STANDARDISASI UMUM Deskripsi kegiatan 1. Kegiatan skala nasional Perhimpunan Tim Bantuan Medis Mahasiswa Kedokteran Indonesia (PTBMMKI) adalah kegiatan yang dilaksanakan dari, oleh, dan untuk anggota PTBMMKI, serta untuk Fakultas Kedokteran di seluruh Indonesia yang diselenggarakan di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. 2. Kegiatan Nasional PTBMMKI terdiri dari 2 (dua) macam, yaitu: a. Rapat Nasional, yaitu Rapat Kerja Nasional (Rakernas) dan Musyawarah Nasional (Munas) b. Pelatihan, yaitu Jambore Nasional (Jamnas) dan Seminar Nasional (Semnas) Penyelenggara 1. Penyelenggara kegiatan nasional PTBMMKI adalah anggota PTBMMKI. 2. Setiap TBM unit berhak mengajukan tenderisasi untuk satu acara nasional pada setiap acara rapat nasional. a. Tenderisasi Semnas dilaksanakan saat Rakernas b. Tenderisasi Munas dan Jamnas dilaksanakan saat Munas tahun sebelumnya. c. Tenderisasi Rakernas dilaksanakan saat Rakernas tahun sebelumnya Tempat pelaksanaan Kegiatan dilaksanakan di tempat yang diatur oleh penyelenggara Persiapan kegiatan 1. Penyelenggara WAJIB mengirimkan proposal kegiatan kepada BPP PTBMMKI melalui e-mail BPP PTBMMKI paling lambat 2 (dua) bulan sebelum pelaksanaan acara. 2. Panduan proposal Kegiatan Nasional PTBMMKI: 1. Kop Surat Mencantumkan Lambang PTBMMKI berdiameter 3,5 cm di sebelah kiri atas kop surat dari TBM masing-masing yang akan melaksanakan acara skala
Nasional maupun wilayah. Adapun kop surat berisi tentang keterangan organisasi, alamat kesekretariatan, nomor telepon dan e-mail. 2. Kata Pengantar 3. Lembar Ringkasan Proposal BAB I Pendahuluan 1.1. Latar Belakang 1.2. Tujuan 1.3. Sasaran 1.4. Manfaat BAB II Isi 2.1. Nama Kegiatan 2.2 Tema Kegiatan 2.3 Tempat dan Waktu Kegiatan 2.4 Bentuk kegiatan 2.5 Peserta Kegiatan 2.6 Rincian Kegiatan (Rundown) BAB III R i n c i a n D a n a B A B I V Penutup 4. Lembar Pengesahan 5. Lampiran (Dapat memuat perlengkapan yang diperlukan, daftar nama LO, dll) 3. Penyelenggara WAJIB mengirimkan undangan tertulis paling lambat 1 (satu) bulan sebelum pelaksanaan acara kepada seluruh anggota tetap, anggota peninjau, dan anggota inisiasi PTBMMKI. a. Undangan dari PTBMMKI dikirimkan melalui email PTBMMKI. b. Pihak yang memerlukan undangan tertulis dari PTBMMKI dapat menghubungi sekretaris BPP PTBMMKI termasuk undangan kepada seluruh Fakultas Kedokteran di Indonesia c. Pengiriman undangan kegiatan termasuk dikhususkan kepada BPP, DPO, dan Koordinator Wilayah I-V PTBMMKI 4. Steering commite eksternal atau penanggungjawab kegiatan bertugas mengawasi dan mengarahkan selama persiapan kegiatan sampai terlaksananya kegiatan.
