saling berkaitan dan bertanggung jawab memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output). Dari definisi-definisi tersebut di atas, terdapat suatu persamaan, yaitu mengandung unsur tujuan, interaksi, serta bagian yang berinteraksi, sehingga dapat dikatakan bahwa sebuah sistem memiliki karakteristik sebagai berikut: Suatu sistem memiliki komponen-komponen (components) atau sering disebut subsistem, batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), adanya suatu penghubung (interface), memiliki masukan (input), keluaran (output), pengolah (process). serta yang E-ISSN: 2527-4864 67
terakhir adalah yang dapat kita jadikan pedoman apakah sebuah sistem berhasil atau ttidak, yaitu adanya sasaran (objectives) atau tujuan (goal). RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN Dalam mengembangkan usahanya, home industry ini menjual barangnya melalui agen/distributor. Flowchart proses penjualan barang yang sedang berjalan ditunjukkan oleh gambar 1. Langkah awal dalam merancang suatu sistem adalah membuat Data Flow Diagram, yaitu dengan membuat Diangram Konteks sebagaimana ditunjukkan oleh gambar 2. Selanjutnya membuat Diagram Zero yang menggambarkan seluruh aliran data dan proses yang terjadi dalam sistem informasi penjualan. Diagram ini ditunjukkan oleh gambar 3. Gambar 1. Flowchart Prosedur Penjualan Gambar 2. Diagram Konteks antara pembeli dan pimpinan E-ISSN: 2527-4864 68
Gambar 3. Diagram Zero Diagram level 1 terdapat pada proses 6. Dalam hal ini, laporan-laporan yang dibuat adalah laporan pembelian dan laporan pemesanan. Dalam pembuatan laporan pembelian digunakan file-file agen, piutang dan barang. Tahap selanjutnya, adalah membuat ERD (gambar 4) untuk menggambarkan hubungan antar entitas. Agen dapat mengajukan order dan dapat pula melakukan piutang. E-ISSN: 2527-4864 69
Gambar 4. Entity Relationship Diagram Tahap selanjutnya adalah melakukan uji normalisasi, dimana entitas-entitas pada ERD diatas, dapat ditransformasikan dalam database relational. Setiap kunci utama entitas dijadikan kunci utama relasi tersebut. Empat relasi yang terbentuk dari proses mapping terhadap diagram ERD adalah Agen No_Agen Nama Alamat No_telepon Order No_Order No_Agen Tgl_order Tgl_selesai Tulisan Jum_order Barang Kd_barang Nama_barang Harga Jum_barang Piutang Kd_piutang No_Agen Tgl_piutang Tgl_lunas Jum_piutang Relasi yang timbul dari relationship antara entitas order dan entitas barang adalah relasi jual dengan kunci utama No_order dan Kd_barang E-ISSN: 2527-4864 70
Jual No_order Kd_barang Tgl_jual Jumlah Setelah melalui proses uji normalisasi, maka dapat diketahui adanya keterhubungan antar file sebagai berikut : Gambar 5. Mapping No_agen * Nama Alamat No_telepon No_order * No_agen ** Tgl_order Tgl_selesai Tulisan Jum_order Kd_piutang * No_agen ** Tgl_piutang Tgl_lunas Jum_piutang No_order * Kd_barang * Tgl_Jual Jumlah Kd_barang * Nama_barang Harga Jum_barang Gambar 6. Hubungan Relasi Antar File Rancangan Input Form Agen Souvenir No. Agen : xxxxx Nama Agen : xxxxx Alamat : xxxxx Telepon : xxxxx Gambar 7. Rancangan form agen E-ISSN: 2527-4864 71
Form Pemesanan Souvenir No. agen No. order Tanggal order Tanggal selesai Data persediaan dan harga Kode Nama Harga Gambar 11. xxxxx Rancangan Form xxxxx Pemesanan 99999 Detail Data Pesanan Form Penjualan Souvenir No.order Kode Barang Tulisan Jumlah Order No. agen xxxxx No. order xxxxx Tanggal xxxxx jual Data Persediaan dan Harga Detail DataPenjualan Rancangan Output Kode Nama Harga Jumlah 999 999 999 No.order Kode Barang Jumlah Order Laporan Penjualan Souvenir No. Agen : xxxxx Nama Agen : xxxxx Nomor order : xxxxx Tanggal Penjualan : dd/mm/yy Gambar 8. Rancangan Form Penjualan Kode Nama Jumlah Harga Total Harga Jumlah 999 99999 99999 Gambar 9. Rancangan Laporan Penjualan E-ISSN: 2527-4864 72
DAFTAR PUSTAKA Connoly, Thomas, carolyn Begg & Anne Strachan, Database System : A Practical Approach To Design, Implementation and Management, 5th edition, Addison-Wesley Publishing Company, Massachusetts, 2009. Date, C.J, An Introduction to Database Systems, 8th edition, Addison-Wesley Publishing Company, Massachusetts, 2003. Dickinson, Brian, Developing Quality Systems : A Methodology Using Structured Techniques, Mc Graw-Hill, New York, 1989. Edwards, Perry, System Analysis, Design And Development : With Structured Concept, CBS College Publishing, 1985. Jogiyanto, H.M., Analisis Dan Design Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, 2006. Kowal, James A., Behavior Models : Specifying User s Expectations, Prentice Hall, Engelwood Cliffs, New Jersey, 1992. Kroenke, david & Richard Hatch, Management Information Systems, McGraw-Hill, New York, 1994. McLeod, Raymond, Jr., Management Information System : A Study Of Computer Based Information Systems, 6th edition, MacMillan Publishing Company, New York, 1995. Parker, Charles & Thomas Case, Management Information Systems : Strategy And Action, McGraw-Hill, New York, 1993. Suryadi HS & Bunawan, Pengantar Perancangan Sistem Informasi, Gunadarma, Jakarta, 1996. Senn, James A., Analysis & Design of Information System, 2 nd edition, Mc Graw Hill, Singapore, 1989. E-ISSN: 2527-4864 73