UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA KETERANGAN MENGENAI MAJLIS KONVOKESYEN PROGRAM KERJASAMA UPM-IPTS KE-16 ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Tarikh Majlis Konvokesyen 1.1 Majlis Konvokesyen Program Kerjasama UPM-IPTS Ke-16 akan diadakan di Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PKKSSAAS), UPM. Tarikh : 5 NOVEMBER 2014 Hari Masa : RABU (1 SESI) : 2.00 5 petang Graduan boleh menyemak sebarang maklumat dari semasa ke semasa mengenai Majlis Konvokesyen termasuk susunan graduan mengikut program (rujuk Lampiran 1) melalui laman web rasmi UPMET: http://www.upmet.upm.edu.my/kerjasama 2. Kehadiran Graduan 2..1 Sebagaimana termaktub dalam Acara Konvokesyen UPM, Ijazah dan Diploma biasanya dikurniakan hanya kepada graduan yang hadir di sesuatu Konvokesyen dengan syarat bahawa Senat boleh, dalam keadaan luar biasa, memutuskan supaya sesuatu Ijazah atau Diploma dikurniakan tanpa hadir. 2.2 Semua graduan hendaklah mematuhi arahan kehadiran yang telah ditentukan mengikut sesi yang ditetapkan. 2.3 Graduan tidak dibenarkan menangguhkan Majlis Konvokesyen ataupun mewakilkan kepada orang lain bagi menghadiri Majlis Konvokesyen. 3. Yuran Graduan 3.1 Semua graduan, sama ada yang akan menghadiri Majlis Konvokesyen atau tidak adalah diwajibkan membayar yuran graduan mengikut kadar berikut:- Graduan Master : RM 200.00 Graduan Ijazah Bacelor : RM 200.00 Graduan Diploma : RM 200.00 3.2 Semua graduan perlu membuat pembayaran di kaunter CIMB Bank untuk mendapatkan resit bagi kegunaan pengambilan pakaian akademik (Jubah). (Sila rujuk perkara 4.5). 3.3 Yuran graduan hendaklah dibayar kepada UPMET selewat-lewatnya sebelum atau pada 30 Oktober 2014 sama ada menggunakan;- (a) Deposit Tunai CIMB Bank (No. Akaun: 800 216 7906) kepada UPM EDUCATION & TRAINING ; ATAU 1

(b) CIMBClicks (tertakluk graduan atau keluarga graduan merupakan pemegang akaun CIMB Bank) iaitu perkhidmatan perbankan peribadi melalui internet yang disediakan oleh CIMB Bank Berhad ke akaun UPM Education & Training Sdn. Bhd. (Untuk maklumat lanjut, sila layari laman web http://www.cimbclicks.com.my). **(PERINGATAN: BAYARAN SECARA TUNAI DI KAUNTER UPMET TIDAK DITERIMA) 3.4 Bagi graduan yang tidak menghadiri Majlis Konvokesyen, yuran graduan boleh dibayar pada bila-bila masa (waktu bekerja) melalui akaun CIMB Bank, UPM Education & Training). Salinan bayaran hendaklah diberikan kepada pihak UPM Education & Training sebelum mengambil skrol/transkrip. Skrol/Transkrip graduan hanya akan dikeluarkan selepas tarikh konvokesyen dan selepas segala yuran termasuk yuran graduan dan hutang tertunggak kepada pihak kolej dan pihak UPM (jika ada) dijelaskan. 3.5 Bagi graduan yang membuat pembayaran dengan menggunakan: (a) DEPOSIT TUNAI CIMB BANK NO AKAUN 1215 0011394 059. Graduan/wakil graduan hendaklah membawa Resit bank tersebut sebagai bukti yuran telah dijelaskan semasa meminjam pakaian akademik. (PERINGATAN: JANGAN POS RESIT BANK KE UPM); ATAU (b) Perkhidmatan cimbclicks, graduan/wakil graduan hendaklah membawa salinan cetakan transaksi yang mempunyai nombor rujukan transaksi (8 digit yang telah berjaya dikreditkan ke akaun UPM Education & Training Sdn. Bhd). 4. Pinjaman dan Pemulangan Pakaian Akademik 4.1 Graduan hendaklah terlebih dahulu membayar yuran graduan sebelum meminjam pakaian akademik. Pengesahan membuktikan bahawa yuran graduan telah dijelaskan perlu dikemukakan semasa meminjam pakaian akademik. 4.2 Pakaian akademik bagi graduan Ijazah Bacelor yang akan menghadiri Majlis Konvokesyen hendaklah dipinjam dari Universiti. Ia terdiri daripada sehelai jubah (warna maroon), sehelai hood (mengikut warna rasmi fakulti) dan satu unit mortar board. Manakala pakaian akademik bagi graduan Diploma terdiri daripada sehelai jubah (warna maroon) dan satu unit mortar board. 4.3 Graduan diminta memastikan:- (a) Jubah program pengajian adalah betul iaitu sama ada jubah Ijazah Bacelor atau Diploma. (b) hood yang diterima adalah betul dengan warna Fakulti. (c) pakaian akademik yang diterima berada dalam keadaan baik dan sempurna; dan 4.4 Graduan tidak dibenarkan meminda atau mengubahsuai mana-mana bahagian pakaian akademik yang dipinjam. 2

