PEMBUATAN BLUEPRINT TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK MENGINTEGRASIKAN SISTEM INFORMASI DI PERGURUAN TINGGI (Studi Kasus : Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Muhammadiyah Tasikmalaya) Andi Rosandi (097006259) (1), Aradea (2), Husni Mubarok (3) Teknik Informatika Universitas Siliwangi Tasikmalaya Email : (1) andi.rosandi@student.unsil.ac.id, (2) naradipa@yahoo.com, (3) unie2k@gmail.com ABSTRAK Blueprint IT merupakan sebuah perencanaan arsitektur enterprise untuk menerapkan teknologi informasi ke dalam sebuah enterprise secara tepat dan efisien. Salah satu tujuan dari penerapan arsitektur enterprise adalah menciptakan keselarasan antara fungsi bisnis dan teknologi informasi bagi kebutuhan enterprise. Namun dalam penerapannya terkadang kurang memiliki koordinasi yang jelas antar bisnis unit serta antar fungsi-fungsinya karena berbagai macam kepentingan,sehingga mengakibatkan integritas data yang tidak maksimal dan sistem informasi yang dikembangkan tidak maksimal. Penelitian ini bertujuan untuk membuat sebuah arsitektur enterprise untuk STIKes Muhammadiyah Tasikmalaya, yang berupa blueprint IT yang nantinya bisa dijadikan oleh enterprise untuk mencapai visi dan misinya.perencanaan tersebut dilakukan dengan memanfaatkan metodologi EAP (Enterprise Architecture Planning). Cara yang digunakan adalah melalui proses pendefinisian arsitektur enterprise yang berupa arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi, arsitektur bisnis, serta arsitektur integrasi. Setelah seluruh arsitektur enterprise tersebut didefinisikan, dalam makalah ini juga dibuat rencana implementasi yang merupakan rencana penerapan arsitektur enterprise dimasa yang akan datang. Kata kunci : Blueprint IT, Arsitektur enterprise, STIKes Muhammadiyah, EAP. ABSTRACT Blueprint IT is an enterprise architecture planning to implement the information technology accurately and efficiently into an enterprise. One of the purposes of the application of enterprise architecture is to create alignment between business functions and information technology for enterprise needs. But in practice sometimes less of coordination correctly between business units and among of all functions because its have any variety of interests, so it resulting in a less data integrity and informations system developed was not optimal. This research aims to create an enterprise architecture for STIKes Muhammadiyah Tasikmalaya, in the form of blueprint IT that will be used by the enterprise to achieve its vision and mission. The planning is done by utilizing the EAP (Enterprise Architecture Planning) methodology. This method used is through the process of defining an enterprise architecture includes of data architecture, application architecture, technology architecture, business architecture, and integration architecture.after all the part of enterprise architecture is defined, in this paper also made roadmap for implementation plan which is a plan for the implementation of enterprise architecture in the future Keywords : Blueprint IT, architecture enterprise, EAP, roadmap, information system I. Pendahuluan Teknologi Informasi (TI) telah menjadi komponen penting di dalam enterprise untuk membantu pelaksanaan proses bisnis. Tetapi, keberadaan TI sendiri akan menimbulkan masalah baru jika pengelolaannya dipandang hanya sebagai aktivitas