KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAN BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR 1. 2. 3. PENGGUNAAN BMN YANG BERUPA BARANG BERGERAK DI BIRO UMUM PENGEMBALIAN BMN BAGI PEGAWAI YANG PENSIUN ATAU PINDAH SATUAN KERJA DI LUAR BIRO UMUM PENGGANTIAN BMN HILANG DENGAN TUNTUTAN GANTI RUGI JAKARTA 2016
KATA PENGANTAR Segala puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wata ala, karena dengan Rahmat dan Karunia-Nyalah Biro Umum Setjen Kemendikbud dapat menyusun Standar Operasi Prosedur (SOP) Penggunaan BMN yang berupa Barang Bergerak di Biro Umum, SOP Pengembalian BMN bagi Pegawai yang Pensiun atau Pindah Satuan Kerja di Luar Biro Umum, dan SOP Penggantian BMN Hilang dengan Tuntutan Ganti Rugi. Penyusunan SOP ini dimaksud untuk memperlancar tugas dan fungsi Subbagian Penatausahaan Barang Milik Negara Bagian BMN Biro Umum. Dengan demikian penatausahaan BMN berupa barang bergerak dapat optimal dan efektif, serta dapat meminimalisir kerugian negara akibat tidak teradministrasinya BMN berupa barang bergerak secara baik. Tujuan penyusunan SOP ini adalah sebagai pedoman bagi pegawai subbag penatausahaan BMN dalam melakukan penatausahan BMN barang bergerak. Selain itu SOP ini sebagai pedoman bagi seluruh pegawai di lingkungan Biro Umum yang menggunakan BMN berupa barang bergerak sehingga tidak ada lagi BMN berupa barang bergerak yang tidak jelas keberadaannya. Saya berharap SOP ini dapat dilaksanakan seluruh pegawai di lingkungan Biro Umum dan menjaga BMN yang digunakan dengan sebaik-baiknya. Disadari bahwa SOP ini masih belum sempurna, sehingga diperlukan masukan dari semua pihak sebagai bahan penyempurnaan. Selain itu perlu disempurnakan disesuaikan dengan perkembangan peraturan yang berlaku. Jakarta, Juli 2016 Kepala Biro Umum Dr. Sutanto, SH., MA.
DAFTAR ISI 1. PENGGUNAAN BMN YANG BERUPA BARANG BERGERAK DI BIRO UMUM 2. PENGEMBALIAN BMN BAGI PEGAWAI YANG PENSIUN ATAU PINDAH SATUAN KERJA DI LUAR BIRO UMUM.. 3. PENGGANTIAN BMN HILANG DENGAN TUNTUTAN GANTI RUGI... 1 12 21
Standar Operasional Prosedur Penggunaan BMN Yang Berupa Barang 1Bergerak Di Biro Umum 1
Dasar Hukum: 1. UU No. 17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara; 2. UU No. 1 Tahun 2004 Tentang Perbendaharaan Negara; 3. UU No. 15 Tahun 2004 Tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara; 4. PP No. 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah; 5. PMK No. 120/PMK.06/2007 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara; 6. PMK No. 244/PMK.06/2012 jo 52/PMK.06/2016 tentang Tata Cara Pelaksanaan Pengawasan dan Pengendalian Barang Milik Negara; 7. PMK No. 246/PMK.06/2014 jo PMK 87/PMK.06/2016 tentang Tatacara Penggunaan BMN. Kualifikasi Pelaksana: 1. Sarjana 2. Diploma 3 3. SLTA Keterkaitan SOP: 1. Prosedur pengembalian BMN bagi Pegawai yang pensiun atau pindah satuan kerja di luar Biro Umum 2. Prosedur Penggantian BMN hilang dengan Tuntutan Ganti Rugi Peralatan/Perlengkapan: 1. Komputer/Laptop 2. Dokumen Pengadaan 3. Dokumen Pemeriksaan dan Penerimaan BMN 4. ATK 5. Printer Peringatan: Jika SOP tidak dilaksanakan, maka BMN berupa barang bergerak tidak dapat digunakan 2
Tujuan: Untuk memberikan pedoman bagi pegawai Subbagian Penatausahaan BMN dalam melakukan penatausahaan BMN barang bergerak di Biro Umum Setjen Kemendikbud Ruang lingkup: Ruang lingkup SOP meliputi prosedur penggunaan BMN berupa barang bergerak seperti Laptop/notebook, kendaraan bermotor, kamera, dan Handphone. SOP ini berlaku bagi seluruh pegawai di lingkungan Biro Umum Setjen Kemendikbud Definisi: 1. Barang Milik Negara, yang selanjutnya disingkat BMN, adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. 