PENGATURAN PROGRAM DAFTAR PERKIRAAN DAFTAR BANK DAFTAR CUSTOMER TRANSAKSI KEUANGAN PROSES JURNAL VALIDASI DATA LAPORAN BAGAIMANA CARA MENDAPATKAN UPDATE TERBARU PENGATURAN PROGRAM Pengaturan program dilakukan setelah instalasi program atau bila ada perubahan lain yang ingin anda terapkan pada program. Pengaturan dibagi dalam bagian yaitu: Program Wallpaper Database Tanggal Periode Lokasi Laporan Nomor Seri file:///g /Yanes/Programs/OldApplics/Acc72/Doc/ACCOUNT_Q_VERSI_3A.htm (1 of 17)30/03/2010 14:17:34
Sebelum melakukan perubahan pada program, hubungan ke database harus diputus dengan cara: Menu Pengaturan -> Disconnect from Database Untuk menampilkan jendela pengaturan: Menu Pengaturan -> Konfigurasi Program Program Wallpaper Anda dapat memilih wallpaper untuk program. Misalnya, foto perusahaan anda, logo, dan foto apapun yang anda inginkan. double click pada kotak edit Main Picture file:///g /Yanes/Programs/OldApplics/Acc72/Doc/ACCOUNT_Q_VERSI_3A.htm (2 of 17)30/03/2010 14:17:34
Browse ke arah gambar yang anda inginkan, jenis file harus yang bertipe bitmap (*.bmp) Database Database yang dapat digunakan pada program ini adalah salah satu dari Microsoft SQL Server (bisa pada komputer lokal atau terhubung ke server), atau Microsoft Access (*.mdb) Bila anda menggunakan MS Access Database: double click pada kotak edit Server Jendela Data Link Properties akan tampil file:///g /Yanes/Programs/OldApplics/Acc72/Doc/ACCOUNT_Q_VERSI_3A.htm (3 of 17)30/03/2010 14:17:34
Pada halaman Provider pilih Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider klik Next (menuju halaman Connection) Browse database yang bersesuaian dengan program anda melalui Select or Enter a database name. klik OK Bila anda menggunakan MS SQL Server: double click pada kotak edit Server Jendela Data Link Properties akan tampil Pada halaman Provider pilih Microsoft OLE DB Provider for SQL Server klik Next (menuju halaman Connection) 1. Select or enter a server name: Bila database ada pada computer anda (bukan server), ketik (local) bila database ada pada server ketik nama server 2. Isi User Name dan Password yang telah diberikan kepada anda 3. Pilih database yang bersesuaian tekan tombol Test Connection untuk mengetahui bahwa koneksi telah valid. Klik OK Tanggal Periode Periode database program memiliki keabsahan selama 1 (satu) tahun. Artinya, setiap database memiliki masa pakai selama satu tahun dan akan ditutup. Anda dapat memiliki beberapa database dengan tahun yang berbeda. Sesuaikan database yang anda gunakan dengan tanggal periode ini. file:///g /Yanes/Programs/OldApplics/Acc72/Doc/ACCOUNT_Q_VERSI_3A.htm (4 of 17)30/03/2010 14:17:34
Misalnya database untuk tahun 2008: Tanggal periode: 1/1/2008 2009: Tanggal periode: 1/1/2009 dan seterusnya Program ID: Isi dengan 01 Nomor Serial Setelah pembayaran kepada Supplier Program dilakukan (untuk menjaga agar programmer tetap bisa hidup dan bekerja), anda akan menerima Nomor Serial. Masa percobaan program selama 90 hari akan diganti dengan penggunaan tanpa batas waktu, bila nomor ini benar. Setiap data yang anda buka melalui menu, akan muncul dalam bentuk daftar. Bila data masih kosong maka jumlah baris juga = 0. Bila anda meng-klik kanan pada Data Form, akan muncul popup menu seperti berikut Yang memungkinkan anda melakukan proses: file:///g /Yanes/Programs/OldApplics/Acc72/Doc/ACCOUNT_Q_VERSI_3A.htm (5 of 17)30/03/2010 14:17:34