penyediaan perangkat keras/lunak untuk memenuhi kebutuhan otomatisasi proses kerja. Pemahaman demikian hanya akan menciptakan permasalahan-permasalahan berupa redundansi data, aplikasi, infrastruktur dan belanja TI yang berlebihan seiring dengan perkembangan teknologi. STIKes Muhammadiyah Tasikmalaya membutuhkan sistem informasi yang menyediakan data dan informasi yang berkualitas untuk mendukung fungsi bisnis dan strategi bisnis. Berdasarkan latar belakang diatas, maka dilakukan penelitian dengan pembahasan pembuatan blueprint teknologi informasi untuk mengintegrasikan sistem informasi di perguruan tinggi (studi kasus : Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Muhammadiyah Tasikmalaya). Adapun batasan masalah pada penelitian ini adalah: 1. Domain penelitian yang dijadikan pembahasan kasus adalah Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Muhammadiyah Tasikmalaya. 2. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah Enterprise Architecture Planning(EAP) yang berdasarkan pada Zachman Framework. 3. Penelitian Enterprise Architecture Planning berupa konsep pendefinisian arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi serta arsitektur integrasi. 1
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian yang dilakukan adalah merancang enterprise architecture planning sebagai cetak biru untuk data, aplikasi dan teknologi serta arsitektur integrasi. Cetak biru tersebut dapat digunakan sebagai landasan pengembangan sistem informasi yang lebih baik dalam mendukung business process perguruan tinggi. Analisis rantai nilai dideskripsikan dengan mengelompokkan area fungsional ke dalam aktivitas utama dan aktivitas pendukung. II. Landasan Teori A. Enterprise Architecture Planning (EAP) Menurut Surendro (2009) EAP membangun dua lapisan teratas dari Zachman Framework, yaitu perspektif perencana dan perspektif pemilik. Sedangkan aspek yang dibahasnya hanya meliputi data, fungsi, dan jaringan dari arsitektur sistem informasi. Tahapan Pembangunan Arsitektur Sistem Informasi dengan EAP digambarkan sebagai berikut: Gambar 1. Tahapan Pembangunan Arsitektur Sistem Informasi dengan EAP (Surendro, 2009) 1. Inisiasi Perencanaan Tahap ini bertujuan untuk membuat suatu kerangka pengerjaan EAP yang mencakup waktu, pendefinsian visi dan misi, komitmen, tim perencana dan sumber daya yang efektif dan efisien. 2. Pemodelan Bisnis Pemodelan bisnis merupakan proses untuk mendefinisikan bisnis, tujuannya untuk memberikan kerangka bagi identifikasi dan inventarisasi fungsi bisnis. Pemodelan dilakukan dengan menggunakan Value Chain atau Analisis Rantai Nilai. Untuk melengkapi dan lebih memastikan kelengkapan dekomposisi dalam suatu area fungsi, digunakan analisis siklus hidup sumber daya yang digunakan dalam Business System Planning seperti pada gambar berikut: Gambar 3. Model Rantai Nilai Porter s 3. Sistem dan Teknologi Saat Ini Sistem dan teknologi saat ini mendefinisikan sistem aplikasi dan platform teknologi yang ada untuk mendukung bisnis saat ini. 4. Arsitektur Data, Arsitektur Aplikasi, dan Arsitektur Teknologi. a. Arsitektur Data mendefinisikan jenis-jenis data utama yang diperlukan untuk mendukung kelangsungan bisnis. b. Arsitektur Aplikasi mendefinisikan jenis-jenis aplikasi yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis. c. Arsitektur Teknologi mendefinisikan platform teknologi yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu lingkungan teknologi agar aplikasi pengelola data dan pendukung fungsi bisnis dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. 