DIGITALISASI LOCAL CONTENT PERLUASAN MANFAAT LAYANAN PERPUSTAKAAN. Oleh : Ade Hidayat Santoso

DIGITALISASI LOCAL CONTENT PERLUASAN MANFAAT LAYANAN PERPUSTAKAAN Oleh : Ade Hidayat Santoso Disampaikan pada: Pelatihan Pengemasan Bahan Digital UPT. Perpustakaan ISI Surakarta Tanggal 20 Agustus 2015 1

Pendahuluan Sebuah perpustakaan sering dikatakan sebagai jantung informasi dalam setiap institusi, bahkan konon dengan melihat perpustakaannya kita sudah dapat melihat kualitas pendidikan yang diberikan oleh institusi tersebut. Dalam perkembangannya perpustakaan juga tidak lepas dari teknologi informasi. Tantangan baru teknologi informasi khususnya untuk para penyedia informasi adalah bagaimana menyalurkan informasi dengan cepat, tepat, akurat dan global. Perpustakaan sebagai salah satu penyedia informasi yang keberadaannya sangat penting di dunia pendidikan, mau tidak mau harus memikirkan kembali bentuk yang tepat untuk menjawab tantangan ini. Salah satunya adalah dengan mewujudkan perpustakaan digital yang terhubung dengan jaringan internet tentunya dengan menyediakan koleksi dalam bentuk digital. Koleksi bagi perpustakaan merupakan salah satu faktor yang sangat penting untuk terselenggaranya layanan perpustakaan dengan baik. Keterbatasan anggaran untuk menambah koleksi di suatu perpustakaan merupakan masalah tersendiri bagi perpustakaan. Sedangkan kebutuhan akan informasi dari para pengguna semakin meningkat. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka perpustakaan harus memikirkan penambahan bahan informasi alternatif. Salah satu bahan informasi alternatif tersebut adalah bahan pustaka kelabu (grey literature). Pada perguruan tinggi, grey literature adalah karya ilmiah umumnya berupa kertas karya, skripsi, tesis, disertasi dan laporan penelitian, serta publikasi lainnya. Pengelolaan koleksi ini biasanya juga akan memunculkan berbagai masalah. Selain membutuhkan space yang luas karena pertambahannya yang cepat, pemeliharaannya juga memerlukan tenaga dan biaya yang relatif besar. Oleh karena itu pengalihan bentuk dari tercetak menjadi bentuk digital (digitalisasi) terhadap koleksi ini merupakan satu solusi untuk meminimalkan masalah dalam pengelolaannya, juga dapat meningkatkan mutu pelayanan di perpustakaan. Rasional Koleksi atau karya ilmiah pada Perguruan Tinggi pada umumnya berhubungan dengan pembelajaran dan kegiatan penelitian. Koleksi ini sangat diperlukan karena pengembangan penelitian seringkali dilakukan berdasarkan pada penelitian sebelumnya. Manajemen yang baik tentang informasi ilmiah dapat memberi kontribusi yang baik pula terhadap penelitian lainnya. Penelitian akan berkembang semakin baik jika akses terhadap sumberdaya informasi ilmiah semakin mudah, cepat dan efisien. Bila kita membicarakan digitalisasi tentunya tidak terlepas kaitannya dengan Perpustakaan Digital (Digital Library), karena proses digitalisasi akan menghasilkan koleksi dalam bentuk digital, dimana koleksi tersebut merupakan bagian dari pengembangan Perpustakaan 2