5. Penyelenggara wajib berkoordinasi dalam bentuk perkembangan apapun dengan steering commite eksternal atau penanggungjawab kegiatan yang telah ditentukan oleh PTBMMKI. 6. Penyelenggara wajib mengirimkan soft copy media promosi kegiatan kepada staf infokom PTBMMKI selama persiapan kegiatan. Pelaksanaan Kegiatan 1. Penyelenggara wajib menyediakan name tag dan sertifikat bagi peserta 2. Kegiatan WAJIB dalam acara pembukaan (pengaturan waktu disesuaikan dengan kebijaksanaan universitas penyelenggara) a. Doa pembuka b. Kata sambutan dari ketua panitia c. Kata sambutan oleh dekan atau wakil dari fakultas yang mengadakan acara d. Kata sambutan oleh tamu undangan dari penyelenggara e. Menyanyikan lagu Indonesia Raya f. Menyanyikan lagu Mars PTBMMKI 3. Pelaksanaan kegiatan dilaksanakan sesuai dengan aturan yang telah ada 4. Penyelenggara wajib mengirimkan dokumentasi selama pelaksanaan kegiatan kepada staf infokom PTBMMKI. Pasca Kegiatan 1. Panitia mendokumentasikan seluruh dokumen dan foto selama kegiatan berlangsung dan mengarsipkannya dalam bentuk CD. Pada akhir acara, CD diberikan kepada sekretaris dan staf administrasi organisasi. 2. Laporan pertanggungjawaban kegiatan wajib dilaporkan kepada sekretaris dan staf administrasi oganisasi paling lambat 1 (satu) bulan setelah kegiatan. 3. Panduan LPJ Kegiatan Nasional PTBMMKI : 1. Halaman Sampul Muka a. Nama kegiatan b. Logo Dari kiri ke kanan, logo PTBMMKI, logo TBM Unit Penyelenggara Tenderisasi, logo kegiatan. c. Perhimpunan Tim Bantuan Medis Mahasiswa Kedokteran Indonesia d. Tahun pelaksanaan kegiatan
2. Halaman Isi Menggunakan Kop Surat Organisasi Kemahasiswaan terkait atau Kepanitiaan dengan ketentuan mencantumkan Lambang PTBMMKI berdiameter 3,5 cm di sebelah kiri atas kop surat dari TBM masing-masing yang akan melaksanakan acara skala Nasional maupun wilayah dan logo TBM Unit / Kepanitiaan disebelah kanan sejajar. Adapun kop surat berisi tentang keterangan organisasi, alamat kesekretariatan, nomor telepon, dan e-mail. Sistematika Penyusunan LPJ (Terlampir) a. Latar belakang Memuat segala hal yang melatarbelakangi kegiatan b. Nama dan Tema Nama kegiatan singkat, padat dan menarik serta mudah dimengerti sehingga tidakmenimbulkan penafsiran yang bertentangan dengan Tema (bila ada). Tema harus ada apabila kegiatan yang sifatnya berskala besar. c. Jenis Kegiatan Berupa kalimat singkat yang menggambarkan pelaksanaan kegiatan d. Tujuan Kegiatan Tujuan kegiatan harus mencerminkan Visi dan Misi Organisasi dan selaras dengan program kerja e. Sasaran Kegiatan Mencakup perorangan / kelompok / Institusi yang mudah dimengerti f. Waktu dan Tempat Memuat : Hari / Tanggal : Cantumkan nama hari (koma) tanggal sesuai lama waktunya Tempat : Lokasi kegiatan dengan alamat lengkap g. Susunan Kepanitiaan Personalia Kepanitiaan harus mencantumkan Nomor Induk Mahasiswa / Nomor Keanggotaan Organisasi
h. Acara Mencantumkan susunan acara secara rinci lengkap dengan alokasi waktu perkegiatan beserta narasumber i. Evaluasi dan Saran j. Anggaran Dana Dana pemasukan dan dana pengeluaran Cantumkan anggaran dana sesuai dengan jumlah pemasukan dari sumber dana tersebut. Cantumkan bukti pembayaran seperti kuitansi, bon, dsb k. Penutup Berisi antara lain ucapan terimakasih kepada pimpinan, semua pihak yang membantu hingga dapat dilaksanakannya kegiatan.