5. Rencana Implementasi/Migrasi. Tahapan ini mendefinisikan urutan untuk implementasi aplikasi, jadwal untuk implementasi, analisis biaya/manfaat, dan mengusulkan jalur untuk migrasi dari kondisi saat ini ke kondisi yang diinginkan. Untuk melengkapi proses penentuan aplikasi dalam hubungannya dengan fungsi bisnis, dapat digunakan kerangka kerja portofolio aplikasi yang diajukan oleh Ward sebagai berikut: STRATEGIS Aplikasi yang kritikal untuk keberlanjutan strategi bisnis di masa depan BERPOTENSI TINGGI Aplikasi yang mungkin penting dalam mencapai kesuksesan di masa depan Aplikasi yang pada saat ini digunakan enterprise untuk kesuksesan Aplikasi yang berharga tapi tidak kritikal untuk kesuksesan OPERASIONAL KUNCI PENDUKUNG Gambar 4. Portofolio Aplikasi Sistem Informasi Gambar 2. Model Siklus Hidup Sumber Daya: Aktivitas dan Jenis Data (Surendro, 2009) III. Metodologi A. Inisiasi Perencanaan 1. Ruang Lingkup 2
STIKes Muhammadiyah membutuhkan sistem informasi yang terintegrasi yang dapat menunjang berbagai fungsi bisnisnya. Selain menentukan ruang lingkup, dalam tahap ini juga didefinisikan visi, misi dan tujuan dari STIKes Muhammadiyah, komitmen dari pihak STIKes Mutas, pembuatan rencana kerja, serta persiapan sumber daya. B. Pemodelan Bisnis 1. Identifikasi Fungsi Bisnis a. Analisis Rantai Nilai Analisis ini memberikan kerangka untuk identifikasi dan inventarisasi fungsi bisnis, dengan mengelompokkan area fungsional ke dalam aktivitas utama dan aktivitas pendukung. D. Arsitektur Data Entitas data didefinisikan berdasarkan entitas bisnis pada analisis rantai nilai. Diperoleh 56 kandidat entitas data yang terdiri dari 52 entitas berasal dari entitas bisnis yang berjalan dan 4 entitas data berasal dari fungsi bisnis yang direkomendasikan. Tabel 1. Daftar Kandidat Data Penerimaan Mahasiswa Baru o Entitas Panitia SIPENSIMARU o Entitas jadwal SIPENSIMARU o Entitas Jenis_bayar o Entitas Calon Mahasiswa Baru o Entitas Ujian o Entitas Mahasiswa o Entitas Hasil o Entitas Pembayaran Proses Akademik o Entitas kurikulum o Entitas kalender Akademik o Entitas Registrasi o Entitas Dosen o Entitas Prodi o Entitas Mata Kuliah o Entitas Jadwal Kuliah o Entitas Absensi Mahasiswa Pelepasan Mahasiswa o Entitas Panitia Wisuda o Entitas Jadwal Wisuda o Entitas Peserta Wisuda o Entitas Pembayaran Wisuda o Entitas Transkip Nilai o Entitas ijazah Sarana Prasarana dan Umum Pengelolaan Kepegawaian o Entitas Calon Pegawai o Entitas Pegawai o Entitas Unit Kerja o Entitas Jabatan Struktural o Entitas Sertifikasi Dosen o Entitas Absensi Pegawai Pengelolaan Keuangan Gambar 5. Analisis Rantai Nilai Dari hasil analisis dengan Value Chain dapat diidentifikasi proses-proses bisnis yang berjalan di STIKes Muhammadiyah yaitu Penerimaan mahasiswa baru, proses akademik, Pengelolaan wisuda, Pengelolaan bursa Kerja tenaga kesehatan, Pelacakan alumni, Pendataan peserta kegiatan AIK, Kegiatan AIK, Realisasi kegiatan AIK, Monitoring Kegiatan AIK, Pengelolaan keuangan, Pengelolaan kepegawaian dan Perlengkapan dan umum. b. Siklus hidup sumber daya dan produk Analisis siklus hidup sumber daya dan produk digunakan untuk melengkapi dan lebih memastikan kelengkapan dekomposisi