Menambah data (Add) dapat digantikan dengan menekan F5 Mengubah data (Edit) dapat digantikan dengan menekan F6 Menghapus Data (Delete) dapat digantikan dengan menekan Ctrl + Del (tekan tombol Ctrl tahan, tekan tombol Del) View Data, hanya untuk dilihat, tidak dapat diedit, dapat digantikan dengan menekan Ctrl +W Refresh dan Reload memiliki fungsi yang hampir sama kecuali pada Data Form tertentu yang memiliki batas tanggal (Keuangan dan Jurnal). Bila batas tanggal diubah, gunakan Reload untuk mendapatkan data yang sesuai dengan batas tanggal. Refresh tidak memiliki efek demikian. First: Ke awal data Prior: Mundur satu record Next: Maju satu record Last: Ke akhir data Close: Menutup Form Data Pada data biasanya terdapat ID. ID harus unik (beda pada setiap record) DAFTAR PERKIRAAN Pekerjaan awal dalam program ini adalah mengatur struktur perkiraan yang sesuai dengan usaha anda. Silahkan minta pengarahan pada Konsultan Akuntansi anda mengenai perkiraan apasaja yang akan anda gunakan pada program ini. Namun, ada beberapa perkiraan yang telah di-kunci pada data ini karena sifatnya mendasar. 1-0000 Asset 1-1000 Aktiva Lancar 1-2000 Kas dan Setara Kas 1-4000 Piutang file:///g /Yanes/Programs/OldApplics/Acc72/Doc/ACCOUNT_Q_VERSI_3A.htm (6 of 17)30/03/2010 14:17:34
1-6000 Persediaan 1-9000 Aktiva Tetap 2-0000 Kewajiban 2-1000 Kewajiban Lancar 3-0000 Modal Usaha 3-6000 Laba 3-9999 Kesetimbangan (historical Balancing) 4-0000 Pendapatan Untuk perkiraan lainnya dapat anda tambah, ubah, atau hapus dengan cara seperti berikut: Buka Daftar Perkiraan dari Menu Umum -> Daftar Perkiraan Di situ terdapat 8 halaman menurut kategori perkiraan 1. Asset 2. Kewajiban 3. Asset Bersih 4. Pendapatan 5. Harga Pokok Penjualan 6. Biaya Operasional 7. Pendapatan Lain-lain 8. Biaya Lain-lain Pilih halaman yang dikehendaki untuk menambah perkiraan. Anda dapat melakukan proses Add, Edit, Delete pada data ini. file:///g /Yanes/Programs/OldApplics/Acc72/Doc/ACCOUNT_Q_VERSI_3A.htm (7 of 17)30/03/2010 14:17:34
Jendela Data Perkiraan memuat data sebagai berikut: 1. Sub Of: Kepala Group dari perkiraan. Double klik pada ID Sub Of untuk memperoleh data 2. Account: Perkiraan yang akan anda proses. Isi kode perkiraan kemudian nama untuk perkiraan. 3. Heading: Cawang bila perkiraan ini akan menjadi kepala group. 4. Active: Cawang bila perkiraan ini digunakan 5. Opening: Saldo Awal dari perkiraan (tidak berlaku untuk kepala group) 6. Total Name: Nama yang akan digunakan dalam laporan bila ada proses penjumlahan saldo (hanya berlaku untuk kepala group) Klik Save untuk menyimpan data. DAFTAR BANK Data Perkiraan harus ada sebelum mengisi daftar bank. Daftar Bank mengacu pada perkiraan. Daftar Bank terdiri atas 2 halaman: file:///g /Yanes/Programs/OldApplics/Acc72/Doc/ACCOUNT_Q_VERSI_3A.htm (8 of 17)30/03/2010 14:17:34
