No.Fail: JPA.71/199 KLT. 2 No. Siri: KERAJAAN MALAYSIA SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 20 TAHUN 2008 PELAKSANAAN MODUL PENGURUSAN PRESTASI SUBMODUL LAPORAN PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN TUJUAN 1. Surat Pekeliling Perkhidmatan ini bertujuan menjelaskan tindakan yang perlu diambil dalam melaksanakan Modul Pengurusan Prestasi; Submodul Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) dalam Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia (HRMIS) mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 12 Tahun 2005 (PP Bil. 12/2005). LATAR BELAKANG 2. Sistem penilaian prestasi perkhidmatan awam pada masa ini adalah berdasarkan kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002, Pelaksanaan 1
Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan; Lampiran A2 (Panduan Pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam Malaysia) dan Lampiran A3 (Panduan Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan). Proses pengisian borang LNPT memerlukan Pegawai Yang Dinilai (PYD), Pegawai Penilai Pertama (PPP), Pegawai Penilai Kedua (PPK) dan urus setia Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) mengisi borang LNPT yang bercetak secara manual. 3. Selaras dengan usaha untuk mewujudkan pengurusan sumber manusia yang lebih efisyen, semua proses pengisian LNPT yang sebelum ini dilakukan secara manual bermula daripada penyediaan dan penetapan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) sehingga kepada pengesahan markah oleh PPSM hendaklah dibuat secara dalam talian melalui elektronik menggunakan HRMIS. DASAR 4. Submodul LNPT adalah salah satu submodul di bawah Modul Pengurusan Prestasi aplikasi HRMIS. Submodul ini dibangunkan bagi memenuhi keperluan meningkatkan kecekapan pengurusan LNPT daripada penggunaan secara manual kepada elektronik. Semua dasar dan peraturan pengurusan Sistem Penilaian Prestasi yang sedang berkuat kuasa adalah tidak berubah. 5. Maklumat yang dijana melalui pelaksanaan submodul ini adalah merupakan rekod perkhidmatan yang sah dan jabatan boleh menggunakannya sebagai dokumen dalam melaksanakan urusan perkhidmatan pegawai awam. Justeru itu, adalah amat mustahak bagi pegawai yang diberi kuasa menguruskan submodul ini melaksanakan tanggungjawab dengan sebaik-baiknya. 2
6. Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab memastikan kerahsiaan data LNPT pegawainya sentiasa dipelihara daripada terdedah kepada pihak yang tidak berkaitan. Hanya pegawai yang diberi hak capaian kepada sistem mengikut peranan masing-masing sahaja yang boleh melihat dan mentadbir data LNPT. PELAKSANAAN 7. Bagi memastikan submodul ini dapat dilaksanakan dengan lancar, setiap agensi hendaklah mengambil tindakan persediaan dengan menubuhkan kumpulan teras (core team) seperti mana yang ditetapkan di perenggan 19(h) dalam Pengenalan dan Mekanisme Pelaksanaan HRMIS (yang dikeluarkan bersama-sama PP Bil. 12/2005). Kumpulan ini perlu melibatkan pegawai yang bertanggungjawab ke atas pengurusan LNPT dan juga pegawai lain dari bahagian/sektor/unit yang dikenal pasti sebagai penyelaras pelaksanaan submodul ini. 8. Pelaksanaan submodul LNPT di dalam aplikasi HRMIS akan dimulakan pada tahun 2009 di 10 buah agensi yang telah dikenal pasti sebagai agensi perintis seperti di Lampiran A. 9. Peluasan pelaksanaan submodul ini ke agensi kerajaan yang lain akan dibuat secara berperingkat mulai tahun 2010. 10. Perancangan dan pelaksanaan submodul ini di agensi-agensi akan dipantau dari semasa ke semasa oleh Jabatan Perkhidmatan Awam. 3
11. Pelaksanaan submodul LNPT secara dalam talian melalui elektronik hendaklah dibuat mengikut Panduan Pelaksanaan Modul Pengurusan Prestasi - Submodul Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) yang boleh di muat turun dari laman web JPA (www.jpa.gov.my). Panduan ini mengandungi langkahlangkah dan tatacara pengendalian LNPT melalui aplikasi HRMIS. PERTANYAAN 12. Sebarang pertanyaan mengenai Surat Pekeliling Perkhidmatan ini boleh dirujuk kepada: Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia Bahagian Pengurusan Maklumat Aras1, Blok C2, Kompleks C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 W. P. PUTRAJAYA Telefon : 03-88853358 / 3583 Faks : 03-88892192 / 4810 E-mel : hrmis_helpdesk@jpa.gov.my TARIKH KUAT KUASA 13. Surat Pekeliling Perkhidmatan ini berkuat kuasa mulai tarikh ianya dikeluarkan. 4
PEMAKAIAN 14. Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, peruntukan Surat Pekeliling Perkhidmatan ini pada keseluruhannya dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA (TAN SRI ISMAIL ADAM) Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA PUTRAJAYA Tarikh : 22 Disember 2008 Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Y.B. Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pihak Berkuasa Berkanun Semua Pihak Berkuasa Tempatan 5
LAMPIRAN A TAHUN PERMULAAN PELAKSANAAN SUBMODUL LAPORAN PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN (LNPT) Tahun 2009 (Agensi Perintis) 1. Jabatan Perdana Menteri 2. Kementerian Pelancongan Malaysia 3. Kementerian Pembangunan Usahawan Dan Koperasi 4. Kementerian Perdagangan Dalam Negeri Dan Hal Ehwal Pengguna 5. Kementerian Sains Teknologi Dan Inovasi 6. Kementerian Sumber Asli Dan Alam Sekitar 7. Kementerian Tenaga, Air Dan Komunikasi 8. Kementerian Wilayah Persekutuan 9. Pentadbiran Kerajaan Negeri Pulau Pinang 10. Pentadbiran Kerajaan Negeri Sembilan Tahun 2010 1. Semua Kementerian / Jabatan yang lain 2. Semua Pentadbiran Kerajaan Negeri yang lain 3. Semua Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan 6