MUSYAWARAH NASIONAL 1. Tujuan a. Menetapkan dan mengesahkan anggota PTBMMKI. b. Menilai, menerima atau menolak laporan Dewan Perwakilan Organisasi PTBMMKI periode sebelumnya. c. Memberhentikan Dewan Perwakilan Organisasi PTBMMKI periode sebelumnya. d. Menilai, menerima atau menolak laporan Ketua Badan Pengurus Pusat PTBMMKI periode sebelumnya. e. Memberhentikan Ketua Badan Pengurus Pusat PTBMMKI periode sebelumnya. f. Menilai, menerima atau menolak laporan koordinator-koordinator wilayah PTBMMKI periode sebelumnya. g. Memberhentikan koordinator-koordinator wilayah PTBMMKI periode sebelumnya. h. Menetapkan dan mengesahkan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga PTBMMKI. i. Menetapkan dan mengesahkan Garis-garis Besar Haluan Organisasi PTBMMKI. j. Menetapkan dan mengesahkan Kurikulum Dasar Pendidikan dan Pelatihan PTBMMKI k. Menetapkan dan mengesahkan Sistem Koordinasi Penanggulangan Bencana PTBMMKI. l. Memilih, menetapkan, dan mengesahkan Dewan Perwakilan Organisasi PTBMMKI periode selanjutnya. m. Memilih, menetapkan, dan mengesahkan Ketua Badan Pengurus Pusat PTBMMKI periode selanjutnya. n. Memilih, menetapkan, dan mengesahkan koordinator-koordinator wilayah PTBMMKI periode selanjutnya. o. Menetapkan dan mengesahkan rekomedasi organisasi PTBMMKI p. Menetapkan dan mengesahkan pelaksana dan tempat pelaksanaan Musyawarah Nasional dan Jambore Nasional PTBMMKI selanjutnya. q. Hal-hal lain yang dipandang perlu
2. Lokasi Universitas anggota PTBMMKI yang terpilih dalam pengambilan tenderisasi acara nasional. 3. Waktu Disesuaikan dengan kalender kegiatan dari sekretaris. 4. Deadline LPJ Paling lambat 1 (satu) bulan setelah acara berakhir. 5. Kegiatan a. Pemilihan Presidium Munas b. Pengesahan Presidium Munas c. Pembacaan dan penerimaan Laporan Pertanggungjawaban Pengurus BPP PTBMMKI. d. Pembacaan LPJ Koordinator-koordinator wilayah e. Pembacaan LPJ setiap acara nasional yang sudah diadakan saat periode ini. f. Pengesahan anggota belum tetap PTBMMKI menjadi anggota tetap PTBMMKI melalui musyawarah g. Membahas dan/ atau melakukan amandemen AD/ ART h. Sidang Komisi (GBHO, Kurikulum Pendidikan, Latihan Sistem Koordianasi dan Penanggulangan Bencana) i. Pemilihan dan pengesahan ketua & koordinator wilayah. j. Tenderisasi Munas & Jamnas 6. Koordinasi Koordinasi acara Munas akan dilakukan oleh organizing committee bersama dengan ketua, wakil ketua, sekretaris, dan staf administrasi organisasi PTBMMKI. 7. Biaya Administrasi Peserta kegiatan Musyawarah Nasional dikenakan biaya maksimal Rp 500.000,-
JAMBORE NASIONAL 1. Tujuan a. Mengembangkan minat dan bakat anggota PTBMMKI dalam kepecintaalaman dan kegawatdaruratan medis b. Meningkatkan pengetahuan dan kemampuan dalam kegawatdaruratan medis anggota PTBMMKI 2. Lokasi Universitas anggota PTBMMKI yang terpilih dalam pengambilan tenderisasi acara nasional. 3. Waktu Dilakukan setelah dengan Musyawarah Nasional 4. Deadline LPJ Paling lambat 1 (satu) bulan setelah acara berakhir 5. Kegiatan a. Bentuk kegiatan wajib berupa materi dan praktik lapangan yang mengacu pada kurikulum dengan minimal 2 materi. Bentuk kegiatan penunjang dapat berupa camp, hiking/lintas alam, praktik kegawatdaruratan medis dan kegiatan lapangan. b. Kurikulum camp, hiking/lintas alam, praktik kegawatdaruratan medis dan kegiatan lapangan meliputi: Navigasi darat Komunikasi lapangan Evakuasi medis darat Evakuasi medis perairan Teknik survival Emergency search and rescue Disaster management Manajemen operasional lapangan Pengembangan tim 6. Koordinasi acara Jamnas akan dilakukan oleh organizing committee bersama dengan ketua, wakil ketua, sekretaris, staf pendidikan dan latihan, dan staf administrasi organisasi PTBMMKI.