1. Kas Terdapat data Kas (umum), dapat ditambahkan Kas Kecil. 2. Bank Bank mana saja yang bertransaksi dengan perusahaan anda. Menu yang membuka daftar bank: Menu Umum -> Daftar Bank Proses Add, Edit, Delete dapat digunakan melalui form ini Proses Data Bank memiliki fields sebagai berikut 1. Bank ID: Kode Bank : harus unik 2. Bank Name: Nama Bank 3. Bank Account: Nomor Rekening 4. Contact Person : Orang yang dihubungi 5. Account Number : Kode Perkiraan (menurut Daftar Perkiraan) 6. Address : Alamat Bank 7. City : Kota file:///g /Yanes/Programs/OldApplics/Acc72/Doc/ACCOUNT_Q_VERSI_3A.htm (9 of 17)30/03/2010 14:17:34
8. Postal Code : Kode Pos 9. Phone : Telepon 10. Fax : Facsimile DAFTAR DEPARTEMEN Daftar Departemen digunakan untuk mewadahi Customer, menggolongkan customer menurut Menu : Umum -> Daftar Departemen DAFTAR CUSTOMER Daftar Customer digunakan untuk mengetahui transaksi yang berkaitan dengan Customer. Customer dalam hal ini dapat berupa pihak lain, perusahaan, rekanan, ataupun internal seperti karyawan yang menangani pengadaan barang dan jasa. Sebelum mengisi Daftar Customer, sebaiknya isi dulu Daftar Departemen. Menu: Umum -> Daftar Customer file:///g /Yanes/Programs/OldApplics/Acc72/Doc/ACCOUNT_Q_VERSI_3A.htm (10 of 17)30/03/2010 14:17:34
Proses: Add, Edit, Delete dapat dilakukan melalui form ini. Dalam proses data terdapat field sebagai berikut ID: Kode Customer : Unik Nama: Nama Customer Departemen: Double Click pada ID Departemen untuk mendapatkan info Departemen Alamat: Alamat Kota: Kota Kode Pos: Kode Pos Telpon: Telpon Faksimile: Faksimile file:///g /Yanes/Programs/OldApplics/Acc72/Doc/ACCOUNT_Q_VERSI_3A.htm (11 of 17)30/03/2010 14:17:34
Status: Menyatakan Customer masih aktif atau tidak TRANSAKSI KEUANGAN Proses keluar masuknya uang melalui kas dan bank biasanya ditangani oleh seorang kasir (pelaksana keuangan) dan dilaporkan melalui bukti kas atau bank. Transaksi keuangan terdiri dari: 1. Pemasukan Kas 2. Pengeluaran Kas 3. Pemasukan Bank 4. Pengeluaran Bank Hasil masukan diolah program menjadi Laporan Keuangan Bila program menggunakan 2 operator: 1. Pelaksana Keuangan 2. Pelaksana Akuntansi maka transaksi keuangan akan diproses oleh pelaksana keuangan, dan jurnal atas transaksi dilakukan oleh pelaksana akuntansi. Menu: Transaksi -> Proses Keuangan Form Data ini memiliki batas tanggal dalam 1 bulan. file:///g /Yanes/Programs/OldApplics/Acc72/Doc/ACCOUNT_Q_VERSI_3A.htm (12 of 17)30/03/2010 14:17:34
Tanggal secara otomatis akan ditentukan oleh program. Tanggal program dan tanggal system (Windows) normalnya selalu sama. Bila anda memiliki banyak transaksi pada tanggal yang sama klik menu Pengaturan -> Tanggal Transaksi, untuk mengubah tanggal program. Saat anda menambah data (Add) maka Transaction Date akan menunjuk ke tanggal yang telah anda tetapkan tadi. Tanggal program sekarang tidak sama dengan tanggal system hingga anda mengubahnya kembali sesuai dengan tanggal system. Reference Number (Nomor Referensi, nomor bukti) secara otomatis dibuat oleh program berdasarkan jenis transaksi dan bank. Bila kode bank menunnjuk ke Kas maka kemungkinan kode yang dibuat adalah BKM (bukti kas masuk), atau BKK (bukti kas keluar). Bila menunjuk ke Bank maka kode adalah BBM atau BBK. Khusus untuk transaksi Bank, anda