PERANCANGAN APLIKASI CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM) PADA ENGLISH LANGUAGE SCHOOL (ELS) DENGAN BAHASA PEMROGRAMAN PHP Oleh: Eva Yulianti*, Ifwandi Putra** *Dosen Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri **Mahasiswa Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri Institut Teknologi Padang INTISARI English Language School (ELS) merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa yang terus berhubungan dengan pelanggan (siswa). Dengan demikian perlu adanya peningkatan strategi layanan yang diberikan sehingga para pelanggan merasa puas dan nyaman, dan perlu adanya sebuah metode untuk meningkatkan strategi pelayanan di ELS. Langkah-langkah pengumpulan data dilakukan dengan observasi dari beberapa kriteria. Kriteria-kriteria tersebut di peroleh melalui wawancara dan studi pustaka. Metode untuk meningkatkan strategi pelayanan menggunakan Customer Relationship Management (CRM). Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemograman PHP, basisdata MySQL serta webserver XAMPP. Dengan Aplikasi CRM ini memudahkan ELS dalam mengolah data pendaftaran peserta dan nantinya menghasilkan output berupa laporan pendaftaran, untuk membantu peserta dalam melakukan proses pendaftaran. Kata Kunci : English Language School, Customer Relationship Management, PHP, MySQL. ABSTRACT English Language School (ELS) is a company engaged in the services sector continues to deal with customers (students).therefore this company need for improved strategies of services provided so that customers feel satisfied and comfortable, and the need for a method to enhance service strategy at ELS.Step of data collection is done by observation of several criteria. It s criteria obtained through interviews and literature study. Methods to improve service strategy using CRM (Customer Relationship Management). This applications built using web PHP, MySQL database and XAMPP webserver. With this CRM Application ELS facilitate the processing of registration customers. Will produce output reports registration. For help of all customer to make registration. Keywords : English Language School, Customer Relationship Management, PHP, MySQL. 18
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang English Language School (ELS) adalah sebuah Sekolah Bahasa Inggris terkemuka yang merupakan pusat unggulan di bidang Bahasa Inggris dalam mendidik dan mencerdaskan sumber daya manusia dengan reputasi terpercaya guna menghadapi persaingan global khususnya di kota Padang. Kebutuhan akan kemampuan bahasa Inggris bukan saja dibutuhkan pelajar, namun juga dibutuhkan kalangan mahasiswa, pegawai kantoran dan lain sebagainya. Pada saat pembukaan pendaftaran pelajar, ELS sering mengalami kendala dalam proses registrasi dan pembagian paket belajar kepada siswanya. Hal ini dikarenakan banyaknya calon siswa baru yang mendaftar pada waktu yang bersamaan, sedangkan proses yang dilakukan masih bersifat manual. Selain itu, calon siswa ELS yang akan mendaftar juga harus datang langsung ke tempat belajar untuk melakukan pendaftaran dan tidak bisa dilakukan secara online. Melalui Customer Relationship Management (CRM), ELS dapat mengembangkan lembaga pendidikan dengan memanfaatkan CRM berbasis web dengan tujuan meningkatkan pelayanan yang lebih baik dengan mengacu kepada perkembangan teknologi informasi. Sehingga antara calon siswa lebih terintegrasi dengan ELS. 1. METODOLOGI Jenis penelitian ini adalah merancang aplikasi CRM pada ELS dengan menggunakan bahasa pemograman PHP, yang nantinya dapat membantu dan memudahkan orang yang ingin mendaftar serta dapat melihat pengumumanpengumuman yang ada pada ELS. 2. Perangkat Lunak (Software) a. Sistem Operasi Windows XP b. Macromedia Dreamweaver 8 c. Microsoft Office 2007 d. Xampp 1.6.8 2.2 Rancangan Sistem 2.2.1 Context Diagram Secara garis besar peracangan sistem ini dapat digambarkan dalam bentuk context diagram sebagai berikut: Gambar 1 Context Diagram 2.2.2 Entity Relationship Diagram ( ERD ) Hubungan antara beberapa data dalam database akan terlihat dalam Entity Relationship Diagram (ERD). Relasi antara tabel harus dirancang sebaik mungkin untuk mendukung kelancaran dalam pengolahan data. Tabel-tabel yang telah berelasi memudahkan programer menentukan langkah-langkah kerja yang akan dilakukan mulai dari proses perekaman data, pembetulan tabel sampai dengan pembentukan laporan-laporan yang dibutuhkan. Adapun bentuk ERD tersebut adalah sebagai berikut: 2.1. Alat dan Bahan Alat dan bahan yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Perangkat Keras (Hardware) a. Processor : Core 2 Duo 2,00 Ghz b. Memory : 1.00 GB RAM c. Hardisk : 120 GB d. Monitor 12 inchi e. VGA dengan resolusi 1280 x 800 19