7. Biaya Administrasi Peserta kegiatan Jambore Nasional dikenakan biaya maksimal Rp 800.000,- SEMINAR NASIONAL 1. Tujuan a. Meningkatkan pengetahuan dan kemampuan mahasiswa kedokteran dalam bidang kegawatdaruratan medis, sehingga dapat diaplikasikan dalam kehidupan sehari-hari. b. Meningkatkan rasa kepedulian sosial terhadap sesama manusia dan lingkungan sekitar c. Meningkatkan kualitas anggota PTBMMKI melalui pemberian materi seminar, dan pelatihan keterampilan medis d. Meningkatkan rasa kebersamaan dan persaudaraan antar anggota PTBMMKI dengan berkumpul bersama serta berbagi pengalaman. 2. Lokasi Universitas anggota PTBMMKI yang terpilih dalam pengambilan tenderisasi acara nasional. 3. Waktu Sekitar bulan Februari - Mei 4. Deadline LPJ Paling lambat 1 (satu) bulan setelah acara berakhir. 5. Kegiatan a. Bentuk kegiatan berupa lecture, workshop, discussion, seminar dengan SKP, dan pendidikan organisasi nasional. b. Kurikulum lecture, workshop, discussion dan seminar utama meliputi: Initial assesment BLS/ATLS Trauma muskuloskeletal Resusitasi cairan Syok Trauma lingkungan
Kurikulum lecture, workshop, discussion dan seminar penunjang meliputi: Manajemen operasional lapangan Pengembangan tim Basic surgical skill Envenomasi intoksikasi Farmakologi praktis Kasus medis non-emergensi Kurikulum PON meliputi: Kepemimpinan dan kedepimpinan Pengenalan organisasi PTBMMKI 6. Koordinasi Koordinasi acara Seminar Nasional akan dilakukan organizing committee bersama dengan ketua, wakil ketua, sekretaris, staf pendidikan dan latihan, dan staf administrasi organisasi PTBMMKI. 8. Biaya Administrasi Peserta kegiatan Seminar Nasional dikenakan biaya maksimal Rp 800.000,- RAPAT KERJA NASIONAL 1. Tujuan a. Memaparkan dan menetapkan program kerja ketua b. Memaparkan dan menetapkan program kerja wakil ketua c. Memaparkan dan menetapkan program kerja sekretaris d. Memaparkan dan menetapkan program kerja bendahara e. Memaparkan dan menetapkan program kerja staf pendidikan dan pelatihan f. Memaparkan dan menetapkan program kerja staf penanggulangan bencana g. Memaparkan dan menetapkan program kerja staf hubungan luar h. Memaparkan dan menetapkan program kerja staf infokom i. Memaparkan dan menetapkan program kerja staf keuangan j. Memaparkan dan menetapkan program kerja staf administrasi organisasi k. Memaparkan dan menetapkan program kerja koordinator wilayah I
l. Memaparkan dan menetapkan program kerja koordinator wilayah II m. Memaparkan dan menetapkan program kerja koordinator wilayah III n. Memaparkan dan menetapkan program kerja koordinator wilayah IV o. Memaparkan dan menetapkan program kerja koordinator wilayah V p. Memilih dan menetapkan penyelenggara Semnas dan Rakernas 2. Lokasi Universitas anggota PTBMMKI yang terpilih dalam pengambilan tenderisasi acara nasional. 3. Waktu Sekitar 1 (satu) bulan setelah BPP inti terbentuk 4. Deadline LPJ Paling lambat 1 (satu) bulan setelah acara berakhir. 5. Kegiatan a. Pemilihan presidium Rakernas b. Pembacaan dan penetapan program kerja BPP PTBMMKI c. Pembacaan dan penetepan program kerja koordinator-koordinator wilayah d. Tenderisasi Rakernas dan Semnas 6. Koordinasi Koordinasi acara Rapat Kerja Nasional akan dilakukan organizing committee bersama dengan ketua, wakil ketua, sekretaris, dan staf administrasi organisasi PTBMMKI. 7. Biaya Administrasi Peserta kegiatan Rakernas dikenakan biaya maksimal Rp500.000,-
Lampiran 1 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (NAMA KEGIATAN) LOGO TBM UNIT PENYELENGGAR A LOGO KEGIATAN PERHIMPUNAN TIM BANTUAN MEDIS MAHASISWA KEDOKTERAN INDONESIA (TAHUN PELAKSANAAN KEGIATAN)
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN I. LATAR BELAKANG II. III. NAMA DAN TEMA Nama : Tema : JENIS KEGIATAN IV. TUJUAN KEGIATAN V. SASARAN KEGIATAN VI. WAKTU DAN TEMPAT Hari/Tanggal : Waktu : Tempat : VII. LAPORAN KEGIATAN (*lampiran X) VIII. ANGGARAN DANA (*lampiran Y) IX. PENUTUP
(LAMPIRAN X) LAPORAN KEGIATAN BERISIKAN RINCIAN: Peserta Kegiatan Susunan Kepanitiaan Rundown Acara (sesuai dengan yang dilaksanakan) Dokumentasi kegiatan Evaluasi dan Saran
(LAMPIRAN Y) ANGGARAN DANA PENGELUARAN No. Keterangan Jumlah @ Total 1 Xxxxx 10 lembar Rp100.000,00 Rp 1.000.000,00 2 Yyyyy 10 orang Rp400.000,00 Rp 4.000.000,00 Total Pengeluaran Rp 5.000.000,00 PEMASUKAN No. Keterangan Jumlah 1 Dana Kemahasiswaan Rp 5.000.000,00 Dana Pemasukan Dana Pengeluaran = Rp 5.000.000,00 - Rp 5.000.000,00 = Rp 0,00