harus melengkapi datanya terlebih dahulu pada Daftar Bank. Bila ada customer yang anda tetapkan dalam transaksi ini anda boleh melakukan double klik pada Customer ID dan informasi customer akan menyediakan pilihan bagi anda. Description adalah uraian terhadap bukti yang anda buat. Jumlah (Amount) adalah jumlah rupiah dalam transaksi, selalu bernilai positif karena Debit dan Credit secara otomatis mengikuti jenis transaksi yang anda buat. Dua angka yang mengapit Jumlah (Amount) adalah saldo awal dan saldo akhir sebagai acuan. PROSES JURNAL file:///g /Yanes/Programs/OldApplics/Acc72/Doc/ACCOUNT_Q_VERSI_3A.htm (13 of 17)30/03/2010 14:17:34
Jurnal dapat diaktifkan melalui menu: Transaksi -> Jurnal, atau Transaksi -> Pemasukan Kas hingga Memorial. Proses pengisian data secara garis besar sama dengan yang dibahas pada proses keuangan. Bedanya terdapat detail data yang menguraikan pos perkiraan terhadap bukti kas dan bank. Setelah anda mengisi Jumlah (Amount) tekan tombol Tambah Jurnal maka perkiraan Kas atau bank terkait dengan bukti akan menempati urutan pertama dengan nilai debit atau credit yang sesuai dengan bukti. Untuk detail berikutnya, tekan tombol Enter untuk memasuki baris ke-2 tekan tombol Enter lagi untuk memilih Perkiraan. Isi nilai debit atau credit sesuai dengan pos perkiraan terkait sambil memantau kotak edit Out Of Balance yang menerangkan ketidak-imbangan. Data benar bila nilai Out Of Balance = 0. file:///g /Yanes/Programs/OldApplics/Acc72/Doc/ACCOUNT_Q_VERSI_3A.htm (14 of 17)30/03/2010 14:17:34
Pada contoh gambar, terdapat transaksi Bank. Pada baris ke dua terdapat perkiraan piutang. Bila transaksi bank berada pada kolom debet, double click pada baris piutang, kolom credit maka nilai yang ada pada Out Of Balance akan mengisi kolom kredit pada baris ke-2 (piutang), Jurnal telah imbang dan Out Of Balance akan menjadi 0. Klik tombol Save untuk menyimpan data. VALIDASI DATA Dalam proses pengisian data, kadang kita harus kembali melakukan perubahan pada tanggal yang mundur dari tanggal transaksi terakhir. Data yang ditambahkan atau diubah dengan tanggal yang mundur akan menyebabkan laporan menjadi tidak valid. Lakukan validasi pada data keuangan melalui menu Transaksi -> Perbaikan Keuangan, dan atau data jurnal melalui menu Transaksi -> Perbaikan Jurnal Namun, kesalahan laporan juga dapat terjadi akibat jurnal yang tidak imbang (nilai Out Of Balance tidak sama dengan 0). Buka menu Transaksi -> Jurnal Tak Imbang untuk menemukan record bermasalah tersebut. LAPORAN Beberapa laporan dapat ditampilkan melalui menu Laporan file:///g /Yanes/Programs/OldApplics/Acc72/Doc/ACCOUNT_Q_VERSI_3A.htm (15 of 17)30/03/2010 14:17:34
Atur batas tanggal dan parameter lainnya, kemudian klik tombol OK maka laporan akan tampil. Menu yang ada pada report adalah seperti gambar berikut: Navigasi file:///g /Yanes/Programs/OldApplics/Acc72/Doc/ACCOUNT_Q_VERSI_3A.htm (16 of 17)30/03/2010 14:17:34
BAGAIMANA CARA MENDAPATKAN UPDATE TERBARU Ikuti perkembangan Account Q dengan update terbaru pada http://yanes.net84,net/update_account_q/ file:///g /Yanes/Programs/OldApplics/Acc72/Doc/ACCOUNT_Q_VERSI_3A.htm (17 of 17)30/03/2010 14:17:34