Untuk membuat database baru masukkan nama tabel pada kolom create new database, nama database nya yaitu dbles. Perintah create new database berfungsi untuk membuat nama database yang digunakan. Dalam hal ini nama database adalah dbkredit. Gambar 2 Entity Relationsip Diagram 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Persiapan Database Agar dapat membangun sebuah database dibutuhkan Sql, dalam hal ini yang dipakai adalah MySql. Dalam hal ini penulis menggunakan phpmyadmin yang dapat dilakukan lewat mengaktifkan salah satu browser yaitu Internet Explorer dengan mengisi alamat http://localhost/phpmyadmin pada URL, Selanjutnya akan tampil halaman phpmyadmin, 3.2 Halaman Utama Home merupakan tampilan awal jika aplikasi ini dijalankan, pada tampilan home ini customer akan diberikan informasi mengenai English Language Schoo (ELS), pada tampilan ini akan tersedia beberapa menu untuk dijalankan, pada menu pertama akan tersedia link pertama yaitu link info program studi, link ini akan membawa customer mengetahui apa saja yang tersedia pada link ini. Pada menu kedua akan tersedia yaitu info biaya, link ini akan memberi tahu customer biaya tiap-tiap levelnya. Pada link ketiga tersedia link registrasi pelanggan, link ini berfungsi untuk mendaftarkan customer agar customer dapat melakukan pendaftaran dan memberikan testimoni ataupun saran. Dan pada link keempat akan disediakan link testimoni pelanggan, link ini akan digunakan oleh customer untuk memberikan kritik dan saran kepada ELS. Gambar 4 Halaman Utama 3.3. Info Program Studi Dan Biaya Pada halaman ini customer akan dapat melihat informasi tentang info paket dan biaya yang telah ditetapkan oleh English Language School. Gambar 3 PhpMyAdmin 20
3.6. Halaman Login Halaman ini digunakan untuk masuk lebih jauh, baik untuk admin maupun customer, sehingga dapat mengakses web ini secara lebih lanjut. Dengan login admin dapat melakukan penambahan data dan melakukan konfirmasi pendaftaran. Sdeangkan bagi customer login bertujuan supaya customer dapat melakukan pendaftaran. Gambar 5 Info Program Studi Dan Biaya 3.4. Form Registrasi Customer Pada halaman ini customer disediakan beberapa form untuk mengisi data customer sehingga customer bias terdaftar pada web ini dan dapat mengakses web ini untuk melakukan pendaftaran. Gambar 8 Halaman Login 3.7. Form Entri Jadwal Halaman ini disediakan supaya customer dapat menentukan jadwal, paket dan lokal yang di inginkan oleh customer. Gambar 6 Form Registrasi Customer 3.5. Form Testimoni Customer Pada halaman ini customer disediakan form untuk mengirim kritik dan saran yang nantinya pesan tersebut akan di tampilkan pada halaman web. Gambar 9 Form Entri Jadwal 3.8. Konfirmasi Jadwal Halaman ini bertujuan supaya customer dapat menyetujui jadwal yang telah diproses sebelumnya. Gambar 7 Form Testimoni Customer 21
Setelah peserta memilih pilihan cetak, selanjutnya peserta mendapatkan print out pendaftaran sebagai bukti pendaftaran online. Yang kemudian diserahkan kepada petugas pendaftaran ELS sekaligus melakukan pembayaran. Halaman print out tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini : Gambar 10 Konfirmasi Jadwal 3.9. Halaman Admin Halaman ini bertujuan supaya admin dapat menyetujui peserta yang telah melakukan pembayaran. Gambar 11 Halaman Admin 3.10. Halaman Laporan 1. Print Out Pendaftaran Peserta Setelah mengisi formulir pendaftaran, peserta akan diberikan hasil konfirmasi pendaftaran yang kemudian dicetak untuk dibawa sewaktu melakukan pambayaran. Gambar halaman konfirmasi tersebut dapat dilihat pada gambar berikut : Gambar 13 Bukti Pendaftaran Online 2. Print Out Konfirmasi Jadwal Setelah admin memproses pendaftaran peserta yang telah melakukan pendaftaran online dan pembayaran, maka admin kembali melakukan konfirmasi jadwal peserta seperti pada gambar berikut : Gambar 14 Print Out Konfirmasi Jadwal Sebagai bukti peserta yang mendaftar telah bergabung di ELS, kemudian peserta akan kembali menerima lembaran hasil proses pendaftaran yang berisikan pilhan nama paket dan jadwal belajar. Print out konfirmasi jadwal tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Gambar 12 Print Out Pendaftaran Peserta 22
