PERANCANGAN DATABASE SISTEM INVENTORI GUNA MENINGKATKAN EFISIENSI PENGENDALIAN BARANG PADA CV. DYSNA MEDISOFT CIREBON. =============== Oleh : Nana Suarna, ST, M.Kom ================ Abstrak Dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi dewasa ini, mendorong perusahaan untuk berkompetensi dalam bidang bisnis, usaha dan perdagangan. Khususnya untuk inventori merupakan bagian penting bagi suatu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan. Oleh karena itu perlunya mengorganisir data-data inventori secara baik untuk mengawasi persediaan barang dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan terhadap konsumen. Penelitian ini untuk memperoleh data dan informasi sebagai upaya menganalisa kebutuhan sistem untuk perancangan database inventori. Database adalah suatu media penyimpanan informasi yang diperlukan oleh sistem inventori. Untuk membangun suatu database yang baik dibutuhkan beberapa langkah atau tahapan sebagai pedoman untuk memperoleh database yang baik dan senormal mungkin. Hal ini bertujuan agar informasi yang disimpan dalam suatu database dapat diolah secara efektif dan efisien. Hasil penelitian yang diperoleh berupa file atau relasi-relasi dari normalisasi tahap ke empat untuk sistem inventori. File relasi yang diperoleh merupakan database yang benar-benar normal dan tidak mengalami kehilangan informasi. Tahapan akhir yaitu perancangan fisik untuk mempermudah implementasi database sesuai dengan kebutuhan sistem inventori pada perusahaan, melalui pendekatan sistem atau model sistem Development Life Cycle. Kata Kunci : Perancangan, Database, Inventori, SDLC Latar Belakang Masalah Seiring dengan pesatnya kemajuan Teknologi Informasi dewasa ini, informasi merupakan hal yang sangat penting dalam menjalankan suatu pekerjaan dan kegiatan usaha. dimana sekarang ini suatu Instansi dituntut untuk bekerja lebih cepat dan efisiensi dalam segi peng-administrasian keuangan. Teknologi Informasi merupakan sarana yang sangat penting dan menunjang bagi suatu badan/instansi/departemen/perusahaan baik dalam skala kecil, sedang, ataupun besar, sehingga dengan informasi dapat diharapkan mempermudah pekerjaan dan tujuan dapat tercapai secara maksimal. Informasi merupakan unsur yang mengkaitkan fungsi fungsi manajemen yang terdiri dari perencanaan, pengoperasian, dan pengendalian perusahaan. Tanpa informasi suatu perusahaan tidak akan bisa menjalankan kegiatan operasional dengan baik. Oleh sebab itu untuk menunjang pelaksanaan informasi perusahaan yang baik dan teratur, maka diperlukan analisa dan perancangan database yang terintegrasi. Oleh karena itu dibutuhkan suatu database untuk sistem inventori yang terkomputerisasi, dengan database yang reliable agar dapat memberikan pelayanan yang maksimal untuk kebutuhan sistem. Dengan dibuatnya suatu database untuk sistem inventori ini diharapkan dapat mempermudah perusahaan dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya yaitu dengan memberikan kemudahan dalam pencarian, pengambilan dan penggunaan data inventori. Dimana sistem ini akan selalu memastikan suatu data yang diberikan kepada pengguna secara cepat, tepat dan akurat. Jurnal Online ICT STMIK IKMI Vol. 1 Juli 2012 4