dalam suatu area fungsi yang terjadi dari kebutuhan, akuisisi, pengelolaan dan disposisi. C. Sistem dan Teknologi Saat Ini Berdasarkan hasil pemetaaan silang fungsi bisnis dengan organisasi, hasil observasi enterprise dan hasil wawancara dengan staf laboratorium, didapatkan kesimpulan bahwa di STIKes Muhammadiyah tidak terdapat aplikasi bisnis yang dapat menunjang kegiatan bisnis yang berjalan. Semua aktivitas 100 % masih menggunakan cara manual atau belum memnggunakan aplikasi yang spesifik. Pengolahan data hanya menggunakan Microsoft Office 2007. o Entitas Barang o Entitas Kategori Barang o Entitas Gedung o Entitas Ruangan o Entitas fasilitas kampus o Entitas Asrama o Entitas Penghuni Asrama o Entitas Labkom Unit IT o Entitas Riset o Entitas instruktur o Entitas Praktikum o Entitas Jadwal Praktikum Publikasi Hasil Kegiatan AIK o Entitas Sertifikat o Entitas Anggaran o Entitas Pengajuan Anggaran o Entitas Pengesahan o Entitas Pendapatan o Entitas Dana Transitoris o Entitas Gaji dan Honor o Entitas Biaya Pendidikan o Entitas Monitoring Kegiatan Al-Islam dan Kemuhammadiyahan o Entitas Pembimbing o Entitas Jadwal Kegiatan AIK o EntitasAbsensi Kegiatan o EntitasKegiatan AIK Bursa Kerja o Entitas Pendaftar Bursa Kerja o Entitas Instansi Pelacakan Alumni o Entitas Alumni Setelah entitas data dan proses bisnis terdefinisi, suatu matriks dapat digunakan untuk melihat hubungan antara data dan proses tersebut. Hal ini dilakukan untuk menetapkan proses mana yang membuat data, yang berhak mengubahnya, atau yang hanya bisa menggunakannya saja. Matriks tersebut bisa dilihat pada gambar 7 dan gambar 8. E. Arsitektur Aplikasi Berdasarkan hasil identifikasi dari proses bisnis yang berlangsung di STIKes Muhammadiyah, maka dihasilkan 55 kandidat aplikasi yang dapat dijadikan acuan untuk dibangun untuk menunjang sistem informasi yang akan dibangun. Aplikasi-aplikasi tersebut dapat dilihat pada analisis portofolio pada 3
bagian aplikasi yang termasuk kategori strategis dan operasional kunci. IV. Hasil Dan Pembahasan A. Analisis GAP Data Berdasarkan analisis gap data untuk fungsi bisnis pada enterprise STIKes Muhammadiyah, dapat teridentifikasi dari analisis value chain diperoleh 56 entitas data. Dari 56 entitas data tersebut 100% entitas dilakukan pengembangan baru. Kemudian setelah dilakukan pemodelan dengan ERD, dari jumlah 56 entitas data yang terdefinisi sebelumnya, apabila diimplementasikan untuk kebutuhan pembangunan basis data, maka selain 56 entitas yang menjadi tabel, terdapat beberapa tambahan tabel hasil dari pemetaan kardinalitas. Sehingga total tabel yang terbentuk menjadi 60 tabel. Konsep arsitektur yang diusulkan yaitu konsep yang berbasis layanan (service-oriented architecture/soa), yaitu pendekatan untuk memenuhi kebutuhan perubahan bisnis, mengubah semua aspek fisik, aset aplikasi bisnis kedalam tampilan format standar, logis dan disajikan secara holistic dan konseptual dengan cara yang dapat dimengerti pengguna. SOA menghubungkan resources sesuai dengan permintaan, membangun suatu aplikasi komposit yang menggabungkan layanan otonom dengan interface standar, sehingga aplikasi ini dapat merepresentasikan proses bisnis. Lihat gambar 9. D. Rencana Implementasi 1. Analisis Portofolio Tabel 3. Analisis Portofolio Aplikasi B. Analisis GAP Aplikasi Dari hasil analisis Gap aplikasi di STIKes Muhammadiyah