Digital. Hal ini sesuai dengan salah satu komponen yang terkandung dalam definisi digital library sebagaimana menurut pendapat Arms perpustakaan digital adalah suatu koleksi informasi yang dikelola berikut pelayanannya, dimana informasi disimpan dalam format digital dan dapat diakses melalui jaringan (Arms, 2001:2). Local Content Dalam konteks informasi kaitannya dengan literatur kita mengenal istilah koleksi lokal (local collection) dan isi atau muatan lokal (local content). Menurut Sulistyo Basuki yang dimaksud dengan koleksi lokal adalah koleksi buku, peta, cetakan, ilustrasi dan materi lainnya yang berkaitan dengan lokasi khusus (Sulistyo Basuki: 2001). Liauw menggambarkan tentang local content sebagai berikut: Muatan lokal = Literatur kelabu + Koleksi lokal atau Local Content = Grey Literature + Local Collection. Dalam Harrod s librarians glossary and reference book, literatur kelabu adalah bahan bahan perpustakaan yang tidak dipublikasikan melalui jalur publikasi formal (semi published) atau tidak tersedia secara komersial. Menurut Prytherch dalam Liauw koleksi lokal didefinisikan sebagai bahan bahan perpustakaan yang berhubungan de ngan lokasi atau tempat dari perpustakaan di mana koleksi lokal tersebut disimpan. Dalam hal ini kriteria literatur kelabu lebih menekankan pada karakteristik produksi yang lokal dari bahan bahan perpustakaan tersebut (Liauw). Paparan di atas sudah menjelaskan apa yang dimaksud dengan local content. Sedangkan dalam materi ini yang dimaksud dengan local content pada perpustakaan perguruan tinggi pada umumnya adalah karya ilmiah berupa Disertasi, Tesis, Skripsi, Tugas Akhir, dan/atau Kertas Karya yang dihasilkan oleh mahasiswa, dan karya ilmiah yang dihasilkan dosen berupa artikel dan laporan penelitian. Digitalisasi Definisi Digitalisasi, Menurut Terry Kuny digitalisasi adalah mengacu pada proses menterjemahkan suatu potongan informasi seperti sebuah buku, rekaman suara, gambar atau video, ke dalam bit. Bit adalah satuan dasar informasi di dalam suatu sistem komputer. Sedangkan menurut Marilyn Deegan digitisasi adalah proses konversi dari segala bentuk dokumen tercetak atau yang lain ke dalam penyajian bentuk digital. Dalam bidang perpustakaan, proses digitalisasi adalah kegiatan mengubah dokumen tercetak menjadi dokumen digital. Proses digitalisasi ini dapat dilakukan terhadap berbagai bentuk koleksi atau bahan pustaka seperti, peta, naskah kuno, foto, karya seni patung, audio 3

visual, lukisan, dan sebagainya. Untuk mendigitalisasi masing masing bentuk koleksi tersebut tentunya digunakan cara yang berbeda. Misalnya untuk karya seni patung dan lukisan, biasanya menggunakan kamera digital atau merekamnya dalam bentuk gambar bergerak sehingga menghasilkan foto digital atau video. Sedangkan untuk dokumen cetak lain biasanya menggunakan mesin scanner. Tujuan Digitalisasi Perpustakaan sebagai penyedia layanan informasi harus memainkan peran untuk mampu meningkatkan kualitas layanan dengan mengembangkan koleksi elektronik. Untuk itu, kuantitas sumberdaya informasi elektronik yang dimiliki harus diperbaharui salah satu caranya yaitu dengan mendigitalisasi koleksi local content guna mendukung kegiatan proses belajar mengajar dan penelitian pada perguruan tinggi. Deegen menjelaskan dalam bukunya Digital Futures (Deegan dan Tanner: 2002:23), ada beberapa keuntungan digitalisasi yaitu antara lain: 1) Akses cepat ke item permintaan tinggi dan sering digunakan 2) Akses mudah ke komponen individual dalam item (contoh: artikel dalam jurnal) 3) Akses cepat ke materi secara remote 4) Kemampuan untuk mendapatkan materi yang tidak diterbitkan lagi (out of print) 5) Berpotensi untuk menampilkan materi dalam format yag tidak dapat dicapai (contoh: ukuran terlalu besar atau peta) 6) Mengizinkan penyebaran koleksi dan digunakan secara bersama 7) Berpotensi untuk mempresentasikan benda yang mudah pecah/asli mahal denagan pengganti dalam format yang dapat diakses 8) Meningkatkan kemampuan penelusuran, termasuk full text 9) Integrasi pada media yang berbeda (gambar, suara, video, dll) 10) Mengurangi beban atau ongkos pengiriman Tahap Perencanaan Digitalisasi Sebelum melakukan proyek digitalisasi perlu dijabarkan tahap perencanaannya seperti: merumuskan aturan dan mekanisme, kebutuhan teknis (hardware dan software), kebutuhan sumber daya manusia, menyusun waktu pelaksanaan, dan dukungan dana. Yang perlu diperhatikan dalam tahapan perencanaan ini yaitu menyesuaikan kondisi yang ada pada perpustakaan masing masing, termasuk mengidentifikasi sejauh mana kebutuhan dan kemampuan dalam melaksanakannya. 4