Melihat akan pentingnya sistem inventori tersebut diatas, penulis tertarik untuk meninjau permasalahan dari sudut ilmu yang penulis amati, untuk mengadakan penelitian mengenai persediaan barang dengan judul PERANCANGAN DATABASE SISTEM INVENTORI GUNA MENINGKATKAN EFISIENSI PENGENDALIAN BARANG PADA CV. DYSNA MEDISOFT CIREBON. Perumusan Masalah idak efektipan dan efisiensi kerja system dikarenakan belum adanya sebuah basis data. Maka untuk itu dicari dan dikumpulkan alternatif-alternatif penyebab terjadinya masalah untuk diteliti sesuai dengan batasan kemampuan peneliti (Penulis). Adapun perumusan masalah berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas adalah sebagai berikut : 1. Belum mengetahui deskripsi tentang basis data untuk komputerisasi sistem inventori pada CV. Dysna Medisoft Cirebon 2. Belum menemukan cara untuk merancang sebuah basis data yang efektif dan efisien secara komputerisasi untuk system inventory pada CV. Dysna Medisoft Cirebon Identifikasi Masalah Tahap awal sebelum melakukan penelitian, alangkah baiknya jika terlebih dahulu mengidentifikasi permasalahan-permasalahan untuk membantu peneliti dalam mengumpulkan data. Identifikasi masalah yaitu merinci masalah yang telah dirumuskan secara jelas, tegas dan kongkrit sampai tingkat operasional menjadi bagian-bagian, komponen-komponen atau unsurunsur agar memudahkan penelitian dan pengumpulan data. Berdasarkan identifikasi dan uraian singkat maka permasalahan yang ada belum dapat membantu menyajikan informasi untuk : 1. Jenis produk penjualan, 2. Pemasukan barang Pengeluaran barang, 4. Pelaporan periodic. Maksud dan Tujuan Penelitian a. Maksud Penelitian Setiap penelitian tentunya memiliki maksud dan tujuan. Maksud dari penelitian yaitu berpijak pada perumusan masalah. Menunjuk pada apa yang akan dikerjakan dalam penelitian dan operasionalisasi, metode penelitian yang akan digunakan. Maksud dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Mendeskripsikan basis data untuk komputerisasi sistem inventori yang belum terintegrasi yang selama ini dilaksanakan pada CV. Dysna Medisoft Cirebon. 2. Menemukan cara untuk merancang sebuah basis data yang efektif, efisien dan sistem informasi dalam pengendalian barang pada CV. Dysna Medisoft Cirebon b. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian yaitu berpijak pada identifikasi masalah dan menunjuk pada hasil yang ingin dicapai dalam penelitian, operasionalisasi metode penelitian, sehingga tujuan penelitian yang dilakukan dapat, sebagai berikut : 1. Memperoleh deskripsi tentang kebutuhan basis data untuk komputerisasi sistem inventori pada CV. Dysna Medisoft Cirebon. Jurnal Online ICT STMIK IKMI Vol. 1 Juli 2012 5
2. Memperoleh untuk merancang sebuah basis data yang efektif dan efisien untuk komputerisasi sistem inventori. Manfaat Hasil Penelitian Secara garis besar tujuan penelitian yaitu untuk memberikan solusi atas permasalahan ataupun kejanggalan yang terjadi dalam perusahaan/organisasi. Sedangkan solusi tersebut diperoleh dari hasil penelitian yang sudah dilakukan. Kegunaan atau manfaat dari hasil penelitian dapat dilihat dari aspek teoritis (keilmuan) maupun aspek praktis aplikatif. Adapun manfaat hasil penelitian yang ingin dicapai oleh peneliti dilihat dari aspek keilmuan adalah : 1. Menambah pengetahuan tentang basis data untuk komputerisasi sistem inventori bagi perusahaan/instansi 2. Memperoleh ilmu pengetahuan tentang teknik perancangan basis data untuk sistem inventori 3. Mengenalkan teknologi dari basis data untuk system inventori kepada user atau pengguna sistem 4. Mengetahui manfaat dari perancangan basis data dari sistem persediaan yang awal secara manual menjadi secara komputerisasi Selain dari aspek keilmuan. Manfaat hasil penelitian dapat dilihat dari aspek praktis aplikasi sbb: 1. Dapat menentukan langkah dalam merancang dan membangun sebuah basis data untuk sistem inventori. 2. Dapat merancang dan membangun sebuah basis data relasional untuk sistem inventori 3. Sebagai alternatif solusi dan implementasi dari basis data untuk sistem inventori yang efektif dan efisien 4. Memudahkan dalam pembuatan laporan untuk data inventori 5. Memudahkan dalam pengambilan langkah dan kebijakan untuk kemajuan perusahaan berdasarkan laporan data persediaan. Berikut: Rancangan pembuatan aliran sistem (Data Flow Diagram) untuk Inventori Penjualan dapat digambarkan di bawah ini : Jurnal Online ICT STMIK IKMI Vol. 1 Juli 2012 6
