Sistem Informasi pengiriman Barang PT. Lima Putri Timor Leste Leonor Faria Soares (04204091) Fakultas Ilmu Komputer Universitas NAROTAMA, Surabaya Jalan Arif Rahman Hakim 51, Surabaya ABSTRAK Sistem Informasi pengiriman merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa pengiriman dalam kegiatannya jasa pengiriman menggunakan banyak sekali alat bantu. yang dirancang khusus untuk mengelola data-data jasa pengiriman dan data pelanggan untuk menunjang lancarnya proses pencatatan, pengontrolan pemakaian usaha / Jasa yang dikembangkan oleh pengiriman. Selain itu demi tercapainya tujuan dari pengiriman itu sendiri yaitu benar-benar bertujuan mensejahterakan masyarakat dengan memberikan kemudahan-kemudahan fasilitas sebagai anggota pengirim. Dalam pembuatan Sistem Informasi ini terdapat beberapa data yang diperlukan, diantaranya yaitu data pelanggan, data pengirim, data Transaksi serta data- data tersebut diharapkan bisa memberikan dasar dari proses Sistem sehingga mampu memberikan informasi yang dibutuhkan secara cepat dan tepat dalam mendapatkan laporan-laporan tentang hasil usaha dan jasa dari pengirim. Hal itulah yang diharapkan dari hasil akhir Sistem Informasi pengiriman. Kata Kunci: Data pelanggan Data Jenis Usaha pengirim, Data Transaksi,dan nota tagihan.
1. PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang Pada era globalisasi sekarang ini untuk membantu publik pemerintah perkembangan disegala kehidupan semakin ataupun individual dalam mengambil pesat, terutama dibidang sistem informasi keputusan terbaik atau mencari solusi Expedisi. untuk masalah tertentu yang erat Expedisi merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa pengiriman dalam kegiatannya jasa pengiriman menggunakan banyak sekali alat bantu. Apabila alat bantu tersebut sudah tidak layak pakai maka harus diadakan penggantian alat. Salah satu penggunaan alat yang memegang peranan penting di dalam proses pengiriman barang adalah komputer. Karena segala aktivitas pembuatan surat surat, pencatatan dan penyimpanan data sebagian besar dilakukan dengan menggunakan komputer. Dalam penggunaannya, sistem informasi expedisi dapat digunakan kaitannya dengan obyek obyek dipermukaan bumi. Karena kemudahan dalam pengelolaan dan penggunaannya, sistem informasi expedisi banyak digunakan diberbagai bidang misalnya bidang Perencanaan. Dalam bidang ini sistem informasi expedisi dapat menjadi alat yang ampuh dalam perencanaan, Perencaan pengiriman Barang. Berdasarkan kemudahan serta penggunaannya dalam bidang perencanaan, maka penulis mengaris bawahi perencanaan pengiriman barang untuk dijadikan bahan pembuatan skripsi. 1.2 Permasalahan Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas maka dapat ditarik suatu permasalahan yang di hadapi PT. Lima Putri 1. Bagaimana menciptakan suatu sistem administrasi dan penyimpanan database untuk sebagai berikut.
menyusun rencana pengiriman barang 2. Mengetahui nilai jual proyek dalam waktu yang cepat, tepat dan akurat. 1.3. Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dalam perancangan sistem informasi adalah : 1. Mempercepat dan mempermudah kinerja para karyawan pada perusahaan. 2. Dengan adanya pembuatan sistem informasi diatas maka diharapkan dengan perusahaan lain dalam pengoperasian produktivitas. 3. Sistem yang dirancang akan mempermudah pengarsipan dan keamanan data karena data disimpan dalam satu tempat yaitu diserver atau PC. perusahaan mampu untuk bersaing 1.4. Batasan Masalah Dalam permasalahan ini penulis menekankan pembatasan masalah dalam poin poin sebagai berikut: a. Pembuatan sistem transaksi (order) AWB (Air Way Bill) sebagai tanda bukti penerima barang dan laporan pengiriman kepada pelanggan. c. Pembuatan sistem untuk database dari pengiriman yang terdiri dari pengiriman barang dari pelanggan. order barang, transaksi pengiriman, dan nota pengiriman. b. Pembuatan sistem pengiriman barang d. Pembuatan sistem untuk pembuatan tagihan yang ditujukan kepada pelanggan. kepada penerima yang terdiri dari LANDASAN TEORI 2.1 Teori Pendukung 2.1.1 Sistem Informasi Sistem, pada dasarnya ada dua jenis sistem yaitu :
1. Sistem alami seperti sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dan sebagainya. 2.1 Komponen Sistem Informasi Dalam kaitannya dengan sistem informasi, terdapat dua komponen pokok yang saling berkaitan untuk pemecahan sistem informasi. Kedua komponen fisik suatu sistem informasi ini adalah: 2.2.1 Perangkat Keras (Hardware) 2. system buatan manusia seperti sistem hukum, sistem perpustakaan, sistem transportasi dan sebagainya. Berupa perangkat fisik komputer, peralatan pembantu lainnya yang mampu membantu melakukan fungsi-fungsi masukan/keluaran, unit penyimpanan data atau central processing unit (CPU) sebagai pengolah data dan media komunikasi. 