Dalam merumuskan aturan dan mekanisme sebaiknya dibuatkan Prosedur Operasi Standar (SOP=Standard Operating Procedure). Menetapkan kebutuhan teknis (hardware) seperti komputer server, komputer personal, jaringan internet, mesin scanner, dan lain sebagainya. Kebutuhan teknis (software) seperti Adobe Acrobat, Scansoft Omnipage Pro, DSpace, dan lain lain. Sedangkan dari sisi kebutuhan sumber daya manusia tentunya ditetapkan jumlahnya sesuai dengan kualifikasinya. Proses Digitalisasi di Perpustakaan ISI Surakarta Untuk memberikan gambaran riil tentang digitalisasi dokumen local content di sebuah perpustakaan berikut ini dijelaskan proses digitalisasi yang dilakukan pada Perpustakaan ISI Surakarta Pada tahap ini telah disepakati beberapa hal yang mangacu kepada kebijakan dan peraturan (SOP Proses Digitalisasi Bahan Perpustakaan terlampir) untuk melakukan proses digitalisasi adalah sbb: 1) Dokumen yang akan didigitalisasi adalah seluruh disertasi, tesis, skripsi dan kertas karya (tugas akhir), sebanyak 6.000 judul dengan target 100 hari kerja. 2) Skripsi, Tesis dan Disertasi digital yang akan dibangun merupakan teks penuh (fulltext) mulai dari halaman judul hingga lampiran. 3) Untuk melindungi karya tersebut, dipilih format PDF (portable document format) sebagai jenis koleksi digitalnya, dan diberikan password sebagai pengamanannya. 4) Jenis proteksi yang diterapkan pada koleksi digital ini hanya boleh dicetak (print) dan tidak bisa diedit. 5) Untuk tahap awal, ditetapkan bahwa koleksi tersebut dapat diakses dari internet tetapi hanya sebatas abstraknya saja, sedangkan fulltext disimpan dalam server. Kebutuhan SDM Biasanya seorang staf yang melakukan kegiatan digitalisasi pra (pengumpulan, pembongkaran dan penjilidan kembali) dapat menyelesaikan rata 10 dokumen perhari, demikian halnya untuk kegiatan scanning seorang staf juga dapat menyelesaikan rata 10 dokumen per hari. Sedangkan untuk kegiatan editing dan uploading, seorang staf hanya mampu menyelesaikan rata rata 5 dokumen per hari. Dengan mengacu kepada pengalaman tersebut maka untuk digitalisasi terhadap 6.000 judul dokumen dengan masa 100 hari hari kerja dibutuhkan 24 orang staf dengan rician sbb: 5

