KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN TANGKAP RUMUSAN PERTEMUAN TEKNIS PENGELOLA DATA KEPEGAWAIAN LINGKUP DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN TANGKAP Pada tanggal 14 19 Februari 2016 telah dilaksanakan Pertemuan Teknis Pengelola Data Kepegawaian Lingkup Direktorat Jenderal Perikanan Tangkap bertempat di Hotel Aston Kuta, Denpasar. Pertemuan dibuka oleh Direktur Jenderal Perikanan Tangkap, dan dihadiri oleh 100 orang peserta perwakilan dari: 5 Direktorat, 1 Unit Pelaksana Teknis Balai Besar dan 22 Unit Pelaksana Pelabuhan Perikanan Samudera / Nusantara yang membidangi Kepegawaian. Dengan memperhatikan: (1) Arahan Direktur Jenderal Perikanan Tangkap; (2) Pemaparan dari para narasumber antara lain tentang: a) Evaluasi Pengelolaan SDM Aparatur Ditjen Perikanan Tangkap, Sekretaris Ditjen Perikanan Tangkap b) Kebijakan Peningkatan Kapasitas SDMKP Melalui Izin Belajar, Tugas Belajar, Pendidikan dan Pelatihan, Sekretaris Badan Pengembangan SDM dan Pemberdayaan KP, BPSDMPKP c) Strategi Membangun Unit Kerja Menuju Wilayah Birokrasi Bebas dan Melayani, Inspektur V, Inspektorat Jenderal KKP d) Jabatan dan Pola Karir ASN di Lingkungan KKP, Kepala Biro Kepegawaian, Setjen KKP e) Mekanisme Sistem Penganggaran Belanja Pegawai, Kepala Bagian Keuangan dan Umum, Sekretariat Ditjen Perikanan Tangkap f) Perkembangan Aplikasi E SKP dan Pemantapan Teknis Pengoperasiannya. Kepala Subbag Data dan Informasi Kepegawaian, Biro Kepegawaian Setjen KKP g) Sosialisasi Aplikasi Presensi Elektronik dan Pengantar Asistensi, Kepala Subbag Perencanaan dan Pengembangan Pegawai, Bagian Kepegawaian Sekretariat Ditjen Perikanan Tangkap h) Asistensi Data Pegawai dan Proses Administrasi Kepegawaian, Tim Bagian Kepegawaian, Sekretariat Ditjen Perikanan Tangkap Hal 1dari5
i) Verifikasi Database Aplikasi GPP / Gaji Pegawai, Tim Bagian Keuangan dan Umum. j) Verifikasi rencana kebutuhan belanja pegawai, operasional perkantoran dan alokasi pnbp tahun 2017, Tim Bagian Program. (3) Serta diskusi kelompok, masukan dan saran dari peserta Pertemuan Teknis Pengelola Data Kepegawaian Tahun 2016. Maka dirumuskan hal hal sebagai berikut: I.EVALUASI PENGELOLAAN SDM APARATUR 2015 1. Data jumlah pegawai Direktorat Jenderal Perikanan Tangkap per tanggal 8 Februari 2016 sebanyak 2.617 orang terdiri dari Pegawai Negeri Sipil (PNS) sebanyak 1.488 orang (57%) dan Tenaga Kerja Kontrak (TKK) sebanyak 1.129 orang (43%). Pegawai tersebut tersebar di Kantor Pusat (23%), Unit Pelaksana Teknis (72%), dan BUMN/Instansi lainnya (5%). 2. Evaluasi kehadiran pegawai menunjukan bahwa masih terdapat beberapa permasalahan yang cukup mendasar dalam pengelolaan SDM Aparatur antara lain: a. Rendahnya disiplin pegawai dalam menaati ketentuan jam kerja, hal ini terlihat dari rekapitulasi data keterlambatan dan ketidakhadiran dengan prosentase terlambat 37,5 Jam sebesar 32%, terlambat 37,6 120 Jam sebesar 25%, dan terlambat > 120 Jam sebesar 43%; b. Tingginya angka keterlambatan dan ketidakhadiran dapat disebabkan oleh beberapa hal, yaitu (1) Pegawai tidak segera memberikan SPT Perjalanan Dinas, (2) Operator lalai menginput keterangan kedalam aplikasi presensi elektornik, (3) Tidak disiplinnya pegawai dalam memindai sidik jari pada mesin presensi, dan (4) Pegawai tidak masuk kerja tanpa keterangan yang sah; c. Pimpinan unit kerja agar segera menindaklanjuti hasil pemantauan dan monitoring data kehadiran pegawai dengan melakukan pemeriksaan yang dibuktikan dengan Berita Acara Pemeriksaan (BAP), dan bila terbukti tidak masuk kerja tanpa keterangan yang sah maka harus dijatuhi hukuman disiplin berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 Tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil; 3. Evaluasi Pencapaian Sasaran Kerja Pegawai (SKP) Tahun 2015 juga menunjukkan beberapa permasalahan, antara lain : a. Penyusunan Sasaran Kerja Pegawai di awal tahun tidak memperhitungkan pencapaian bulanan, sehingga pada saat input data realisasi bulanan menjadi tidak realistis dan menyebabkan penilaian SKP menjadi Buruk; Hal 2dari5
b. Operator e SKP tidak segera menginput data realisasi sasaran kerja pegawai setiap bulan, oleh sebab itu diharapkan para Operator untuk lebih aktif dalam menginput data realisasi setiap bulan agar data e SKP mutakhir dan akurat; c. Prosentase realisasi Sasaran Kerja dan Perilaku Pegawai Tahun 2015 menunjukkan nilai Buruk sebesar 6%, nilai Kurang sebesar 1%, nilai Cukup sebesar 3%, nilai Baik sebesar 89%, dan nilai Sangat Baik sebesar 1%; 4. Pengisian Logbook Jurnal Harian perlu lebih disosialisasikan oleh para peserta kepada setiap pegawai di lingkungan unit kerja masing masing yang mengacu kepada Nota Dinas Sekjen KKP Nomor : 112/SJ/V/2014 Tentang Pembuatan Jurnal Harian Bagi Pegawai KKP. Pengisian Logbook bertujuan sebagai dokumentasi aktifitas kerja setiap hari, sehingga memudahkan dalam pengisian capaian sasaran kerja bulanan serta dapat menunjukkan bukti kinerja dan kehadiran setiap hari kerja. II. PENGELOLAAN APLIKASI PRESENSI ELEKTRONIK 1. Penetapan jam kerja shift bagi pegawai unit pelaksana teknis harus mengacu kepada ketentuan jam kerja yang tidak melebihi 40 Jam per minggu. Pelaksanaan presensi elektronik bagi pegawai shift harus didukung dengan presensi manual yang menunjukkan jam datang dan jam pulang kerja shift. 2. Aplikasi presensi elektronik yang digunakan adalah aplikasi yang telah diperbarui, tidak dibenarkan bagi operator untuk menggunakan aplikasi versi lama untuk input data keterangan ketidakhadiran/keterlambatan. 3. Input data keterangan ketidakhadiran/keterlambatan setiap bulan dilakukan di bulan berikutnya dan akan ditutup pada tanggal 5 di bulan tersebut. 4. Pimpinan unit kerja agar memperhatikan pemeliharaan mesin presensi elektronik dan meremajakan melalui pengadaan mesin baru minimal 3 tahun sekali untuk menghindari resiko kerusakan mesin yang menyebabkan terganggunya pengelolaan data kehadiran serta penghitungan tunjangan kinerja dan uang makan. III. HAL HAL PENTING LAINNYA 1. Pimpinan unit kerja tidak diperbolehkan mengangkat Tenaga Kerja Kontrak (TKK) pada tahun 2016 baik dari pengangkatan pertama maupun pengangkatan untuk mengganti tenaga kerja kontrak yang mengundurkan diri atau meninggal dunia. 2. Pimpinan unit kerja mengusulkan pengangkatan tenaga kerja kontrak untuk mendapatkan persetujuan dari Direktur Jenderal Perikanan Tangkap yang akan ditetapkan melalui Keputusan Direktur Jenderal Perikanan Tangkap. Hal 3dari5