4.5 Urusan peminjaman pakaian akademik akan dilaksanakan di Dewan Kompleks Akademik Pusat, UPM (DKAP). Bagi memastikan urusan peminjaman pakaian akademik dapat berjalan dengan lancar dan teratur, semua graduan dikehendaki mengenal pasti dan patuh akan penetapan maklumat peminjaman pakaian akademik sebagaimana berikut: Tarikh 30Oktober 2014 (Khamis) Masa 9.30 pagi 1.00 petang 5.00 ptg 6.00 ptg (Kaunter pakaian akademik ditutup pada sebelah petang untuk Majlis Taklimat dan Raptai Konvokesyen dan akan dibuka semula selepas majlis selesai) 4 November 2014 (Selasa) 9.30 pg 5.00 ptg 4.6 Pakaian akademik yang dipinjam hendaklah dikembalikan semula di Dewan Kompleks Akademik Pusat, UPM (DKAP) pada tarikh dan masa yang ditetapkan seperti berikut sahaja:- Tarikh Masa 5 November 2014 (Rabu) 5.00 ptg 6.30 ptg 6 November 2014 (Khamis) 9.00 pg 12.45 tgh 2.15 ptg 5.00 ptg Rehat 12.45 tgh 2.15 ptg (Sila rujuk tarikh dan masa pemulangan pakaian akademik yang disertakan pada notis yang diberikan semasa graduan mengambil pakaian akademik (jubah). 4.7 Pihak Universiti akan mengenakan bayaran denda terhadap mereka yang lewat memulangkan pakaian akademik mulai 10 November 2014 ( Isnin) iaitu RM100.00 dan mulai 17 November 2014 akan dikenakan sebanyak RM 200.00. Bayaran denda hendaklah dibuat melalui CIMB Bank di akaun 800 216 7906 (UPM Education & Training), dan resit bayaran hendaklah dikemukakan semasa memulangkan pakaian akademik. 4.8 Pihak Universiti tidak akan bertanggungjawab di atas sebarang kerosakan atau kehilangan pakaian akademik yang dipinjam oleh graduan. 3

4.9 Jika pakaian akademik yang dipinjam itu rosak atau hilang, bayaran akan dikenakan dan skrol/transkrip tidak akan dikeluarkan sehingga bayaran tersebut dijelaskan. Kadar bayaran adalah seperti berikut:- Jubah Hood Mortar Board Ijazah Bacelor RM 400.00 RM 50.00 RM 60.00 Diploma RM 300.00 - RM 60.00 5. Pakaian Semasa Menghadiri Majlis Konvokesyen 5.1 Graduan Ijazah Bacelor dan Diploma yang menghadiri Majlis Konvokesyen hendaklah, dalam majlis itu, berpakaian seperti berikut (rujuk contoh di Gambarajah1):- Wanita - pakaian labuh hingga buku lali/skirt labuh, baju/blaus berlengan panjang dan lengkap menutup hingga ke leher/suit dan seterusnya memakai pakaian akademik. - Warna pakaian adalah bebas. - Bagi yang memakai tudung kepala, dicadangkan agar menggunakan tudung kepala warna cerah supaya mudah disesuaikan dengan warna hood fakulti masing-masing (program Bacelor). - Kasut hendaklah berwarna gelap dan bertutup pada bahagian hadapan dan belakang. - Kasut sukan/selipar/kasut yang terbuka di belakang/kasut berwarna cerah atau putih adalah TIDAK DIBENARKAN. - Skirt pendek TIDAK DIBENARKAN. - Pant suits adalah dibenarkan. - TIDAK DIBENARKAN memakai pakaian yang menutup muka. Lelaki - Kemeja lengan panjang berkolar, bertali leher dan lengkap memakai kot, berseluar slack berwarna gelap atau lengkap memakai Lounge Suit berwarna gelap, berstoking dan berkasut gelap dan seterusnya memakai pakaian akademik. - Seluar jeans dan seluar pendek TIDAK DIBENARKAN. - Kasut sukan/selipar/kasut berwarna cerah atau putih TIDAK DIBENARKAN. - Potongan rambut perlulah pendek dan kemas. 5.2 Majlis Konvokesyen ini adalah satu upacara rasmi Universiti. Graduan diingatkan supaya mematuhi peraturan pakaian seperti dinyatakan di atas. Graduan yang TIDAK MEMATUHI peraturan pakaian TIDAK AKAN DIBENARKAN masuk, berarak atau naik ke pentas untuk upacara pengurniaan Ijazah Bacelor atau Diploma. 4

