PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI JAWA TENGAH BUKU MANUAL APLIKASI SISTEM INFORMASI BUKU TAMU
Daftar Isi 1 Pendahuluan... 2 1.1 Penerima Tamu / Admin Operator Aplikasi... 2 2 Memulai Aplikasi... 2 3 Penjelasan Fungsi dan Fitur... 5 3.1 Kunjungan Tamu... 5 3.1.1 Tambah Kunjungan Tamu... 6 3.1.2 Edit Kunjungan Tamu... 7 3.1.3 Hapus Kunjungan Tamu... 7 3.1.4 Cetak Kunjungan Tamu... 7 3.1.5 Jadwal Pimpinan... 8 3.2 Arsip Kunjungan Tamu... 9 3.2.1 Cetak Arsip Kunjungan Tamu... 11 3.2.2 Edit Arsip Kunjungan Tamu... 12 3.2.3 Hapus Arsip Kunjungan Tamu... 12 3.3 Manajemen User... 12 4 Mengakhiri Aplikasi... 14 Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 1
1. Pendahuluan Buku tamu merupakan salah satu buku pelengkap dalam suatu administrasi. Buku Tamu memiliki tujuan selain sebagai layanan gugus depan kepada para tamu juga sebagai bukti otentik identitas serta mengetahui siapa sajakah yang pernah berkunjung di gugus depannya. Aplikasi Buku Tamu dibuat untuk mewujudkan harapan pelaksanaan dokumentasi agenda pemerintah secara elektronik. Layanan yang tersedia dalam aplikasi Buku Tamu adalah mengetahui data jumlah banyaknya tamu yang berkunjung, mengenal data tamu, mengetahui tujuan dan pesan yang diberikan sebagai masukan Gugus Depan, dengan mempergunakan media elektronik yang berbasis pada web/internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi. 1.1. Penerima Tamu / Admin Operator Aplikasi Aktivitas yang dilakukan pada proses pelaksanaan pendataan kunjungan tamu dalam aplikasi Buku Tamu adalah sebagai berikut : Arsip Kunjungan Tamu (create, read, update, dan delete) Manajemen Kunjungan Tamu (create, read, update, dan delete) Manajemen User (read,update) 2. Memulai Aplikasi Untuk memulai akses aplikasi Buku Tamu ini: a) Buka aplikasi Buku Tamu melalui web browser (IE atau Mozila FireFox atau lainnya) dengan alamat url sebagai berikut: http://agenda.jatengprov.go.id b) Kemudian tekan Enter pada tombol keyboard atau klik tombol Go pada browser. c) Akan muncul tampilan halaman depan aplikasi Buku Tamu sebagai berikut : Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 2
Gambar Tampilan halaman index/halaman pendahuluan d) pada halaman muka Sistem Informasi Dokumentasi Agenda Elektronik klik button lalu akan tampil halaman log-in Halaman login merupakan pintu masuk ke dalam sistem aplikasi halaman ini digunakan sebagai authentifikasi tentang siapa saja yang berwenang menjadi user administrator pelaksana Aplikasi Buku Tamu. Gambar Tampilan halaman log-in e) Isikan nama pengguna / username dan kata sandi / password. Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 3
Gambar Tampilan halaman username dan password Nama Penggguna/Username, adalah kode nama yang dipakai untuk masuk/login ke dalam aplikasi Sistem Informasi Buku Tamu; Kata Sandi/Password, karakter atau string yang digunakan oleh pengguna untuk memverifikasi identitas dirinya kepada Sistem Informasi Buku Tamu. Kemudian tekan tombol f) Lalu akan tampil halaman home. Gambar Halaman Home User Pada halaman ini terdiri dari informasi: Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 4