1) 6 (enam) orang staf melakukan pengumpulan, pembongkaran dan penjilidan kembali (pra digitalisasi) 2) 6 (enam) orang untuk pemindaian (scanning) 3) 12 (dua belas) orang untuk melakukan pengeditan (editing) dan uploading. Kebutuhan Teknis (Hardware dan Software) 1) 1 (satu) unit Komputer Server 2) 4 (dua belas) unit Personal Computer 3) 1 (satu) unit Document Scanner (Canon DR 7080C) 4) Jaringan LAN dan Internet 5) Software Digital Library, Adobe Acrobat X Pro Mekanisme Pelaksanaan Sebelum memulai pelaksanaan kegiatan perlu dibuat suatu mekanisme yang jelas agar nantinya kegiatan dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan. Berikut ini merupakan mekanisme yang perlu dilakukan dalam rangka melakukan kegiatan Digitalisasi Local Content USU Repository sebagaimana yang telah ditentukan, yaitu sebagai berikut: Pra digitalisasi Pra digitalisasi adalah proses kerja fisik berupa kegiatan mengumpulkan, membongkar, dan menjilid kembali dokumen dengan mekanisme sebagai berikut: 1) Menseleksi dokumen berupa laporan penelitian, disertasi, tesis, skripsi dan kertas karya (tugas akhir) terbitan tahun 2000 ke atas. 2) Memastikan dokumen tidak ada yang duplikasi (satu judul satu eksemplar). 3) Melakukan pembongkaran/pemotongan dengan baik dan tidak merusak dokumen. 4) Memeriksa kembali kelengkapan dokumen sebelum diserahkan ke bagian scanning (seperti: halaman judul sampai lampiran). 5) Menjilid kembali dokumen yang sudah selesai pada proses scanning, dan selanjutnya dikembalikan ke tempat asal perolehannya. Pengorganisasian Pengoraniasian adalah proses kerja berupa kegiatan Scanning, Editing dan Uploading dengan mekanisme sebagai berikut: Scanning: 6

1) Melakukan proses scanning dengan menggunakan perangkat lunak 2) Memeriksa kelengkapan dokumen sebelum melakukan scanning (seperti: halaman judul sampai lampiran), serta perhatikan juga tahun terbitnya. 3) Membuang kertas halaman kosong dan pembatas halaman tiap bab. 4) Menscan dokumen mulai dari halaman judul hingga lampiran. 5) Menyimpan file elektronik dalam format PDF. 6) Memberikan nama file sesuai dengan Nomor Akses dokumen. Sedangkan untuk dokumen yang belum memiliki Nomor Akses, pemberian nama file berdasarkan NIM (nomor induk mahasiswa). Untuk kasus kasus tertentu seperti NIM yang sama dengan penulis yang berbeda, maka ditambahkan nama penulis di belakang nama file (contoh: 032101028 Hamidah). 7) Memeriksa dan mencocokan hasil scanning dengan dokumen. Editing: 1) Melakukan proses editing dengan menggunakan perangkat lunak Adobe Acrobat 9 Pro. 2) Membuat satu file abstrak dalam format dokumen Microsoft Word (DOC) dan memberikan nama file yang sama dengan file PDF. 3) Meberikan proteksi atau file security berupa password pada file PDF yang hanya bisa dibaca (read only) dan dicetak (print), serta menambahkan watermark berupa logo USU, dan footer yang berisi nama penulis, judul dokumen, tahun dokumen, copyright, dan tahun publikasi. (lihat Lampiran 2: Format Dokumen PDF) Uploading: 1) Melakukan proses uploading pada sistem atau perangkat lunak Digital Library. 2) Meng upload dua file yaitu Abstrak (DOC) dan Fulltext (PDF) serta memasukkan metadata seperti pengarang, judul, subyek, tahun, deskripsi bibliografi, menentukan Tantangan kedepan: Digitalisasi Audio Video Representasi Audio 1) Gelombang suara analog tidak dapat langsung direpresentasikan pada komputer. 2) Bunyi yang terjadi secara berkelanjutan dikarenakan karena adanya gelombang analog. Untuk merubah gelombang analog kedalam komputer dapat dilakukan dengan cara digitalisasi gelombang analog. 7