Data barang, Gudang Detail barang Pembelian Data penjualan & transaksi penjualan Pejualan, Transaksi Pembelian & Retur beli Laporan Inventori Data barang, Alokasi dan barang Laporan Inventori Laporan Inventori Sisten Inventori Laporan penjualan Laporan retail Data barang, Branch Manager Accounting Data penjualan Detail penjualan Transaksi penjualan & retur Penjulan Retail Gambar 1: Rancangan (Data Flow Diagram) Berikut: Perancangan bentuk Transformasi ER Model ke bentuk Table untuk Inventori Penjualan dapat digambarkan di bawah ini : Detal Detail _ Nama_ Harga_Satuan _ Nama Harga Satuan Memilki Jurnal Online ICT STMIK IKMI Vol. 1 Juli 2012 7
_ Nama STOK Stok Mempunyai Stok Stok No_Faktur Retur PENJUALAN No Faktur Retur Penjualan _ STOK Faktur Jumlah Penjualan Total Harga Menjual _ Total_Harga Nama_ Harga_Satuan Pembelian Alokasi Retur _Alokasi Retur Pembelian Transaksi Pembelian Alokasi Jumlah Alokasi _Alokasi _ Membeli Jumlah_Alokasi _ Nama_ Harga_Satuan Gambar 2: Transformasi E-RM ke Bentuk Tabel Jurnal Online ICT STMIK IKMI Vol. 1 Juli 2012 8
Berikut Tampilan basis data sistem Inventori dapat digambarkan di bawah ini : Tabel : BARANG Tabel : DETAIL BARANG Tabel : PEMBELIAN Tabel : TRANSAKSI PEMBELIAN Tabel : RETUR Jurnal Online ICT STMIK IKMI Vol. 1 Juli 2012 9
Tabel : PENJUALAN Tinjauan Pustaka Untuk mendapatkan hasil penelitian yang optimal dipergunakan sumber yang menunjang atau mendukung dalam memecahkan permasalahan. Sumber tersebut diantaranya berupa informasi secara lisan dan informasi tertulis. Informasi secara lisan diperlukan ketika jawaban atas permasalahan tidak ada dalam tulisan, sedangkan data tertulis diperlukan sebagai bahan acuan dalam membahas permasalahan secara teoritis. Dalam buku karangan Bambang Dwiloka & Rati Riana (2005:40) menyebutkan bahwa tujuan kerangka teoritis adalah untuk menemukan teori (Hukum, dalil, hipotesis) dan menemukan metodologi (Ukuran, sampel, teknik pengambilan sampel, model penelitian, teknik analisis data) yang sesuai dengan penelitian yang dilakukan. Teori-teori ini nantinya akan digunakan sebagai panduan dalam penelitian, dan akan dibahas pada sub-sub bab berikut ini: a. Pengertian Persediaan data Stok. Istilah persedian barang (Inventori) suatu istilah umum yang menunjukan segala suatu atau sumber daya sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Adapun pengertian Inventori barang dagangan adalah untuk menunjukkan adanya barang-barang yang tujuannya untuk dijual kembali melalui kegiatan perusahaan yang normal serta barang yang masih dalam proses produksi (Work in process). (Nugroho Widiyanto,2001:45) b. Basis Data (Database) Basisdata selalu terdiri atas 3 hal : Kumpulan data yang terorganisir, relasi antar data dan objectifnya. Ada banyak pilihan dalam mengorganisasi data, ada banyak pertimbangan dalam membentuk relasi antar data, tetapi pada akhirnya yang terpenting adalah objektif utama yang selalu harus kita ingat : Kecepatan dan kemudahan beriteraksi dengan data yang dikelola/diolah. (Fathansyah, 2004). c. Tahapan Perancangan Basis Bata Pada dasarnya basis data sangat berkaitan dengan sistem informasi, karena basis data merupakan bagian/komponen penting pembentuk suatu sistem informasi. Dengan adanya keterkaitan erat tersebut maka basis data dibuat berdasarkan kebutuhan sistem informasi dari tempat yang bersangkutan. a) Pengumpulan dan analisis kebutuhan Suatu tahapan perancangan basis data dimana dilakukan pengumpulan terhadap informasi yang diperlukan untuk perancangan basis data. Tahapannya mulai dari : mengumpulkan data, memformat data, dokumentasi yang diperlukan, mendesain, implementasi basis data dengan bantuan DFD. Jurnal Online ICT STMIK IKMI Vol. 1 Juli 2012 10