6. Kad Jemputan 6.1 Kad Jemputan dan arahan lain hanya akan diedarkan semasa graduan/wakil graduan meminjam pakaian akademik. 6.2 Pihak Universiti tidak bertanggungjawab atas kehilangan kad jemputan yang telah diedarkan dan kad-kad yang hilang tidak akan diganti. 6.3 Setiap graduan akan diberikan satu (1) kad jemputan untuk lima (5) orang tetamu graduan masuk ke dalam dewan bagi menghadiri Majlis Konvokesyen di Dewan Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PKKSSAAS). 7. Majlis Taklimat dan Raptai Konvokesyen 7.1 Majlis Taklimat dan Raptai Konvokesyen akan diadakan seperti makluman berikut: Tempat : Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah Tarikh : 30 Oktober 2014 (Khamis) jam 2.30 petang 7.2 Graduan dikehendaki menghadiri taklimat dan raptai ini supaya lebih memahami acara yang akan dijalankan pada hari Konvokesyen nanti. 7.3 Pihak Universiti boleh menghalang mana-mana graduan yang tidak menghadiri Majlis Taklimat dan Raptai Konvokesyen daripada menyertai Majlis Konvokesyen Program Kerjasama UPM-IPTS Ke - 16. 8. Perarakan Graduan Pada Hari Konvokesyen Perhatian kepada ibu bapa dan graduan yang menyertai Majlis Konvokesyen dikehendaki meletak kenderaan di tempat meletak kenderaan yang disediakan oleh pihak Keselamatan UPM. (Lampiran 2) 8.1 Sesi Petang - Graduan yang hadir hendaklah berkumpul di tempat letak kereta Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah UPM selewat-lewatnya pada jam 1.45 petang tersebut. Perarakan graduan akan bermula pada jam 2.15 petang. Surau disediakan di Bangunan Pentadbiran dan di sisi kiri dan kanan Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah selain daripada Masjid UPM untuk memudahkan graduan/keluarga menunaikan sembahyang fardu Zohor. 8.2 Graduan diingatkan supaya berkumpul pada masa dan tempat yang ditetapkan. Bagi mengelakkan kesesakan lalu lintas menuju ke kampus, graduan diminta mematuhi arahan-arahan yang diberikan kelak oleh pegawai-pegawai bertugas. 8.3 Graduan diingatkan tidak membawa beg tangan atau barang-barang berharga semasa berkumpul untuk sesi perarakan graduan bagi mengelakkan kehilangan dan masalah timbul semasa sesi perarakan graduan. 8.4 Graduan yang lewat tidak dibenarkan masuk bagi menyertai Majlis Konvokesyen. 5