didapat 55 kandidat aplikasi yang perlu untuk n dibangun, dan dari 55 kandidat aplikasi tersebut 100% aplikasi termasuk dalam kategori pengembangan baru. C. Arsitektur Teknologi 1. Konseptual Jaringan Enterprise Gambar 6. Konseptual Jaringan enterprise VLAN merupakan suatu model jaringan yang tidak terbatas pada lokasi fisik seperti LAN, hal ini mengakibatkan suatu network dapat dikonfigurasi secara virtual tanpa harus menuruti lokasi fisik peralatan. Pada bagian server diusulkan untuk menggunakan mekanisme Demilitarized Zone (DMZ) server. Backbone kampus yang diusulkan dalam penelitian ini yaitu menggunakan jaringan Fiber Optic (FO) atau menggunakan jaringan kabel (wired). 2. Arsitektur Integrasi Layanan Strategis 1. Aplikasi Panitia SIPENSIMARU 2. Aplikasi Promosi SIPENSIMARU 3. Aplikasi Pendaftaran Mahasiswa Baru 4. Aplikasi Pencetakan Kartu Ujian 5. Aplikasi Pembayaran Mahasiswa Baru 6. Aplikasi Pengelolaan SIPENSIMARU 7. Aplikasi Daftar Ulang Mahasiswa Baru 8. Aplikasi Pencetakan KTM 9. Aplikasi Pelaporan SIPENSIMARU 10. Aplikasi Manajemen Kurikulum 11. Aplikasi Kalender Akademik 12. Aplikasi Perwalian 13. Aplikasi Perubahan Rencana Studi 14. Aplikasi Pengelolaan Kuliah 15. Aplikasi Pengelolaan Absensi 16. Aplikasi Pengelolaan Ujian 17. Aplikasi Pembuat Kartu Ujian 18. Aplikasi Pengelola Nilai 19. Aplikasi Pelaporan Akademik 20. Aplikasi Pendaftaran Wisuda 21. Aplikasi Penjadwalan Wisuda 22. Aplikasi Pencetak Transkip Nilai 23. Aplikasi Pembuat Ijazah 24. Aplikasi Pengelola Data Wisuda 25. Aplikasi Pelaporan Wisuda 26. Aplikasi Pendaftaran Kegiatan AIK 27. Aplikasi Pengelola AIK 28. Aplikasi Penjadwalan Kegiatan AIK 29. Aplikasi Absensi AIK 30. Aplikasi Pencetakan Sertifikat AIK Operational Kunci 1. Aplikasi Penyusunan Anggaran 2. Aplikasi Pengajuan Anggaran 3. Aplikasi Pengelolaan Anggaran 4. Aplikasi Pelaporan Anggaran 5. Aplikasi Pengeluaran Keuangan 6. Aplikasi Pembayaran Gaji dan Honor 7. Aplikasi pengelolaan Dana Transitorist 8. Aplikasi Pembayaran SPP Mahasiswa 9. Aplikasi Pembayaran Pendaftaran SIPENSIMARU 10. Aplikasi Pembayaran Wisuda 11. Aplikasi Pelaporan Keuangan Mahasiswa 12. Aplikasi Promosi Pegawai 13. Aplikasi Pengelolaan Kelengkapan Pegawai 14. Aplikasi Absensi Pegawai 15. Aplikasi Pengelola Data Pegawai 16. Aplikasi Pelaporan Kepegawaian 17. Aplikasi Pengajuan ATK / barang 18. Aplikasi Pengelolaan Inventarisasi 19. Aplikasi Pelaporan Sarana dan Prasarana 20. Aplikasi Pendistribusian Ruangan 21. Aplikasi Absensi Penghuni Asrama 22. Aplikasi Pengelolaan Jadwal Penggunaan Lab 23. Aplikasi Pengelolaan Aset Sistem Informasi 24. Pelaporan Pengelolaan Aktivitas Lab 25. Aplikasi Pengelolaan Riset Berpotensi Tinggi 1. Aplikasi SIPENSIMARU Berbasis Mobile 2. Aplikasi Perwalian Berbasis Mobile 3. Aplikasi Pembayaran dengan SMS Banking Pendukung 1. Aplikasi e-learning 2. Aplikasi e-library 3. Aplikasi Absensi Sidik Jari (Finger Print) 4. Aplikasi Simulasi Penanganan Kesehatan 4
Gambar 7. Matriks Proses Vs Data (Pengelompokan kelas data) Gambar 8. Matriks Proses Bisnis Beserta Aliran Data Gambar 9. Konseptual Arsitektur Integrasi Layanan 5