3) Analog to Digital Converter (ADC) mengubah amplitude sebuah gelombang kedalam waktu interval (samples) sehingga menghasilkan representasi digital dari suara. 4) Komputer mengukur amplitudo pada satuan waktu tertentu untuk menghasilkan sejumlah angka. 5) Tiap satuan pengukuran ini dinamakan SAMPLE. Frekuensi Tiga frekuensi yang sering digunakan dalam multimedia adalah kualitas CD : 1) 44.1 khz 2) 22.05 khz 3) 11.025 khz 4) Ukuran sampelnya 8 bit dan 16 bit. Semakin besar ukuran ukuran sampel, semakin baik data yang mendeskripsikan suara. 5) Ukuran sampel 8-bit menyediakan 256 unit untuk mendeskripsikan range dinamis atau amplitudo (level suara dalam satu waktu) dari potongan suara yang ditangkap. Analog To Digital Conversion (ADC) 1) Adalah proses mengubah amplitudo gelombang bunyi ke dalam waktu interval tertentu (disebut juga sampling), sehingga menghasilkan representasi digital dari suara 2) Sampling rate : beberapa gelombang yang diambil dalam satu detik. 3) Contoh : jika kualitas CD Audio dikatakan memiliki frekuensi sebesar 44000 Hz, berarti jumlah sample sebesar 44000 per detik Format file Audio 1) Format Advanced Audio Coding (AAC), (Ekstensi :.m4a,.m4b,.m4p,.m4v,.m4r,.3gp,.mp4,.aac). AAC merupakan format audio menggunakan lossy compression (data hasil kompresi tidak bisa dikembalikan lagi ke data sebelum dikompres secara sempurna, karena ada data yang hilang). 2) Format Waveform Audio (WAV), (Ekstensi :.wav atau.wv). file WAV adalah file audio yang tidak terkompres sehingga seluruh sampel audio disimpan semuanya di media penyimpanan dalam bentuk digital. Karena ukurannya yang besar, file WAV jarang digunakan sebagai file audio di Internet. 8

3) Format Audio Interchange File Format (AIFF), (Ekstensi :.aiff,.aif,.aifc). File AIFF merupakan format file audio standar yang digunakan untuk menyimpan data suara untuk PC dan perangkat audio elektronik. 4) Format MPEG Audio Layer 3 (MP3), (Ekstensi :.mp3). Prinsip yang dipergunakan oleh MP3 adalah mengurangi jumlah bit yang diperlukan dengan menggunakan model psychoacoustic untuk menghilangkan komponen-komponen suara yang tidak terdengar oleh manusia sehingga adapat digolongkan file audio dengan kompresi lossy. 5) Format MIDI, (Ekstensi :.mid). Merupakan standar yang dibuat oleh perusahaan alat-alat music elektronik berupa serangkaian spesifikasi agar berbagai instrument dapat berkomunikasi. Representasi Video 1) Video: Teknologi untuk menangkap, merekam, memproses, mentransmisikan dan menata ulang gambar bergerak. 2) Berkaitan dengan penglihatan dan pendengaran 3) Video merupakan gabungan gambar dengan audio Standar Frame Rate Standar Pengguna Deskripsi NTSC Amerika Serikat, Kanada, Meksiko, Jepang Satu frame video terbuat dari 525 garis horizontal yang di-scan dan digambar ke dalam tabung gambar berlapis fosfor setiap 1/30 detik dengan electron yang bergerak cepat. Gerakan electron membuat dua lintasan (genap dan ganjil) ketika menggambar satu frame video. Masing-masing lintasan melukis sebuah field (dalam kecepatan 60 Hz), dan dua field dikombinasikan untuk menciptakan satu frame dengan kecepatan 30 fps (frame per second). 9