1. Identitas Sistem, merupakan identitas aplikasi; 2. Profil Pengguna, profil pengguna; 3. Menu Utama, berisi daftar menu fasilitas yang dapat diakses menu utama terdiri dari(menu kunjungan tamu, menu arsip kunjungan tamu, menu manajemen user); 4. Menu Navigasi, sebuah fasilitas yang digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menjelajah sistem; 3. Penjelasan Fungsi dan Fitur 3.1. Kunjungan Tamu Kunjungan Tamu merupakan bagian layanan yang digunakan untuk pencatatan dan pendataan data dari tamu yang berkunjung. Menu kunjungan tamu menampilkan data dari pendataan tamu berdasarkan hari ini. Berikut tampilan halaman kunjungan tamu. Gambar Halaman Kunjungan Tamu Id Card, kartu identitas kunjungan tamu; Nama, nama tamu; Alamat, alamat tamu; No KTP, no katru tanda penduduk tamu; Tujuan, tujuan tamu; Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 5
Waktu datang, waktu datang tamu; Waktu kembali, waktu kembali tamu; Edit, ubah data kunjungan tamu; Hapus, hapus data kunjungan tamu; Tambah Data, Cetak, Jadwal Pimpinan, Refresh, menambahkan data kunjungan tamu; mencetak data kunjungan tamu; melihat jadwal pimpinan; refresh digunakan untuk memperbaharui "tampilan"; Aksi, edit kunjungan tamu hapus kunjungan tamu; 3.1.1. Tambah Kunjungan Tamu tamu baru. untuk menambahkan data kunjungan Gambar Halaman Tambah Kunjungan Tamu Id Card, kartu identitas kunjungan tamu; Waktu datang, waktu datang tamu; Nama, nama tamu; No KTP, no katru tanda penduduk tamu; Alamat, alamat tamu; Tujuan, tujuan tamu; Keperluan, hal yang perlu dari kunjungan tamu; jika telah selesai mengisi data kunjungan tamu, kemudian simpan. jika tidak jadi mengisikan data kunjungan tamu. Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 6
3.1.2. Edit Kunjungan Tamu untuk memperbarui data kunjungan tamu. Gambar Halaman Edit Kunjungan Tamu Id Card, kartu identitas kunjungan tamu; Waktu, datang waktu datang tamu kembali waktu kembali / pulang tamu; Nama, nama tamu; No KTP, no katru tanda penduduk tamu; Alamat, alamat tamu; Tujuan, tujuan tamu; Keperluan, hal yang perlu dari kunjungan tamu; jika telah selesai mengisi data kunjungan tamu, kemudian simpan. jika tidak jadi mengisikan data kunjungan tamu. 3.1.3. Hapus Kunjungan Tamu Klik untuk hapus data kunjungan tamu. 3.1.4. Cetak Kunjungan Tamu untuk mencetak data kunjungan tamu, Proses mencetak kunjungan tamu melalui pencarian dan disaring berdasarkan waktu dengan format tanggal, bulan, tahun (dd/mm/yyyy). Seperti pada gambar diwabah ini; Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 7
Gambar Halaman Cetak (pilih tanggal) Kunjungan Tamu Pilih tanggal dari buku tamu yang akan dicetak kemudian klik tombol Gambar Halaman Cetak Kunjungan Tamu Tombol untuk mencetak data kunjungan tamu. Tombol untuk menutup halaman cetak kunjungan tamu. 3.1.5. Jadwal Pimpinan Jadwal pimpinan merupakan rekaman kegiatan (jadwal pimpinan) klik tombol untuk melihat timeline jadwal kegiatan (jadwal pimpinan), berdasarkan waktu sekarang. Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 8
Gambar Halaman Jadwal Pimpinan Pilih jadwal pimpinan, kemudian tekan tombol, berdasarkan pilihan jadwal dari masing-masing jadwal pimpinan. Berikut halaman jadwal pimpinan untuk tamu; Gambar Halaman Jadwal Pimpinan 3.2. Arsip Kunjungan Tamu Arsip Kunjungan Tamu merupakan rekaman kegiatan dalam pendataan (data kunjungan tamu). Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 9