8.5 Graduan, Ibu bapa dan tetamu dinasihati untuk mengambil makan tengahari dahulu sebelum masuk ke dalam dewan bagi memastikan tidak berlaku sebarang kejadian yang tidak diingini. 8.6 Ibu bapa dan tetamu tidak dibenarkan membawa masuk jambangan bunga atau cenderamata ke dalam dewan kerana ia akan mengganggu kedudukan tetamu yang lain. 8.7 Graduan kelainan upaya (mengandung, cacat atau kecederaan) yang memerlukan bantuan peralatan seperti kerusi roda atau pembantu diminta memaklumkan kepada pihak Urus Setia Majlis Konvokesyen di talian 03-8959 3406/3407 atau emailkan permasalahan kepada syazwaniridhuan.upmholdings@gmail.com sebelum atau pada 30 Oktober 2014. 8.8 Graduan perlu mematuhi semua peraturan dan arahan dari pegawai petugas semasa majlis berlangsung. 8.9 Graduan dan tetamu graduan tidak dibenarkan meninggalkan Dewan sehingga majlis selesai. 9. Peraturan Masuk Dewan Bagi Tetamu Graduan 9.1 Pakaian: Tetamu Lelaki : Kebangsaan / Lounge Suit / Batik / Tertib Tetamu Perempuan : Kebangsaan / Sopan 9.2 Tetamu graduan boleh memasuki Dewan Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah melalui pintu-pintu yang ditetapkan oleh pegawa petugas. 9.3 Kanak-kanak di bawah umur 12 tahun, kamera, perakam video dan telefon bimbit tidak dibenarkan dibawa masuk ke dalam Dewan Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah, UPM semasa Majlis Konvokesyen dilangsungkan. 9.4 Bagi tujuan memudahkan aliran pergerakan tetamu, dan para graduan masuk dan ketika berada di dalam Dewan Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah, UPM. Sila rujuk pelan Dewan berkenaan di Lampiran 2. 10. Cara Pengurniaan 10.1 Kedudukan barisan dan susunan graduan sepanjang majlis berlangsung akan ditentukan oleh pihak Jawatankuasa/Urusetia/Petugas. 10.2 Graduan akan menerima album/skrol masing-masing secara individu di atas pentas daripada Naib Canselor UPM. 11. Mengambil Skrol/Transkrip Ijazah dan Diploma 11.1 Graduan boleh mengambil skrol/transkrip Ijazah Bacelor atau Diploma masing-masing sebaik sahaja sesi Konvokesyen mereka selesai tertakluk kepada syarat-syarat yang dinyatakan seperti dibawah. 6

(a) Graduan mestilah menunjukkan resit bayaran yuran graduan sebagai bukti yuran telah dijelaskan. (b) Graduan perlu memulangkan pakaian akademik yang dipinjam dari Universiti bagi urusan pengambilan skrol atau transkrip. (c) Graduan yang tidak memulangkan pakaian akademik, tidak akan diberi skrol/transkrip Ijazah Bacelor dan Diploma. (d) Bagi graduan program Ijazah Bacelor dan Diploma, skrol/transkrip mereka boleh diambil di kaunter UPM Education & Training Sdn Bhd yang akan dibuka di Dewan Kompleks Akademik Pusat UPM (DKAP) bermula 5 November 2014 jam 5.00 petang (Sila rujuk tarikh dan masa pemulangan pakaian akademik yang disertakan pada notis yang diberikan semasa graduan mengambil pakaian akademik (jubah). (e) Graduan yang masih berhutang dengan kolej dan UPM Education & Training Sdn Bhd, hendaklah MENJELASKAN HUTANG SEBELUM skrol/transkrip Ijazah Bacelor dan Diploma dikeluarkan. *** (PERINGATAN: Sila kembarkan / dapatkan SURAT PENGESAHAN menyatakan hutang telah dijelaskan daripada kolej masing-masing. Resit rasmi kolej tidak diterima). (f) Sekiranya graduan tidak dapat datang mengambil sendiri skrol/transkrip Ijazah Bacelor atau Diplomanya, mereka boleh melantik seorang wakil untuk mengambil skrol/transkrip/ Ijazah Bacelor atau Diploma bagi pihaknya. Graduan hendaklah memberi surat kuasa yang ditandatanganinya kepada wakil tersebut. Surat kuasa hendaklah dialamatkan kepada Ketua Pegawai Eksekutif, UPM Education & Training Sdn Bhd dengan menyatakan nama, nombor kad pengenalan dan salinan fotokopi kad pengenalan wakil yang dilantik itu. Syarat-syarat di atas (a hingga f) juga perlu dipenuhi sebelum skrol/transkrip Ijazah Bacelor dan Diploma diserahkan kepada wakil. (g) PERINGATAN: Pihak UPM tidak bertanggungjawab sekiranya skrol/transkrip yang dituntut oleh wakil graduan berkenaan hilang atau rosak. (h) PERINGATAN: Sijil/Skrol hanya dikeluarkan sekali sahaja. Kerjasama para graduan mematuhi atur cara dan maklumat konvokesyen ini adalah diharapkan bagi memastikan Majlis Konvokesyen Program Kerjasama UPM-IPTS Ke-16 berjalan lancar. Sebarang pertanyaan, sila hubungi talian telefon berikut: 03 8959 3406/3407/3408 Unit Rekod & Pengijazahan UPM Education & Training Blok D UPM MTDC Technology Centre Universiti Putra Malaysia 43400 UPM Serdang Selangor Daru Ehsan 7