d. Cara Melakukan Pendaftaran 1. Anda harus Login terlebih dahulu 2. Klik Jadwal 3. Klik tombol Tambah 4. Pilih jadwal yang di inginkan 5. Klik Tombol Tambah 6. Jika anda yakin dengan jadwal yang anda pilih maka anda tinggal mengklik tombol Konfirmasi Jadwal Gambar 15 Lembaran Hasil Proses Pendaftaran 3.11. Cara Pemakaian Web English Language School a. Cara Registrasi 1. Klik Link Registrasi Pelanggan 2. Isikan User Name pada form User Name 3. Isikan Password pada form Password 4. Masukan Nama Lengkap anda pada form Nama Lengkap 5. Pilih Jenis Kelamin pada form Jenis Kelamin 6. Pilih Tanggal Lahir anda pada form Tanggal Lahir 7. Pilih Pekerjaan anda pada form Pekerjaan 8. Masukan Alamat anda pada form Alamat 9. Masukan Nomor Telphone / Nomor Hp anda pada form Nomor Telphon 10. Klik Tombol Daftarkan Saya. b. Cara Login 1. Masukkan User ID anda yang telah anda daftarkan pada form User ID. 2. Pilih Level anda pada form level, jika anda pelanggan maka anda harus memilih pelanggan pada form level. 3. Masukkan Password yang telah anda daftarkan pada form Passwor. 4. Klik tombol Login. c. Cara Melihat Info Biaya Untuk melihat info biaya pada Web English Language School, anda hanya perlu mengklick Link Info Biaya. e. Membuat Testimoni, Saran dan Kritik 1. Klik link Testimoni 2. Masukkan User Id pada form User Id 3. Ketikkan pesan, saran atau kritikan pada form Pesan 4. Klik tombol Kirim Pesan 4. PENUTUP 4.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan yang dilakukan dalam penelitian, maka dapat disimpulkan bahwa Aplikasi CRM dapat mempercepat proses pengolahan data, proses penyimpanan data, proses pencarian data, dan hasilnya lebih akurat sehingga dapat digunakan dan diakses pada saat di perlukan sekarang maupun masa yang akan datang. Sehingga proses pendaftaran siswa ELS lebih mudah dan cepat dengan mengacu kepada perkembangan teknologi informasi. 4.2 Saran Setelah menarik beberapa kesimpulan dari analisa yang dibuat, maka penulis mengajukan beberapa saran yang berkaitan dengan sistem yang baru dibangun ini, sebagai berikut 1. English Language School hendaknya dapat memaksimalkan penggunaan teknologi komputer seperti pemaksimalan pemakaian internet sehingga aplikasi sistem informasi yang berbasis internet bisa di pakai dengan baik. 2. Dalam Sistem Aplikasi Customer Relationship Management ini pastilah tidak luput dari kekurangan dan keterbatasan, maka hal ini yang nantinya dapat memicu bagi peneliti yang lain untuk terus mengembangkan dan menyempurnakan sistem ini. 23
5. DAFTAR PUSTAKA Binanto, Iwan. 2005. Konsep Bahasa Pemograman.Yogyakarta : Andi Offset Bunafit, Nugroho. 2005. Administrasi Database MySQL, Yogyakarta : Graha Ilmu. Kadir, Abdul. 1998. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta : Andi Offset Kadir, Abdul. 2008. Belajar Data Base Menggunakan MySQL. Yogyakarta : Andi Sanjaya, Ridwan. 2005. Pengolahan Database MySQL. Semarang : Andi Dengan Komunitas Poxie Unika. Simarmata, J. 2009. Rekayasa Perangkat Lunak. Medan: Andi Publisher Sutedjo, Budi dkk. 2005. i-crm Membina Relasi dengan pelanggan.com. Yogyakarta : Andi. Syafii, M. 2006. Membangun Aplikasi Berbasis PHP dan MYSQL. Yogyakarta : Andi Offset. Wahyuni, Rina. 2009. Pengembangan Sistem Customer Relationship Management Berbasis Web pada Rumah Sakit Gigi dan Mulut Prof. Soedomo Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Yogyakarta : FMIPA UGM. Widjaja Tunggal, Ak.MBA, Drs. Amin, et al. 2008. Dasar-dasar Customer Relationship Management (CRM). Jakarta : HARVARINDO. 24