Gambar Halaman Arsip Kunjungan Tamu Id Card, kartu identitas kunjungan tamu; Nama, nama tamu; Alamat, alamat tamu; No KTP, no katru tanda penduduk tamu; Tujuan, tujuan tamu; Waktu datang, waktu datang tamu; Waktu kembali, waktu kembali tamu; Edit, ubah data kunjungan tamu; Hapus, hapus data kunjungan tamu; Tambah Data, Cetak, Jadwal Pimpinan, Refresh, menambahkan data kunjungan tamu; mencetak data kunjungan tamu; melihat jadwal pimpinan; refresh digunakan untuk memperbaharui "tampilan"; Aksi, edit arsip kunjungan tamu hapus arsip kunjungan tamu; Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 10
3.1.1. Cetak Arsip Kunjungan Tamu untuk mencetak data arsip kunjungan tamu, Proses mencetak kunjungan tamu melalui pencarian dan disaring berdasarkan waktu dengan format tanggal, bulan, tahun (dd/mm/yyyy). Seperti pada gambar diwabah ini; Gambar Halaman Cetak (pilih tanggal) Arsip Kunjungan Tamu Pilih tanggal dari arsip kunjungan tamu yang akan dicetak kemudian klik tombol Gambar Halaman Cetak Kunjungan Tamu Tombol untuk mencetak data kunjungan tamu. Tombol untuk menutup halaman cetak kunjungan tamu. Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 11
3.1.2. Edit Arsip Kunjungan Tamu untuk memperbarui Arsip Kunjungan Tamu. Gambar Halaman Edit Kunjungan Tamu Id Card, kartu identitas kunjungan tamu; Waktu, datang waktu datang tamu kembali waktu kembali / pulang tamu; Nama, nama tamu; No KTP, no katru tanda penduduk tamu; Alamat, alamat tamu; Tujuan, tujuan tamu; Keperluan, hal yang perlu dari kunjungan tamu; jika telah selesai mengisi data kunjungan tamu, kemudian simpan. jika tidak jadi mengisikan data kunjungan tamu. 3.1.3. Hapus Arsip Kunjungan Tamu Klik untuk hapus arsip kunjungan tamu. 3.3. Manajemen User Menu manajemen user merupakan fasilitas bagi user untuk memperbarui data profil dan melihat detail dari data profil user. Berikut tampilan manajemen user. Gambar Halaman Manajemen User Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 12
No, nomor urut/penomoran user; Username, Nama Penggguna/Username, adalah kode nama yang dipakai untuk masuk/login ke dalam aplikasi Sistem Informasi Buku Tamu; Nama lengkap, nama lengkap user; Tipe, tipe user; Foto, gambar profil user; Modul, modul akses pembagian user; Blokir, status ketersediaan/aktifasi user; Aksi, edit data profil; Memperbarui data profil Gambar Halaman Edit User Username, Nama Penggguna/Username, adalah kode nama yang dipakai untuk masuk/login ke dalam aplikasi Sistem Informasi Buku Tamu; Kata Sandi/Password, karakter atau string yang digunakan oleh pengguna untuk memverifikasi identitas dirinya kepada Sistem Informasi Buku Tamu; Nama, nama lengkap user; NIP, nip user; Tempat/Tgl Lhr, tempat tanggal lahir user; Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 13
Agama, agama user; Jenis Kelamin, jenis kelamin user; Pangkat, pangkat user; Golongan, golongan user; Jabatan, jabatan user; Organisasi, organisasi user; Pendidikan, pendidikan user; No.Telp, nomor telepon dari user; Foto, gambar profil user; 4. Mengakhiri Aplikasi Klik tab menu Logout untuk mengakhiri aplikasi. Gambar Proses Mengakhiri Aplikasi Petunjuk Pengoperasian - SIM Buku Tamu Page 14