2. SIMAK BMN (Sistem Informasi Manajemendan Akuntansi Barang Milik Negara), adalah suatu sistem inventarisasi, penata usahaan atau serangkaian prosedur yang mengatur tentang tata cara pelaporan barang milik negara guna menghasilkan informasi untuk keperluan manajemen dan akuntansi asset atau kekayaan negara yang dikuasai oleh satuan kerja. 3. Surat Ijin Penggunaan (SIP) adalah suatu surat pemberian ijin penggunaan BMN oleh pegawai. Untuk SIP BMN berupa Laptop, kamera, dan handphone di tanda tangani oleh Kepala Bagian BMN Biro Umum. Sedangkan untuk kendaraan bermotor dibuat oleh Subbag Urusan Dalam Bagian Rumah Tangga dan Protokol Biro Umum, dan ditanda tangani oleh Kepala Biro Umum. 4. Kartu Pengguna BMN adalah suatu daftar penggunaan BMN oleh pegawai. 5. Pengolah Data BMN adalah pegawai yang bertugas mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan data BMN sesuai dengan prosedur sebagai bahan analisis. 6. Pengadministrasi BMN adalah pegawai yang menerima, mencatat dan memproses Barang Milik Negara (BMN) sesuai dengan ketentuan untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 7. Penanggung jawab ruangan adalahpegawai yang ditunjuk untuk mencatat, menginventarisasi dan melaporkan kondisi BMN di masingmasing subbagian di lingkungan Biro Umum. 3
Tugas dan Tanggung Jawab : 1. Kepala Subbagian Pengadaan Barang dan Jasa bertugas dan bertanggungjawab dalam memberikan informasi pengadaan BMN serta pengguna BMN tersebut. 2. Kepala Subbagian Penatausahaan BMN bertugas untuk mengkoordinasikan proses pelaksanaan SOP penggunaan BMN berupa barang bergerak di lingkungan Biro Umum. 3. Pengolah Data BMN bertugas mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan data BMN sesuai dengan prosedur. 4. Pengadministrasi BMN bertugasmenerima, mencatat dan memproses Barang Milik Negara (BMN) sesuai dengan ketentuan untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 5. Penanggungjawab ruangan bertugas untuk mencatat BMN yang digunakan oleh pegawai di lingkungan Subbagiannya serta melaporkannya ke Subbagian Penatausahaan BMN. 4
Uraian SOP : 1. Kasubbag Pengadaan Barang dan Jasa Menyerahkan data BMN hasil pengadaan kepada Kasubbag Penatausahaan BMN dan Daftar nama pegawai yang akan menggunakan; 2. Kasubbag Penatausahaan BMN menugaskan Pengolah Data BMN untuk memeriksa kelengkapan dokumen dan selanjutnyadicatat oleh Pengadministrasi BMN; 3. Pengolah Data BMN melakukan Pembukuan/input data pengadaan ke Aplikasi SIMAK BMN berdasarkan data pengadaan; 4. Pengolah Data BMN mencetak Lebel/kode barang dan menempelkan pada BMN bergerak; 5. Pengadministrasi BMN mengkonsep Surat Ijin Penggunaan (SIP) BMN bergerak; (Catatan: Untuk SIP Kendaraan dibuat oleh Subbagian Urusan Dalam Bagian Rumah Tangga dan Protokol Biro Umum) 6. Pengadministrasi BMN menyerahkan konsep Surat Ijin Penggunaan BMN bergerak ke Kasubbag Penatausahaan BMN untuk dikoreksi dan di paraf; 7. Pengadministrasi BMN memperbaiki sampai selesai Surat Ijin Penggunaan BMN bergerak apabila ada koreksi dari Kasubbag Penatausahaan, dan apabila sudah diparaf oleh Kasubbag Penatausahaan maka SIP diserahkan ke Kepala Bagian BMN untuk di tandatangani; 8. Pengadministrasian BMN menyerahkan Surat Ijin Penggunaan BMN bergerak yang sudah di tandatangani Kepala Bagian BMN beserta BMN yang akan diberikan kepada pengguna/pegawai yang bersangkutan; (Catatan: Prosedur ini dilakukan bersama-sama dengan Staf Subbagian Pengadaan Barang dan Jasa untuk penyerahan BMN nya) 9. Pengguna/pegawai yang menerima BMN bergerak melaporkan ke penanggungjawab ruangan untuk dibuatkan Kartu Pengguna BMN; 10. Penanggungjawab ruangan menyerahkan Kartu Pengguna BMN untuk ditandatanggani pegawai yang menerima BMN bergerak; 11. Pegawai yang menerima BMN bergerak menyerahkan Kartu Pengguna BMN untuk ditandatanggani penanggungjawab ruangan; 12. Penanggungjawab ruangan menyerahkan Kartu Pengguna BMN untuk ditandatangani oleh atasan langsung pegawai yang menerima BMN bergerak; 13. Penanggungjawab ruangan menyerahkan Kartu Pengguna BMN yang sudah ditandatangani oleh Kasubbag, pegawai yang menerima BMN bergerak, dan penanggung jawab rungan ke Kasubbag Penatausahaan BMN; 14. Kasubbag Penatausahaan BMN menugaskan pengadministrasi BMN untuk mencatat dan mengarsipkan. (Proses Selesai) 5