3. Pemberian tunjangan kinerja mengacu kepada nama dan kelas jabatan berdasarkan Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 56/KEPMEN KP/2013 Tentang Kelas Jabatan Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan, pembayaran tunjangan kinerja tersebut dilakukan paling lambat tanggal 10 setiap bulan. 4. Data ketidakhadiran/keterlambatan masuk kerja tahun 2015 agar segera ditindaklanjuti dengan pemeriksaan dan penjatuhan hukuman bila terbukti, hasil pemeriksaan dan keputusan penjatuhan hukuman disiplin disampaikan melalui Bagian Kepegawaian paling lambat tanggal 4 Maret 2016. 5. Pelaksanaan Training of Trainer dilakukan kepada para peserta yang terdiri dari Aplikasi Presensi Elektronik, Aplikasi Electronic Filing System, dan Aplikasi Logbook Jurnal Harian. 6. Rencana kebutuhan belanja pegawai, belanja operasional perkantoran, dan alokasi PNBP tahun 2017 telah tersusun, rencana tersebut akan diusulkan dalam dokumen rencana strategis, rencana kerja dan RKAKL pagu indikatif tahun anggaran 2017. 7. Hasil asistensi dan verifikasi data data kepegawaian : Data Penjatuhan hukuman disiplin (berupa SK dan BAP) tahun 2015 : Hukuman Ringan sebanyak 113 orang, Hukuman Sedang sebanyak 15 orang, dan Hukuman Berat sebanyak 7 orang. Tindak lanjut dari Keputusan Penjatuhan Hukuman Disiplin harus dilakukan dengan pemotongan tunjangan kinerja berdasarkan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 15/PERMEN KP/2015 Tentang Pemberian, Penambahan, dan Pengurangan Tunjangan Kinerja bagi Pegawai di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan. Daftar nominatif tenaga kontrak mengalami penurunan jumlah TKK, yaitu sebesar 1.129 orang pada tahun 2015 berkurang menjadi 1.113 orang. Daftar nama usulan tugas belajar tahun 2016 sebanyak 23 orang dan ijin belajar sebanyak 26 orang. Daftar nama usulan penghargaan satyalancana karya satya tahun 2016 terdiri dari SLKS X sebanyak 75 orang, SLKS XX sebanyak 55 orang, dan SLKS XXX sebanyak 43 orang. Daftar nama usulan calon peserta ujian dinas tahun 2017 sebanyk 50 orang dan ujian kenaikan pangkat penyesuaian ijazah sebanyak 14 orang. Daftar nama usulan diklat (diklatpim dan diklat fungsional) tahun 2016 sebanyak 194 orang. Daftar nama usulan kenaikan pangkat tahun 2016 sebanyak 149 orang. Daftar nama usulan pensiun tahun 2016 sebanyak 48 orang. Daftar nama usulan pencantuman gelar tahun 2016 sebanyak 44 orang. Daftar nama usulan mutasi alih tugas tahun 2016 sebanyak 39 orang. Hal 4dari5
Daftar nama usulan pembuatan kartu pegawai tahun 2016, terdiri dari KPE sebanyak 390 orang, Kartu Istri sebanyak 94 orang, Kartu Suami sebanyak 27 orang, Kartu Pegawai sebanyak 73 orang, dan Name Tag sebanyak 284 orang. Daftar nama usulan masuk dalam jabatan fungsional sebanyak 107 orang. Data dukung PUPNS Data SKP tahun 2015 Data Target SKP Tahun 2016 Lembar asistensi perhitungan belanja pegawai tahun 2016 Menjadi satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari Rumusan Pertemuan Teknis Pengelola Data Kepegawaian ini. Selanjutnya Rumusan ini agar menjadi pedoman bagi pemantapan pelaksanaan Pengelolaan Data dan Administrasi Kepegawaian oleh seluruh Pihak dan ditindaklanjuti secara berjenjang sesuai tugas dan tanggung jawab masing masing. Denpasar, Februari 2016 Tim Perumus Pertemuan Teknis Pengelola Data Kepegawaian Tahun 2016 Hal 5dari5