b) Perancangan konseptual Pembentukan model konseptual berdasarkan informasi perusahaan mencakup keseluruhan aspek fisik, bentuk perancangan berupa E-R Model c) Perancangan logik Database lojik dibentuk berdasarkan informasi perusahaan yang independen namun mengacu pada DBMS tertentu. Pembentukan desain logik mengacu pada desain secara konseptual. Perancangan konseptual tidak mutlak digunakan karena masih perlu dilakukan normalisasi. d) Perancangan fisik Menggambarkan tentang struktur penyimpanan dan metode akses yang efisien terhadap data sehingga berkaitan secara langsung dengan DBMS yang akan digunakan, merancang dokumen, merancang tabel, merancang interface dan melakukan pemilihan DBMS sebagai implementasi basis data. Pendekatan Masalah Pendekatan masalah yaitu menjelaskan tentang langkah-langkah, tahapan atau prosedur yang ditempuh untuk mencapai hasil penelitian. Point-point pendekatan masalah untuk memperoleh hasil penelitian yaitu sebagai berikut : 1. Menganalisa basis data untuk sistem inventori antara lain : a. Mendefinisikan kebutuhan sistem inventori b. Mendefinisikan basis data untuk inventori fisik. 2. Merancang basis data untuk sistem inventori a. Komponen basis data b. Model basis data c. Perancangan basis data d. Normalisasi basis data e. Pengujian basis data f. Tampilan tabel/basis data 3. Implementasi Basis data a. Pemilihan DBMS yang sesuai b. SDM/User yang diperlukan Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilaksanakan dapat disimpulkan : 1. Mengetahui kebutuhan basis data untuk system inventori barang 2. Memperoleh basis data untuk inventory senormal mungkin 3. Tidak terdapat lossy-join decomposition (Kehilangan informasi) untuk setiap penguraian table. 4. Dapat langsung diimplementasikan berdasarkan rancangan fisik 5. Memerlukan ruang/space penyimpanan basis data yang besar Dengan perancangan basis data berdasarkan kebutuhan sistem yang akurat berpotensi untuk dikembangkan, dan menghasilkan basis data yang relevan dengan system yang berjalan sebelumnya. Sehingga dapat meningkatkan efisiensi pelayanan terhadap system inventori barang dan meningkatkan pengawasan barang pada perusahaan/instansi. Jurnal Online ICT STMIK IKMI Vol. 1 Juli 2012 11
Referensi 1. Abdul Kadir, 2008, Dasar perancangan & Implementasi Database Relasional, CV. Andi Offset, Yogyakarta. 2. Simarta, Janner, 2007, Perancangan Basis Data, CV Andi Offset, Yogyakarta. 3. Indrajani, 2009, Sistem Basis Data dalam paket Five In One, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta 4. Fathansyah, 2004, Sistem Basis Data, Penerbit Informatika, Bandung. 5. Dwiloka, Bambang & Rati Riana, 2005, Teknik Menulis Karya Ilmiah, Binekacipta, Jakarta,. Riwayat Penulis Nana Suarna, ST, M.Kom., adalah Dosen STMIK IKMI Cirebon, Menyelesaikan S1-Teknik Informatika di STMIK Tulus Cendekia Bandung, dan menyelesaikan Magister Komputer (S2) Sistem Informasi di Universitas Dian Nuswantoro Semarang. Tempat tinggal : Alamat Jl. Gn. Galunggung II D5 No. 90 Cirebon, e-mail : st_nana@yahoo.com, Hp. 081 912 940 556 Jurnal Online ICT STMIK IKMI Vol. 1 Juli 2012 12