Bagan Alur SOP 61
Bagan Alur SOP 2 7
Bagan Alur SOP 3 8
Lampiran 1 9
Lampiran 2 10
Lampiran 3 11
Standar Operasional Prosedur Pengembalian BMN Bagi Pegawai Yang Pensiun Atau Pindah Satuan Kerja 2Di Luar Biro Umum 12
Dasar Hukum: 1. UU No. 17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara; 2. UU No. 1 Tahun 2004 Tentang Perbendaharaan Negara; 3. UU No. 15 Tahun 2004 Tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara; 4. PP No. 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah; 5. PMK No. 120/PMK.06/2007 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara; 6. PMK No. 244/PMK.06/2012 jo 52/PMK.06/2016 tentang Tata Cara Pelaksanaan Pengawasan dan Pengendalian Barang Milik Negara; 7. PMK No. 246/PMK.06/2014 jo PMK 87/PMK.06/2016 tentang Tatacara Penggunaan BMN. Kualifikasi Pelaksana: 1. Sarjana 2. Diploma 3 3. SLTA Keterkaitan SOP: 1. Prosedur Penggunaan Barang Milik Negara (BMN) yang Berupa Barang Begerak di Biro Umum 2. Prosedur Penggantian BMN hilang dengan Tuntutan Ganti Rugi Peralatan/Perlengkapan: 1. Komputer/Laptop 2. Dokumen Pengadaan 3. Dokumen Pemeriksaan dan Penerimaan BMN 4. ATK 5. Printer Peringatan: Jika SOP tidak dilaksanakan, maka BMN berupa barang bergerak tidak kembali ke Biro Umum sehingga mengakibatkan kerugian negara 13
Tujuan: Untuk memberikan pedoman bagi pegawai di lingkungan Biro Umum apabila pensiun atau pindah satuan kerja di luar Biro Umum dan pedoman pegawai Subbagian Penatausahaan BMN dalam melakukan penatausahaan BMN barang bergerak di Biro Umum Setjen Kemendikbud Ruang lingkup: Ruang lingkup SOP meliputi prosedur pengembalian BMN berupa barang bergerak seperti Laptop/notebook, kendaraan bermotor, kamera, dan Handphone apabila pegawai di lingkungan Biro Umum pensiun atau pindah satuan kerja di luar Biro Umum. SOP ini berlaku bagi seluruh pegawai di lingkungan Biro Umum Setjen Kemendikbud Definisi: 1. Barang Milik Negara, yang selanjutnya disingkat BMN, adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. 2. Surat Ijin Penggunaan (SIP) adalah suatu surat pemberian ijin penggunaan BMN oleh pegawai. Untuk SIP BMN berupa Laptop, kamera, dan handphone di tanda tangani oleh Kepala Bagian BMN Biro Umum. Sedangkan untuk kendaraan bermotor dibuat oleh Subbag Urusan Dalam Bagian Rumah Tangga dan Protokol Biro Umum, dan ditanda tangani oleh Kepala Biro Umum. 3. Kartu Pengguna BMN adalah suatu daftar penggunaan BMN oleh pegawai. 4. Pengadministrasi BMN adalah pegawai yang menerima, mencatat dan memproses Barang Milik Negara (BMN) sesuai dengan ketentuan untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 5. Penanggung jawab ruangan adalahpegawai yang ditunjuk untuk mencatat, menginventarisasi dan melaporkan kondisi BMN di masingmasing subbagian di lingkungan Biro Umum. 14