2.2.2 Microsoft Access Microsoft Access berjalan dibawah window dan membutuhkan memory 20MB dan 50 MB untuk hardisk. Lingkungan kerja pada Microsoft Access berbentuk basis data yang dilengkapi dengan pendukung lainnya. Untuk setiap elemen proyek disediakan generator. Selain itu tersedia editor built ini program untuk modul tambahan. Microsoft Access menyediakan fasilitas editing, debugging, dan fasilitas help yang mengacu kepada kondisi Bahasa yang digunakan object oriented, mengacu pada event driven (kondisi sebagai pemicu aksi) dan procedural. Tipe data spesifik yang digunakan selain OLE sebagaimana umumnya aplikasi windows juga dynaset. Untuk mengakses basis data disediakan dua alternatife yaitu ISAM dan ODBC (Open Data Base Connectivity) untuk data base local dan ODBC untuk arsitektur client- server. saat ini pada pengembangan aplikasi. 2.2. Perangkat Lunak Pendukung 2.2.1 Visual Basic Visual basic adalah salah satu development tool untuk membangun aplikasi dalam lingkungan windows. Dalam pengembangan aplikasi, visual basic menggunakan pendekatan visual untuk form, sedangkan untuk coding menggunakan dialek bahasa basic yang cenderung mudah dipelajari. Visual basic telah menjadi tools yang terkenal bagi para pemula maupun para developer. merancang user interface dalam bentuk 2.1.2 Basis Data
Data adalah suatu kumpulan dari benda, deskripsi, kejadian atau fakta yang dihadapi sehari hari. Data merupakan mengakses computer. Program tersebut menyediakan berbagai fasilitas operasi untuk memasukan, mengakses dan komponen yang sangat penting dalam memodifikasi data kedalam database, sebuah DBMS. DBMS adalah koleksi terpadu dari database dan program mendefinisikan data baru, serta mengolah data menjadi informasi yang dibutuhkan program computer yang digunakan untuk 2.2.2 Sistem Pengolahan Basis Data (Database Management System / DBMS ) DBMS merupakan koleksi terpadu dari data base dari program-program komputer (utilitas) yang digunakan untuk mengakses dan memelihara data 2.3 Pemakai (User) Merupakan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap jalannya proses pengolahan data, misalnya operator, sistem analis, programmer dll. 2.4 Dokumentasi Sistem 2.4.1 ERD ( Entity Relationship Diagram ) 2.4.2 Data Flow Diagram (DFD) DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data 3.1 ANALISA DAN DESAIN SISTEM 3.2 Alur Kerja Sistem Pada perancangan sistem ini seluruh laporan dibuat berdasarkan hasil periksa pengiriman barang, base. Sistem yang menentukan bagaimana data diorganisasi, disimpan diubah dan diambil kembali. Ia juga menerapkan mekanisme pengamanan data, pemakaian secara bersama. Merupakan suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak, dengan menekankan pada struktur-struktur dan relationship data. ERD biasa disebut juga diagram E-R. tersebut mengalir yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (structured Analysis and design). 3.4 Diagram Berjenjang 3.3 Konteks Diagram Pada diagram konteks akan dijelaskan mengenai arus keluar masuk dari sistem serta hubungan entitas luar Gambar 3.7 Diagram Berjenjang Gambar3.6 Diagram Level konteks
3.5. Diagram Hubungan Antar Entitas (ER-D) Gambar 3.9 DFD Level 1 Transaksi Gambar 3.15 Entity Relationship Diagram Gambar 3.11 DFD Level 1 Laporan Kiriman Gambar 3.12 DFD Level 1 Pembuatan Tagihan Gambar 3.13 DFD Level 1 Pembuatan Insentif Gambar 3.14 DFD Level 1 Pengiriman Rekanan Gambar 3.15 Konversi Entity Relationship Diagram 4. IMPLEMENTASI SISTEM 4.1 Desain Tampilan Program 4.2 Penerapan Aplikasi Pengoperasikan Sistem informasi ini secara umum dapat dioperasikan dengan mudah jika dalam setiap tahap pengisian dilakukan secara lengkap. Serta langkah- langkah dalam pengisian data pada sistem dilakukan secara berurutan. Sehingga data-data yang masuk dapat diproses dengan cepat, dan mampu menghasilkan informasi yang akurat. 5. KESIMPULAN Dari hasil pembahasan mengenai perancangan dan pembuatan Sistem ini, dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem Informasi Expedisi merupakan
perusahaan yang bergerak dibidang jasa pengiriman dalam kegiatannya jasa pengiriman menggunakan banyak sekali alat bantu. yang dirancang khusus untuk mengelola data-data jasa pengiriman barang dan data transaksi pelanggan untuk menunjang lancarnya proses pencatatan, pengontrolan pemakaian usaha / Jasa yang dikembangkan oleh pengiriman. Dan tujuan yang ingin dicapai dari pengiriman itu sendiri yaitu benar-benar bertujuan mensejahterakan masyarakat. Sistem ini terbentuk sebagai antisipasi penanggulangan masalah yang mungkin timbul akibat terjadinya kelalaian dalam penulisan atau memasukkan data pada setiap transaksi yang dilakukan yang berakibat kerugian pada pengiriman. Menjelaskan beberapa pembahasan yang terdapat pada modul sistem ini adalah: 1. Modul pada Master Dari modul Master memuat modul Kurir,modul Pelanggan, modul Rekanan, modul Pemakai. 2. Modul pada Transaksi. Memuat modul Input nota, modul Sub Rekanan, modul Pengiriman,modul Bukti Penerimaan. 3. Modul Laporan,memuat modul Master, modul Transaksi. Dari modul Master memuat modul 4. Tutup Dari modul ini memuat modul untuk keluar dari system, serta modul Ganti Login.