V. Kesimpulan dan Saran A. Kesimpulan Kesimpulan yang diperoleh dari keseluruhan pembahasan adalah sebagai berikut: 1. Berdasarkan hasil identifikasi terhadap keadaan sistem dan teknologi saat ini di Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Muhammadiyah Tasikmalaya, didapat kesimpulan bahwa di STIKes Muhammadiyah Tasikmalaya belum terdapat sistem dan teknologi yang digunakan dalam menunjang berbagai proses bisnis yang berjalan di enterprise. 2. Sesuai dengan analisis rantai nilai (Value Chain), diperoleh tiga belas (13) fungsi bisnis yang terdapat di STIKes Muhammadiyah Tasikmalaya. Fungsi fungsi bisnis tersebut yaitu : Penerimaan Mahasiswa Baru, Proses Akademik, Pengelolaan Wisuda, Pengelolaan Bursa Kerja Kesehatan, Tracer Study, Pendataan Peserta kegiatan Al-Islam dan Kemuhammadiyahan, Kegiatan AIK, Pengelolaan Publikasi Hasil Kegiatan AIK, Realisasi AIK, Monitoring Kegiatan, Pengelolaan Keuangan, Pengelolaan Kepegawaian, Perlengkapan dan Umum. 3. Pada pendefinisian Arsitektur data yang diperoleh hasil berupa 56 kandidat entitas data yang terdefinisi. Dari 56 entitas data tersebut, 100% dilakukan pengembangan baru. 4. Pada pendefinisian arsitektur aplikasi di STIKes Muhammadiyah, diperoleh hasil yaitu 55 kandidat aplikasi yang perlu dibangun untuk menunjang proses-prose bisnis pada enterprise. Dari 55 aplikasi tersebut, 100% dilakukan pengembangan baru. 5. Pembangunan arsitektur teknologi yang diusulkan untuk STIKes Muhammadiyah yaitu menggunakan konsep VLAN, dengan menggunakan 5 buah server dengan konsep Demiliterized Zone Server, dan mengusulkan untuk menggunakan media transmisi berupa fiber optic. Hal ini diusulkan karena sangat cocok dengan kondisi geografis dan luas STIKes. 2. Implementasi Perencanaan Arsitektur Enterprise tidak akan berhasil jika faktor sukses penerapan tidak dipertimbangkan, dalam hal ini semua unsur yang terlibat dalam perencanaan dan implementasi, terutama pada level manajemen harus peduli dan menyadari pentingnya sebuah alur dalam implementasi sistem informasi enterprise. VI. Daftar Pustaka Aradea, 2007. Diktat Kuliah Konsep dan Perancangan Basis Data. Tasikmalaya : Fakultas Teknik Universitas Siliwangi Hadianto, H.R. 2012. Pemodelan Architecture Enterprise Untuk Integrasi Fungsi Akademik dan Keuangan Menggunakan Enterprise Architecture Planning (Studi Kasus : Universitas Siliwangi Tasikmalaya). Skripsi, Tidak di terbitkan. Tasikmalaya : Fakultas Teknik Universitas Siliwangi Tasikmalaya. Jurusan Teknik Informatika. 2013. Panduan Kerja Praktek dan Tugas Akhir v3. Tasikmalaya : Fakultas Teknik Universitas Siliwangi. Khairina, D.M. 2012. Enterprise Architecture Planning Untuk Pengembangan Sistem Informasi Perguruan Tinggi. Tesis, Tidak diterbitkan. Semarang Spewak, Steven H. 1992. Enterprise Architecture Planning: Developing a Blueprint for Data, Applications and Technology. John Wiley & Sons, Inc. New York. Surendro, Kridanto. 2009. Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi. Bandung : Informatika. Surendro, Kridanto. 2009. Pemanfaatan Enterprise Architecture Planning Untuk Perencanaan Strategis Sistem Informasi. Jurnal Teknik Informatika. B. Saran Beberapa saran yang bisa disampaikan dari hasil penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Hasil penelitian ini yang merupakan rancangan konseptual berupa pendefinisian arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi, arsitektur integrasi dan rencana implementasi ini, dapat digunakan untuk perencanaan sistem lebih lanjut dengan menurunkan semua desain konseptual yang dihasilkan untuk membangun sistem informasi yang terintegrasi dengan baik. 6