Tugas dan Tanggung Jawab : 1. Kepala Subbagian Penatausahaan BMN bertugas untuk mengkoordinasikan proses pelaksanaan SOP penggunaan BMN berupa barang bergerak di lingkungan Biro Umum. 2. Pengolah Data BMN bertugas mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan data BMN sesuai dengan prosedur. 3. Pengadministrasi BMN bertugas menerima, mencatat dan memproses Barang Milik Negara (BMN) sesuai dengan ketentuan untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 4. Penanggungjawab ruangan bertugas untuk menyimpan sementara BMN yang diterima dari pegawai yang pensiun atau pindah satker sampai dengan ada penunjukkan pegawai yang akan menerima/menggunakannya serta melaporkannya ke atasan langsung dan ke Subbagian Penatausahaan BMN. Uraian SOP : 1. Pegawai melaporkanke penanggung jawabruangan, dengan menyerahkan kartu pengguna, Surat Ijin Penggunaan, dan BMN yang digunakan; 2. Penanggungjawab ruangan melaporkan ke (Atasan langsung) Kasubbagnya dan meminta nama pegawai yang akan menggunakan BMN yang sudah diserahkan; 3. Kasubbag yang bersangkutan meminta ke Kasubbag Penatusahaan BMN untuk membuat SIP baru bagi pegawai yang sudah ditunjuk menggunakan BMN tersebut; 4. Memerintahkan Pengadministrasi BMN untuk mencatat dan membuatsip baru, (Catatan: Proses pembuatan SIP sama dengan SOP Penggunaan BMN No. 5-7); 5. Menyerahkan surat ijin pengunaan BMN bergerak kepada pegawai/pengguna yang sudah ditunjuk, (Catatan: Untuk prosedur selanjutnya sama dengan SOP penggunaan BMN No. 8-14). (Proses selesai) 15
Bagan Alur SOP 16
Lampiran 1 17
Lampiran 2 18
Lampiran 3 19
Lampiran 4 20
3 Rugi Standar Operasional Prosedur Penggantian BMN Hilang Dengan Tuntutan Ganti 21
Dasar Hukum: 1. UU No. 17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara; 2. UU No. 1 Tahun 2004 Tentang Perbendaharaan Negara; 3. UU No. 15 Tahun 2004 Tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara; 4. PP No. 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah; 5. PMK No. 120/PMK.06/2007 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara; 6. PMK No. 244/PMK.06/2012 jo 52/PMK.06/2016 tentang Tata Cara Pelaksanaan Pengawasan dan Pengendalian Barang Milik Negara; 7. Permendikbud No. 18 Tahun 2014 Tentang Pedoman Penyelesaian Kerugian Negara di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan; 8. PMK No. 50/PMK.06/2014 tentang Tata Cara Penghapusan BMN; 9. PMK No. 246/PMK.06/2014 jo PMK 87/PMK.06/2016 tentang Tatacara Penggunaan BMN. Kualifikasi Pelaksana: 1. Sarjana 2. Diploma 3 3. SLTA Keterkaitan SOP: Prosedur Penggunaan Barang Milik Negara (BMN) yang Berupa Barang Begerak di Biro Umum Peralatan/Perlengkapan: 1. Komputer/Laptop 2. Dokumen Pengadaan 3. Dokumen Pemeriksaan dan Penerimaan BMN 4. ATK 5. Printer 6. Kamera Peringatan: Jika SOP tidak dilaksanakan, maka mengakibatkan kerugian negara 22
Tujuan: Untuk memberikan pedoman bagi pegawai di lingkungan Biro Umum apabila BMN yang digunakan hilang dan pedoman pegawai Subbagian Penatausahaan BMN dalam melakukan penatausahaan BMN barang bergerak yang hilang di Biro Umum Setjen Kemendikbud Ruang lingkup: Ruang lingkup SOP meliputi prosedur penggantian BMN berupa barang bergerak seperti Laptop/notebook, kendaraan bermotor, kamera, dan Handphone apabila hilang. SOP ini berlaku bagi seluruh pegawai di lingkungan Biro Umum Setjen Kemendikbud Definisi: 1. Biro Umum adalah Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayan. 2. Sekretaris Jenderal adalah Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 3. Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) adalah hasil akhir dari proses penilaian kebenaran, kepatuhan, kecermatan, kredibilitas, dan keandalan dat/informasi mengenai pengelolaan dan tanggung jawab keuangan negara yang dilakukan secara independen, objektif, dan profesional berdasarkan standar pemeriksaan, yang dituangkan dalam laporan hasil pemeriksaan sebagai keputusan. 4. Kerugian Negara adalah kekurangan uang, surat berharga dan barang nyata dan pasti jumlahnya sebagai akibat perbuatan melawan hokum baik sengaja maupun lalai. 5. Barang Milik Negara, yang selanjutnya disingkat BMN, adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. 