PAL SECAM Inggris, Eropa Barat, Australia, Afrika Selatan, Cina dan Amerika Selatan Perancis, Eropa Timur, USSR, dan beberapa negara lain Meningkatkan resolusi layar menjadi 625 garis horizontal, namun memperlambat kecepatan scan menjadi 25 frame per detik. Sama seperti NTSC, garis genap dan ganjil digabungkan, setiap field memerlukan 1/50 detik untuk menggambar (50 Hz) Menggunakan system 625 garis horizontal, 50 Hz, namun berbeda dari system warna NTSC dan PAL dalam hal teknologi dan metode penyiaran. Encoding dan Digitalisasi video analog Proses digitalisasi sinyal analog ke digital : 1) Sampling rate, mencari nilai parameter scanning pada video, nilai resolusi horizontal, resolusi vertical, frame rate dan aspect ratio. Berdasarkan parameter tersebut diperoleh total nilai minimum sampling rate (S). 2) Memberikan tingkatan kuantisasi, yaitu maksimum noise yang dibenarkan, toleransi kehilangan paket gambar perdetiknya antara 5 s.d 10% 3) Digitalisasi warna video : memberikan perwakilan 3 warna : merah, biru, hijau (RGB). Makin banyak warna yang terwakilkan makin baik (memerlukan kapasitas penyimpanan yang besar). Warna direpresentasikan dalam bit (8-bit, 16-bit, 24-bit, dst). Video digital menggunakan variasi non-linier dari RGB yang dinamakan YCbCr, dimana Y mewakili luminance atau brightness, sedangkan CbCr merepresentasikan chrominance ( pure color). Format file Audio 1) AVI, Biasanya digunakan untuk format DVD, Dapat dibuka dengan aplikasi video seperti CyberLink PowerDVD, Windows Media Player, dan yang lainnya. 2) FLV (File Flash Video), Dapat dibuka dengan aplikasi video flash seperti Total Video Player, FLV Player atau yang lainnya. 3) MOV, Ukuran Frame 320 24, Warna : Million, Frequensi Sound 22Khz, Size Per menit 15250Kb 10

4) MPEG, merupakan salah satu dari format standar MPEG yang digunakan dalam pengompresan suara dan gambar dalam video CD. MPEG-1 mendukung format audio yang biasa kita ketahui dengan ekstensi mp1, mp2 dan mp3. MPEG-2 penggunaannya ditujukan pada transmisi-transmisi TV dan aplikasi-aplikasi lainnya yang memiliki kemampuan sampai 6 Mbps. 5) Mpeg untuk SVCD, Ukuran Frame 480 576, Warna : Million, Frequensi Sound 44Khz,, Size Per menit 15MB 11

Referensi Arms, William Y. 2001. Digital Libraries. London: The MIT Press. Deegan, Marilyn [and] Simon Tanner. 2002. Digital Futures: strategies for the information age. London: Library Association Publishing. Liauw, Toong Tjiek [and] Aditya Nugraha. Open Access: Menyuburkan Plagiarisme?. Visi Pustaka. Volume 11 Nomor 3 Desember 2009. Rasiman. Digitalisasi Local Content (USU Repository): Studi Kasus Perpustakaan USU. Makalah disampaikan pada SEMINAR DAN WORKSHOP PEMBERDAYAAN REPOSITORI PERPUSTAKAAN UNTUK MENINGKATKAN MUTU DAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN, Universitas Sumatera Utara, Medan. 2011. Sulistyo Basuki. 2001. Local Content: Harta Karun yang Tersembunyi. Makalah Disampaikan pada Seminar/Lokakarya Nasional Local Content: Perubahan Paradigma di Bidang Informasi. Universitas Kristen Petra, Surabaya, 29 30 Agustus 2001. Kuny, Terry. 1995. An Introduction to Digitization Technologies and Issues <http://www.collectionscanada.ca/9/1/p1 213 e.html> 23 Desember 2005. 12