Gambarajah 1 CONTOH PAKAIAN DAN CARA BERPAKAIAN Mortar Board Contoh potongan rambut Hood Jubah Kain/skirt labuh hingga buku lali Kasut warna gelap yang bertutup/bertali di bahagian hadapan dan belakang GRADUAN PEREMPUAN GRADUAN LELAKI 8

MAJLIS KONVOKESYEN PROGRAM KERJASAMA UPM-IPTS KE-16 SENARAI SEMAKAN TARIKH-TARIKH PENTING GRADUAN IJAZAH BACELOR DAN DIPLOMA Tarikh Aktiviti 30 Oktober 2014 (Khamis) 9.30 pagi - 1.00 petang 5.00 ptg 6.00 ptg) Penyerahan resit pembayaran yuran graduan dan peminjaman pakaian akademik di UPM Education & Training Sdn. Bhd. (UPMET) 30 Oktober 2014 (Khamis, 2.30 petang) Raptai Graduan Kaunter pakaian akademik ditutup pada sebelah petang untuk Majlis Taklimat dan Raptai Konvokesyen). Kaunter akan dibuka semula pada jam 5.00 petang sehingga 6.00 petang. 4 November 2014 (Selasa, 9.00 pagi) Penyerahan resit pembayaran yuran graduan dan peminjaman pakaian akademik di UPM Education & Training Sdn. Bhd. (UPMET) 5 November 2014 (Rabu, 2.00 petang) Majlis Konvokesyen Program Kerjasama UPM-IPTS ke-16 5-7 November 2014 (Rabu, Khamis & Jumaat) Tarikh memulangkan pakaian akademik dan mengambil skrol/transkrip (Ijazah Bacelor dan Diploma) di UPMET, UPM. ( Tanpa Denda ) 10 November 2014 (Isnin) Denda RM100.00 dikenakan bagi Pemulangan pakaian akademik 17 November 2014 (Sabtu) & seterusnya Denda dinaikkan kepada RM200.00 9

MAJLIS KONVOKESYEN PROGRAM KERJASAMA UPM-IPTS KE-16 SENARAI SEMAKAN GRADUAN Tuan/Puan adalah diminta mengambil ingatan dengan memastikan: 1. ( ) menerima, membaca dan memahami buku Keterangan Mengenai Majlis Konvokesyen Program Kerjasama UPM-IPTS ke-16. 2. ( ) menyemak bayaran yuran/denda yang masih tertunggak. Dapatkan surat pengesahan daripada pihak Kolej masing-masing. 3. ( ) membuat bayaran yuran graduan dengan menggunakan Deposit Tunai CIMB atau melalui CIMBClicks sebelum atau pada 30 Oktober 2014. 4. ( ) bawa resit Deposit Bank atau transaksi pembayaran melalui CIMBClicks semasa anda/wakil meminjam pakaian akademik di UPM Education & Training Sdn. Bhd. pada tarikh yang ditetapkan. 5. ( ) pakaian akademik yang dipinjam adalah betul dan berkeadaan baik/sempurna. 6. ( ) menghadiri Majlis Taklimat dan Raptai Konvokesyen Program Kerjasama UPM-IPTS ke- 16 pada jam 2.30 petang ( 30 Oktober 2014). 7. ( ) tiba lebih awal sebelum majlis bermula. 8. ( ) pakaian graduan dan tetamu graduan menepati etika berpakaian yang ditetapkan. 9. ( ) pakaian akademik dipulangkan pada 5, 6 & 7 November 2014. Denda akan dikenakan kepada graduan yang lewat memulangkan pakaian akademik (mulai 10 November 2014) mengikut kadar yang ditetapkan. 10. ( ) menyerahkan slip pengesahan pakaian akademik yang dipinjam kepada kaunter untuk mendapatkan sijil/transkrip 10