6. Tim Penyelesaian Kerugian Negara (TPKN) adalah Tim yang diangkat atas nama Menteri oleh pemimpin unit utama/kepala Satker yang bertugas untuk menangani penyelesaian kerugian negara. 7. Tuntutan Ganti Rugi (TGR) adalah suatu proses yang dilakukan terhadap pegawai negeri bukan bendahara dengan tujuan untuk menuntut penggantian atas suatu kerugian yang diderita oleh negara sebagai akibat langsung ataupun tidak langsung dari suatu perbuatan melanggar hukum yang dilakukan oleh pegawai tersebut atau kelalaian dalam pelaksanaan kewajibannya. 8. Penanggung jawab ruangan adalahpegawai yang ditunjuk untuk mencatat, menginventarisasi dan melaporkan kondisi BMN di masingmasing subbagian di lingkungan Biro Umum. 23
Tugas dan Tanggung Jawab : 1. Kepala Biro Umum bertugas membetuk Tim Penyelesaian Kerugian Negara (TPKN) Biro Umum. 2. Tugas Tim Penyelesaian Kerugian Negara (TPKN): a. Memeriksa dan mengumpulkan alatbukti kerugian negara; b. Meminta keterangan dari pihak-pihak yang terlibat dalam peristiwa kerugian negara; c. Menentukan unsur kesalahan/kelalaian dari masing-masing yang terlibat dengan alatbukti yang kuat; d. Menghitung jumlah kerugian negara yang pasti; e. Melakukan penaksiran/penilaian harga barang pada saat hilang; f. Menyusun berita acara dan laporan hasil pemeriksaan; g. Menyampaikan laporan kepada Kepala Biro Umum; h. TPKN Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan melakukan verifikasi ulang terhadap laporan hasil pemeriksaan TPKN Biro Umum, bila terdapat ketidaksuaian laporan yang disampaikan. 3. Kepala Subbagian Penatausahaan BMN bertugas untuk mengkoordinasikan proses pelaksanaan SOP penggunaan BMN berupa barang bergerak di lingkungan Biro Umum. 4. Pengolah Data BMN bertugas mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan data BMN sesuai dengan prosedur. 5. Pengadministrasi BMN bertugas menerima, mencatat dan memproses Barang Milik Negara (BMN) sesuai dengan ketentuan untukkelancaran pelaksanaan tugas. 6. Penanggungjawab ruangan bertugas untuk menyimpan sementara BMN yang diterima dari pegawai yang pensiun atau pindah satker sampai dengan ada penunjukkan pegawai yang akan menerima/menggunakannya serta melaporkannya ke atasan langsung dan ke Subbagian Penatausahaan BMN. 24
Uraian SOP : 1. Pegawai/pengguna melaporkan kehilangan BMN ke Kantor Polisi; 2. Pegawai/pengguna membuat surat laporan kehilangan BMN kepada Kepala Biro Umum; 3. Kepala Biro Umum membentuk Tim Penyelesaian Kerugian Negara Biro Umum; (Catatan: Diatur dalam Bab III Pasal 11 Permendikbud Nomor 18 tahun 2014 Tentang Pedoman Penyelesaian Kerugian Negara di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan) 4. Tim Pemeriksa melakukanpemeriksaan terhadap Pegawai/pengguna barang yang hilang; 5. Melaporkan hasil pemeriksaan (LHP) dan data pendukung lainnya kepada Kepala Biro Umum; 6. Kepala Biro Umum mengesahkan/menandatangani Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) dan data pendukung lainnya; 7. Kepala Biro Umum melaporkan atas kerugian negara kepada Sekretaris Jenderal Kemendikbud; 8. Sekretaris Jenderal menugaskan Tim Penyelesaian Kerugian Negara (TPKN) Setjen untuk memeriksa Pegawai/pengguna barang yang hilang; (Catatan: Tim TPKN diatur dalam Permendikbud Nomor 18 tahun 2014) 9. Pegawai/pengguna barang yang hilang menindaklanjuti Berita Acara pemeriksaan dari TPKN eselon 1; 10. Pegawai/pengguna melaporkan kepada Kepala Biro Umum tentang penyelesaian kerugian negara; 11. Subbag Penatausahaan mengarsipkan semua berkas laporan kehilangan BMN dan tindak lanjutnya. (Proses Selesai) 25
Bagan Alur SOP 1 26
Bagan Alur SOP 2 27
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAN BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL 2016